La lista definitiva de las deducciones fiscales de las pequeñas empresas

Todos los propietarios de pequeñas empresas quieren ahorrar dinero – y las deducciones fiscales de las pequeñas empresas son una forma de hacer exactamente eso.

Entendemos que el tiempo de impuestos puede consumir mucho tiempo para los propietarios de pequeñas empresas, y el 2020 trajo desafíos únicos. La buena noticia es que ya hemos hecho gran parte de la investigación por usted.

Qué hay de nuevo para la declaración de impuestos de 2020

Muchos fondos federales de ayuda para la pandemia COVID-19 son deducibles de impuestos, pero sólo bajo ciertas circunstancias o condiciones. Aquí hay un breve resumen de lo que ha cambiado:

La Ley de Ayuda, Alivio y Seguridad Económica contra el Coronavirus (CARES). Si su empresa recibió dinero del Programa de Protección de Cheques (PPP) que fue perdonado, ese dinero no está sujeto a impuestos. Sin embargo, si alguna cantidad no fue perdonada, se considera un ingreso gravable para 2020.

Además de los préstamos del PPP, la Ley CARES introdujo varios otros cambios importantes, que son los siguientes:

• Las empresas ahora pueden retrasar la parte del empleador de los pagos de impuestos federales sobre la nómina. Traducción: su impuesto a la Seguridad Social para 2020 ahora se puede pagar en los próximos dos años en lugar de este año.
• Las empresas pueden anotar los gastos relacionados con hacer que sus instalaciones sean seguras para el COVID.
• Si usted está esperando obtener un crédito de impuesto mínimo alternativo corporativo a finales de 2021, puede reclamar un reembolso lo antes posible.
• Las empresas pueden aumentar sus deducciones de gastos de intereses en las declaraciones de impuestos. La cantidad de intereses que puede deducir para 2020 es del 50% (frente al 30%).

Préstamo para Desastres por Daños Económicos (EIDL). ¿Su empresa ha recibido financiación del EIDL? Si es así, tendrá que pagar los impuestos sobre la renta del préstamo.

Crédito fiscal por retención de empleados (ERTC). Usted puede calificar para este crédito fiscal si su negocio fue cerrado (total o parcialmente) durante un cierre de COVID-19. Consulte el sitio web del IRS para ver si su negocio es elegible.

Ley de Respuesta al Coronavirus de las Familias Primero (FFCRA). Si usted proporcionó licencia por enfermedad o familiar a sus empleados que se vieron afectados por COVID, usted es elegible para los créditos fiscales para el 100% del costo de ese pago por enfermedad. En virtud de la FFCRA, también puede obtener créditos para los gastos del plan de salud de sus empleados y otros gastos de la licencia por enfermedad.

20 fue un año inusual, y la declaración de impuestos probablemente será diferente a la de años anteriores. Para asegurarse de que su negocio puede contabilizar con precisión estos cambios en sus declaraciones de 2020 , recomendamos encarecidamente trabajar con un profesional de impuestos. Ellos también pueden ayudarle a cancelar cualquiera de los gastos a continuación que se aplican.

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La lista definitiva de deducciones fiscales para pequeñas empresas

Gastos de vehículos.

Mantenga registros durante el año para demostrar el uso de su coche, camión o furgoneta, para el negocio, especialmente si también utiliza el vehículo por razones personales. Cuando llegue el momento de pagar los impuestos, puede optar por deducir sus gastos reales (incluyendo la gasolina, el mantenimiento, el aparcamiento y los peajes), o puede tomar la ruta más sencilla de utilizar la tasa estándar de kilometraje del IRS – 57,5 centavos por milla en 2020.

Ya sea que esté haciendo recados en su propio coche o haciendo entregas en su furgoneta de la panadería, rastree el kilometraje y haga algunos números para ver qué método le da la mayor deducción. Si recorre muchos kilómetros al año, tiene más sentido utilizar la deducción estándar por kilometraje a la hora de declarar impuestos. Sin embargo, si usted tiene un vehículo más viejo que necesita regularmente el mantenimiento, o no es eficiente de combustible, usted podría ser capaz de obtener una mayor deducción mediante el uso de sus gastos reales frente a la tasa de kilometraje del IRS.

De cualquier manera, todos sabemos que el gas, las reparaciones, el estacionamiento, y el kilometraje se suman, por lo que tomar ventaja de la tasa de kilometraje estándar, o la deducción de sus gastos reales, es una manera fácil de poner algo de ese dinero en su bolsillo. Sólo asegúrese de mantener los registros con diligencia para evitar mezclar los gastos personales con los del negocio.

Oficina en casa.

¿Ejecuta parte de su pequeña empresa fuera de su casa, tal vez haciendo los libros por las noches después de haber aparcado su camión de comida para la noche? O tal vez tenga un negocio completamente en casa. Para muchos autónomos y propietarios únicos, es bastante normal tener un espacio en casa dedicado a su trabajo. La clave es la palabra «dedicado». A veces, trabajar en la mesa de la cocina mientras tus hijos hacen los deberes no cuenta como oficina en casa. Usted debe tener una habitación específica que se dedica a ser su oficina para que sea deducible de impuestos.

Calcular el tamaño de su deducción se relaciona principalmente con la cantidad de su casa que se utiliza como una oficina. Por ejemplo:

Total de pies cuadrados de su casa / dividido pies cuadrados utilizados como una oficina = el porcentaje de los gastos directos e indirectos (alquiler, servicios públicos, seguros, reparaciones, etc.) que pueden ser deducidos.

Le recomendamos encarecidamente que lea la orientación del IRS sobre esta deducción, y / o hablar con un profesional de impuestos antes de presentar los impuestos con esta deducción. Es una de las más complicadas disponibles para los propietarios de pequeñas empresas. Cuando se trata de la posibilidad de una auditoría costosa, vale la pena estar seguro consultando a un preparador de impuestos profesional.

Bonificación de la depreciación.

Si usted compra un nuevo equipo de capital, como un nuevo horno para su pizzería, usted obtiene una deducción de impuestos de depreciación que le permite deducir el 100 por ciento de sus costos en el momento de la compra. Bajo la Ley de Recortes de Impuestos y Empleos, la depreciación sólo pertenece a los equipos comprados y en uso entre el 27 de septiembre de 2017 y el 1 de enero de 2023 – algo a tener en cuenta al planificar la compra de nuevos equipos en los próximos años.

Es importante tener en cuenta que, según el IRS, el activo que compre debe cumplir los siguientes tres requisitos:

• Debe ser utilizado en el negocio o mantenerse para producir ingresos durante el año de la compra.
• La vida útil del activo debe ser superior a un año.
• Debe ser un activo que se desgasta, se utiliza o pierde su valor con el tiempo.

Algunas cosas que no cuentan como activos incluyen:

• Terrenos.
• Inventario.
• Unidades de aire acondicionado o calefacción.

Tampoco puede deducir una cantidad que sea mayor que su renta neta imponible.

Servicios profesionales.

Como pequeña empresa, probablemente no tenga contables o abogados internos, pero eso no significa que no pueda deducir sus servicios. Si contratas a un consultor para que te ayude a aumentar el alcance de tu tienda, los honorarios y los gastos generales que pagas por esos servicios son deducibles. Asegúrate de que los honorarios que pagas son razonables y necesarios para que la deducción cuente, consultando la publicación correspondiente del IRS o a un profesional de los impuestos. Pero, lo harías de todos modos, ¿no?

Sueldos y salarios.

Si eres un propietario único o tu empresa es una LLC, es posible que no puedas deducir los sorteos y los ingresos que obtengas de tu negocio. Sin embargo, los sueldos y salarios que pagas a esos fieles empleados a tiempo parcial y completo detrás de la caja registradora sí son deducibles.

Sin embargo, esto no se limita a los sueldos y salarios estándar. Otros pagos como las gratificaciones, las comidas, el alojamiento, las dietas, los subsidios y algunos impuestos pagados por el empleador.

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Crédito fiscal por oportunidad de trabajo.

¿Contrató a veteranos militares o a otros desempleados de larga duración antes del 1 de enero de 2021? Si es así, puede ser elegible para aprovechar el Crédito Fiscal por Oportunidad de Trabajo. Consulta este artículo para obtener más información.

Suministros y gastos de oficina.

Incluso si su negocio no tiene una oficina tradicional, todavía puede deducir los suministros de negocios convencionales y los gastos de oficina, siempre y cuando se utilicen dentro del año en que se compran, así que establezca un archivo para sus recibos. Muchas veces también puede deducir los gastos de franqueo, envío y servicios de entrega, así que si la venta por correo forma parte de su negocio, asegúrese de llevar un registro de estos gastos.

Entretenimiento de clientes y empleados.

Sí, puede obtener deducciones de la pequeña empresa por charlar con sus clientes, siempre que realmente hable de negocios con ellos, y siempre que la comida se produzca en un entorno comercial y con fines comerciales. En algunos casos, no puede deducir el importe total de sus gastos de representación, pero todo ayuda.
Aquí tiene algunos consejos para orientar cuándo y qué puede deducir:

• Para las comidas y el entretenimiento de los clientes, normalmente puede deducir hasta el 50% del coste, siempre que al menos un empleado estuviera presente y la comida no fuera lujosa.
• También puede deducir las comidas y los refrigerios de la oficina.

Trabajo de contratistas independientes.

Si contrata a contratistas independientes para que mantengan las líneas de caja en movimiento durante las vacaciones o para crear nuevos materiales de marketing para su tienda, puede deducir sus costes. Asegúrese de emitir el formulario 1099-MISC a cualquier persona que haya ganado 600 dólares o más de usted durante el año fiscal.

Muebles y equipos.

¿Ha comprado este año nuevas sillas para su panadería para comer o nuevas licuadoras para su bar de zumos? Usted tiene una opción con respecto a cómo usted toma su deducción de impuestos de la pequeña empresa para el mobiliario y el equipo. Puede deducir el coste total en el año fiscal en el que se compró o puede amortizar las compras. El IRS tiene regulaciones específicas que rigen sus opciones aquí, así que asegúrese de que está siguiendo las reglas y hacer la elección correcta entre la depreciación y la deducción completa.

Beneficios para los empleados.

Los beneficios que las empresas como la suya ofrecen a los empleados hacen más que atraer talento de alta calidad a su equipo. También tienen beneficios fiscales. Lleve la cuenta de todas las contribuciones que hace a los planes de salud de sus empleados, seguros de vida, pensiones, participación en los beneficios, programas de reembolso por educación y más. Todos ellos son deducibles de impuestos.

Software informático.

Puede deducir el coste total del software empresarial como una deducción de impuestos de la pequeña empresa si lo compró durante el año que está declarando. Esto incluye su software de punto de venta y todo el software que utiliza para dirigir su negocio.

Alquiler de su local comercial.

Sin duda, usted paga un alquiler por el espacio físico de su tienda. Asegúrese de deducirlo.

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Gastos de puesta en marcha.

Si acaba de abrir su tienda de regalos o de conveniencia, puede deducir hasta 5.000 dólares en costes y gastos de puesta en marcha en los que haya incurrido antes de abrir sus puertas al negocio. Estos pueden incluir los costos de marketing y publicidad, los costos de contratación y el costo de la creación de una entidad legal.

Utilidades.

No se pierda las deducciones fiscales de la pequeña empresa para su electricidad, teléfono celular y otros servicios públicos.

Impuestos.

Deducir los impuestos es un poco complicado porque la deducción de la pequeña empresa depende del tipo de impuesto. Deduzca todos los impuestos sobre licencias, así como los impuestos sobre cualquier propiedad inmobiliaria que posea su negocio. También debe deducir todos los impuestos sobre las ventas de las compras que hizo para su negocio. Si tiene empleados, puede deducir la parte comercial de sus impuestos sobre la nómina.

Comisiones.

Si tiene vendedores que trabajan a comisión, esos pagos son deducibles. Consulte este artículo para obtener más detalles sobre cómo hacerlo.

Alquiler de maquinaria y equipos.

A veces, el alquiler de equipos para su cafetería o puesto de concesión es excelente para sus resultados, ya que puede deducir estos gastos comerciales en el año en que se producen sin depreciación.

Intereses de préstamos.

Si toma una línea de crédito comercial, los intereses que paga son deducibles como una deducción de impuestos para la pequeña empresa. Sin embargo, si pide un préstamo personal y canaliza parte de los ingresos hacia su negocio, la aplicación fiscal se vuelve algo más complicada.

Deudas incobrables.

¿Ha adelantado dinero a un empleado o proveedor y luego no ha recibido el reembolso o los bienes o servicios que creía haber contratado? Si es así, es posible que pueda tratar esta deuda comercial incobrable como una deducción de la pequeña empresa.

Intereses hipotecarios.

Si su empresa es propietaria de su propio edificio, aunque sólo sea un puesto de perritos calientes, puede deducir todos sus intereses hipotecarios. Si usted conduce el negocio desde su casa, también puede ser capaz de deducir parte de su interés hipotecario en relación con el tamaño de su oficina en casa.

Cargos bancarios.

No se olvide de deducir los cargos que su banco le cobra por sus cuentas comerciales, como el servicio anual o las cuotas de las tarjetas de crédito.

Pérdidas por robos y catástrofes.

Si su negocio tiene la desgracia de sufrir un robo o ser víctima de un desastre natural durante el año, puede convertir las pérdidas que su compañía de seguros no reembolsó en una deducción fiscal para la pequeña empresa.

Deducciones de años anteriores.

Algunas deducciones fiscales para la pequeña empresa se trasladan de un año a otro. Por ejemplo, si usted tuvo una pérdida de capital en un año anterior, puede ser capaz de tomar en el año en curso. Los detalles suelen cambiar de un año a otro, así que asegúrese de estar al día con las últimas regulaciones del IRS.

Seguro de empresa.

Algunas de las primas de seguro que paga por la cobertura de su negocio son deducibles de impuestos. Esto podría incluir la cobertura de:

• Propiedad
• Responsabilidad
• Casualidad
• Robo de empleados
• Vehículos propiedad de la empresa
• Malpraxis.

Hay algunos tipos de seguros que no puede deducir. Si no está seguro de si puede deducir un determinado tipo de seguro, y esa deducción es un factor importante en su decisión, hable con un profesional de los impuestos.

Renovaciones y seguros del hogar.

¿Ya tomó una deducción por una oficina en casa? Si es así, los gastos de negocio relacionados con cualquier renovación de esa parte de su casa también son deducibles, así como el porcentaje de su seguro de hogar que cubre esa parte de su casa. Recuerde, todas las deducciones de pequeñas empresas relacionadas con las oficinas en casa sólo se aplican si usted utiliza parte de su casa exclusivamente para el negocio.

Herramientas.

El IRS distingue entre herramientas y equipos. Si bien es posible que tenga que capitalizar el equipo en lugar de deducirlo en un año, puede deducir las herramientas que no son caras o que tienen una vida útil de sólo un año o menos. Y para Hacienda, «herramientas» no sólo se refiere a martillos o destornilladores; sus espátulas y bandejas para galletas también son herramientas.

Facturas no pagadas.

Si su empresa presta un servicio o utilizó facturas para cargar algún gasto en 2020, puede deducirlas si utiliza una contabilidad basada en el devengo.

Educación.

¿Asistió a algún seminario, taller o clase en el último año que estuviera diseñado para ayudarle a mejorar sus habilidades laborales? Sus gastos educativos relacionados con el trabajo pueden ser deducibles, especialmente si son necesarios para mantener o renovar una licencia profesional. Recuerda que tienen que estar relacionados con el trabajo. Si tiene una cafetería, no podrá deducir las clases de esquí.

Publicidad y marketing.

Los gastos de publicidad y marketing pueden acumularse rápidamente, pero, afortunadamente, todos son deducibles de los impuestos.
Esta es una gran noticia, ya que la publicidad y el marketing suelen ser los mayores gastos empresariales a los que tienen que hacer frente las pequeñas empresas al despegar. Tenga por seguro que puede deducir todo, desde los folletos hasta un nuevo sitio web. La publicidad política es la mayor excepción a esta regla. Esos gastos no son deducibles.

Deducciones por caridad.

Las donaciones a la caridad fueron muy necesarias en 2020. Si su pequeña empresa donó suministros, dinero o bienes a una organización benéfica reconocida, es posible que pueda deducirlos. Verifique con el IRS antes de hacer una deducción caritativa para asegurarse de que la organización que desea apoyar califica para la deducción.

Gastos de limpieza y conserjería.

Mantener su negocio limpio y sus empleados seguros fue más crucial el año pasado que nunca. Puedes deducir de tus impuestos los gastos de limpieza y EPI.

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Intangibles como licencias, marcas y otra propiedad intelectual.

Los gastos relacionados con el registro o la protección de la propiedad intelectual pueden ser deducibles. Sin embargo, el proceso que se lleva a cabo puede variar en función de lo que se intente deducir. Algunos gastos deben amortizarse a lo largo de varios años, mientras que otros pueden deducirse en su totalidad en el año en que se incurrió en ellos. Te recomendamos que trabajes con un profesional de la fiscalidad para asegurarte de que cumples con la normativa que rige tu situación específica. Consulte este recurso para obtener información más detallada.

Lo esencial

Ya sea que presente sus impuestos trimestralmente o que espere a la próxima fecha límite anual, debe comenzar a prepararse para sus impuestos manteniendo un registro de sus gastos a partir de enero de cada año. Asegúrese de documentar cada una de estas deducciones fiscales de la pequeña empresa guardando los recibos físicos y anotando la razón comercial del gasto en sus recibos tan pronto como los reciba.

Con esta lista completa de deducciones fiscales de la pequeña empresa, estará bien encaminado para ahorrar en sus impuestos este año. Sin embargo, las deducciones pueden ser complicadas, siempre es mejor consultar a un experto en impuestos para cualquier pregunta que pueda surgir para asegurarse de que está cumpliendo con toda la regulación y evitar cualquier sanción.