Darse cuenta de que necesita hacer una contribución no electiva calificada (QNEC) o una contribución de contrapartida calificada (QMAC) no es un momento divertido.
Tal vez usted corrió los números y se dio cuenta de que es casi seguro que va a fallar su prueba de ADP o ACP. Tal vez estás revisando el papeleo y te das cuenta de un detalle que te revuelve el estómago. De alguna manera, un empleado que tenía derecho a contribuir al 401(k) de tu empresa no fue notificado ni se le dio la oportunidad.
De cualquier manera, lo que has encontrado es un problema.
Por suerte, hay una solución.
Hacer un QNEC o QMAC puede ayudarte a resolverlo (esperemos que antes de que se produzca un daño mayor). En este post, vamos a repasar exactamente lo que son los QNECs/QMACs, cómo pueden ayudar (o son necesarios), cómo ir a calcular y hacer un QNEC/QMAC, y todos los detalles importantes, reglas, plazos y detalles que usted necesita saber.
Para empezar, vamos a abordar cada una de estas aportaciones por separado.
¿Qué es una QNEC?
Una contribución no electiva calificada (QNEC) es una forma en que los empleadores pueden corregir una prueba de no discriminación fallida (NDT) o compensar la oportunidad perdida de un empleado para hacer aplazamientos electivos. Básicamente, las QNEC son contribuciones realizadas en nombre del empleado -generalmente un empleado no altamente compensado (NHCE)- que se adquieren inmediatamente al 100%. Estas contribuciones no son electivas, lo que significa que no se determinan por la cantidad que el empleado difiere. A efectos de las pruebas, pueden tratarse igual que los aplazamientos electivos o como una contribución del empleador, lo que significa que pueden utilizarse para ayudar a corregir una prueba de ADP o ACP fallida.
¿Qué es un QMAC?
Las Contribuciones Equivalentes Cualificadas (QMACs) son como las QNECs, excepto que en lugar de ser no electivas, son contribuciones equivalentes, hechas como un porcentaje del diferimiento electivo del empleado. Suelen utilizarse para ayudar a pasar la prueba de ACP, de forma muy parecida a como se utilizan los QNEC para ayudar a pasar la prueba de ADP. Un QMAC también puede utilizarse para satisfacer la prueba ADP, figurando en el cálculo como un aplazamiento del empleado.
Es importante tener en cuenta que una contribución QNEC o un QMAC sólo puede utilizarse para satisfacer el fracaso de una de las pruebas, ADP o ACP, no ambas. En consecuencia, puede haber circunstancias en las que deban tomarse medidas adicionales, o en las que deban realizarse ambos tipos de contribución.
QNECs vs. QMACs
Aunque los QMACs se mencionan a menudo al mismo tiempo que los QNECs y se utilizan conjuntamente, tienen algunas distinciones clave. Hemos desglosado las principales diferencias en la siguiente tabla:
| ## QNECs vs. QMACs | |
|---|---|
| QNEC | QMAC |
| Contribuciones no electivas cualificadas | Contribuciones complementarias cualificadas |
| Cuantía basada en: % de la remuneración del empleado | Cuantía basada en: % del aplazamiento electivo del empleado |
| Se utiliza generalmente para pasar la prueba de no discriminación de la ADP | Sin embargo, se utiliza generalmente para pasar la prueba de no discriminación de la ACP, también puede utilizarse para pasar la prueba de no discriminación de ADP |
Entendiendo los QNECs/QMACs
Como dijimos anteriormente, el objetivo de un QNEC o QMAC es corregir un error, así que no se preocupe demasiado si ha cometido un error. Repasaremos los errores más comunes, qué hacer para corregirlos y las reglas importantes para los QNECs/QMACs. Pero entremos en materia antes de adelantarnos:
Errores comunes: ¿cuándo hay que hacer un QNEC/QMAC?
La administración de un plan 401(k) no es fácil – y con todas las partes móviles involucradas, la gente comete errores. Algunos de estos errores comunes en la administración de planes 401(k) incluyen:
- Los patrocinadores del plan pueden asumir que su plan 401(k) no cubre a los empleados no estándar o a tiempo parcial (cuando en realidad sí lo hace).
- Durante los cálculos de aplazamiento o las pruebas de no discriminación, los patrocinadores del plan pueden olvidar incluir a los empleados elegibles que no hicieron aplazamientos electivos.
- Los patrocinadores del plan pueden no permitir accidentalmente que un empleado realice aplazamientos electivos, (a menudo debido a la rotación administrativa u otras complicaciones burocráticas).
Estos errores comunes pueden dar lugar a que no se superen las pruebas de no discriminación, o a que no se inscriba y ofrezca correctamente los aplazamientos a un empleado con derecho a ello.
Si falló su prueba de PEA (o cree que podría hacerlo):
A menudo, cuando una empresa falla en sus pruebas de no discriminación, los QNECs/QMACs no son la única opción, o incluso la más común. Lo más habitual es que las empresas recurran a los repartos correctores, unos aplazamientos que se devuelven a los HCE. Sin embargo, estas distribuciones pueden suponer una carga inesperada para sus empleados con ingresos adicionales totalmente imponibles ese año, lo que no es una receta para que los altos cargos estén contentos. Ahí es donde entra un QNEC/QMAC.
Un QNEC/QMAC es una manera para que el patrocinador del plan o el empleador corrija su plan 401(k) sin alterar las chequeras de sus empleados.
Si usted no le dio a un empleado la oportunidad de hacer aplazamientos electivos (o quiere asegurarse de que eso no haya sucedido):
En este caso, el QNEC/QMAC está destinado a compensar al empleado por su oportunidad perdida de hacer aplazamientos. El patrocinador del plan realiza el pago correctivo, en lugar de que el empleado tenga que sufrir el descuido de la empresa.
Costes de QNEC/QMAC del patrocinador del plan
Una QNEC o QMAC no suele ser la acción correctiva más popular porque, bueno, le cuesta al empleador. Los patrocinadores del plan que deciden utilizar esta vía como acción correctiva tienen que pagar la factura de una prueba ACP/ADP fallida o de un error burocrático, y eso puede ser un coste doloroso, especialmente cuando es inesperado.
En el lado bueno: Los QNECs/QMACs significan que los empleados se mantienen contentos. Los empleados altamente compensados no tienen que recibir el reembolso de sus aplazamientos, y cualquier empleado que no tuvo la oportunidad de aplazar sigue recibiendo dinero en su cuenta (y es 100% devengado, lo que significa que es suyo desde el principio).
Cómo calcular el importe de un QNEC/QMAC:
Para una prueba de ADP o ACP fallida:
Si falló su prueba de ADP o ACP y decide hacer QNEC/QMACs para hacer la corrección, tendrá que hacer QNECs/QMACs hasta el punto en que su plan pase la prueba. Básicamente, tiene que reequilibrar la balanza. He aquí cómo calcular esas cantidades:
Paso nº 1:
Echa un vistazo a tu prueba de PEA o PCA fallida y compara tus porcentajes de NHCE/HCE con los requisitos de aprobado/reprobado establecidos en la siguiente tabla.
| Tabla de cálculo de la NHCE QNEC | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Empleado | Compensación | Distribución | Participación del empleador | ADP | ACP |
| HCE 1 | 160$,000 | $11,200 | $1,120 | 7.00% | 0.70% |
| HCE 2 | $135,000 | $12,150 | $1,215 | 9.00% | 0.90% |
| HCE 3 | $120,000 | $7,200 | $720 | 6.00% | 0.60% |
| Media HCE: | 7,33% | 0.73% | |||
| HCE 1 | $ 50.000 | $ 2.500 | 1,53% | 5.00% | 0.50% |
| NHCE 2 | $ 42,000 | $ 2,520 | 1.53% | 6,00% | 0,60% |
| NHCE 3 | $ 39,000 | $ 2,340 | 1,53% | 6,00% | 0.60% |
| NHCE 4 | $ 39,000 | $ 780 | 1.53% | 2.00% | 0.20% |
| NHCE 5 | $ 35,000 | – | 1.53% | 0.00% | 0,00% |
| 3,80% | 0,38% | ||||
Aquí están los umbrales aceptables para pasar su prueba ADP/ACP.
| Umbrales de ADP/ACP: | |
|---|---|
| Porcentaje de NHCE | Porcentaje máximo permitido de NHCE |
| 2% o menos | NHCE % x 2 |
| 2% – 8% | NHCE % + 2 |
| más del 8% | NHCE % x 1.25 |
Para este ejemplo, nos centraremos en la prueba de PEA. Nuestro PEA de la NHCE era del 3,80%, mientras que nuestro PEA de la HCE era del 7,33%, lo que excede el porcentaje máximo permitido, por lo que no supera la prueba de la PEA.
Paso nº 2:
Calcule el porcentaje de contribución que necesita hacer a la NHCE para equilibrar su plan y ayudarle a superar la prueba de no discriminación.
(HCE ADP % – 2) – NHCE ADP % = QNEC requerido
Este es nuestro ejemplo:
(7,33% – 2) – 3,80% = 1,53%
Nota: Si su NHCE ADP fuera superior al 8%, su cálculo sería como:
(HCE ADP % / 1.25) – NHCE ADP % = QNEC % requerido
Paso #3:
Multiplique el porcentaje de QNEC que calculó en el Paso 2 por cada una de las compensaciones de sus NHCEs para calcular el total de QNEC que debe hacerse a cada empleado.
| Tabla de Cálculo de QNEC de la NHCE | ||||
|---|---|---|---|---|
| Empleado | Compensación | Diferencia | QNEC % | Importe de QNEC |
| NHCE 1 | $ 50,000 | $ 2,500 | 1.53% | $ 765 |
| NHCE 2 | $ 42,000 | $ 2,520 | 1.53% | $ 643 |
| NHCE 3 | $ 39,000 | $ 2,340 | 1.53% | $ 597 |
| NHCE 4 | $ 39,000 | $ 780 | 1.53% | $ 597 |
| NHCE 5 | $ 35,000 | – | 1.53% | $ 536 |
| $ 3,137 | ||||
Para este ejemplo, nuestro QNEC total sería de $3,137, distribuidos a prorrata, o proporcionalmente, a nuestros NHCEs.
Si, por el contrario, está considerando una QNEC para compensar una oportunidad de aplazamiento perdida, su cálculo será diferente.
Aplazamientos de empleados perdidos
Si un empleado que era elegible y estaba dispuesto a hacer aplazamientos electivos no pudo hacerlo por cualquier razón, usted tiene que hacer un QNEC/QMAC igual a la mitad de la cantidad que habría diferido según lo calculado por el ADP de su respectivo grupo – ya sea un HCE o NHCE.
Calcular un QNEC/QMAC en esta situación puede hacerse en 2 pasos:
Paso 1: Calcular el aplazamiento perdido del empleado
Así que para calcular el importe de un QNEC/QMAC, primero tiene que encontrar el aplazamiento perdido de su empleado. Asegúrese de saber a qué grupo (HCE o NHCE) pertenece el empleado en cuestión.
(HCE o NHCE) Porcentaje de aplazamiento real * Remuneración del empleado
= Aplazamiento perdido del empleado
Si, por ejemplo, al NHCE #2 (remuneración: $42,000) nunca se le dio la oportunidad de contribuir al plan, su cálculo de aplazamiento perdido sería: 3.80% * $42,000 = $1,596
Nota: En este cálculo, utilice el Porcentaje de Aplazamiento Real del grupo y la compensación del empleado para el año en el que el empleado fue excluido de los aplazamientos.
Paso 2: Calcular el importe real de QNEC/QMAC
A partir de aquí, el cálculo de QNEC/QMAC en sí es un paseo:
El Aplazamiento Perdido del Empleado / 2 = Monto QNEC
En nuestro ejemplo, simplemente tomamos el 50% del monto de aplazamiento perdido: $1,596 / 2 = $798
Todo esto puede parecer desalentador, pero hay algunas maneras en las que puede eliminar parte de ese costo de inmediato si cumple con las condiciones para un método correctivo de puerto seguro.
Fecha límite para hacer QNECs/QMACs
En la mayoría de los casos, la fecha límite para hacer QNECs es el final del año siguiente al año del plan (12 meses después de la fecha de finalización del año del plan en cuestión). Para los años naturales, esta fecha es el 31 de diciembre.
Sin embargo, hay varias situaciones en las que los plazos y requisitos de QNEC pueden ser flexibles, incluso cuando se utilizan los métodos de corrección de puerto seguro del IRS:
Métodos de corrección de puerto seguro del IRS
Los plazos para corregir los aplazamientos electivos para los planes con contribuciones automáticas
Los fallos no son infrecuentes en los planes con características de contribución automática. Los administradores del plan pueden no implementar las contribuciones automáticas, o no implementar una elección afirmativa. En cada uno de estos casos, sin embargo, los patrocinadores y administradores del plan pueden evitar que el 50% de los aplazamientos electivos perdidos sean QNEC si se cumplen los siguientes requisitos:
- El fallo no se prolongó más de 9 ½ meses después del final del año del plan (en el que se produjo inicialmente el error).
- Los aplazamientos electivos corregidos volvieron a ponerse en marcha antes de la primera fecha de la nómina posterior, (o antes de la primera fecha de la nómina del mes siguiente a la notificación del problema al administrador o al patrocinador del plan).
- En un plazo de 45 días a partir de la corrección, se ha proporcionado al empleado un aviso especial en el que se le indica que ahora tiene la oportunidad de contribuir. Este aviso tiene que contener lo siguiente: – Una explicación del error
- Una explicación del proceso de corrección
- Una declaración de que la contribución se hizo para compensar las oportunidades de aplazamiento perdidas
- Una declaración recordando al participante de su capacidad para aumentar o disminuir sus contribuciones electivas
- Información de contacto para el administrador del plan y los patrocinadores
Los plazos para las contribuciones noFallos de aplazamiento electivo automático 401(k)
El IRS también proporciona métodos correctivos de puerto seguro para los fallos de aplazamiento electivo para los planes sin características de contribución automotriz que pueden significar la reducción de la cantidad QNEC, o evitarlos por completo.
Si el fallo de aplazamiento electivo continúa durante:
- Menos de tres meses: – No se requiere QNEC para el aplazamiento electivo perdido.
- El administrador del plan debe haber corregido rápidamente el fallo y haber notificado al participante afectado por el error (véanse los requisitos de notificación anteriores).
- Más de Tres Meses (pero no más allá del final del segundo año del plan después de que se cometiera el error): – QNEC reducida – igual al 25% del aplazamiento omitido (más cualquier contribución de contrapartida y ganancias omitidas).
- De nuevo, el administrador del plan debe haber corregido rápidamente el fallo y haber notificado al participante afectado por el error (véanse los requisitos de notificación anteriores).
Programas correctivos del IRS
Realizar QNECs o QMACs para corregir un error implica utilizar un programa correctivo ordenado por el IRS – un conjunto de directrices y requisitos para corregir el error. Hay tres programas correctivos que el IRS le permite utilizar: la autocorrección, la corrección voluntaria y los programas de acuerdo de cierre de auditoría.
El programa correctivo que utilice depende de la importancia del error y/o de la tardanza en darse cuenta de que necesita hacer un QNEC o QMAC.
Vamos a repasar cada uno de ellos a continuación:
Programa de Autocorrección
Buenas noticias: El Programa de Autocorrección (SCP) le permite corregir un error en la administración de su plan 401(k) antes de que le muerda a usted (o a sus empleados) en el bolsillo. El SCP significa que puede resolver el problema sin necesidad de ponerse en contacto con el IRS, pagar una tasa, presentar una solicitud o enviar un informe.
De acuerdo con el SCP, usted puede autocorregir los errores operativos insignificantes en cualquier momento (aunque demasiado tarde y tendrá que hacer un Programa de Corrección Voluntaria, o VCP). Los errores «operativos» son los que se producen por no seguir exactamente los términos escritos del plan. Naturalmente, dado que la mayoría de los planes 401(k) son un bosque de letra pequeña, los errores operativos son comunes, por lo que el SCP permite una corrección rápida y sencilla.
Si toma medidas correctoras durante el primer año después del año del plan (o año natural: 01/01/2017 – 12/31/2017) puede utilizar el SCP para corregir errores operativos significativos. Después del año, puede seguir utilizando el SCP para corregir errores operativos insignificantes.
Programa de Corrección Voluntaria
El Programa de Corrección Voluntaria (PCV) es para corregir errores que son un paso adelante en la gravedad de los corregidos por el Programa de Autocorrección.
Básicamente, si usted no está bajo auditoría, pero todavía tiene problemas significativos con el lenguaje de su documento del plan o la administración del plan 401(k), usted puede aplicar para corregir el error con el VCP. Para ello, debe enviar al Servicio de Impuestos Internos un escrito en el que exponga los métodos de corrección propuestos y pagar la tasa de solicitud del VC. El Servicio de Impuestos Internos entonces revisa su solicitud y métodos y toma una decisión.
Al igual que con el SCP, puede utilizar el VCP para corregir errores significativos o insignificantes antes de la fecha límite del año. Después de esa fecha límite, debe corregir los errores significativos utilizando el VCP.
Programa de Acuerdo de Cierre de Auditoría
El Programa de Acuerdo de Cierre de Auditoría significa que está bajo auditoría. Las acciones correctivas realizadas bajo este programa son parte de la auditoría según lo señalado y acordado por el IRS y la empresa. Las multas y sanciones se basan en el hecho y las circunstancias de los errores de administración del plan.
Debido a que no son aportados por el empleado, los QNECs y QMACs no se consideran parte de la cantidad máxima distribuible en un momento de dificultad financiera. En esencia, el dinero aportado por el patrocinador del plan como parte de un QNEC o QMAC no puede ser utilizado como parte de un retiro por dificultades financieras.
Cómo evitar la necesidad de hacer QNECs/QMACs
Muy bien, así que esto es una tonelada de información y ninguna de ellas ha sido «la mejor noticia». Así que vamos a animar el ambiente. Los QNECs/QMACs son lentos, confusos y caros. Aquí hay algunos consejos, trucos y estrategias infalibles para evitar todo este lío en primer lugar:
Pasa las pruebas de no discriminación con estos consejos y trucos
Salir adelante de las pruebas de no discriminación es una de las únicas maneras de evitar un desliz. Es demasiado tarde para estos consejos si ya tienes que hacer un QNEC o QMAC, pero sin duda pueden ahorrarte un gran dolor de cabeza la próxima vez.
Consiga una compensación correcta
Recoja los informes de nóminas y los W2 antes de las pruebas.
Asegúrese de que están actualizados y para su período de tiempo calculado.
El período de cálculo es importante
Ya sea que esté en un año calendario o en un año del plan, tendrá que asegurarse de que sus datos y cálculos coincidan con esto, o estará lidiando con inexactitudes importantes.
Revise rigurosamente quiénes son los HCE y los empleados clave
Las cosas cambian. No asuma que un HCE del año pasado es un HCE este año.
También sea consciente de las circunstancias especiales de empleo importantes que podrían tener un impacto en la categoría de grupo, como los miembros de la familia / parientes del dueño del negocio (s).
Mejore las tasas de participación y aplazamiento de sus empleados
Los empleados que no participan en el plan 401(k) hacen descender las tasas medias de aplazamiento de su grupo, lo que significa un umbral de contribución más bajo para sus HCE y un plan con más probabilidades de no superar las pruebas.
Naturalmente, aumentar sus tasas de contribución y afiliación a la NHCE significa un mejor porcentaje medio de aplazamiento real que le ayudará a pasar las pruebas de ACP/ADP en el futuro, permitiéndole evitar tener que hacer QNECs o QMACs.
O… Establezca un plan Safe Harbor 401(k)
Un Safe Harbor 401(k) es un tipo de diseño de plan 401(k) que le permite eludir estas problemáticas pruebas de no discriminación. La razón por la que estos planes están exentos de las pruebas es que el IRS requiere que los patrocinadores del plan Safe Harbor realicen contribuciones regulares del empleador.
Aquí están los tipos de aportaciones del empleador disponibles a través de los planes Safe Harbor:
1. Igualdad básica: El 100% de los aportes del empleado hasta el 3% de su remuneración, y luego un 50% de la siguiente parte del 2% de su remuneración.
2. Igualdad reforzada: 100% de aportación (o más) de los empleados sobre al menos el 4% (máximo: 6%) de su remuneración.3. Igualación QACA Safe Harbor: El 100% de los aportes del empleado sobre el primer 1% de su remuneración y luego el 50% de los aportes sobre el siguiente 5% de su remuneración.
4. Safe Harbor del 3% no electivo: El empleador aporta al menos el 3% de la remuneración de cada empleado, independientemente de que éste realice aportaciones al plan.
Estos planes le eximen de las pruebas ADP y ACP haciéndolas efectivamente innecesarias. Al obligar a las contribuciones específicas del empleador, el IRS puede estar razonablemente seguro de un plan 401(k) saludable y justo.
Conclusión
Afortunadamente, hemos recorrido un camino para desenredar los QNEC y los QMAC. Hemos cubierto todo, desde la definición básica de una contribución no electiva calificada y una contribución de igualación calificada y cómo calcularlas, hasta los programas correctivos y las opciones de puerto seguro, y cómo evitar lidiar con esto en el futuro.
Si tiene alguna pregunta sobre QNECs o QMACs que no hayamos respondido aquí, no dude en ponerse en contacto con nosotros en [email protected]
O
Si quiere una alternativa a la realización de QNECs/QMACs, lea todo lo que necesita saber sobre las distribuciones correctivas en «The Complete Guide to 401(k) Corrective Distributions»
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