Herramientas en línea para planificar una reunión familiar

Planificar una reunión familiar es un gran trabajo, pero alguien tiene que hacerlo, y en su familia, puede ser usted. Si es así, dé el primer paso importante: Abra su navegador web. La ayuda que desea puede estar a sólo unos clics de distancia y ser más fiable que su primo Fred (bendito sea).

Una amplia gama de herramientas gratuitas y cómodas en línea facilitan la planificación de la reunión familiar de principio a fin, desde la recopilación de la lista de invitados hasta la compartición de las valiosas secuencias de vídeo posteriores.

En muchos casos, puedes utilizar plataformas online que ya conoces bien, como Google Drive , Google Maps y Pinterest. Incluso si tiene que aprender un nuevo sitio o aplicación, es probable que encuentre otros grandes usos para él mucho después de que su reunión familiar termine.

Crear su lista de invitados

Cuando comience a generar su lista de invitados, puede encontrar que su libreta de direcciones (si todavía tiene una) está tristemente desactualizada. Es posible que no haya estado al tanto de una prima desde que se fue a la escuela, se alistó en el ejército, se casó, se divorció o aceptó ese trabajo en Topeka… ¿o era Toledo?

Antes de encontrar información de contacto nueva para todos, crea una lista maestra de todos los que quieres invitar. Esto es fácil de hacer en Google Drive. Desde , haz clic en Nuevo > Google Sheets para crear una hoja de cálculo en blanco. Crea columnas para el nombre y los diferentes tipos de información de contacto, ya que es probable que te dirijas a diferentes personas de diferentes maneras, desde las redes sociales hasta el correo tradicional (imagen A). Si lo necesitas, busca un tutorial en YouTube sobre el uso de Google Sheets.

Sugiero que añadas una columna para el método de contacto principal, como el correo postal, el correo electrónico o Facebook. De esta manera, cuando estés listo para enviar mensajes, puedes ordenar esa columna para agrupar los métodos de contacto, y luego dirigir fácilmente todos los sobres o enviar un correo electrónico de grupo. (Puedes copiar y pegar una columna de direcciones de correo electrónico directamente en un mensaje de Gmail.)

Comparte este archivo con quien te ayude a recopilar información de contacto. Google Drive guarda tus cambios al instante; los colaboradores los verán incluso si tienen el archivo abierto al mismo tiempo. Ahora es el momento de reunir la información de contacto actual de todos. Herramientas en línea que puedes probar:

Facebook

Facebook es un buen lugar para empezar, ya que alrededor del 70 por ciento de los usuarios adultos de las redes sociales están en él. Envía un mensaje a tus familiares para preguntarles cuál es su forma de contacto preferida. (Puede que sea Facebook o no). Desplázate por sus publicaciones para recordar el nombre de un cónyuge o de un nieto. Navega por su lista de amigos para encontrar más familiares.

Messenger

Incluso si no utilizas Facebook, puedes utilizar el Messenger de Facebook o la aplicación Messenger (iOS, Android) para ponerte en contacto: 1.300 millones de personas de todo el mundo chatean de este modo.

Whitepages

Considere la posibilidad de invertir en una suscripción de prueba o de un mes a Whitepages para encontrar parientes esquivos. Se trata de un equivalente en línea de las guías telefónicas impresas. Puede ayudarle a recuperar direcciones y números de teléfono (móvil y fijo). En ocasiones, las entradas incluyen la lista de otros miembros actuales o pasados de la familia, lo que le ayuda a confirmar que se trata de la persona correcta.

Navegador web

También puede simplificar la búsqueda de parientes perdidos utilizando su navegador web favorito. Introduce un nombre y cualquier cosa que sepas sobre alguien: trabajo, escuela, ubicación, incluso una afición. Puede que encuentres un perfil de LinkedIn, un listado en la página web de una empresa o algo que hayan publicado en una página de fans o de aficiones. ¿No estás seguro de si un familiar ha fallecido? Busque en Google su nombre, ciudad y la palabra obituario para ver si aparece alguno.

Invitar a sus familiares

La forma de invitar formalmente a los familiares a su reunión familiar dependerá de sus métodos de contacto preferidos. Considere la posibilidad de utilizar herramientas de eventos en línea como:

Eventos de Facebook

Los eventos de Facebook son una opción, especialmente si su familia tiene suficientes miembros que utilizan frecuentemente Facebook. Crea un evento privado en Facebook e invítalos a todos. También puedes invitar por correo electrónico a los usuarios que no utilizan Facebook.

Evite

Evite facilita la creación de invitaciones electrónicas y su envío por correo electrónico o texto. Controla las confirmaciones de asistencia y, si quieres, pide a los asistentes que se apunten para llevar algo (por ejemplo, para una comida a domicilio). Incluso puedes solicitar aportaciones económicas en la propia invitación para ayudar a cubrir los gastos de la reunión. Evite tiene varios diseños bonitos de reuniones familiares, algunos gratuitos y otros que requieren pago o suscripción.

Paperless Post

Paperless Post es otro sitio de invitaciones gratuito con toneladas de diseños elegantes y personalizables (incluyendo diseños que incorporan su propia foto familiar). Envía un anuncio de «Save the Date» y sigue con los detalles en una invitación. Recoge las confirmaciones de asistencia y recopila las direcciones de correo para cualquier comunicación posterior. A cambio de una cuota, también puede solicitar que se envíen por correo versiones impresas de estas invitaciones, perfectas para los familiares que no están conectados a Internet.

Recuerde que las invitaciones a eventos por Internet no serán eficaces si su familiar no se comunica por esa vía. Algunas personas consultan el correo electrónico pero no se sienten cómodas haciendo clic en el sitio de la invitación. Así que considere incluir una forma alternativa de contacto en el mensaje que recibirán por correo electrónico. Por ejemplo: «Confirme su asistencia haciendo clic aquí o llamando al 555-123-4567».
Utilice el sitio web de su evento para hacer un seguimiento de las personas que no responden; póngase en contacto con ellas de otra manera si siguen sin responder. Recuerde que estos sitios sólo registran las confirmaciones de asistencia de las personas que ha invitado a través de la plataforma, así que añada una columna a su hoja de cálculo principal de asistentes para registrar todas las confirmaciones de asistencia.

Elegir el lugar

Si la tía Pat ha vuelto a ofrecer su patio trasero, no tendrá que decidir el lugar de la reunión. Si no es así, puede dirigirse a Internet y empezar a buscar lugares.

Casa de vacaciones

Alquilar una casa de vacaciones completa es una buena opción para grupos pequeños, si le gusta el concepto de espacio compartido con todo incluido (aparcamiento, cocina y comedor, espacio de reunión interior y dormitorios). Los sitios de reserva de alquileres como AirBnB, HomeAway y Vrbo tienen una lista de muchas casas grandes; realice una búsqueda por ubicación y número de huéspedes.

Campings y parques de autocaravanas

Los campings y parques de autocaravanas son más rústicos pero pueden incluir atracciones al aire libre. Los sitios para grupos pueden ser excelentes para el uso diurno, incluso si todo su grupo no quiere acampar. Busque en sitios como Campendium, Campground Reviews y GoCampingAmerica.com para conocer las ubicaciones y los servicios.

Espacios de alquiler

Los parques con pabellones, centros para fiestas e incluso espacios de alquiler en iglesias o centros comunitarios también son excelentes sedes para reuniones. Busque en su navegador web la frase party rentals, event rentals o incluso church hall rentals, además de la ciudad y el estado. Unique Venues incluso realizará búsquedas asistidas de aquellos espacios poco conocidos que podrían funcionar para su grupo.

Decir a los invitados que reserven su propio alojamiento le ahorrará mucho tiempo, molestias y posiblemente dinero. (Algunos hoteles exigen depósitos para mantener las reservas del grupo.) En el área de chat de su invitación en línea, puede recomendar hoteles cercanos al lugar de celebración. Anime a los invitados que quieran socializar las 24 horas del día a que compartan la información de la reserva entre ellos para que puedan charlar durante el bufé del desayuno o en la bañera de hidromasaje de la noche.

Asegúrese de que sus invitados lleguen al lugar correcto proporcionándoles la mejor dirección GPS para su evento. Considere la posibilidad de copiar la URL de Google Maps que muestra el destino y pegarla en la invitación electrónica de su evento.

Consejo: Crea una cuenta de Google (si aún no la tienes) para aprovechar las herramientas online gratuitas y el almacenamiento en la nube. En www.google.com, haz clic en «Sign In» y luego en «Create Account». Sigue las indicaciones. Las herramientas de colaboración y el espacio de almacenamiento en línea que tendrás en Google Drive simplifican el proceso de planificación.

Descubrir la comida

Los planificadores de eventos profesionales (y tu tío Saúl) te dirán que la abundancia de buena comida hace que cualquier reunión valga la pena. Si utiliza un centro de fiestas o un servicio de catering, ellos pueden proporcionarle toda la ayuda que necesita. Incluso subcontratar una gran comida puede ser una ayuda: Piensa en un buffet, donde cada persona paga su propia cuenta y puede comer lo que quiera. Utiliza Google Maps para localizar estos servicios (busca empresas de catering cerca de Springfield, IL o restaurantes de buffet en Portland, OR, por ejemplo).

Si tu reunión es más bien un asunto de bricolaje, busca inspiraciones de menús y calculadoras de comida en línea. Los sitios web, desde Pinterest hasta su tienda favorita de suministros para restaurantes o alimentos a granel, pueden ofrecer recetas fáciles y sugerencias para cocinar para una multitud. Las calculadoras de alimentos pueden ayudarte a determinar cuántos sloppy joes y mezclas de «Pineapple Party Punch» debes comprar. Pruebe estas herramientas gratuitas en línea:

Calculate This Food

Calculate This Food ofrece tanto ideas de menús como calculadoras de alimentos. La calculadora de porciones de carne es especialmente útil, al igual que los cálculos de porciones para comidas específicas, como el bar de patatas, el bar de nachos y la barbacoa en el patio.

Recetas familiares favoritas

Recetas familiares favoritas tiene una guía de «Ideas de reunión familiar para la planificación de comidas» que contiene una apetitosa lista de ideas de comidas para alimentar a un grupo. También encontrará estrategias y consejos inteligentes para llevar a cabo un plan de comidas más organizado y seguro.

Pinterest

Pinterest tiene un montón de sugerencias para la comida de la reunión familiar. Escriba comida para reuniones familiares para alimentar a una multitud en el cuadro de búsqueda para encontrar temas como «entradas para 50» o «postres fáciles en sartén».

Planificador de raciones de Whole Foods Market

El Planificador de raciones de Whole Foods Market tiene una calculadora de raciones orientada a la planificación de fiestas. Utilízala para calcular las cantidades de sopa, entremeses, salsas y mucho más. Whole Foods también tiene un centro temático de recetas inspiradoras.

Herramientas en línea para fiestas

¿Estás organizando una fiesta? La herramienta de registro de comidas de Evite o una aplicación como PotluckHub pueden asegurarte que tienes ingredientes para la barra de nachos y que alguien trae los tenedores de plástico. El truco de PotluckHub Party Planner es que los asistentes tienen que estar dispuestos a descargar y utilizar la aplicación. Como alternativa, comparte un documento de Google para que se apunten al menú.

Actividades

Algunos asistentes a la reunión familiar se contentan con sentarse y visitar. Pero muchos grupos aprecian alguna forma de entretenimiento. Considere la posibilidad de utilizar herramientas en línea para encontrar:

Actividades y juegos

Busque en Pinterest y Google ideas que se ajusten a las edades e intereses de su grupo. Poner una inscripción al concurso de talentos en la carpeta de Google Drive. Crea un Kahoot, un juego de preguntas personalizado al que los familiares puedan jugar en sus dispositivos móviles. (Envía a tu sobrino experto en tecnología una lista de preguntas sobre la historia de la familia y pídele que cree el juego, y luego empareja a los adolescentes con teléfonos con los abuelos sin dispositivos). También puede contratar un servicio de fotomatón o videomatón, un mago u otro tipo de artista buscando talentos locales en Thumbtack.

Atracciones locales

Llene el tiempo libre entre los eventos de la reunión con actividades opcionales en la ciudad. Comience en TripAdvisor; haga clic en Cosas que hacer y, a continuación, introduzca una ubicación. Encontrará valoraciones y descripciones de atracciones en diferentes categorías, como las gratuitas, las al aire libre y las que se pueden hacer con niños. Google también puede ser un buen recurso: Realiza una búsqueda como: «cosas que hacer en Albuquerque NM.»

Servicio

Si el voluntariado es una buena forma de acercar a tu familia, busca oportunidades en VolunteerMatch o JustServe. Incluso si no ve una actividad específica, póngase en contacto con posibles organizaciones para ver si hay algo que pueda hacer por ellas, teniendo en cuenta el tiempo y los recursos de su grupo.

Financiación de los festejos

A menos que tenga un fondo bien establecido para la reunión, tendrá que averiguar cómo pagar todo. También querrá hacer un seguimiento de los gastos. Considere la posibilidad de mantener una hoja de Google para hacer un seguimiento de cada gasto y de quién lo ha pagado. Coloca las hojas de Google en una carpeta de gastos donde puedas subir los recibos.

«Cover Charge»

Si una persona está haciendo la mayor parte o toda la planificación, puede ser más fácil tener un «cover charge» para cada asistente. Es fácil cobrarlo con herramientas de pago personal en línea como Google Pay, PayPal, Venmo o Zelle. Si eres tú quien recoge el dinero, puedes enviar solicitudes de pago (con recordatorios de seguimiento para esa tía olvidadiza). Incluye una dirección para el pago con cheque en una nota con tu solicitud, en caso de que prefieran pagar de esa manera.

Recaudación de fondos

Algunas familias confían en la recaudación de fondos durante su evento, como subastas de artesanías, rifas 50-50, juegos de adivinanzas o ventas para recaudar fondos. De nuevo, los servicios online pueden ayudar con algunos de ellos.

Camisetas

Por ejemplo, a algunas familias les gusta que les hagan camisetas. Conseguir las tallas adecuadas y cobrarlas puede ser un dolor de cabeza. ¿Por qué no simplificar el proceso y convertir las camisetas en una recaudación de fondos? Los sitios web de impresión de ropa personalizada, como Custom Ink, te permiten diseñar tu camiseta en el sitio. Ellos se encargan de recoger los pedidos y el pago, con una compensación monetaria para su grupo.

Libros de cocina

Los libros de cocina de la familia transmiten recetas muy queridas y también son una gran recaudación de fondos. Reunir las recetas de los familiares ya es suficiente trabajo, así que consiga apoyo para publicarlas. Cookbook Publishers imprimió un hermoso libro diseñado por mi suegra para la 50ª reunión de su familia. Explora los diseños y los precios, y solicita un kit de información gratuito en su sitio web. Si eres de los que lo hacen todo por su cuenta, busca en Google una plantilla de libro de cocina y explora las opciones que podrían funcionar para ti.

Compartir la experiencia

Siempre hay alguien que usa una cámara en una reunión familiar: se toman selfies de los hermanos, se graban en vídeo las ridículas travesuras durante la carrera de tres piernas y mucho más. He aquí algunas ideas para compartir fotos y vídeos con todo el mundo:

Página de Facebook

Mi familia extensa tiene una página privada de Facebook a la que están invitados todos los asistentes a la reunión. Durante las reuniones, pedimos a los que hacen fotos y vídeos que los suban a nuestra página. (Considere la posibilidad de ofrecer un premio a la mejor subida.) ¡Esto también recuerda a los que no pudieron asistir lo que se pierden!

Herramientas de Google

Si a su familia le ha ido bien trabajar con una carpeta compartida de Google, siga sacando el máximo provecho de ella compartiendo fotos allí.
Utilice un servicio gratuito para compartir fotos como Google Photos , también accesible a través de la aplicación Google Photos. O publique sus vídeos -especialmente esa dulce entrevista de historia oral que hizo a la abuela- de forma privada en YouTube y comparta el enlace con los asistentes.

Narrativas de vídeo personalizadas

Cree narrativas de vídeo personalizadas de su evento con el programa gratuito Adobe Spark o con un servicio freemium como Animoto. Compila las mejores fotos en una «presentación de diapositivas» y añade ese breve clip de vídeo del tío Saúl cantando durante el concurso de talentos. Incluso puede añadir algunas fotos favoritas de antepasados compartidos o de reuniones anteriores.

Con tantas herramientas online para su próxima reunión familiar, llevar a cabo su próximo evento puede ser más fácil de lo que pensaba. Incluso podría sentarse a disfrutar del Kahoot y de unos vasos de ponche de fiesta de piña.