Las mesas redondas son un asunto complicado. Pueden ser muy buenos o muy malos, y todo depende del moderador.
No se asuste, sin embargo. Si nunca has moderado una mesa redonda y te han pedido que lo hagas, aquí tienes una fuente de sabiduría.
Pedimos a tres de nuestros colegas -todos ellos experimentados moderadores de mesas redondas- que elaboraran una lista de consejos esenciales para organizar una mesa redonda dinámica y de gran impacto. Todos ellos han sido probados. Pruébalos también.
Investiga a fondo el tema
Para ser un moderador realmente bueno, tienes que entender perfectamente el contexto. Así que, antes del panel, profundiza y familiarízate con el tema. No dejes que nada te sorprenda.
Si es el caso, revisa los artículos publicados por tus ponentes para poder relacionarte mejor con sus argumentos, o haz referencia a su trabajo durante el debate del panel.
Además, es bueno estar al día de lo que es tendencia en el sector. No está de más echar un vistazo a Twitter o leer un par de entradas de blog de personas influyentes.
Reunirse con los ponentes antes de la mesa redonda
Hacer una llamada previa con todos los ponentes (o hacer llamadas individuales) con una o dos semanas de antelación, para discutir el desarrollo de la mesa redonda.
Preguntarles sobre la perspectiva que piensan aportar al debate. Esto te ayudará a entender mejor sus puntos y a preparar preguntas más adecuadas.
Como dijo nuestra Directora de Marca y Comunicaciones y experimentada facilitadora, Kursha Woodgate:
«Tener alguna discusión de antemano ayuda al moderador a obtener algunos antecedentes de cada uno de los participantes y da a la conversación un flujo más natural».
Si el tiempo, o las agendas llenas, no lo permiten, reúnete al menos el día del panel. La sincronización de última hora sigue siendo mejor que salir en directo por primera vez al escenario.
Gestiona el tiempo de forma eficaz
Empieza siempre a tiempo y termina a tiempo. Parece fácil, pero con una agenda apretada y panelistas habladores, esto puede ser todo un reto.
Primero, cree una agenda detallada: establezca un marco de tiempo realista para su apertura, introducciones y sus propias preguntas, teniendo en cuenta también las preguntas del público.
Revise la agenda con los ponentes antes de que comience el panel de discusión. Dígales cuánto tiempo (aproximadamente) tienen para cada respuesta y hágales saber que va a interrumpirles si se están retrasando.
Inspírese en las presentaciones magistrales y mantenga visible el contador del reloj, para que tanto usted como los panelistas sepan cuánto tiempo les queda.
Empiece con una apertura impactante
Una introducción bien ensayada y refinada funciona como un teaser para el público, y un pistoletazo de salida para los panelistas.
Nuestro Jefe de Asociaciones Estratégicas y experimentado moderador de paneles, Juraj Pal, aconseja:
«Después de saludar al público, comparto con ellos los objetivos del panel y la razón por la que hemos decidido organizarlo. Esto ayuda a establecer el escenario y el contexto tanto para el público como para los ponentes».
Una buena manera de iniciar el panel es realizar una encuesta de calentamiento.
Pide al público que emita sus votos y, una vez que tengas suficientes aportaciones, invita a los panelistas a comentar los resultados. Resulta atractivo y crea un diálogo entre los ponentes y el público.
«Me gusta hacer preguntas como: ‘En una palabra, ¿qué te viene a la mente cuando alguien dice ‘reunión de empresa’? De ahí surgen una serie de asociaciones que me permiten conocer la mente del público. Me gusta utilizar los resultados para tomar el pulso a los participantes y como puente hacia el tema principal del panel», dice Juraj Pal.
Consejo adicional: Prepare breves presentaciones para cada panelista e incorpórelas a su apertura. No deje que los panelistas se presenten a sí mismos, para evitar biografías largas y aburridas.
Sea estrictamente neutral
Nunca tome partido ni exprese sus propias opiniones. En el debate, es el trabajo del panelista proporcionar y dar forma a los argumentos, mientras que el suyo, como moderador, es asegurarse de que el debate del panel fluye y la audiencia está sacando el máximo provecho de él.
«Evite frases como «Ese es un gran punto», «Brillante» o «Interesante». Estás ahí para facilitar la conversación, no para decir a la audiencia lo que crees que es genial o no.
Este tipo de comentarios procedentes del moderador pueden ser sugerentes, y lo que quieres es que la audiencia se forme sus propias opiniones basándose en lo que está escuchando», señala Juraj Pal.
En su lugar, asiente ligeramente con la cabeza o di: «Gracias, Linda, por eso», que suena neutro y discreto.
Mezcla preguntas del público a lo largo del debate
Incluso si has preparado cuidadosamente una serie de preguntas propias, no te ciñas rígidamente a tu flujo.
Lo que realmente dinamiza una conversación son las preguntas del público. Al fin y al cabo, son la razón principal por la que se ha reunido el panel.
Utiliza una plataforma de preguntas&A para que los participantes formulen sus preguntas en tiempo real e incorpóralas al debate del panel. Hay dos maneras de conseguirlo.
«La primera consiste en insertar las preguntas entrantes en el flujo de forma continua.
Esta opción es más difícil, ya que requiere buenas habilidades multitarea: Hay que observar las preguntas entrantes mientras se escucha lo que dicen los panelistas. Sin embargo, si se hace bien, este estilo permite que el debate sea muy atractivo e inclusivo.
La segunda opción es recoger las preguntas durante todo el tiempo y luego abordarlas en el espacio dedicado a las preguntas&A.
Esto funciona bien en la mayoría de los casos, pero se corre el riesgo de perder a la audiencia, que debe esperar a que termine el debate principal antes de que usted llegue a sus preguntas. Es un dilema que hay que resolver en todos los paneles que se moderan», explica Juraj Holub, diseñador jefe de reuniones de Slido.
No hay que tener miedo de interrumpir a los panelistas
Los panelistas pueden fácilmente quedar demasiado absortos en la conversación y acaparar el micrófono. En ese caso, hay que interrumpirlos con tacto para que el debate del panel siga avanzando.
Obviamente, esto puede ser complicado, porque no se quiere ser grosero ni ofender a los ponentes.
«Establecer las expectativas es realmente importante aquí. Haber conocido a los ponentes antes del debate ayuda a que sean más tolerantes si se les corta. Esto también ayuda a crear una pequeña relación para que te sientas más cómodo haciendo esto, y que los panelistas estén más dispuestos a aceptarlo», señala Kursha.
Sigue el patrón de frases de la gente e interrumpe cuando sea necesario. «Apueste por afirmaciones suaves de refuerzo como: «Así que lo que está diciendo es…», o pase la voz a otro panelista con: «Gracias, Mike. Jane, sé que tú también tienes experiencia aquí…’.
El lenguaje corporal sutil también hace magia. Pruebe a hacer un gesto con la mano que parezca que quiere contribuir, o mire al panelista a los ojos y respire profundamente como si quisiera decir algo», aconseja Kursha.
Concluya el panel con una pregunta enérgica
Cuando el tiempo de su panel esté a punto de terminar, asegúrese de cerrar el debate de forma significativa. Un final contundente es tan importante como un comienzo contundente.
Presente una pregunta final, de conclusión, e invite a los panelistas a responderla por turnos.
Para asegurarse de que el debate del panel no se prolongue durante otros diez minutos, formule una pregunta que fomente respuestas enérgicas y directas. Inspírese en los debates políticos, en los que el moderador invita a los participantes a resumir sus argumentos en una rápida declaración final.
Intente algo como: «Ya que casi no tenemos tiempo, en 30 segundos, ¿cuál es el mensaje principal que le gustaría que se llevara el público?». O: «¿Cuál es el último consejo que te gustaría dar a la audiencia?». Recuerde estar atento a la duración de la respuesta de cada panelista.
En un par de segundos finales, agradezca tanto a los ponentes como a la audiencia su participación.
Resumen
Aunque moderar un panel puede ser una tarea difícil, la recompensa por un trabajo bien hecho será una conversación atractiva y dinámica que sea valiosa tanto para la audiencia como para los propios panelistas.
Esperamos que estos consejos le hayan resultado útiles y que le ayuden a dar en el clavo en su primer panel de discusión. Buena suerte!
.