Si usted ha estado en el negocio más de un mes, probablemente ha experimentado una reversión de pagos de algún tipo. Ciertas reversiones de pagos (te estoy mirando a ti, las devoluciones de cargos), son tan frecuentes que los propietarios de negocios tienen que presupuestarlas en sus gastos cada mes.
La frecuencia de las reversiones de pagos está ligada a una interesante intersección de la tecnología, la ley y el tipo de producto/mercado. Si su tienda online no hace un buen trabajo con sus descripciones, es posible que se enfrente a más anulaciones de pagos. O si su producto es caro y muy personalizado (piense en colchones o instrumentos musicales de alta gama), las devoluciones pueden ser más comunes.
Algunas devoluciones de pagos son simplemente un negocio normal. Otros pueden ser explotaciones de clientes fraudulentos, pero la carga de las reversiones de pago suele recaer en las empresas. Las principales redes de tarjetas de crédito (Mastercard, Visa, etc.) tienen más incentivos para favorecer a sus clientes, y a usted le corresponde contraatacar cuando corresponda. Cuantos más sistemas y procesos tenga en marcha, mejor podrá demostrar cuándo una anulación es incorrecta.
Experimentar anulaciones de pagos constantes puede ser súper frustrante. Afortunadamente, hay maneras de combatir las reversiones de pago, y la comprensión de los diferentes tipos y cómo se producen es su primer paso para hacerlo.
¿Qué significa la reversión de pago?
La reversión de pago es un término un poco amplio. También recibe muchos nombres: anulación de la tarjeta de crédito, anulación del pago, etc.
Una anulación de pago es cuando los fondos que un titular de la tarjeta utilizó en una transacción se devuelven al banco del titular. Esto puede ser iniciado por el titular de la tarjeta, el comerciante, el banco emisor, el banco adquirente o la asociación de la tarjeta.
Razones comunes por las que se producen las reversiones de pago:
- El artículo terminó agotado.
- El cliente está tratando de cometer un fraude.
- El cliente cambió de opinión después de hacer el pedido.
- El producto no era lo que el cliente esperaba debido a las malas descripciones o a una venta sospechosa.
- Se cobró una cantidad incorrecta.
- La transacción fue duplicada.
Hay tres ramas comunes en las que caen las reversiones de pago:
Tipo de Reversión de Pago #1 – Reversión de Autorización
Las reversiones de autorización revocan un pago antes de que se realice oficialmente.
Las reversiones de autorización son las soluciones rápidas de las reversiones de pago. La red ACH (cámara de compensación automatizada) es lenta y limitada, por lo que es normal que las transacciones sean preautorizadas. En otras palabras, una transacción puede iniciarse incluso si la dirección u otra información es incorrecta.
Si usted o sus empleados se dan cuenta de que hay algo incorrecto después de presentar la solicitud de autorización, pueden llamar a su banco para impedir que se realice la transacción. Esto se conoce como anulación de la autorización, y es muy preferible a una futura devolución de cargo o reembolso. Cuanto más avanza un pago y más entidades se comunican con él (banco emisor, red de tarjetas, etc.), más complicado es devolverlo.
Las anulaciones de autorización son mejores para el cliente, no estropean sus datos de ventas y reducen las tasas asociadas a las devoluciones de cargos al detener el pago antes de tiempo.
Por lo general, las anulaciones de autorización son rápidas y se mencionan en las tiendas delante del cliente. Si usted aborda el problema inmediatamente y deja que el cliente sepa que cualquier cargo que vea desaparecerá poco después, tiene más posibilidades de que simplemente pase el dedo e intente la transacción de nuevo con la información correcta. Sea rápido y cortés.
Tipo de anulación de pago nº 2 – Reembolso
Los reembolsos anulan un pago después de que se haya completado la transacción pero antes de que el cliente haya presentado una disputa oficial.
Todos conocemos los reembolsos. Esto es cuando algo está mal con el producto o la compra y un cliente llama a su negocio para recuperar su dinero.
En lugar de simplemente cancelar la transacción como una solicitud de autorización, un reembolso completa la transacción a la inversa. Es como si el banco adquirente pagara ahora al titular de la tarjeta en lugar de al revés. Se trata como una transacción nueva e independiente. Tenga en cuenta que los reembolsos no son un acuerdo neutral. No sólo usted, como propietario del negocio, pierde la venta del producto, sino que también tiene que pagar las tasas (de intercambio, etc.) que se producen en el camino.
Tipo de Reversión de Pago #3 – Contracargo
Los contracargos son cuando un cliente llama a su banco y presenta una disputa contra su transacción.
Y ahora podemos hablar del temido contracargo.
Si la reversión de la autorización y los reembolsos están fuera del panorama, o si un cliente simplemente decide ir directamente a su banco, usted tendrá que lidiar con un contracargo. Las devoluciones de cargos no sólo le hacen perder ingresos por el producto, las tarifas, el envío, etc., sino que también tiene que pagar tarifas adicionales, específicas de las devoluciones de cargos.
Las devoluciones de cargos son posiblemente la perdición de la existencia de muchos propietarios de negocios. No son fáciles de combatir, son caros, y el proceso puede ser confuso y frustrante. Es difícil averiguar qué es una devolución de cargo justa y qué es un fraude, y usted es responsable de luchar contra las devoluciones de cargo.
Como propietario de un negocio, tendrá que lidiar con:
- Pérdida de ingresos
- Pago de los gastos de envío
- Recuperación o pérdida de los productos vendidos
- Cargos por transacción incurridos durante el fraude.
- Presentar una reclamación y disputar las devoluciones de cargos.
Si incurre en suficientes devoluciones de cargos, puede ser marcado por las redes de tarjetas y no poder aceptar tarjetas de crédito, por lo que hay una amenaza de sostenibilidad y reputación inherente a cada devolución de cargos.
Su mejor apuesta es ser proactivo y llevar la lucha a ellos, desarrollando un sistema interno de procesos y mejores prácticas para reducir el número de devoluciones de cargo e identificar fácilmente cuáles son fraudulentas.
10 formas de reducir las devoluciones de pagos
No cuente con eliminar las devoluciones de pagos de su negocio, pero la reducción de sus devoluciones de pagos puede lograrse mediante una combinación de tecnologías de pago minuciosas y las mejores prácticas de sus empleados.
Tener un sistema de pago a prueba de errores no es suficiente, ya que muchas devoluciones y anulaciones de pagos se deben a errores humanos.
Con esto en mente, aquí hay diez maneras en que usted puede hacer una gran mella en los suyos. Para las seis primeras, consulte con su proveedor de TPV para asegurarse de que su software tiene estos sistemas establecidos.
#1 – Vincule su solicitud de autorización a futuros mensajes de transacción
Un identificador de transacción o (TID) se asegura de que las solicitudes particulares y sus mensajes relacionados permanezcan entre sí.
#2 – Utilice un número de auditoría de rastreo superficial.
Esto adjunta un número a toda la comunicación relativa a una transacción particular.
**
#3 – Asegúrese de que su sistema entrega números de referencia de recuperación.**
Esto vincula las ventas estimadas a la solicitud de autorización original del cliente.
#4 – Asegúrese de que su sistema tiene un indicador de características de autorización.
Nota un incremento estimado/total de la transacción estimada.
#5 – Mantenga un registro de su campo de duración
Este es el número total de días en que se tabularán los cargos. Le ayuda a ser capaz de informar a sus clientes de lo que pueden esperar y cuándo.
#6 – Envíe los datos de las transacciones con prontitud
Limpie sus transacciones tan pronto como sea posible para asegurarse de que no se encuentra con cuentas corrientes vacías o con personas que olvidan lo que son ciertos cargos.
#7 – Utilice descriptores de facturación claros
Un descriptor de facturación aparece en el estado de cuenta de un cliente como el nombre de una transacción. Asegúrese de que el suyo sea fácil de leer, algo como BELGACOFFEE en lugar de 35030BE.
#8 – Confirme la fecha de compensación prevista
Configure un correo electrónico automático que confirme la compra de un cliente y cuándo puede esperar que se retiren esos fondos. Esto ayuda al cliente a recordar cuándo y qué compró y le ayuda a prepararse adecuadamente para el retiro.
#9 – Utilice Autorizaciones Estimadas Incrementales &Cuando sea apropiado
Si su negocio es de alquileres o cualquier cosa que la tarifa final se determine por tiempo en lugar de por adelantado, debe considerar el uso de autorizaciones incrementales. Estas básicamente continúan estableciendo transacciones en el tiempo en lugar de esperar hasta el final para abofetear un gran cargo en una tarjeta – reduciendo el dolor de una devolución de cargo.
#10 – Procese las remisiones de autorización rápidamente
Si detecta cualquier tipo de error durante la transacción, no espere a que se produzca una devolución de cargo. Adelántese y anúlela como una anulación de autorización. Esto ayudará a devolver los fondos a la cuenta del cliente rápidamente y le animará a intentar la transacción de nuevo.
De nuevo, la anulación de pagos o la anulación de tarjetas de crédito es un término algo amplio, pero tanto si se trata de anulaciones de autorizaciones, como de reembolsos o devoluciones de cargos, todos tienen diferentes aplicaciones y consecuencias para su negocio.
Sobre todo, sea rápido, y sea inteligente. No espere a que los problemas lleguen a usted.
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