Estado incobrable: Una resolución alternativa

Práctica &Procedimientos

El IRS designará la cuenta de un contribuyente como «actualmente incobrable» bajo ciertas circunstancias, eliminando la cuenta de su inventario activo. Tener una cuenta colocada en estado incobrable permite al contribuyente permanecer al día en el cumplimiento de los impuestos sin preocuparse por la acción de ejecución y permite a un contribuyente recuperarse de un revés financiero. El IRS puede designar una cuenta como incobrable a corto o largo plazo. (El estado de incobrabilidad se trata en las secciones 5.16.1 y 5.19.17 del Manual de Impuestos Internos (IRM)). Todos los casos son únicos: los hechos y las circunstancias dictan el resultado.

La sección 1.2.14 del IRM contiene declaraciones de política del IRS para las actividades del proceso de cobro, incluidas las cuentas actualmente incobrables (CNC). La declaración de política 5-71 establece:

1. Reportar las cuentas por cobrar como actualmente no cobrables-General
2. Si, después de tomar todos los pasos en el proceso de cobranza, se determina que una cuenta por cobrar es actualmente no cobrable, se debe reportar así para eliminarla del inventario activo.
3. Dificultades de cobro
4. Como regla general, las cuentas se reportarán como actualmente incobrables cuando el contribuyente no tenga activos o ingresos que sean, por ley, sujetos a gravamen.
5. Sin embargo, si hay activos o ingresos limitados, pero se determina que la acción de recaudación crearía una dificultad, el pasivo puede ser reportado como actualmente no cobrable. Existe una dificultad si la acción de embargo impide al contribuyente hacer frente a los gastos de subsistencia necesarios. En cada caso, debe determinarse si la acción de embargo provocaría una dificultad real, a diferencia de los meros inconvenientes para el contribuyente.

Las cuentas se colocan en estado incobrable por numerosas razones. El código de transacción TC 530 aparece en las transcripciones de las cuentas colocadas en estado incobrable. Los empleados del IRS utilizan un código de cierre separado (cc) cuando colocan una cuenta en estado incobrable. Los códigos de cierre aparecen en la sección 5.16.1.2 del IRM.

Algunas de las razones por las que las cuentas se colocan en estado incobrable son:

• Fallecimiento del contribuyente sin posibilidad de cobro de la herencia (cc 08);
• El contribuyente no puede hacer frente a los gastos de vida ordinarios y necesarios (hardship ccs 24-32);
• Exceso parcial o total de la prescripción para el cobro del impuesto (cc 04 o 05);
• Imposibilidad de ponerse en contacto con un contribuyente aunque se conozca su dirección y no haya medios para exigir su cobro (cc 12);
• Una empresa no puede pagar los impuestos atrasados pero puede seguir al día (cc 13); o
• Una sociedad, organización exenta o sociedad de responsabilidad limitada (SRL) identificada como contribuyente responsable liquidada en quiebra (cc 07).

Un empleado del IRS está obligado a presentar un Formulario 668(Y)(c), Aviso de Gravamen de Impuestos Federales , y emitir la Carta 3172, Aviso de Presentación de Gravamen de Impuestos Federales y sus Derechos a una Audiencia bajo el IRC 6320 . Se emite un aviso de gravamen del impuesto federal (NFTL) sobre las cuentas reportadas por el CNC cuando el saldo agregado no pagado de las evaluaciones es igual o superior a 10.000 dólares. Se puede tomar la decisión de aplazar la presentación de un NFTL cuando el contribuyente pueda documentar que el NFTL dificultará el cobro. La decisión de aplazar la presentación de la NFTL debe formar parte de una resolución acordada de que el aplazamiento de la NFTL facilitará el cobro y redundará en beneficio del gobierno y del contribuyente (IRM §5.12.2.4(6)). Un ejemplo sería cuando un comerciante de valores o un socio de un bufete de abogados podría perder su empleo si se presenta un embargo de impuestos federales contra el individuo.

Si el profesional no puede convencer al empleado del IRS de que la presentación de un embargo de impuestos federales causaría una dificultad financiera, una alternativa sería presentar un Formulario 9423, Solicitud de Apelación de Cobro, o un Formulario 12153, Solicitud de Audiencia de Debido Proceso de Cobro o Equivalente, si corresponde.

Un caso que se cierra con una recomendación de CNC requiere la revisión y aprobación del gerente inmediato. A los gerentes interinos se les puede dar autoridad para aprobar y cerrar casos como CNC.

El IRS puede reportar cuentas como CNC cuando una corporación operativa, organización exenta o sociedad limitada no puede pagar sus impuestos atrasados y las acciones de ejecución no pueden ser tomadas porque el negocio no tiene cuentas por cobrar o capital en activos. Los contribuyentes deben remitir un estado financiero, el formulario 433-B, Collection Information Statement for Businesses, y se les puede pedir que verifiquen los activos, los gravámenes, los ingresos y los gastos. Los ingresos y los gastos deben verificarse con las declaraciones de impuestos, los extractos bancarios y otra información financiera. El análisis de los ingresos y gastos debe mostrar que el contribuyente puede pagar los depósitos de impuestos actuales pero no puede realizar los pagos de los impuestos atrasados (IRM §5.16.1.2.7).

Los negocios en funcionamiento colocados en la CNC estarán sujetos a un seguimiento obligatorio en un plazo de 18 a 24 meses. Si un negocio en funcionamiento incurre en pasivos posteriores mientras la cuenta está en CNC, el contribuyente debe ser investigado para verificar la condición financiera actual del contribuyente. El empleado del IRS está obligado a hacer una determinación de NFTL para el pasivo posterior. Si los pasivos adicionales no se resuelven, el IRS reactivará la cuenta CNC para la acción de cobro.

Ejemplo 1: Una iglesia debe impuestos sobre la nómina en mora de 250.000 dólares. Los activos están gravados con una hipoteca. Los estados financieros reflejan que la iglesia puede mantenerse al día con los depósitos de impuestos; sin embargo, no puede remitir los impuestos atrasados. La cuenta puede ser colocada en estado incobrable hasta que la situación financiera de la iglesia mejore. Si la iglesia no se mantiene en el cumplimiento de los impuestos, la cuenta puede salir del estado incobrable, y la acción de ejecución puede reanudar.

Una cuenta puede ser colocada en CNC si el contribuyente demuestra una dificultad financiera. Un código de cierre por dificultades financieras sólo puede utilizarse para personas físicas, empresas unipersonales, sociedades en las que un socio general es personalmente responsable de los impuestos de la sociedad, y LLC para las que un propietario individual se identifica como el contribuyente responsable (IRM §5.16.1.2.9). El empleado del IRS cerrará una cuenta de dificultad utilizando los códigos de cierre 24-32.

Una dificultad existe si un contribuyente no puede pagar los gastos básicos de vida razonables. Regs. Sec. 301.6343-1(b)(4) define la dificultad económica como el hecho de que el contribuyente «no pueda pagar sus gastos básicos de subsistencia razonables.» La determinación de una cantidad razonable para los gastos básicos de subsistencia la realiza el IRS y varía en función de las circunstancias de cada contribuyente. Dichas circunstancias, sin embargo, no incluyen el mantenimiento de un nivel de vida acomodado o lujoso (IRM §5.15.1.1(8)).

El IRS tiene en cuenta los ingresos y los gastos básicos de subsistencia del contribuyente para determinar si la reclamación por dificultades económicas debe ser aceptada. Los gastos básicos de manutención son aquellos que proporcionan la salud, el bienestar y la producción de ingresos del contribuyente y de su familia. Los importes de los gastos estándar nacionales y locales están diseñados para proporcionar precisión y coherencia en la determinación de los gastos básicos de subsistencia del contribuyente. Las normas nacionales y locales son directrices. Si el empleado del IRS que toma la decisión considera que una cantidad estándar es inadecuada para cubrir los gastos básicos de un contribuyente específico, puede permitir una desviación de las normas. El contribuyente está obligado a proporcionar una justificación razonable para la desviación (IRM §5.8.11.2.1).

El representante del contribuyente puede tener que abogar fuertemente en nombre del cliente para una desviación de las normas de recaudación porque los empleados del IRS normalmente no ejercen la discreción al aplicar las normas de recaudación. Los representantes pueden apelar la decisión de un funcionario de ingresos al gerente de grupo o al gerente territorial, si es necesario.

En su informe anual del 19 de noviembre de 2014, el Consejo Asesor del IRS declaró que muchos empleados de recaudación del IRS no ejercen la discreción al aplicar las normas. El informe declaró que «las normas de recaudación… no reconocen adecuadamente que algunos contribuyentes pueden necesitar mantener estándares profesionales más altos en su vestimenta, apariencia personal y vehículo, de modo que para la producción de ingresos, un agente inmobiliario, ejecutivo corporativo o médico puede tener diferentes «gastos necesarios» que un empleado que puede usar un uniforme proporcionado por el trabajo o conducir un vehículo proporcionado por la empresa.» El informe también afirmaba que las normas no tienen en cuenta la considerable variación de los gastos de manutención en las distintas comunidades.

Además de los gastos de manutención del contribuyente, hay que tener en cuenta otros factores que influyen en su situación económica:

• La edad del contribuyente y su situación laboral;
• El número, la edad y la salud de los dependientes del contribuyente;
• El coste de la vida en la zona en la que reside el contribuyente;
• Cualquier circunstancia extraordinaria, como gastos de educación especial, dificultades médicas o desastres naturales; y
• Si el contribuyente sufriría una pérdida económica si se viera obligado a mudarse.

Según la sección 5.16.1.2 del IRM.9(6), no se requiere la verificación de un estado financiero si el saldo agregado no pagado de la evaluación es inferior a 10.000 dólares en la actualidad, y existe al menos una de las siguientes condiciones:

• El contribuyente tiene una enfermedad terminal o facturas médicas excesivas;
• El contribuyente está encarcelado;
• La única fuente de ingresos del contribuyente es la Seguridad Social, la asistencia social o el desempleo; o
• El contribuyente está desempleado sin ninguna fuente de ingresos.

Para las cuentas en las que el saldo agregado no pagado de la evaluación es superior a 100.000 dólares, se requiere la siguiente verificación adicional en virtud de la sección 5.16.1.2.9(8) del IRM:

• Informe de crédito completo de las personas. El empleado del IRS debe solicitar al contribuyente una copia del informe crediticio antes de que el empleado del IRS ordene uno. Una investigación del IRS en el informe de crédito de un contribuyente afectará la puntuación de crédito del contribuyente. (No todos los empleados del IRS conocen esta nueva disposición del IRM.)
• Registros de vehículos motorizados.
• Comprobación de registros judiciales, en línea o en persona, para la propiedad de bienes inmuebles o personales.

Una buena noticia para los contribuyentes es que el art. 6343(e) requiere la liberación, tan pronto como sea posible, de un gravamen sobre los salarios cuando una cuenta se coloca en estado incobrable. La sección 5.11.2 de la IRM indica los pasos que deben seguirse para lograr la liberación oportuna. El personal del IRS debe revisar los historiales de los casos para asegurar que los embargos de salarios sean liberados antes de declarar una cuenta incobrable bajo los códigos de cierre por dificultades.

Cuando el IRS verifica una determinación de dificultad, no puede emitir o dejar en vigor un embargo para obligar a un contribuyente a presentar una declaración no presentada. Vinatieri, 133 T.C. 392 (2009), dice que el IRS debe liberar un embargo cuando existe una dificultad económica y el contribuyente tiene declaraciones de impuestos sin archivar. El caso analiza la Sec. 6343(a)(1)(D) relativa a las dificultades económicas y la Regs. Sec. 301.6343-1(b)(4), que requiere la liberación de un gravamen que crea una dificultad económica, independientemente del incumplimiento de los requisitos de presentación por parte del contribuyente.

Estrategia para el uso de los códigos de cierre por dificultades económicas 24-32

Los empleados del IRS suelen utilizar el código de cierre por dificultades económicas que más se acerque al total de gastos de manutención anuales del contribuyente permitidos según el formulario 433-A. El IRM discute los valores asociados con los códigos de cierre por dificultades económicas que corresponden al total de los gastos de subsistencia anuales permitidos del contribuyente. El empleado del IRS debe seleccionar un código que no sea inferior al total de gastos de manutención anuales del contribuyente. Cuando un contribuyente se encuentre en circunstancias inusuales, o cuando se justifique una desviación de las normas, el representante del contribuyente debe recordárselo al empleado del IRS y solicitar que se utilice un número de código superior. Los valores de los códigos de dificultad se muestran en el siguiente cuadro.

Las cuentas de dificultad se mantendrán en el CNC mientras el ingreso total positivo (TPI) se mantenga por debajo o igual al código de dificultad de cierre que se basa en el total de gastos de vida anuales permitidos del contribuyente. El TPI del contribuyente se revisa anualmente cuando el contribuyente presenta su declaración de la renta.

De acuerdo con la Sección 4.1.7 del IRM (Anexo 4.1.7-1(31)), el TPI incluye los valores positivos de los campos de ingresos que se indican a continuación (las pérdidas se tratan como cero).

• Salarios;
• Intereses;
• Dividendos;
• Otros ingresos;
• Distribuciones;
• Escala C (beneficios netos); y
• Escala F (beneficios netos).

  Ejemplo 2: Un contribuyente ha pasado por momentos difíciles pero espera recuperarse en breve. Los gastos anuales permitidos del contribuyente son de 62.000 dólares cuando la cuenta se coloca en el CNC. El código de cierre es el 30. La cuenta saldrá de la CNC automáticamente cuando el contribuyente presente una declaración con ingresos superiores a 68.000 dólares.La cuenta debe permanecer en la CNC mientras los ingresos no superen los 68.000 dólares.

Cuando un nuevo período impositivo vence después de la determinación inicial de la CNC, la nueva cuenta puede declararse como CNC sin más investigación si la determinación anterior de la CNC no tiene más de 12 meses de antigüedad (IRM §5.16.1.3.3). Se requiere una determinación NFTL según la sección 5.12.2.3.2 de la IRM.

Las siguientes excepciones requieren una nueva determinación de la CNC dentro del período de 12 meses:

• Impuestos del fondo fiduciario que requieren una determinación de la multa de recuperación del fondo fiduciario o que se devengaron después de la fecha de la determinación anterior de la CNC.
• Casos cerrados como CNC en la empresa en los que el contribuyente ha incurrido en obligaciones posteriores (IRM §5.16.1.2.7).
• Disposiciones concursales anteriores (cc 07).
• El contribuyente tiene un nuevo domicilio, y el expediente fue comunicado como CNC imposible de localizar o imposible de contactar.
• Cuando un expediente se cerró como archivado. «Archivado» significa que el caso fue cerrado por el empleado de Hacienda sin ser investigado.

La carta 4223 o LTR 4624C, Case Closed-Currently Not Collectible, será emitida al contribuyente cuando un caso sea cerrado como CNC debido a dificultades. La carta indica el tipo de impuesto y los períodos que se cierran temporalmente porque el gobierno determinó que el contribuyente no puede pagar. La carta indica que el gobierno puede reabrir el caso en el futuro si la condición financiera del contribuyente mejora. La carta indica que los intereses y las sanciones seguirán acumulándose. También recuerda al contribuyente que debe seguir cumpliendo con sus obligaciones fiscales y presentar y pagar los impuestos futuros. La situación de la CNC no hace que prescriba el plazo de 10 años de recaudación previsto en el artículo 6502(a).

El siguiente caso práctico muestra cómo una empresa de contadores públicos podría manejar la situación de un cliente para convencer al IRS de que resuelva un caso como CNC sin más acciones de cobro.

Ejemplo 3: S es anciano y no está en su mejor momento de salud. Debe a Hacienda más de 100.000 dólares en concepto de impuestos sobre la renta de las personas físicas, que se produjeron en 2008, 2009 y 2010, y de impuestos de recuperación de fondos fiduciarios que se produjeron en 2007. S no tiene activos sustanciales, salvo una cuenta corriente con 3.000 dólares y un vehículo con 80.000 millas. Los ingresos obtenidos en 2008, 2009 y 2010 se utilizaron para pagar sus gastos de vida ordinarios y necesarios. Su fuente de ingresos actual es la Seguridad Social, con 2.500 dólares al mes. Sus gastos mensuales permitidos son de 3.000 dólares al mes. Recibe aproximadamente 750 dólares al mes de sus hijos.

S recibió las notificaciones CP71A, Monto a pagar, con fecha 10 de noviembre de 2014, y CP504, Monto a pagar inmediatamente-Notificación de la intención de embargar (retener) su reembolso de impuestos estatales u otros bienes, con fecha 17 de noviembre de 2014. Los avisos indicaban únicamente la obligación del Formulario 1040. El 16 de marzo de 2015, S recibió el aviso CP91, Amount Due Immediately-Intent to Seize Up to 15% of Your Social Security Benefits, relacionado con la responsabilidad de los impuestos sobre la renta individual.

En respuesta a la situación de S, el 16 de diciembre su firma de contadores públicos envió la siguiente carta al centro de servicios del IRS que había emitido la Carta CP504:

Solicitamos que la cuenta se coloque en estado incobrable utilizando un código de cierre de 27. S se encuentra en dificultades financieras. Adjunto mi poder notarial, que me permitirá representar aS .

Recibimos los avisos CP504, con fecha 17/11/14, y CP71A, con fecha 10/11/14. Solicitamos respetuosamente que los 1040 de 2008, 2009 y 2010, junto con la Sanción Civil de 2007 sean puestos en estado incobrable. S no trabaja actualmente y tiene 88 años. S no se encuentra en su mejor momento de salud. La única fuente de ingresos de S son sus prestaciones de la Seguridad Social.

Se adjunta el formulario 433-A junto con una carta fechada el 1/12/14 del médico de S en la que se indica que S no se encuentra en su mejor momento de salud. Los gastos de manutención anuales permitidos de S son de 36.000 dólares. Esperamos que los gastos de manutención aumenten en 2015 debido al deterioro de la salud de S, mientras que sus ingresos futuros permanecerán estancados.

El 16 de marzo de 2015, la firma de contadores públicos recibió un Aviso CP91. La firma se puso en contacto con el centro de servicio del IRS el 16 de marzo de 2015 y pidió hablar con un gerente. Después de esperar más de una hora en espera, la firma fue informada de que un gerente no estaba disponible y que uno volvería a llamar a la firma dentro de dos días. La llamada nunca se produjo.

La empresa preparó y el 18 de marzo presentó por correo certificado el formulario 9423 al centro de servicios que había iniciado la notificación CP91, para detener la acción de cobro y poner la cuenta en estado incobrable. La siguiente carta acompañaba al formulario:

Adjuntamos el formulario 9423 «Solicitud de apelación de cobro», en respuesta al CP91, con fecha 16/3/15. Solicitamos respetuosamente que la cuenta sea puesta en estado incobrable. El 16 de marzo de 2015, hablamos con L, ID #1, y solicitamos que nos devolviera la llamada un gerente en relación con la notificación CP91, de fecha 16/3/15, que recibimos del Centro de Servicios. L nos informó de que recibiríamos la llamada de un gestor en el plazo de dos días, pero no recibimos la llamada, como se indica en la línea 15 del formulario 9423.

Un embargo de las prestaciones de la Seguridad Social de S causará una dificultad financiera.

Solicitamos respetuosamente que la cuenta se coloque en estado incobrable utilizando el código de cierre número 27. S se encuentra en dificultades financieras. S se encuentra en mal estado de salud y su única fuente de ingresos imponibles son las prestaciones de la Seguridad Social.

Escribimos al Centro de Servicios el 16/12/14, copia adjunta, y no recibimos respuesta. Adjuntamos el formulario 433-A junto con una carta del médico de S que se presentó en el Centro de Servicios el 16/12/14.

S se encuentra en dificultades económicas. Las prestaciones mensuales de la Seguridad Social de S son de 2.500 dólares, y sus gastos mensuales permitidos son de 3.000 dólares al mes.

Colaboradores

El autor Larry Wolfe trabaja en Larry J. Wolfe Ltd. Contadores Públicos Certificados en Skokie, Ill. La editora de la columna, Valrie Chambers, es profesora asociada de contabilidad en la Universidad de Stetson en Celebration, Florida. Para más información sobre esta columna, contacte con la profesora Chambers en [email protected].