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Cada día algunas situaciones requieren que pongamos nuestra firma autorizando negocios, transacciones bancarias, papeles de seguros, etc. Estos documentos, sellados con el sello del notario, son legalmente vinculantes y abarcan una gran variedad de temas y asuntos.
Para garantizar que la persona que presenta los documentos no está siendo obligada a realizar ningún trato, los documentos requieren la firma (y el sello) de un notario.
Vamos a profundizar en lo que es un notario, lo que conlleva, los tipos de notario y qué tipo de negocios requieren un notario.
Qué es un notario
Según el estado en el que resida, un notario es una persona íntegra que es designada por el estado para supervisar la firma de documentos oficiales. Están obligados a seguir un estricto conjunto de normas relativas a los procesos y procedimientos.
También deben mantener registros estrictos de cada transacción que supervisan. Estas reglas ayudan a mantener la honestidad y la integridad que conlleva el título de notario.
Este cargo es un encargo que debe renovarse cada dos años, ya que actúan como un ministro del estado y deben mantener la licencia activa.
Tipos de Notario
Muchos documentos pueden requerir de un notario. Echemos un vistazo a algunos de ellos aquí.
Certificación de copias
La certificación de copias se utiliza para ayudar a verificar que cualquier copia de un documento oficial del gobierno es, de hecho, sólo eso: una copia real. Los tipos más comunes de materiales que requieren copias son artículos que generalmente vienen con un sello en el documento original.
Todo, desde permisos de conducir, licencias de matrimonio, diplomas, tarjetas de la seguridad social, contratos de alquiler, registros médicos, títulos de vehículos, etc. El custodio del documento debe presentar el documento oficial al notario, que luego hace una fotocopia y pone su sello notarial en ella certificando que es una copia real.
Este servicio de certificación de copias parece un hecho cotidiano del que muchos se beneficiarían; sin embargo, sólo la mitad de los Estados permiten esta certificación notarial.
La certificación de firmas
Esta parte del proceso es el tipo más común de notarización. Este tipo de notario es donde el custodio del documento presentará al notario los documentos y una fotoidentificación antes de firmar.
Una vez que el notario ha verificado que la persona que presenta los documentos es quien dice ser, es testigo de que dicha persona pone su firma en el acta. Este documento requerirá entonces que el notario ponga sus sellos notariales, nombre y fecha en el documento también.
Otros tipos de notario pueden requerir un juramento recitado antes de la firma; sin embargo, cuando se trata de atestiguar la firma, este no es el caso.
Juramentos/Afirmaciones
Ligeramente diferentes de la atestiguación de firmas, los juramentos y las afirmaciones se utilizan en una situación en la que el custodio del documento está declarando legalmente que sus intenciones son verdaderas y honorables.
El tipo de situación más común que requeriría este tipo de notario es una boda.
Jurats
Muy similar a la firma de testigos, juramentos y afirmaciones, los Jurats combinan todo lo anterior en el momento de la firma. El custodio de los documentos presenta los documentos y la identificación, y una vez verificados por el notario, debe prestar juramento de que la información contenida en los documentos es exacta a su leal saber y entender.
Si, por cualquier razón, se descubre que los documentos contienen información falsa o que la firma es una falsificación, el custodio de los documentos puede encontrarse en una sala de justicia bajo pena de ley.
Parámetros de las notarizaciones
Como se ha dicho anteriormente, hay parámetros que un notario debe cumplir ya que son legalmente vinculantes.Cada notario se somete a pruebas para su licencia estatal, por lo que son plenamente conscientes de las ramificaciones legales de sus acciones.
Lo más común que ocurre cuando se descubre que un notario ha violado sus deberes es que puede ser multado o que se le retire la licencia. Sin embargo, debido a la naturaleza de los documentos que manejan muchos notarios, también podría haber consecuencias legales si se les acusa de intentar defraudar intencionadamente a otros.
No se le permite notar ningún documento para los miembros de la familia cuando usted está en una posición para recibir el beneficio del documento. Los miembros distantes de la familia donde usted no tiene ningún interés financiero están bien; sin embargo, si usted quiere permanecer por encima de la letra de la ley, entonces yo simplemente les señalaría a otro notario.
Mezclar los procesos de firma en los documentos de préstamo es un área que lo expone a la responsabilidad. Si un notario se equivoca en las firmas de un documento de préstamo, entonces esto podría significar un problema para el prestatario.
Errores comunes que cometen los notarios
Evite siempre tener prisa, ya que esto conduce a muchos errores. Aquí están algunos de los más comunes que ocurren durante la certificación notarial.
Su firma en los documentos no coincide con lo que está en su comisión notarial.
Tener la dirección equivocada en un documento.
La mayoría de los documentos notariales requieren que usted indique la ubicación donde usted certificó el documento.Si usted está en un apuro, entonces se corre el riesgo de poner en la dirección equivocada, y esto puede causar problemas en la línea.
Fechas incorrectas en los documentos
Todos lo hacemos de vez en cuando al escribir la fecha. Los números se mezclan en algún lugar entre nuestros cerebros y nuestras manos, y nos empujamos hacia atrás en el tiempo una semana/día/año. Esto sucede.
Sellar el papel de forma incorrecta
Sí, existe. Colocar el sello del notario al revés, en diagonal, tachar y sustituir la fecha de una comisión, etc. Todos estos son ejemplos de errores comunes que cometen los notarios al sellar un papel.
Consejos para notarios
Honestamente, una vez que usted tiene su comisión notarial, es un proceso bastante simple. No importa el tipo de notario que tenga delante, hay algunas cosas que puede hacer para asegurarse el éxito.
Mantenga la calma, lea con atención, no se precipite y esté preparado. Estos cuatro consejos son cruciales para asegurarte de que has cruzado las tes y puesto los puntos sobre las íes.
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