La División de Salarios y Horas del Departamento de Trabajo y la Ley de Normas Laborales Justas obligan a las empresas a mantener los registros de las nóminas y otra documentación de los empleados. El Servicio de Impuestos Internos también requiere que usted mantenga los registros de las nóminas de todos los empleados actuales durante un mínimo de seis años después de que el empleo termine. Los empleadores deben llevar un registro de la compensación y el tiempo libre.
¿Qué registros de cheques de pago están obligados a mantener los empleadores?
Normalmente, usted mantendrá la mayoría de los registros requeridos por la ley en el curso de sus negocios, por lo que el cumplimiento no debería requerir muchos pasos adicionales. Revise los registros que ya tiene para asegurarse de que está en línea con los requisitos del IRS y la FLSA.
Los registros se pueden mantener en cualquier forma, incluso electrónicamente. Para todos los empleados no exentos y los cubiertos por los requisitos de salario mínimo, necesitará:
- Información personal, incluyendo el nombre del empleado, la dirección de su casa, su ocupación, su sexo y la fecha de nacimiento si es menor de 19 años
- La hora y el día en que comienza su semana de trabajo
- El total de horas trabajadas cada día de trabajo y cada semana de trabajo
- El total de ganancias diarias o semanales a tiempo corrido
- .tiempo de trabajo
- Tasa de pago por hora regular para cualquier semana en que se trabajen horas extras
- Total de pago de horas extras para la semana de trabajo
- Salarios totales pagados cada período de pago
- Fecha de pago y período de pago cubierto.
Empleados no exentos
Los empleados no exentos deben cobrar al menos el salario mínimo y recibir horas extras por cualquier hora trabajada por encima de 40 a la semana. A partir del 30 de noviembre de 2016, un empleado podría estar exento si se le paga al menos 455 dólares a la semana en base al salario y si realiza ciertas funciones de trabajo. Estas funciones suelen ser administrativas, ejecutivas o de gestión.
La remuneración por tiempo completo es la que se gana durante las primeras 40 horas de una semana de trabajo.
Empleados exentos
Los registros requeridos para los empleados exentos difieren de los de los trabajadores no exentos, y se requiere información especial para los empleados domésticos, para los empleados que trabajan bajo arreglos de pago no comunes, para los empleados a los que se les proporciona alojamiento u otras instalaciones, y para los empleados que reciben educación de recuperación. Si alguno de sus trabajadores entra en estas categorías, consulte con un abogado.
Formularios que debe conservar
Además de los registros de los cheques de pago, debe mantener algunos otros documentos en el archivo de cada empleado.
- Una copia firmada de su formulario W-4 que muestra la retención federal. Los empleados pueden cambiar este formulario en cualquier momento, así que asegúrese de mantener el formulario más reciente en la parte superior.
- Una copia de cualquier formulario en el que el empleado haya autorizado deducciones de su salario, incluyendo beneficios y donaciones especiales como United Way u otras organizaciones benéficas.
- Una copia del formulario de solicitud original del empleado y cualquier documento de apoyo como un currículum o transcripciones.
- Registros sobre los cambios en los niveles de pago, incluyendo promociones o descensos, y las razones de estas acciones.
¿Cuál es la mejor manera de conservar los registros de los salarios?
Los registros de los cheques de pago, incluyendo los que documentan todas las horas, trabajadas, los cambios en la situación salarial y las tasas de pago deben guardarse en un archivo separado para cada empleado.
También debe mantener registros de todos los cambios realizados en la paga y los beneficios de los empleados, incluyendo los consentimientos de los empleados. Debe tener un consentimiento por escrito en el archivo para cualquier deducción de la paga de un empleado con la excepción de los impuestos FICA y los embargos.
¿Quién está autorizado a ver los registros de los empleados?
La mayoría de las empresas mantienen los registros de los empleados en un área restringida y permiten el acceso sólo a las personas que podrían necesitar revisarlos debido a su rango de empleo o posición. Designe qué empleados de la empresa pueden ver los registros de los empleados. El acceso suele estar restringido a los empleados del departamento de recursos humanos y a los gerentes y ejecutivos por encima de un determinado nivel.
Los registros de los empleados nunca deben ser retirados de la sala de registros. En una empresa muy pequeña, es posible que desee mantener estos registros en su oficina personal, o en la oficina de su contador si tiene su propio espacio segregado. A los empleados se les debe permitir ver sus propios registros, pero es posible que desee que alguien permanezca en la sala con el trabajador mientras está viendo su documentación.
Si tiene más de unos pocos empleados, es posible que desee establecer una política de acceso a los archivos de personal para que los empleados de recursos humanos sepan cómo responder a las solicitudes.
Los auditores federales y estatales podrían tener acceso a los expedientes de los empleados con fines de auditoría. Puede solicitar una orden judicial antes de permitir que un auditor acceda a los registros de los empleados.
Los abogados que representan a los empleados en los juicios podrían tener acceso en ciertos casos específicos. Un funcionario de alto nivel o el abogado de la empresa deben verificar la solicitud del abogado antes de permitir que se vean los registros, y también podría ser necesaria una orden judicial o una citación en este caso.