Controlar su inventario -ya sea que tenga una instalación o docenas- puede ser una tarea desalentadora. Con cientos y miles de productos que entran y salen de su establecimiento cada día, ¿cómo puede hacer un seguimiento de todo? La mejor solución es organizar su mercancía a través del seguimiento de lotes y números de serie para mantener el control de sus artículos agrupados e individualizados.
Con el software de gestión de inventario en la nube de Finale Inventory, puede supervisar cada activo y regular la gestión de su almacén. Nuestras soluciones flexibles, seguras y convenientes le ayudan a reconocer y eliminar los problemas dentro del proceso de fabricación mientras se mantiene organizado y en línea con varias regulaciones gubernamentales.
¿Qué es el seguimiento de lotes?
¿Qué es un lote? Los lotes -también llamados números de código, números de lote o códigos de lote- identifican un número determinado de productos en un único grupo que tienen propiedades comunes. Un elemento común en el seguimiento de lotes puede ser cualquier cosa, desde contener el mismo material hasta ser fabricado en el mismo lote. Existe una relación de uno a varios, ya que muchos productos pueden tener el mismo ID de lote.
Los números de lote combinan dígitos numéricos a un grupo de productos que tienen puntos en común, pero no hay una única forma de asignar las cifras. Por ejemplo, las empresas pueden asignar números a sus lotes de productos en función de la ubicación, la fecha de fabricación o la fecha de caducidad. Independientemente de cómo se establezca la secuencia de números, se trata de un identificador único que sólo se aplica a ese conjunto concreto de productos. Los productos individuales dentro del lote tendrán el mismo número de lote, pero no podrá utilizar el número de lote en ningún otro grupo.
El seguimiento de lotes le permite rastrear los productos de su empresa de principio a fin o a lo largo de cada paso del proceso. Desde las primeras fases de fabricación hasta su llegada al proveedor, al distribuidor y al cliente final, puede realizar un seguimiento de los productos a lo largo de todo su recorrido.
Los números de lote pueden ayudarle a realizar un seguimiento del control de calidad, de los informes, de las retiradas y de otra información como los fallos de producción. También le ayudan a rastrear qué clientes reciben determinados lotes de producto, así como la fecha de compra, la hora de recogida, las fechas de caducidad, las fechas de fabricación y la información del proveedor. Con la capacidad de recuperar detalles sobre cualquier grupo de productos a lo largo de la cadena de suministro, puede seguir cumpliendo con las normativas de la Administración de Alimentos y Medicamentos de Estados Unidos (FDA), la Agencia Canadiense de Inspección de Alimentos (CFIA) y la Organización Internacional de Normalización (ISO).
A menudo puede encontrar un número de lote de producción en el exterior del embalaje de un artículo, así como en sus registros y en el software de gestión de inventario de Finale Inventory.
Seguimiento del inventario de lotes
El seguimiento del inventario de lotes es la documentación de cómo entra y sale cada mercancía del inventario de su empresa. Puede clasificar los materiales que entran en sus instalaciones para ayudarle a fabricar un producto, así como los productos terminados que salen hacia un proveedor o distribuidor.
Cuando registra cada número de lote en su sistema de informes, le ayuda a ver las tendencias dentro de grupos específicos. También le ayuda a entender el flujo de producción y si ha generado beneficios o pérdidas. La detección de patrones comunes, como las devoluciones del mismo lote, puede indicar un defecto.
El software de gestión de inventarios es esencial si usted exige un soporte racionalizado porque es ideal para las empresas multicanal que trabajan con numerosos proveedores y fabricantes.
Puede entender la idea del seguimiento del inventario a través de tres conceptos:
- Códigos de barras:Un escáner de códigos de barras es una forma más precisa y eficiente de registrar sus existencias en comparación con las entradas manuales.
- Software de gestión de inventario: Es esencial asociarse con la solución de software adecuada que funcione con su escáner de códigos de barras y otras herramientas. El programa de gestión de inventario puede mantenerle al día sobre los lotes individuales y el inventario en su conjunto.
- Seguimiento de lotes: El seguimiento de lotes es un tipo de software hecho específicamente para rastrear los números de lote y de serie.
Cuando sabe dónde están los lotes de sus productos durante los procesos de fabricación y distribución, es más fácil manejar diferentes situaciones y le ayuda a entender varias tendencias.
Cuándo usar el seguimiento de inventario por lotes
Los códigos de lote son ideales para los lotes de productos que fabrica o recibe en grandes cantidades. Es fácil adjuntar el mismo número de código a un grupo de productos similares y almacenarlos juntos para facilitar su localización. El seguimiento del inventario por lotes es ideal para las empresas que trabajan con productos perecederos, lotes de tinte y artículos potencialmente dañinos. Otras industrias que se benefician del sistema son los sectores médico y farmacéutico, las fábricas de automóviles y los fabricantes de productos infantiles.
Puede confiar en el seguimiento de lotes para varios usos:
1. Producción de tejidos
Los hilos y los tejidos utilizan el seguimiento de lotes en forma de lotes de tinte. Un lote de tinte clasifica el hilo, el tejido o la ropa según su coloración durante el mismo proceso.
Sin embargo, el teñido de tejidos es un método que no puede garantizar siempre el mismo color cada vez. Las producciones de los mismos colores pueden dar lugar a tonalidades diferentes, incluso si proceden del mismo rollo de tela.
Este hecho es común cuando se mezcla un nuevo lote de tinte y tinta en un intento de recrear un color concreto. Factores como la temperatura y el tiempo de teñido pueden afectar a la tonalidad del mismo color entre varios lotes de tinte de un proceso que, por otra parte, está duplicado. Por ello, los fabricantes de tejidos asignan a cada lote un número de identificación único y lo estampan en la etiqueta antes del envío.
2. Distribución de fuegos artificiales
La Oficina de Alcohol, Tabaco, Armas de Fuego y Explosivos (ATF) exige a los importadores que identifiquen y lleven un registro de todos los fuegos artificiales importados para su distribución. Si un importador de fuegos artificiales introduce en Estados Unidos fuegos de exhibición, los productos deben tener un seguimiento del lote en forma de fecha y turno de fabricación.
3. Producción de alimentos y bebidas
Un fabricante de alimentos podría hacer 1.000 botellas de ketchup en un turno de ocho horas. Cada una de ellas tendría el mismo identificador de lote utilizado para rastrear la fecha de fabricación o la fecha de caducidad.
La leche utiliza el seguimiento de lotes en forma de «fecha de caducidad». Un lote de leche es un conjunto de envases individuales que poseen los mismos ingredientes y tienen una fecha de caducidad idéntica porque se produjeron juntos.
Los productores aplican la fecha de caducidad para hacer saber cuándo la leche tendrá su mejor sabor y cuándo las tiendas deben dejar de vender el cartón. Sin embargo, a menudo se puede beber la leche varios días después de su fecha de caducidad.
El uso del inventario de lotes es beneficioso para una serie de fabricantes. Las instancias internas, como los cumplimientos legales, las retiradas de productos y la garantía de calidad, también dependen del seguimiento del inventario:
- Normativa legal: La FDA y otras organizaciones exigen el seguimiento de lotes para alimentos, medicamentos, armas de fuego, fuegos artificiales y empresas minoristas. Investigue las leyes locales y estatales para asegurarse de que cumple con las diferentes normas de seguimiento de lotes.
- Retiradas de productos:Las retiradas de productos son típicas – a menudo no se pueden evitar. Si se produce una retirada de productos en sus instalaciones, puede aplicar fácilmente la retirada a los artículos con el mismo número de lote que el artículo defectuoso, en lugar de retirar todos los productos que haya fabricado.
- Garantía de calidad: La asignación de números de lote a los productos ayuda a su procedimiento de garantía de calidad. Si encuentra un artículo defectuoso al probar varios lotes, puede localizar su grupo y retirar esos productos de la línea si ninguno de ellos cumple las normas de su empresa. Es más fácil y más económico que retirar toda la línea de productos.
Cuándo no usar un número de lote
Si los productos que fabrica tienen una baja probabilidad de devoluciones por fallos de producción, los números de lote no son necesarios. Por ejemplo, no tendría sentido utilizar códigos de lote si almacena productos consumibles como papel higiénico, toallas de papel, bolígrafos y otros productos no perecederos.
¿Qué es el seguimiento de números de serie?
¿Qué es un número de serie? La numeración de serie es un conjunto de identificadores únicos asignados a artículos individuales dentro de un lote de productos. Puede tener un grupo de productos con el mismo número de lote, pero los números de serie los diferenciarán unos de otros. ¿Qué significa un número de serie en comparación con un código de lote? A diferencia de los códigos de lote, los números de serie tienen una relación de uno a uno, ya que un número único va a un solo producto. No puede existir ningún otro producto con el mismo número de serie.
¿Se pueden rastrear los números de serie?
El seguimiento del número de serie le permite rastrear cada artículo desde el momento de su fabricación hasta su entrega y venta. El número de identificación dado a un producto le permite seguir su historia. Este número ayuda a mantener los registros, la precisión y el cumplimiento, lo que es especialmente crucial para las industrias altamente reguladas que fabrican productos con variantes específicas.
Si se produce una variación durante la producción en uno de sus componentes, el número de serie del producto le ayudará a localizar el artículo concreto que tiene problemas. Esta forma de seguimiento también le permite ver lo que hay en stock e identificar los detalles de todo lo que entra y sale de sus instalaciones. Un número de serie proporciona toda la información sobre un artículo individual, como su tamaño, color, configuración, peso y docenas de otras especificaciones.
El seguimiento incluso le ayuda a ver qué productos son más populares que otros. Estas tendencias pueden ayudarle a almacenar y preparar futuras cantidades de fabricación. Los números de serie también reducen los errores de envío, lo que es especialmente crítico para las industrias médica y farmacéutica.
En Finale Inventory, nuestros sistemas de gestión de inventario en la nube pueden acomodar varios esquemas de códigos de serie para una multitud de negocios.
Cuándo usar un número de serie
Implementar una secuencia de números de serie dentro de su inventario es ideal cuando sus productos están en garantía o mantienen servicios de posventa. Si un artículo está defectuoso o se devuelve, dispondrá de datos precisos y completos para apoyar a sus clientes y consumidores.
Los números de serie no sirven para todos los productos porque el proceso lleva mucho tiempo. Tampoco tendría sentido utilizar los números de serie para los artículos alimentarios. En cambio, es útil cuando se fabrica tecnología como ordenadores portátiles, teléfonos móviles, auriculares y tabletas, así como automóviles y electrodomésticos. Dado que los consumidores suelen exigir asistencia con estos productos, se puede rastrear su mercancía específica para ofrecer un servicio excepcional:
1. Electrodomésticos
Los electrodomésticos tienen números de serie que permiten a los clientes encontrar la pieza de repuesto correcta introduciendo el número en el sitio del fabricante. Además, el número de serie permite a las empresas hacer un seguimiento de las reclamaciones de garantía para cada unidad específica.
2. Coches
Los coches tienen un seguimiento del número de serie en forma de número de identificación del vehículo (VIN). El VIN del coche identifica un vehículo específico donde no hay dos automóviles que puedan tener el mismo ID. Un VIN tiene un total de 17 números y letras que distinguen a cada automóvil. Se puede utilizar el VIN para rastrear las garantías, las retiradas, las matriculaciones, la cobertura del seguro e incluso los robos.
3. Electrónica
Un número de serie identifica los ordenadores, los teléfonos móviles y otros productos electrónicos. Buscar un número de serie específico en línea puede ayudar a los clientes a encontrar el software y la asistencia necesarios para mantener su equipo funcionando de forma óptima.
Las empresas suelen utilizar números de serie en productos en los que es crucial hacer un seguimiento de los problemas de garantía y servicio después de una venta. Puede consultar la garantía de un producto a través de su número de serie, lo que también asegurará que el producto que llega para una garantía o devolución es el mismo que usted vendió. Esta medida de seguridad evita el fraude.
La compatibilidad de los productos también se basa en los números de serie. Los códigos permiten investigar si un determinado producto es compatible con otro. Por ejemplo, algunas versiones actualizadas pueden tener más compatibilidades en comparación con las más antiguas.
¿Cómo ayudan los números de serie a la gestión del inventario?
Los números de serie crean una gestión del inventario más racional y accesible que ayuda a mejorar la visibilidad y a agrupar mejor los productos. Cuando usted puede ver cada artículo en su inventario a través del sistema de gestión, hace que la categorización sea más fácil. También ayuda a ver las similitudes entre las mercancías, así como el comportamiento de grupos particulares.
La gestión eficiente aumenta la productividad y el tiempo de actividad a través de una reducción en los tiempos de entrada de datos y menos errores de inventario. Los números de serie proporcionan información más precisa sobre las transferencias, las ventas y los pedidos, ya que cada mercancía se controla durante el proceso de fabricación, a menudo mediante códigos de barras. El seguimiento de los códigos de barras lee el número de serie de una mercancía, reduciendo o eliminando los errores de transcripción y comunicación al realizar el seguimiento de los productos para su fabricación, pedido o venta.
El seguimiento de cada producto es ideal cuando se necesita determinar qué artículo fue el causante de un percance. El sistema de seguimiento también ayuda a los proveedores a detectar problemas con sus componentes específicos para que puedan emitir una retirada de productos. Puede localizar rápidamente los productos defectuosos y cambiarlos por otros que funcionen.
Por medio de un control óptimo del inventario y de la calidad, los números de serie le ofrecen la ventaja de calcular el Índice de Rotación de Inventario de su fábrica, que muestra el número de veces que vende su inventario completo en un año. A partir de ahí, puede determinar cuánto debe pedir y almacenar sin pasarse ni quedarse corto en cantidades extremas.
Al utilizar la numeración de serie, puede conocer mejor los pormenores de todo su inventario. Los sistemas de gestión en la nube incluyen información vital que ayuda a planificar y ajustar sus líneas de producción. También tiene acceso a información histórica precisa sobre productos individuales para que pueda gestionar y prever mejor su inventario. En Finale, nuestra plataforma de gestión de inventarios cuenta con un rastreador de códigos de serie que puede asignar números únicos a los productos, lo que le permite buscar y clasificar cada artículo en stock.
¿Cuál es la diferencia entre lotes y números de serie?
Los fabricantes asignan un número de lote a un grupo de productos que tienen una propiedad común. Existe una relación de uno a varios, ya que varios productos pueden tener el mismo ID de lote.
Un número de serie es para un artículo individual. Estos tienen una relación de uno a uno – cada producto posee un conjunto único de dígitos. Los números de serie son como los números de la seguridad social en los Estados Unidos porque son precisos y distinguen productos similares.
Tanto los lotes como los números de serie se utilizan para la trazabilidad, así como para el seguimiento de los productos a lo largo de los procesos de recepción y venta. Le ahorran tiempo y dinero y le ofrecen muchas ventajas a la hora de realizar el seguimiento de sus mercancías.
Imagínese buscando en cajas o estanterías de productos un artículo concreto: podría tardar años. Pero si confía en el software de gestión de inventario de Finale Inventory, podrá encontrar lo que necesita en segundos. Nuestras soluciones le ayudan a controlar su stock para evitar el exceso o la falta de existencias.
¿Cómo se rastrean los números de serie y los lotes?
Aunque hay una gran diferencia entre los lotes y los números de serie, se utilizan herramientas y procesos similares para rastrearlos. Técnicamente se puede hacer un seguimiento de los números de serie y los lotes con lápiz y papel, pero la gran mayoría de las empresas emplean un software de gestión de inventario para hacer un seguimiento preciso de los números de serie y los lotes. No todo el software tiene capacidades de seguimiento de lotes y números de serie, por lo que es crucial encontrar estas respuestas al principio de su investigación inicial.
La complejidad del inventario surge cuando se necesita mantener un gran número de lotes o series. Finale Inventory facilita el seguimiento de la información por unidad de stock, desde la recepción o fabricación hasta el envío de los productos. Esta información se registra permanentemente en el sistema, lo que le permite acceder rápidamente a ella para obtener una trazabilidad completa.
Algunas normativas exigen que su empresa mantenga registros precisos de cada identificación de lote o número de serie único de compra y venta, especialmente en el caso de suministros médicos, fuegos artificiales, suministros químicos y productos farmacéuticos. Finale Inventory es todo lo que necesita para la documentación de cumplimiento normativo. Generamos una pista de auditoría completa de los cambios de existencias y hacemos un seguimiento preciso de cada lote o serie vendido, recibido, fabricado o devuelto.
Con los lotes y números de serie que consisten en una larga combinación de dígitos, hay una alta propensión al error humano durante el proceso de transcripción. Como resultado, la mayoría de las empresas aprovechan una solución de inventario con capacidad de escaneo de códigos de barras para eliminar el error humano y registrar el identificador con sólo escanear la etiqueta de código de barras.
Las etiquetas de código de barras deben utilizar una solución de escaneo. Muchos productos tienen el identificador del lote estampado o impreso y no tienen el código de barras del lote, por lo que es vital encontrar una solución de gestión de inventario que pueda imprimir etiquetas de código de barras.
Finale Inventory es una de las mejores empresas equipadas para imprimir etiquetas de código de barras. Hemos creado un sistema personalizable que tiene muchas posibilidades para la impresión de códigos de barras. No importa cómo quiera etiquetar el sistema de números de lote o serie, nuestro software puede diseñar categorías personalizadas que se ajusten a sus expectativas.
Gane una ventaja competitiva con Finale Inventory
Un software de gestión de inventario adecuado es esencial para el seguimiento de los números de lote y serie dentro de sus operaciones. Finale Inventory colabora con usted para crear soluciones que se ajusten a las necesidades de su empresa. Cuando esté listo, le asignaremos un gestor de relaciones con el cliente que le asesorará y formará con usted, además de personalizar su software. No exigimos compromisos a largo plazo: ofrecemos una prueba gratuita de 14 días a cualquier empresa que aún no haya probado nuestro software.
Compruebe nuestro sistema de gestión de inventario en la nube o póngase en contacto con nuestro excelente equipo de atención al cliente a través de nuestro chat en línea si tiene alguna pregunta. Nuestro sistema de gestión de inventario adaptable está aquí para apoyar su negocio en crecimiento.