Cuando lo habilita una organización que ha desplegado Office 365, Microsoft Flow proporciona a los usuarios finales la capacidad de crear flujos de trabajo automatizados entre aplicaciones y muchos servicios diferentes mediante conectores. Las aplicaciones de Microsoft y una lista cada vez mayor de servicios de terceros están disponibles para vincularse entre sí. Microsoft Flow permite a los empleados crear flujos de trabajo, desde los más sencillos hasta los más complejos, que pueden proporcionar eficiencia a las empresas en torno a sus necesidades de flujo de trabajo. Es una opción para el usuario final, que en la mayoría de los casos no requiere un desarrollador para los flujos de trabajo.
En esta entrada del blog voy a mostrar cómo se puede utilizar un simple Microsoft Flow para conectar un formulario de Microsoft que captura los datos y luego rellenar la información recogida en una lista de SharePoint. La lista de SharePoint en mi ejemplo es una lista que forma parte de un grupo de Office 365. Si no estás familiarizado con Microsoft Forms, es una aplicación muy fácil de usar que se incluye con tu suscripción a Office 365. Si está habilitada en tu organización, puedes crear fácilmente sondeos, encuestas y cuestionarios. Con las capacidades de ramificación, puede crear algunos formularios de recopilación de datos de aspecto muy profesional.
Microsoft Forms puede carecer de algunas características más avanzadas; SurveyMonkey o TypeForm proporcionan algunas características que puede encontrar útiles. Una cosa que es segura con Office 365, es el cambio. Estoy seguro de que veremos un aumento de las características de Forms en el futuro. Microsoft Flow tiene cientos de conectores, por lo que podrías conectar un formulario de SurveyMonkey o un TypeForm a tu lista de SharePoint si necesitas algunas de las características avanzadas ahora. Los formularios de ejemplo que muestro en este post, todos ellos se llenan en la misma lista de SharePoint.
A menudo destaco la importancia en torno a la gobernanza de los Grupos de Office 365 en las PYMES. Mientras que Office 365 es un conjunto de herramientas para la colaboración de los usuarios, una total libertad de acción y la capacidad general para la creación de grupos no es una mejor práctica.
En los ejemplos que estoy utilizando en este post, la historia de fondo es una solicitud de un Grupo de Office 365. El Formulario recoge información sobre la solicitud de Grupo, y el Flujo sacará los resultados y los almacenará en una lista de SharePoint que TI podría revisar y aprobar.
TIP: Recomiendo que seleccione usuarios específicos que puedan revisar, aprobar y luego crear un grupo solicitado. Microsoft proporciona algunos detalles sobre por qué puede querer controlar quién crea los Grupos de Office 365. Este artículo muestra cómo deshabilitar la capacidad predeterminada para que cualquier persona pueda crear un grupo de Office 365.
Paso 1: Crear su formulario de Microsoft
El vídeo que aparece a continuación, le guiará a través de un sencillo proceso de creación de un formulario de Microsoft. Los formularios deberán estar habilitados en su organización. Después de crear el De, podemos crear una lista de SharePoint que se alineará con los campos del formulario y en el Paso 3, conectaremos el Formulario a la Lista usando Microsoft Flow.
Este es mi Microsoft Form Embedded.
Un enlace a mi Microsoft Form de ejemplo.
Crear un Microsoft Form es bastante sencillo. Puedes añadir imágenes personalizadas y utilizar plantillas para tener un aspecto muy profesional. El siguiente formulario que ves a continuación es un TypeForm, también bastante fácil de crear. He incrustado una versión en esta página web. En los siguientes pasos, conectaré tanto el Microsoft Form como el TypeForm a una lista de SharePoint utilizando Microsoft Flow.
Un enlace a mi TypeForm de ejemplo.
Paso 2: Crear una Lista de SharePoint
Ahora que tienes tu Formulario listo, necesitas tener tu Lista de SharePoint preparada para capturar los datos que tu Microsoft Flow sincronizará con tu Lista desde tu Formulario. Como se ha señalado anteriormente en este post, voy a crear una lista que vive dentro de un sitio de grupo de Office 365 existente. En mi ejemplo aquí, voy a crear una nueva Lista y crear las Columnas que coinciden con los campos del Formulario.
Paso 3: Vincular un Formulario a la Lista de SharePoint
Ahora que tienes un Formulario de Microsoft, en mi caso un TypeForm también, y una lista de SharePoint en tu sitio de Grupo, puedes conectar los datos que se recogen en tus formularios y tirar de esos datos en tu Lista de SharePoint utilizando un Flujo de Microsoft.
Microsoft Forms y TypeForm, así como otros servicios de formularios, proporcionan algunas opciones para conectarse, ver e informar sobre los datos recogidos y normalmente permiten exportar esos datos a Excel. En este ejemplo estamos trasladando los datos recogidos en los campos de mi formulario a una lista de SharePoint para automatizar un proceso. Mi lista de SharePoint está funcionando como un volcado de datos de Excel para recoger los datos de las preguntas de los formularios. El poder de SharePoint es realmente lo que puedes hacer después de que los datos viven en la lista. No entro en detalles en este post, pero podría crear flujos adicionales que desencadenan después de los datos se rellena a la lista de SharePoint. Piense en el proceso de aprobación, o tal vez un elemento definido como urgente es empujado al canal de un equipo. Hay muchas opciones disponibles.
En el siguiente vídeo utilizaré Microsoft Flow. Por defecto Microsoft habilita Flow y PowerApps en los inquilinos de Office 365, el pensamiento es, si un usuario tiene acceso a crear una lista, por qué no proporcionarles un método para trabajar mejor con los datos de esa lista y un mejor medio para recoger y trabajar con sus datos de otras fuentes de datos.
Es posible que estas características hayan sido desactivadas para su organización. PowerApps es una herramienta para crear aplicaciones móviles y proporciona un medio para modificar sus formularios de SharePoint. Con PowerApps puede cambiar el aspecto y la sensación que experimentan los usuarios al añadir elementos directamente a una lista de SharePoint. PowerApps se considera un sustituto de los formularios InfoPath. Si tiene formularios InfoPath actuales que le gustaría convertir en PowerApps, le recomiendo que empiece por esta entrada del blog. No es necesario que utilices PowerApps, y en este post no lo estoy haciendo, pero si estás pensando de forma innovadora, podría haber beneficios o razones para aprovechar PowerApps para este o un flujo similar que construyas.
En estos tres pasos, recopilamos datos tanto de una app web de Microsoft 365 (Microsoft Forms) y no mostré, pero también me conecté a mi TypeForm, ese proceso fue el mismo, pero comenzó con un conector a TypeForm frente a Microsoft Forms. Creamos una lista básica de SharePoint en un sitio de Office 365 Group y utilizamos un Microsoft Flow tanto para recoger esos datos como para rellenar la información a la lista de SharePoint.
Microsoft Flow va a cambiar la forma en que los usuarios pueden automatizar su flujo de trabajo, de una forma sencilla y fácil. No es perfecto, por lo que me gustaría compartir Comentarios honestos con algunas limitaciones de Microsoft Flow. Flow junto con muchas de las herramientas de Office 365 sigue mejorando mensualmente. Si quieres convertirte en un Pro, asegúrate de monitorear la Comunidad de Microsoft Flow para obtener consejos.