Al elegir una nueva plataforma ERP, una empresa de fabricación está haciendo una inversión en un producto con un largo ciclo de vida. Aquí están los 6 mejores sistemas ERP de fabricación.
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Elegir un nuevo software para cualquier empresa puede ser difícil. Además del coste, los fundadores y los responsables de la toma de decisiones deben investigar la reputación del software, evaluar sus capacidades en una amplia gama de funcionalidades deseadas y elegir un software que satisfaga las necesidades de la empresa y que no requiera una enorme curva de aprendizaje para su personal.
También deben elegir entre las opciones basadas en la nube y las alojadas, y asegurarse de que compran un equilibrio de asientos con licencia para la combinación correcta de usuarios.
Para las grandes empresas, gran parte del trabajo de base puede ser realizado por el personal de TI interno, y el coste se reparte entre una gran base de productos para minimizar el impacto en la empresa. Pero para las pequeñas empresas manufactureras que tienen entre 10 y 200 empleados, estos retos se magnifican. Las empresas más pequeñas suelen estar en desventaja y es posible que no cuenten con profesionales de TI en plantilla. Además, los grandes desembolsos de capital para los nuevos sistemas pueden ser inviables para los pequeños fabricantes. Como resultado, el fundador o el responsable de la toma de decisiones corren el riesgo de elegir un sistema demasiado débil o demasiado fuerte, o uno que requiera una curva de aprendizaje tan profunda por parte del personal, ya sobrecargado, que la funcionalidad completa nunca puede ser realizada.
Si estos desafíos son reales para la selección de cualquier software crítico, es especialmente cierto cuando una empresa alcanza la escala y la complejidad y se encuentra en la necesidad de un sistema ERP robusto y de tamaño adecuado. Y si los desafíos existen para la selección de software crítico para un área funcional singular, entonces esos desafíos se multiplican para una decisión importante que involucra un sistema de software que conducirá la mayoría, y en algunos casos todas, las funciones centrales de la empresa durante muchos años.
Sistemas MRP y sistemas ERP
Para hacer la mejor elección entre las plataformas existentes, lo mejor es entender primero la diferencia entre un MRP y un ERP. Un MRP, o sistema de planificación de recursos de fabricación, es un sistema de control centrado en la producción que abarca la planificación de la producción, la programación y el inventario de componentes, materias primas y otras piezas o conjuntos necesarios para producir productos acabados. Específicamente, un sistema MRP asegura que el material y el equipo estén disponibles para la producción y permite la planificación de cualquier compra asociada.
Un ERP, o Sistema de Planificación de Recursos Empresariales, tiene todos los elementos de un MRP para la producción, el control de la planta de producción y las compras; pero también proporciona una gestión sistematizada y análisis de datos para las funciones financieras y de ventas, todo ello optimizado para un entorno de fabricación. Un sistema ERP incluirá la integración financiera de funciones como las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar, la gestión de retención de clientes (CRM), el control de activos fijos y otras funciones administrativas y financieras clave. Esto permite la integración y gestión de todas las funciones de la empresa y aprovecha la automatización y el análisis de datos en tiempo real para mejorar el rendimiento de la empresa.
Beneficios de los sistemas ERP para las pequeñas empresas
Hay muchos beneficios en la implementación de un sistema ERP para una pequeña empresa. Por un lado, la empresa puede necesitar reemplazar un sistema más antiguo o uno que fue gestionado manualmente y con mucha mano de obra en la historia temprana de la empresa. Muchas pequeñas empresas suelen utilizar sistemas improvisados o aplicaciones heredadas traídas por el personal de trabajos anteriores. Un sistema ERP puede reemplazar un sistema antiguo con mayor funcionalidad y análisis para permitir una gestión de materiales precisa y con las mejores prácticas en toda la empresa.
En segundo lugar, un sistema ERP puede eliminar la «fragmentación». La fragmentación se produce cuando una empresa utiliza numerosos sistemas de software de departamento a departamento para lograr el crecimiento inicial experimentado por la empresa. El problema surge cuando la empresa escala y cuando la oferta de productos y el volumen de fabricación empiezan a superar la combinación de las capacidades de los diferentes sistemas para proporcionar organización y control de los procesos de producción, así como de las funciones de back-office. En muchos casos, los sistemas de software fragmentados pueden no «hablar» entre sí, y los informes entre los sistemas pueden tener que ser reconciliados manualmente. A medida que aumenta el volumen de fabricación, un sistema ERP puede eliminar la fragmentación, integrando el material y los controles empresariales en una única plataforma con datos y análisis en tiempo real.
Por último, una empresa puede haber diversificado su línea de productos con iteraciones nuevas y más complejas que hacen explotar la lista de materiales asociada necesaria para producir. Esto empantana la planificación y las compras necesarias para alimentar la lista de materiales e introduce una ineficiencia en la operación que se extiende a todo el proceso de fabricación. Un sistema ERP puede procesar los datos y proporcionar una funcionalidad clara, organizada y automatizada para gestionar las funciones principales del negocio y operar la fabricación de manera eficiente y con el nivel adecuado de disponibilidad de materiales.
Los seis mejores sistemas ERP para la fabricación
Independientemente de la razón de una empresa para buscar un sistema ERP, hoy en día hay una variedad de opciones disponibles para casi cualquier industria y para empresas de diferente tamaño y complejidad. Los proveedores de ERP de nivel I, como SAP y Oracle, han prestado tradicionalmente sus servicios a empresas con ingresos superiores a los 200 millones de dólares, aunque SAP tiene ahora también una versión para pequeñas y medianas empresas. Los sistemas ERP de nivel II suelen dar servicio a empresas con ventas de entre 20 y 200 millones de dólares y menos de 100 usuarios. Y los sistemas ERP de nivel III suelen centrarse en empresas con menos de 40 millones de dólares y con entre 5 y 30 usuarios. Para ayudar a elegir el sistema ERP adecuado para un pequeño fabricante en crecimiento, he aquí un vistazo a los 6 principales proveedores de ERP de nivel II y nivel III disponibles hoy en día para los pequeños fabricantes.
Epicor
Este proveedor de nivel II ofrece a los fabricantes una plataforma para cualquier fabricante con más de 1 millón de dólares en ventas. También es flexible en el sentido de que la funcionalidad principal del ERP básico puede aumentarse mediante la compra de módulos adicionales a ‘la carta. Esto proporciona a las empresas la opción de comprar sólo lo que necesitan con la flexibilidad de añadir módulos adicionales más tarde. Epicor ofrece gestión de la producción, gestión de la cadena de suministro y programación, así como gestión financiera. La plataforma ofrece a los fabricantes la capacidad de utilizar el control del taller de fabricación a pedido, de configuración a pedido y de fabricación a existencias, y administrarlo todo dentro de la funcionalidad del software listo para usar. El sistema es fácil de personalizar y es escalable. También es compatible con todos los dispositivos móviles.
Epicor también ofrece algunos módulos que no suelen encontrarse en otros sistemas ERP. Cuenta con un sólido módulo de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y un módulo de gestión del rendimiento de la calidad (QPM). Estos módulos a menudo sólo se pueden obtener a través de ISVs (Independent Software Vendors) en plataformas de proveedores de la competencia. Y también tiene capacidades de comercio electrónico, una característica que no se encuentra en otras plataformas.
Algunas desventajas incluyen una queja común sobre la lentitud del soporte al cliente. También tiene una flexibilidad limitada en la facturación y las modificaciones de los pedidos y no se puede integrar con el correo electrónico y los calendarios. Tiene una funcionalidad de importación y exportación muy limitada, una rareza dado que la capacidad de importación/exportación de Microsoft está disponible en la mayoría de sus productos comunes. En el caso de Epicor, la importación/exportación sólo puede hacerse mediante la compra de un complemento ISV.
El sistema puede entregarse en las instalaciones, alojado o como una aplicación SaaS basada en la nube. Aunque Epicor no revela los precios, las estimaciones son de alrededor de 175 dólares por usuario al mes después de los costos de implementación.
Microsoft Dynamics NAV
Este proveedor de nivel II a menudo se incluye en el nivel I, ya que muchas empresas le están dando una mirada para su uso dentro de las empresas más grandes. Microsoft Dynamics NAV ofrece el reconocimiento del nombre de Microsoft junto con una sólida plataforma ERP que incluye operaciones, contabilidad financiera, gestión de proyectos y compras. También ofrece una opción de servicio de campo para las empresas que tienen extensas operaciones de técnicos de campo y desean integrar esas acciones en la plataforma de ERP gestionada.
Aunque NAV tiene una considerable funcionalidad básica fuera de la caja, puede requerir la utilización de ISVs para las necesidades específicas de programación del flujo de trabajo. Y para las empresas con procesos complejos, estos complementos ISV pueden añadir un coste considerable a la implementación. Sin embargo, es un producto fuerte debido a su perfecta integración y a su capacidad de personalización para cada cliente.
Los aspectos negativos incluyen las limitaciones de edición entre varios módulos y la integración irregular con algunas aplicaciones externas proporcionadas por los ISV. Y aunque se puede personalizar para muchos sectores, no se reconoce que sea excesivamente fácil de usar. La implementación del ERP NAV también requiere que las empresas que lo adopten se asocien con una empresa certificada de terceros para la programación y el despliegue. Esto añade costes y coloca a la empresa adoptante a un paso del proveedor real.
Microsoft Dynamics NAV se puede implementar tanto en las instalaciones como en una aplicación basada en la nube y se puede alojar en la propia plataforma en la nube de Microsoft. Microsoft Dynamics NAV puede adquirirse como pago único o como suscripción. El coste por usuario después de los costes de infraestructura e implementación es de 210 dólares por usuario al mes para todas las funciones con el plan Dynamics 365.
Rootstock
Otro proveedor de ERP de nivel II, Rootstock ofrece un sistema ERP construido para la fabricación. Está construido sobre la plataforma Salesforce, lo que le permite aprovechar las potentes opciones de la nube y la integración superior entre aplicaciones, un problema que a menudo afecta a otros sistemas. Rootstock ofrece programación de la producción y la capacidad, control de la planta de producción, inventario, compras y finanzas, como la mayoría de los sistemas ERP. Pero Rootstock también ofrece gestión de cambios de ingeniería, gestión de pedidos de venta, servicios y devoluciones y reparaciones. Esta selección más amplia de opciones puede utilizarse para añadir aplicaciones y soluciones desde el ecosistema de Salesforce para personalizar y enfocar las necesidades de sectores específicos.
Rootstock cuenta con módulos adicionales para CAD e ingeniería que permiten manejar diseños para funciones electrónicas, eléctricas y mecánicas. Las hojas de ruta de las órdenes de trabajo pueden modificarse sin interrumpir las hojas de ruta estándar, lo que ofrece a la dirección del taller la posibilidad de personalizar las órdenes de producción sin los dolores de cabeza que suelen acarrear las peticiones especiales y la producción personalizada. El sistema también cuenta con sólidas capacidades de cálculo de costes desde el nivel micro hasta el macro.
Algunos aspectos negativos de la plataforma son la lentitud de la asistencia al cliente y la escasa documentación de los productos. Las aplicaciones móviles, comunes a muchos competidores que ofrecen plataformas similares, sólo pueden obtenerse a través de un costoso complemento. Cabe destacar que faltan algunas funciones comunes dentro del módulo de finanzas, lo que pone en tela de juicio su fortaleza como ERP completo.
El sistema puede entregarse por web, SaaS o en la nube, aunque la nube, en este caso, tiene la ventaja debido a su asociación con Salesforce. Mientras que los precios comienzan en 75 dólares por usuario, el precio de los asientos de ERP de funcionalidad completa es de alrededor de 175 dólares por usuario por mes después de la implementación.
Syspro
El software de fabricación de Syspro ofrece funcionalidad de ERP que puede adaptarse a la escala de la empresa. Este proveedor de nivel III también ofrece un sistema modular y se pueden añadir módulos adicionales más adelante a medida que la empresa crece. Syspro cuenta con los elementos básicos comunes a los sistemas ERP pequeños, como el control de la planta de producción, el control del inventario y las funciones financieras. Syspro también tiene una fuerte funcionalidad de programación que le permite utilizar la programación de una sola restricción, así como de múltiples restricciones. Esto permite que el sistema realice un seguimiento de la mano de obra real frente a la estimada y gestione los materiales y los desechos del trabajo en curso. Se trata de una herramienta muy valiosa para los pequeños fabricantes, en los que los costes de material pueden tener un gran impacto en los beneficios. El sistema también dispone de Control de Cambios de Ingeniería (ECC) para que los usuarios puedan rastrear y gestionar los cambios en las versiones en producción.
La plataforma ha mejorado su interfaz de usuario y dispone de múltiples herramientas visuales para conectar los datos maestros en toda la empresa. También cuenta con un sistema unificado para la fabricación de modo mixto, otra consideración importante para los fabricantes más pequeños que buscan optimizar y seguir sus procesos de producción.
Por toda la sofisticación dentro de su funcionalidad principal de fabricación, hay algunos aspectos negativos relacionados con la presentación de informes y la gestión de datos. Los informes que vienen de fábrica no son útiles y hay que rehacerlos para que se adapten a cada empresa y hay limitaciones en cuanto a la personalización que se puede hacer. Además, los datos entre las áreas clave, como el inventario y las cuentas por cobrar, deben estar en el mismo periodo de costes para garantizar la precisión. Esto limita algunos análisis de datos y obliga a los usuarios a estar atentos cuando otros proveedores manejan el tema sin problemas.
Syspro está disponible a través de la nube como SaaS o en las instalaciones. Se vende principalmente a través de revendedores y el precio ronda los 199 dólares por usuario al mes después de los costes de instalación.
IQMS
Otro proveedor de nivel III, IQMS es un proveedor modular que ofrece a las empresas de fabricación la opción de añadir capacidades con modelos adicionales a medida que escalan. La funcionalidad principal incluye la planificación de la fabricación y de los recursos, la programación, la cadena de suministro, el CRM, las compras y la contabilidad.
Dos características fuertes del sistema ERP IQMS que no se ofrecen comúnmente entre los competidores proporcionan beneficios clave a los pequeños fabricantes. Estas dos características son el inventario gestionado por el proveedor (VMI) y el EDI integrado. El VMI permite al fabricante gestionar el inventario desde el punto de vista del cliente, lo que abre a la empresa a acuerdos de consignación y garantiza la capacidad de preparación de pedidos (JIT) al permitir la visibilidad en el almacén del proveedor. La función EDI integrada permite el desarrollo de una automatización perfecta de las compras desde el punto de pedido hasta la entrega de materias primas y componentes clave. Estas características hacen que IQMS sea una excelente opción para las empresas que intentan incorporar las mejores prácticas lean en sus operaciones a medida que escalan para optimizar sus procesos e incorporar lean en su cultura.
Entre los aspectos negativos están los limitados desgloses para el análisis del inventario, una deficiencia que parecería compensar algunos de los beneficios del VMI. También ha habido problemas con errores de software y funcionalidad limitada en módulos como el de tiempo y asistencia. Por último, el sistema no conecta las órdenes de trabajo con los pedidos de venta, lo que significa que la cadena de extremo a extremo no es perfecta.
El sistema está disponible a través de la nube o como SaaS en las instalaciones. El precio del ERP IQMS es notoriamente difícil de determinar. Sin embargo, los rangos de precios en línea han alcanzado hasta estimaciones de $45,000 USD para el costo anual y $3,000 USD por usuario al mes.
MRPeasy
Este proveedor de nivel III en la lista es también el de menor costo. La plataforma ERP de MRPeasy se construyó originalmente como un sistema MRP. Su funcionalidad principal incluía la fabricación, el control de la planta de producción, la planificación de materiales, el inventario, la gestión de pedidos de venta, la gestión de almacenes y la gestión de órdenes de trabajo. Pero a medida que la fuerza de su producto principal se hizo evidente, MRPeasy ha pasado a convertirse en un sistema ERP completo con el costo más bajo dentro del espacio Tier II y Tier III.
MRPeasy logra su transición a producto ERP completo de una manera muy inteligente. MRPeasy ha diseñado su nueva plataforma ERP para integrarse tanto con Xero como con QuickBooks. Ambos programas son utilizados ampliamente por las pequeñas y medianas empresas de todo el mundo como su software de contabilidad de elección. Al integrar su funcionalidad principal de MRP con QuickBooks y Xero, MRPeasy puede ofrecer una solución ERP totalmente funcional para pequeñas y medianas empresas de 10 a 200 empleados.
El sistema tampoco requiere instalación, ya que se basa exclusivamente en el navegador. También ofrece un profundo nivel de servicio e información en su página web en forma de manuales de usuario, preguntas frecuentes y otras herramientas diseñadas para agilizar la curva de aprendizaje necesaria para la implementación. La integración con Xero y QuickBooks confiere una credibilidad inmediata a las funciones financieras y contables gracias al reconocimiento y la reputación de su socio. También significa que MRPeasy podría saltar sobre el tipo de errores y fallos de desarrollo de software que otros proveedores encuentran al hacer la transición a una iteración de mayor funcionamiento. Al utilizar el sistema de Xero y QuickBooks, MRPeasy puede ofrecer con confianza esta funcionalidad porque ambas son ya una plataforma de contabilidad conocida y respetada. El sistema también funciona en dispositivos móviles, incluyendo Android e iOS. Como está basado en el navegador no hay mantenimiento y no se requieren actualizaciones.
Los aspectos negativos hasta ahora incluyen la «novedad» de la oferta de productos. Pero esto debe ser mitigado por la dependencia de la fuerza de las plataformas Xero y QuickBooks y permitir MRPeasy para innovar y mejorar su funcionalidad básica aún más y con menores costos de desarrollo. Como sistema basado en el navegador, hay algunos límites superiores dentro de los tres paquetes inferiores en áreas como el recuento de SKU, el total de listas de materiales permitidas, las líneas por orden de trabajo, etc. Estos límites aseguran la optimización de la capacidad del servidor. Sin embargo, el paquete Unlimited no limita los cálculos para ninguna funcionalidad.
MRPeasy está basado en el navegador. Y aunque hay paquetes Starter y Professional disponibles a 49 y 69 dólares por usuario al mes para los diez primeros usuarios respectivamente, la más popular es la versión Enterprise a 99 dólares por usuario al mes. Existe un nivel adicional Unlimited por 149 dólares por usuario al mes que tiene las mismas características que Enterprise pero con capacidad añadida de integración de la API. Y los precios de MRPeasy más allá de los primeros diez usuarios son muy reducidos, lo que significa que los usuarios adicionales a medida que una empresa escala hacen que el costo promedio por usuario se reduzca aún más.
Elegir el software correcto
Las implementaciones de ERP son estresantes, consumen mucho tiempo y son costosas. Al elegir una nueva plataforma ERP, una empresa manufacturera está haciendo una inversión en un producto con un largo ciclo de vida, posiblemente más largo que algunos equipos de producción. Si la elección y la selección son equilibradas, la empresa puede acumular beneficios en forma de mejora de la eficiencia y de los costes operativos. Si se elige el sistema incorrecto, la empresa puede hacer que los costes vayan en la otra dirección. Para las pequeñas y medianas empresas ese desembolso de capital puede ser especialmente crítico, ya que el coste por usuario es sólo una parte de la ecuación. A lo largo de la vida de un ERP, también entrarán en juego los costes adicionales en forma de formación, actualizaciones de software, mantenimiento, soporte y otros posibles campos minados de costes. Es imperativo que los propietarios y tomadores de decisiones encargados de la decisión de comprar un nuevo ERP lo hagan con un balance de costo, facilidad de uso, cambios en el ciclo de vida y especialmente, las necesidades únicas de su empresa dentro de su industria.
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