Una carta de acuse de recibo es tanto una herramienta de recepción como de relaciones públicas. Su objetivo es hacer saber al lector que los elementos solicitados en una comunicación previa, normalmente una consulta o una carta de pedido, han sido recibidos.
El alcance puede ser en realidad bastante breve, lo justo para completar un ciclo de comunicación empresarial. Confirmar el día en que llegó un artículo o expresar algún agradecimiento por haber satisfecho una solicitud puede ser todo lo necesario.
Recuerde, lo que cuenta es la intención. Una carta de acuse de recibo es una cortesía profesional que la gente de éxito extiende habitualmente en la construcción y el mantenimiento de relaciones comerciales productivas.
Identifique a su lector
Una carta de acuse de recibo debe dirigirse a una persona que requiere un recibo por un artículo enviado. Si no conoce el nombre del remitente, puede encontrarlo en el cierre de cortesía de una carta anterior; una consulta original o una carta de pedido, por ejemplo. Ese nombre debe figurar en el encabezamiento interior y en el saludo de su acuse de recibo. También debe incluirse en la línea superior de su sobre.
Recuerde que la gente hace negocios con las personas primero, los negocios después. Cuando se dirige a su lector por su nombre, reconoce su importancia y valor como ser humano individual.
Establezca su objetivo
El objetivo de una carta de acuse de recibo es hacer saber al lector que los elementos esperados han sido, de hecho, recibidos. Debe ser breve.
En el cuerpo, el escritor debe mencionar un punto específico, aclarando al lector que es una parte importante de su objetivo general, haciéndole saber que se espera una mayor discusión en su próxima reunión.
Determine su alcance
El alcance de una carta de acuse de recibo puede ser bastante breve, una o dos líneas, cuyo objetivo es notificar al lector que una solicitud ha sido satisfecha. Cuando se requiere un diálogo continuo, el alcance puede ampliarse para incluir nueva información.
En el cuerpo, la escritora debe proporcionar el nombre de su asistente, una segunda persona de contacto con la que puede hablar en caso de que ella no esté disponible para atender su llamada. Esto establece una línea de comunicación que indica su serio interés en explorar una nueva relación comercial.
Organice su carta
La organización de su carta de agradecimiento establecerá un orden lógico para presentar su información. Ya ha comenzado esta tarea estableciendo un objetivo y determinando su alcance. Remítase a ellos. Juntos incluyen gran parte del contenido que se convertirá en el cuerpo de su carta.
Un simple esquema le permitirá organizarse. Comience por crear una lista de puntos relevantes y colóquelos en el orden secuencial que mejor ayude a su lector. comprender su agradecimiento. Estos puntos se convertirán en la columna vertebral de su borrador; su esquema se convertirá en una lista de comprobación.
Redacte su carta
Trabajar a partir de un esquema es la forma más sencilla de redactar una carta de agradecimiento. Ya te has organizado creando una lista. Vuelve a ella y convierte cada fragmento en una frase completa que exprese un solo pensamiento o idea.
Para que tus pensamientos e ideas se transmitan de forma cohesionada, escribe con una voz que suene lo más natural posible. Intente escribir su borrador rápidamente y luego léalo en voz alta. Concéntrese en comunicar su objetivo al lector. Asegúrese de que el alcance de su carta contiene toda la información relevante incluida en su lista organizativa.
Tenga en cuenta que está escribiendo un borrador. Por el momento puede ignorar la ortografía, la gramática, la puntuación y la estructura de las frases y los párrafos. Esos son detalles técnicos a los que prestará atención en el paso final cuando revise y corrija su trabajo.
Cierre su carta
Una carta de agradecimiento debe cerrarse de manera profesional. Una vez que haya escrito el último párrafo, firme entre un cierre elogioso como «Sinceramente» o «Gracias» y su nombre impreso.
Si está escribiendo en relación con un deber oficial, coloque su título debajo del nombre impreso. La información adicional, como las observaciones al dictado, la notificación de los archivos adjuntos, los anexos y las copias enviadas a otras personas, debe colocarse debajo de la línea del título.
Revise y revise su carta de agradecimiento
Revisar y revisar su carta de agradecimiento es el último paso del proceso de redacción. En este paso revisará su borrador, asegurándose de que su objetivo es claro y su alcance es conciso. Ponte en el lugar del lector al examinar el borrador. Pregúntese, como el destinatario, si es capaz de comprender la solicitud rápidamente y si se ha incluido suficiente información para permitir una respuesta oportuna.
Busque primero los errores obvios. Compruebe la ortografía, la estructura de las frases y los errores gramaticales. Recuerde que la voz pasiva no es tan imponente como la activa. Quieres que tu carta tenga fuerza, así que escribe con una voz activa.
Lo importante es tener en cuenta la cohesión general de toda la unidad. Busca la precisión, la claridad y la sensación de exhaustividad. Pregúntese si las transiciones entre párrafos funcionan y si su punto de vista, tono y estilo son coherentes a lo largo del texto.
Examine cuidadosamente sus elecciones de palabras. Las palabras ambiguas provocan confusión. La jerga y los términos abstractos pueden no entenderse en absoluto y las afectaciones, los clichés y el lenguaje trillado no sirven para nada y oscurecerán su objetivo. Usted quiere ayudar a su lector a entender exactamente lo que quiere, así que elimine todo lo que no sea útil.
Y por último, si no ha escrito una apertura o una conclusión ahora es el momento. La introducción debe conducir al cuerpo de su carta con una declaración firme sobre el tema de su reconocimiento y suficiente información de apoyo para mantener al lector leyendo. Tus comentarios finales tienen que reiterar tu objetivo con una pregunta que llame a la acción.