Los retrasos en los pagos son un hecho común para las pequeñas empresas, pero a través de una gestión coherente de las cuentas por cobrar, puede convertir a todos sus clientes en pagadores fiables y puntuales. Además de ser organizado, la forma de redactar su carta de impago es el paso más importante para tener éxito. Como expertos en la gestión de cobros y en la gestión de cuentas por cobrar, estos son nuestros principales consejos:
Recordatorio activo
Aproximadamente entre 15 y 7 días antes del vencimiento del pago, envíe a su cliente un recordatorio amable y cortés. Enfoque este correo electrónico o carta como una «llamada de cortesía».
Comienza con «Para su comodidad» para indicar que no se trata de un correo electrónico molesto, sino simplemente de un gesto de ayuda. Todos sabemos lo ajetreada que puede ser la vida de las pequeñas empresas.
Mantenga el correo electrónico personal y amistoso, e incluya un enlace a la factura y a las opciones de pago.
Ejemplo de lenguaje:
Cariño Jan,
Para su comodidad, quería enviarle un rápido recordatorio de que el pago de la factura 453 está a punto de vencer (fecha).
Puede pagar a través de nuestro sitio web (enlace) o de PayPal (enlace).
¡Espero que tenga un maravilloso resto de la semana, y espero volver a hacer negocios con usted pronto!
Todo lo mejor,
Michael
Primera carta de vencimiento
El primer día de vencimiento de un pago, envíe su primer correo electrónico de cobro. Es importante que el cliente sepa que está al tanto de su morosidad y, en general, que está al tanto de sus cuentas por cobrar. Con el tiempo, esta política de acción inmediata enseñará a sus clientes a dar prioridad a sus facturas. La mayoría de los pagos atrasados se deben simplemente a la desorganización o a la preferencia por plazos de pago más largos, no a la mala intención. Por ello, su primera carta de impago debe ser firme, pero cordial. Utiliza un lenguaje más formal para dar a entender que tu intención es seria y evitar que la morosidad se convierta en una cuestión personal. Para evitar actitudes defensivas o tensiones, aborda el tema con delicadeza diciendo «su cuenta con nosotros aparece ahora como vencida». Asegúrate de incluir la factura a la que haces referencia, la fecha de vencimiento y un breve recordatorio sobre tu política de pagos. «Como sabe, nuestras condiciones de pago son de 30 días a partir de la fecha de la factura». La primera carta de vencimiento es el momento perfecto para sacar a relucir los gastos de demora que su empresa pueda aplicar al total. Incluya siempre opciones de pago en sus cartas de vencimiento para que se pueda actuar sobre ellas lo antes posible. Siga este recordatorio de pago con una llamada. Si es posible, grabe la conversación para mantener un registro preciso. Si no hay respuesta al primer correo electrónico, vuelva a enviarlo a los 45-50 días.
Ejemplo de lenguaje:
Cariño Jan,
Este es un amistoso recordatorio de pago, ya que su cuenta con nosotros aparece ahora como vencida.
Nos gustaría llamar su atención inmediatamente sobre la(s) siguiente(s) factura(s):
Número de factura Fecha de vencimiento Importe
Opciones de pago: nuestra página web (enlace) o PayPal (enlace)
Le agradeceríamos que nos informara del estado de este pago. Por favor, no dude en llamarnos si tiene alguna pregunta sobre el saldo adeudado en su cuenta.
Como sabe, nuestros plazos de pago son de 30 días a partir de la fecha de emisión de la factura y se aplica una tasa de retraso del 5% a su cuenta si el pago no se recibe en los 40 días siguientes a la fecha de emisión.
Muchas gracias por su atención a este asunto y su negocio continuado.
Sinceramente,
Michael
Carta de 60 días de retraso
Cuando una factura está entre 60-90 días de retraso, la probabilidad de éxito en el cobro puede caer dramáticamente. Es muy importante enviar una fuerte serie de correos electrónicos y hacer un seguimiento diligente con llamadas durante este período de tiempo. Una factura con más de 60 días de retraso es menos probable que se deba a una simple desorganización, es más probable que haya un problema subyacente. Es importante que esta carta de vencimiento sea firme, incluya palabras en negrita y un lenguaje formal. Incluya en el correo electrónico a otros empleados de la empresa, incluido el administrador de mayor rango del que pueda encontrar un correo electrónico. Considere también la posibilidad de enviar correos electrónicos individuales a otros miembros del departamento.
Su línea de asunto puede comenzar con «IMPORTANTE» o «Requiere atención inmediata» o «Se necesita una acción».
En lugar de adoptar el enfoque de «alerta», sea directo: «le escribimos para informarle de que su cuenta lleva ya 60 días de retraso». Incluya frases como «atención inmediata» o «asunto urgente».
Hágales saber que les llamará y continuará el proceso de seguimiento. Es útil recordarles que usted también es una empresa, así que incluya frases como «nuestras necesidades financieras trimestrales requieren que todas las cuentas se paguen en su totalidad». Recuérdele al cliente que, debido a la política de la empresa, no podrá seguir haciendo negocios con un cliente que esté actualmente en mora, o que tenga dos incidencias de más de 60 días de mora.
Dada la reducida probabilidad de éxito en el cobro después de 90 días, los correos electrónicos de seguimiento a su carta de 60 días de mora deben incluir ofertas para elaborar un plan de pago o para ayudarles a encontrar opciones de crédito a través de Fundera o Kabbage.
Ejemplo de lenguaje
NOTIFICACIÓN IMPORTANTE
Estimado Jan,
Esto es para informarle que su cuenta está ahora 60 días ATRASADA para la factura #345.
Este asunto requiere su atención inmediata. Por favor, remita el pago lo antes posible.
Factura # Fecha de vencimiento Importe + 5% de recargo por demora, fecha evaluada
Opciones de pago: nuestra página web (enlace) o PayPal (enlace)
Por favor, infórmenos sobre el estado actual de este pago. Si tiene alguna pregunta sobre esta factura o el saldo adeudado en su cuenta, llámenos inmediatamente.
Continuaremos contactando con usted para resolver este asunto.
Como se indica en el contrato, las condiciones de pago son netas 30. Por favor, tenga en cuenta que, de acuerdo con nuestra política comercial, no podemos seguir trabajando con un cliente que esté actualmente en mora, o que haya estado en mora más de 60 días en más de una ocasión.
Sinceramente,
Michael
Carta de 90 días de mora
Las facturas que están entre 90 y 120 días de mora son significativamente más difíciles de cobrar. Sus recordatorios de pago para las facturas de esta categoría deben ser bastante firmes, formales y utilizar tácticas para llamar su atención, como texto en negrita o fuentes ampliadas. Indique las consecuencias de sus acciones y sus numerosos intentos de ponerse en contacto. Incluya a otros empleados de la empresa en el correo electrónico, incluido el administrador de mayor rango del que pueda encontrar un correo electrónico.
Ejemplo de lenguaje:
REQUIERE ACCIÓN INMEDIATA
Señor Jan,
Esta es una carta importante y requiere su atención inmediata. A pesar de haberle enviado varios recordatorios, no hemos recibido ninguna respuesta suya sobre su cuenta gravemente atrasada. Creemos que le hemos dado tiempo suficiente y hemos sido más que pacientes con usted. Por lo tanto, creemos que no hay otro recurso que eliminar esta deuda de nuestros libros informando de ella como una «pérdida de deuda mala» a Hacienda a través de una presentación 1099-C. Usted puede evitar esto remitiendo el pago hoy por la cantidad total adeudada. Si no recibimos su pago dentro de los próximos cinco días, vamos a tener que tomar medidas.
Por favor, póngase en contacto con nosotros inmediatamente si desea establecer un plan de pago.
La siguiente factura (s) requiere su atención inmediata:
Factura # Fecha de vencimiento Importe + 5% Tasa de retraso, fecha evaluada
Opciones de pago: nuestro sitio web (enlace) o PayPal (enlace)
Como se indica en el contrato, las condiciones de pago son neto 30. Por favor, tenga en cuenta que, de acuerdo con nuestra política comercial, no podemos seguir trabajando con un cliente que esté actualmente en mora, o que haya estado en mora más de 60 días en más de una ocasión. Esperamos sinceramente que considere seriamente este asunto.
Sinceramente,
Michael
Carta final de morosidad
Para las facturas con más de 120 días de retraso, todavía hay alguna posibilidad de cobro y, por lo tanto, sigue mereciendo la pena enviar una comunicación adicional. Incluya las consecuencias de sus acciones (cancelaciones de deudas incobrables, calificación crediticia), así como un lenguaje que les haga saber que tomará las acciones apropiadas para informar de su grave morosidad: agencia de cobros y el BBB.
Use un lenguaje en negrita como «grave» y «moroso». Siga incluyendo a otros empleados de la empresa en los correos electrónicos.
Ejemplo de lenguaje:
NOTIFICACIÓN: SU CUENTA ES GRAVEMENTE MOROSA
Cuidado Jan,
Esta es una carta importante y requiere su atención inmediata. A pesar de haberle enviado varios recordatorios, no hemos recibido ninguna respuesta suya sobre su cuenta gravemente atrasada. Creemos que le hemos dado tiempo suficiente y hemos sido más que pacientes con usted. Por lo tanto:
-
Creemos que no hay otro recurso que poner su cuenta en manos de nuestra agencia de cobros.
-
Esta acción afectará a la calificación crediticia de su empresa.
-
También podemos informar de esto a Hacienda como «pérdida de deuda mala» con el formulario 1099-C si no se recibe el pago.
Por favor, póngase en contacto con nosotros inmediatamente si desea establecer un plan de pago.
La factura(s) siguiente(s) está(n) severamente vencida(s):
Factura # Fecha de vencimiento Importe + 5% Cargo por retraso, fecha evaluada
Opciones de pago: nuestro sitio web (enlace) o PayPal (enlace)
Como se indica en el contrato, las condiciones de pago son netas 30. Por favor, tenga en cuenta que, de acuerdo con nuestra política comercial, no podemos seguir trabajando con un cliente que esté actualmente en mora, o que haya estado en mora más de 60 días en más de una ocasión. Esperamos sinceramente que considere seriamente este asunto.
Sinceramente,
Michael
Puede utilizar nuestra herramienta de cobros para enviar automáticamente recordatorios de pago muy eficaces a sus clientes (el gestor de cobros FG).
Se hace un seguimiento de los correos electrónicos que envía en un historial de contactos con el cliente y se registran las llamadas telefónicas. Podrá ver si el cliente abrió o hizo clic en su correo electrónico. Los correos electrónicos en el FG Receivables Manager también tienen vistas detalladas de las facturas y la capacidad de recibir pagos.