Cómo programar su día para lograr una productividad óptima

Vea nuestra guía completa sobre cómo crear un horario para aprovechar al máximo sus días.

Todos tenemos las mismas veinticuatro horas cada día. Entonces, ¿por qué las personas con éxito consiguen hacer tanto en sus veinticuatro horas mientras que otras luchan por realizar las tareas de una lista básica de tareas pendientes?

Una respuesta es la gestión del tiempo. Muchas personas tienen problemas para utilizar su tiempo de forma eficiente a lo largo del día. Pero si ese es tu caso, no te preocupes. Si utilizas consejos de productividad y creas y te ciñes a un horario diario eficiente, podrás hacer más y mejor cada día.

Por qué es importante programar su día

Cómo programar su día

• Defina su porqué
• Establezca prioridades
• Estime cuánto tiempo le llevará una tarea
• Trabaje con más inteligencia, No más duro

Tipos de técnicas de programación

• Cree una rutina matutina productiva
• Evite el cambio de tareas
• Tareas por lotes
• Espere lo inesperado
• Aprovecha la tecnología
• Recuerda el papel
• Come la rana
• Evalúa y pivota

Por qué es importante programar tu día

El tiempo es un recurso finito para todos nosotros. Dejar su limitado número de días y horas al azar no es una gestión responsable de los recursos. En su lugar, utilice un horario y coseche las recompensas:

• Reduzca el tiempo perdido: A menos que ponga «Pasar 2 horas en las redes sociales y los videojuegos» en su horario diario, entonces el uso de su horario le impide perder el tiempo en cosas que no están en la agenda.
• Aumente la felicidad: Incluso la ciencia está de acuerdo. Seguir un horario le hace más feliz.
• Mejorar la productividad: Se hace más cuando se sigue un horario.
• Reducir el estrés: La programación crea más seguridad, lo que reduce el estrés, y eso mejora la salud. Todos salimos ganando.
• Facilita la colaboración: Siempre que trabaje con un equipo, un horario les mantiene a todos en la misma página, en el mismo lugar y al mismo tiempo.

Cómo programar su día

Está claro que programar su día es valioso. Sin embargo, no puedes limitarte a poner cosas en tu calendario de Cute Kittens y esperar tener una vida productiva.

En cambio, necesitas una estrategia para poder programar la productividad y realizar el trabajo importante de forma eficiente. Aquí hay algunos principios rectores para ayudarle a utilizar un horario para los días eficientes.

Afrontémoslo. No todo lo que hacemos en un día es divertido. Definitivamente hay tareas que simplemente no queremos hacer. Podemos confiar en las agallas y la determinación para seguir adelante, pero eso puede restar energía. En su lugar, encuentre la motivación interna definiendo su «por qué».

El «por qué» de cada persona es diferente, pero es el significado y el propósito que hay detrás de todo lo que hacemos. Este concepto fue popularizado por Simon Sinek en su libro Start With Why. Sinek demuestra que el «por qué» puede motivar realmente a las personas y a las empresas para alcanzar sus objetivos.

Tu por qué debe ser mayor que «Porque tengo que hacerlo» o «Porque alguien me lo dijo». Para un individuo, su razón podría ser proporcionar una vida segura y feliz a sus hijos. En el caso de las empresas, el motivo podría ser más bien «Ayudar a la gente a tener éxito».

Entonces, todo lo que haga como persona o como empresa debería estar al servicio de ese motivo.

Hay literalmente millones de formas en las que podría pasar cada día. Y no puedes hacer todo. Sin prioridades, puedes encontrarte gastando tiempo en tareas que no te llevan a ninguna parte. Y si eres líder o gerente de un equipo, querrás establecer prioridades para tu equipo para que ellos también sepan lo que es importante.

Así que tienes que averiguar qué es lo que realmente necesitas hacer para lograr tus objetivos al servicio de tu porqué. Primero, escribe todo lo que se te ocurra. A continuación, elimina todo lo que no esté relacionado con tu motivo. A continuación, pon tus prioridades en orden de importancia.

Tener una dirección para ir es tan importante como ir. Un viaje sin destino puede ser interesante, pero sin un destino en mente, quién sabe dónde acabará.

Una vez que haya averiguado lo que tiene que hacer, calcule cuánto tiempo le llevará. Y no estamos hablando de cuánto tiempo llevará en el país de la fantasía. Necesita saber cuánto tiempo le llevará realmente hacer la cosa.

Uno de los errores de programación más comunes que comete la gente es no estimar correctamente el tiempo que llevará una tarea o proyecto. «Si usted sobreestima o subestima el tiempo que realmente le tomará, es más probable que eche a perder toda su programación. Y lo que es peor, puede incumplir un plazo o perder un tiempo valioso para usted y para las partes interesadas clave, como los empleados y los clientes».

Así que tiene que ser realista consigo mismo y animar a su equipo a hacer lo mismo. Tómese una o dos semanas y haga un seguimiento de su tiempo. ¿Cuánto tiempo le lleva escribir 1.000 palabras o responder a los correos electrónicos? Así podrá planificar su horario de forma realista y mejorar sus posibilidades de éxito.

Tim Ferriss, autor de La semana laboral de 4 horas, ha dado en el clavo. En la era del ajetreo, a veces sentimos que tenemos que ir yendo todo el tiempo. ¿Pero qué pasaría si utilizáramos nuestro tiempo de forma que nos permitiera trabajar menos? Entonces también estaríamos en algo.

Ferriss aboga por una estrategia de trabajo más inteligente utilizando sistemas que hagan «imposible portarse mal». Así no tiene que depender del recurso finito de la fuerza de voluntad. Por lo tanto, establecer sistemas productivos es un paso clave para Ferriss.

Otras formas de trabajar de forma más inteligente implican identificar tus momentos más productivos del día y luego programar las tareas clave para ese período de tiempo. Para muchos de nosotros, los niveles de energía son más altos por la mañana. Sin embargo, si eres un verdadero búho nocturno, no dudes en aprovechar ese momento para hacer las cosas.

También tienes que ser estratégico. Sí, hay muchas formas de alcanzar tu objetivo. Cuando elijas qué camino tomar, ten en cuenta el riesgo-beneficio de lo que estás haciendo. Podrías llamar en frío a 100 personas y conseguir un sí. O podría llamar en frío a las diez personas adecuadas para obtener el mismo beneficio.

Tipos de técnicas de programación

No existe una solución única para crear la programación más productiva. Pero estas técnicas de programación pueden ayudarle en su camino.

Empiece bien el día con una rutina matutina que refuerce la productividad.

Según Hal Elrod, autor de The Miracle Morning (La mañana milagrosa), «La forma en que se despierta cada día y su rutina matutina (o la falta de ella) afecta de forma drástica a sus niveles de éxito en todas las áreas de su vida. Las mañanas enfocadas, productivas y exitosas generan días enfocados, productivos y exitosos».

Elrond dio un giro a su vida al despertarse a las 5 de la mañana para pasar tiempo en silencio, meditando, leyendo y haciendo ejercicio. Esto marcó el tono de sus días y fue capaz de salir de una deuda aplastante y alcanzar nuevos niveles de éxito.

Tu mañana perfecta puede ser diferente a la de Elrond, pero tiene sentido reservar un tiempo temprano cada día para determinar el curso del resto del día.

La multitarea puede parecer eficiente. Después de todo, estás haciendo más cosas a la vez, ¿verdad? No es así. De hecho, aunque estés haciendo más cosas a la vez, no estás realmente haciendo más cosas. De hecho, el verdadero coste de la multitarea puede suponer hasta un 40% de su productividad. Cada vez que pasas de una tarea a otra, tu cerebro tarda en cambiar. Además, las personas son más propensas a cometer errores cuando cambian de tarea. Y cuanto más compleja es la tarea, mayores son las pérdidas.

Así que tiene sentido hacer sólo una cosa a la vez. Esto le permite concentrarse realmente en lo que está haciendo. Entonces podrá hacerlo de forma más eficiente.

Cuando programe su día, evite cambiar de tarea si es posible. Date el tiempo suficiente para completar las tareas de una sola vez. Ah, ¿y cuando lo hagas? No compruebe su correo electrónico.

Hemos visto cómo el cambio de tareas puede afectar a la productividad. Sin embargo, todos tenemos más de una cosa que hacer en un día. Así que puede minimizar el efecto del cambio de tareas agrupando las tareas por lotes y utilizando la programación por bloques.

Puede definir las «tareas similares» de muchas maneras. Pero la clave es que las tareas deben tener una característica unificadora que las haga más eficientes cuando se hacen juntas. Piensa en hacer recados. Tiene más sentido ir a todas partes en una determinada ubicación geográfica.

De manera similar, puede agrupar las tareas en términos de la mentalidad necesaria para hacerlas. Por ejemplo, las tareas administrativas requieren un tipo de mentalidad, pero las tareas creativas, como escribir una entrada de blog o depurar código, requieren algo totalmente diferente. Pero si se agrupan las tareas por mentalidad, se puede reducir el impacto de cambiar totalmente de marcha.

Elon Musk es famoso por utilizar la agrupación de tareas para asegurarse de que tiene todo hecho para su negocio y seguir pasando tiempo con su familia. La agrupación de tareas es el proceso de programar tareas similares juntas para poder hacerlas más eficientemente.

No puedes predecir el futuro, pero puedes estar bastante seguro de que algo inesperado ocurrirá en algún momento. No sabes qué es ni cuándo vendrá, pero está ahí fuera. Y una agenda productiva lo tendrá en cuenta.

Probablemente te haya pasado. Has identificado tu por qué y has creado tus prioridades y tareas. Programaste las tareas clave en tu tiempo más productivo. Eras una estrella de la productividad.

Después, de repente, surge una emergencia. Dejas todo a un lado para abordar esta tarea urgente. Tu eficiente agenda muere de forma dolorosa.

Tampoco tiene por qué ser un proyecto urgente. Podría ser un niño enfermo que mantiene a un miembro del equipo en casa. Podría ser una emergencia meteorológica que mantenga a todos en casa. Podría ser un tiempo de inactividad inesperado del servidor que ralentiza el ritmo de todos. Las pequeñas cosas pueden acabar con la productividad con la misma eficacia que las grandes. Y, francamente, son más comunes.

Al igual que es una gestión inteligente del dinero tener un fondo de ahorro de emergencia, también debería tener un fondo de tiempo de emergencia. Por supuesto, no puedes acumular tiempo, pero puedes crear un colchón de tiempo en tu agenda. Así, cuando surja lo inesperado, estará preparado.

La tecnología es realmente buena para programar. Después de todo, en un nivel básico, un horario es sólo una hoja de cálculo. Pero la tecnología de programación puede ir mucho más allá de una simple cuadrícula.

Herramientas como el calendario de Google le ayudan a programar tareas recurrentes, a codificar las tareas por colores, a establecer recordatorios e incluso a compartir calendarios entre equipos. Todo esto aumenta la eficiencia de tu agenda. Además, evitan que te olvides de esa reunión con un cliente.

Sin embargo, también puedes hacer mucho más. Utilice una aplicación de iPhone para acceder a su calendario sobre la marcha. Elimine las llamadas telefónicas y los correos electrónicos para programar reuniones permitiendo que otros programen reuniones directamente en su calendario.

¡Las posibilidades son infinitas!

A pesar de lo buena que es la tecnología para mejorar su programación, no descarte el valor del papel en este mundo digital. Las agendas de papel, los bullet journals, las listas de tareas y otras herramientas analógicas pueden ser igual de útiles.

De hecho, el Lifeplanner de la líder del sector Erin Condren recibió el sello de aprobación de Good Housekeeping como herramienta de productividad. Y los sistemas de cuadernos como Ryder XXX Bullet Journal también están de moda como herramientas de productividad.

Por supuesto, no hay nada mejor que una buena y anticuada lista de tareas para mantener a las personas en el camino. Escribir las cosas te ahorra el trabajo de recordarlas. Y la recompensa de tachar cosas de la lista puede ser muy motivadora.

Según Mark Twain, «Si tu trabajo es comerte una rana, es mejor hacerlo a primera hora de la mañana. Y si tu trabajo es comerte dos ranas, es mejor que te comas la más grande primero».

Usando esta lógica, un método de programación es poner las tareas más difíciles y más importantes primero. Y si tiene más de una tarea de este tipo, debe hacer la más difícil antes que las más fáciles.

Para utilizar este método, debe ser capaz de identificar su prioridad clave para el día. En última instancia, la prioridad debe ser singular, ya que no podemos hacer dos cosas a la vez. (¡Véase Cambio de tareas!)

Las tareas más difíciles suelen ser las más propensas a la procrastinación. Después de todo, la mayoría de nosotros no quiere comerse una rana. Así que hacerlas a primera hora de la mañana evita que las postergues todo el día. Además, una vez hechas, tienes tiempo libre para hacer tareas más divertidas.

La programación de la productividad puede ser un objetivo móvil. Y es posible que tenga una programación perfecta, pero entonces tómese el tiempo para evaluar los resultados de sus esfuerzos. ¿Están siendo usted y su equipo personas verdaderamente productivas?

Aquí tiene algunas preguntas clave que debe hacerse a sí mismo y a su equipo para evaluar la eficacia de su programación:

• ¿Está cumpliendo los plazos?
• ¿Son correctas las estimaciones de tiempo?
• ¿Interfirieron los imprevistos en los plazos?
• ¿Se sintió bajo la presión del reloj?
• ¿Funcionó nuestro programa de reuniones?

Una vez que haya reunido los datos, podrá tomar decisiones informadas sobre el camino a seguir. El incumplimiento de los plazos puede indicar una mala presupuestación del tiempo, un problema que se resuelve fácilmente en el próximo mes, sprint o trimestre. Se pueden eliminar las reuniones innecesarias. Se puede añadir más relleno para acomodar los imprevistos.

Conclusión

Hay muchos trucos y herramientas para crear horarios productivos que realmente funcionan en el lugar de trabajo y en casa. Si no los está probando, puede estar tirando el dinero por la ventana. Y no se nos ocurre nada menos productivo que eso!

¿Cuáles son tus mejores consejos y rutinas de productividad?