Los proveedores son esenciales para casi todos los negocios. Sin materias primas para hacer lo que vendes o fabricantes que te proporcionen lo que revendes, te será difícil crecer. También hay muchos suministros y servicios que su empresa consume como parte de los gastos generales, desde clips hasta el acceso a Internet.
Los proveedores y vendedores -los términos se utilizan indistintamente aquí- pueden hacer mucho más que simplemente suministrarle los materiales y servicios que necesita para hacer negocios. También pueden ser importantes fuentes de información, ayudándole a evaluar el potencial de nuevos productos, a seguir las acciones de los competidores y a identificar oportunidades prometedoras. Los proveedores pueden convertirse en socios, ayudándole a reducir costes, mejorar el diseño de los productos e incluso financiar nuevos esfuerzos de marketing. Si no hace de la selección de buenos proveedores y vendedores una parte de su plan de crecimiento, es probable que se arrepienta.
Evaluación de sus proveedores y vendedores
Los proveedores pueden dividirse en cuatro categorías generales. Son:
- Fabricantes. La mayoría de los minoristas compran a través de vendedores de la empresa o de representantes independientes que manejan las mercancías de varias empresas diferentes. Los precios de estas fuentes suelen ser los más bajos, a menos que la ubicación del minorista haga que el transporte sea costoso.
- Distribuidores. También conocidos como mayoristas, corredores o intermediarios, los distribuidores compran en cantidad a varios fabricantes y almacenan la mercancía para venderla a los minoristas. Aunque sus precios son más altos que los de los fabricantes, pueden suministrar a los minoristas pequeños pedidos de diversos fabricantes. (Algunos fabricantes se niegan a atender pedidos pequeños.) Una factura de flete más baja y un tiempo de entrega rápido de un distribuidor cercano a menudo compensan el mayor coste por artículo.
- Artesanos independientes. La distribución exclusiva de creaciones únicas es ofrecida con frecuencia por artesanos independientes que venden a través de representantes o en ferias comerciales.
- Fuentes de importación. Muchos minoristas compran productos extranjeros a un importador nacional, que opera de forma muy parecida a un mayorista nacional. O, dependiendo de su familiaridad con las fuentes extranjeras, es posible que desee viajar al extranjero para comprar bienes.
¿Qué hace un buen proveedor?
Muchas empresas en crecimiento se centran en una característica de sus proveedores: el precio. Y el precio es ciertamente importante a la hora de seleccionar proveedores que le acompañen en el crecimiento de su negocio. Pero un proveedor es mucho más que una factura, y el coste de hacer negocios con un proveedor es mucho más que el importe de una orden de compra. Recuerde también que los proveedores están en el negocio para ganar dinero. Si se enfrenta a ellos en cada factura, les pide que reduzcan los precios de todo lo que le venden o no paga sus facturas puntualmente, no se sorprenda si dejan de llamarle.
Después del precio, la fiabilidad es probablemente el factor clave que hay que buscar en los proveedores. Los buenos proveedores enviarán el número correcto de artículos, según lo prometido, a tiempo para que lleguen en buen estado. A veces, la mayor fiabilidad se obtiene de un gran proveedor. Estas empresas tienen los recursos necesarios para dedicar a sistemas y fuentes de reserva de modo que, si algo va mal, puedan seguir cumpliendo con sus responsabilidades para con usted. Sin embargo, no hay que descuidar a los pequeños proveedores. Si usted es un cliente grande de una empresa pequeña, recibirá más atención y posiblemente mejor servicio y fiabilidad que si es un cliente pequeño de un proveedor grande. También debería considerar la posibilidad de dividir sus pedidos entre dos empresas más pequeñas. Esto puede proporcionarle un respaldo además de un perfil alto.
La estabilidad es otro indicador clave. Querrá contratar a proveedores que lleven mucho tiempo en el negocio y lo hayan hecho sin cambiar de empresa cada pocos años. Una empresa que cuente con altos ejecutivos de larga trayectoria es otra buena señal, y una sólida reputación con otros clientes es un indicador prometedor de que una empresa es estable. En lo que respecta a su propia experiencia, busque señales reveladoras de problemas con el proveedor, como envíos que llegan antes de lo que usted solicitó, lo que puede ser una señal de que el proveedor está escaso de pedidos y necesita acelerar la recepción de efectivo.
No olvide la ubicación. La mercancía pedida a un proveedor lejano puede tardar mucho tiempo en llegarle y generar rápidamente gastos de transporte adicionales. Averigüe cuánto tiempo tardará un envío en llegar a su muelle de carga. Si es probable que necesite algo rápido, un proveedor lejano podría suponer un verdadero problema. Asimismo, determine las políticas de flete del proveedor antes de realizar el pedido. Si pide una determinada cantidad, por ejemplo, puede obtener un envío gratuito. Tal vez pueda combinar dos o más pedidos en uno solo y ahorrar en el transporte. Mejor aún, busque un proveedor comparable más cerca de su casa para conservar el ahorro de costes y la flexibilidad en los pedidos.
Por último, hay una serie de rasgos que podrían denominarse generalmente como competencia. Querrá proveedores que puedan ofrecer los productos y servicios más recientes y avanzados. Tendrán que tener empleados bien formados para vender y atender sus productos. Deben ser capaces de ofrecerle una variedad de condiciones financieras atractivas en las compras. Y deben tener una actitud realista hacia usted, su cliente, de modo que estén dispuestos y deseosos de trabajar con usted para que ambos negocios crezcan.
Cambiando sus relaciones con los proveedores
Puede que no necesite encontrar nuevos proveedores para conseguir un nuevo trato. Por lo general, puede conseguir descuentos, obtener un mejor servicio y recibir otras características que necesita haciendo una petición a sus proveedores actuales, aunque puede que no sea tan sencillo como simplemente pedirlo. Estas son algunas de las opciones y estrategias de negociación para convertir a los proveedores mediocres en los mejores.
- Obtener descuentos. Si entra en unos grandes almacenes y compra un par de zapatos, pagará el mismo precio que cualquier otro comprador. Pero el comercio entre empresas es más complicado. Las empresas que venden a otras empresas suelen tener todo un abanico de tarifas que ofrecen descuentos del 50% o más en función de la cantidad comprada, las condiciones, la duración de la relación y otras consideraciones. Es posible que usted pueda ajustarse cómodamente a algunos de estos requisitos, lo que le permitirá obtener un precio más bajo. Para averiguarlo, pregunte por los descuentos y por lo que es necesario para obtenerlos. Es posible que pueda obtener desde un préstamo sin intereses en forma de crédito comercial hasta un importante descuento por pagar antes de tiempo.
- Mejorar el servicio. Es raro el empresario que sabe exactamente lo que ocurre en todas las partes de su empresa en todo momento o lo que ocurre con todos sus clientes. Probablemente usted no lo sepa, y tampoco debería suponer que sus proveedores lo saben. Si tiene un problema relacionado con el servicio de un proveedor, hágaselo saber a alguien. Si no queda satisfecho, suba por la cadena de mando hasta que consiga lo que quiere o esté lo más alto posible en la dirección. Lo más probable es que alguien se preocupe y tenga suficiente autoridad para remediar la situación. Sólo si pides un mejor servicio y no lo obtienes debes romper la relación.
- Una mejor relación. No todos los clientes quieren ser amigos de los proveedores, así que el hecho de que sus proveedores no se ofrezcan a colaborar con usted para mejorar la calidad, reducir los defectos y recortar los costes no significa necesariamente que no quieran hacerlo. Puede que tengan la impresión de que usted es el reticente. Así que si quiere una relación de trabajo más estrecha con los proveedores, hágaselo saber. También puede dejar caer que los que no quieren trabajar con usted pueden ver cómo se desvían algunos de sus pedidos a los que son más agradables. De cualquier manera, usted sabrá si es la reticencia de su proveedor, o su percepción de su reticencia, lo que se interpone en el camino.
Hacer un cambio
Tener menos proveedores suele ser mejor que tener muchos proveedores. Reducir el número de proveedores con los que trata reduce los costes administrativos de trabajar con muchos. Unas relaciones más estrechas con menos proveedores le permiten trabajar juntos para controlar los costes. Deshacerse de los proveedores problemáticos puede aumentar rápidamente la eficiencia de su personal de compras y administrativo. Entonces, ¿cómo decidir cuándo cambiar de proveedores? Estas son las áreas clave a tener en cuenta:
- Falta de fiabilidad. Cuando los envíos de un proveedor empiezan a llegar sistemáticamente tarde, incompletos, dañados o de forma incorrecta, es el momento de considerar la búsqueda de uno nuevo. Sin embargo, todas las empresas tienen problemas de vez en cuando, por lo que hay que investigar el asunto antes de abandonar al proveedor. Los proveedores pueden experimentar dificultades temporales como resultado de la implementación de una nueva línea de productos, un procedimiento de envío o un programa de formación. Si se queda con un proveedor durante un intervalo difícil, puede que se alegre de haberlo hecho. Puede que esté más dispuesto a acompañarle en una futura crisis de liquidez.
- Falta de competitividad en los costes. A veces los proveedores no cambian con sus industrias. Cuando los rivales de su proveedor empiezan a presentar ofertas para productos comparables que son más bajas que las de su actual proveedor, debe investigar. Señale el problema a su actual proveedor y pídale una explicación. Si no le gusta lo que oye, puede ser el momento de considerar la posibilidad de aceptar algunas de esas ofertas de los proveedores de la competencia.
- Insularidad. Algunos proveedores le permitirán visitar sus plantas, hablar con sus trabajadores, interrogar a sus directivos, obtener y entrevistar referencias, e incluso examinar sus estados financieros. Este es el tipo de proveedores que debe buscar. Cuanto más conozca a sus proveedores, mejor podrá evaluar si debe seguir haciendo negocios con ellos. Si le cierran las puertas, tal vez deba cortar con ellos.
- Costes extra de venta. La cifra que aparece en la parte inferior de la factura es sólo el principio del coste que supone tratar con los proveedores. Hay que invertir dinero de antemano para redactar las especificaciones, emitir solicitudes de propuestas, evaluarlas, comprobar las referencias y calificar a los proveedores. Hay que hacer el pedido, negociar las condiciones, inspeccionar la mercancía cuando llega y solucionar cualquier carencia, daño u otros errores. Por último, es posible que tenga que formar a los trabajadores para que utilicen los bienes recién llegados o comprar más equipos y material para utilizarlos. Aunque algunos de estos costes son inevitables, otros son atribuibles a los distintos proveedores. Si se están añadiendo demasiados costes a los precios de venta, busque otros proveedores.
Extraído de Growing Your Business