Si usted está planeando un evento, hay un paso que es esencial para hacer que ese evento suceda: crear el presupuesto del evento. Por suerte, es una acción que se repite, por lo que puede crear fácilmente un marco básico para su presupuesto, editarlo a lo largo del camino y utilizar herramientas que probablemente ya tiene para que se realice. Puede parecer desalentador y finito para crear un presupuesto de eventos, pero siempre y cuando usted hace uno que es realista y construye en el relleno en caso de emergencia, usted estará todo listo.
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- Utilizar hojas de cálculo – le recomendamos si usted va esta ruta para utilizar una hoja de Google, ya que es muy fácil para cualquier persona que necesita el acceso para ver una versión constantemente actual de su presupuesto.
- Potencialmente busque un software de presupuestación de eventos – Si está creando presupuestos que son muy complejos
- Agregar partidas para cada detalle
- Conozca sus plazos – cuando son los pagos son debidos (ser tarde podría incurrir en un costo extra)
- Agregar las cantidades esperadas y los costos reales para que pueda ver si usted está por encima del presupuesto
¿Qué está presupuestando?
El primer paso para crear el presupuesto de su evento es averiguar cada parte de su evento que podría incurrir en un coste. Al incluir cada parte del evento, usted puede obtener un presupuesto más preciso en comparación con uno que simplemente incluye las piezas más grandes de un evento. Este es un paso preliminar que puede continuar perfeccionando a lo largo del camino a medida que habla con los proveedores y obtiene una información más precisa de su presupuesto.
Las herramientas de presupuestación no tienen que ser lujosas – puede comenzar este paso tan rápidamente como abrir una hoja de Google vacía e introducir elementos de presupuesto, para ahorrar tiempo puede omitir la creación de su presupuesto de eventos desde cero y descargar nuestra hoja de cálculo de presupuesto de eventos en la parte inferior.
Si decide construir su propio comienzo mediante la creación de algunas columnas:
Item
Esto es para cada elemento individual en su presupuesto del evento. Al enumerar los elementos de su presupuesto para eventos, sea lo más específico posible. Desglosa cada uno de los artículos que vas a pagar. No agrupe los artículos. Por ejemplo, agrupar el alcohol y la comida puede parecer lógico, pero puede causar algunos problemas. Podría causar problemas si necesitas hacer cambios o recortar una partida más adelante en la planificación. Digamos que quieres añadir 100 dólares más a la partida de comida y alcohol. ¿A qué se destinaría ese dinero? La clave es ser lo más detallado posible al crear el presupuesto de su evento y mantener cada partida separada. Cuanto más detallado, mejor.
Descripción
¡Las descripciones son absolutamente necesarias para el presupuesto de su evento! Añade una descripción detallada del artículo que vas a necesitar para tu evento. Esta es una columna importante para incluir en el caso de que su presupuesto tenga que ser aprobado por alguien de su organización que puede no saber qué es cada partida. Si esa persona no está directamente implicada en la planificación, no sabrá si el artículo es esencial o no para la realización del evento. Si añade una descripción, podrá aclarar por qué se necesita y qué es imprescindible.
Cantidad necesaria
Las cantidades desempeñan un papel importante en la elaboración del presupuesto. Aumentar las cantidades puede agotar rápidamente su presupuesto. Por otro lado, eliminar las cantidades innecesarias de algo puede reponer rápidamente su presupuesto. Hacer un seguimiento de lo que cree que va a necesitar antes del evento, así como anotar las cantidades reales que utilizó, le ayudará a moldear el aspecto de sus futuros presupuestos para eventos.
Coste estimado
Si bien los costos van a variar, el simple hecho de conocer una cifra aproximada puede ayudarle a entender qué tipo de presupuesto necesita para su evento. En el siguiente paso, abordaremos cómo conseguir que el coste estimado se acerque lo máximo posible al coste real para conseguir un presupuesto preciso.
Coste real
Como su nombre indica, en esta columna se registrará el coste real del artículo. Este paso es crucial para que en futuras sesiones presupuestarias se entienda cómo aumentan (o disminuyen) los costes. Le servirá como referencia cuando planifique el evento en los años venideros.
Cómo investigar los costes del presupuesto del evento
Ahora que tiene los comienzos de un presupuesto para el evento, puede centrarse en acercar sus costes estimados a los costes reales. Investigar los precios le ayudará a hacerse una idea de cómo será su presupuesto real.
Investiga los eventos anteriores
Si ha organizado este evento anteriormente, puede mirar hacia atrás y ver la cantidad que se gastó en eventos anteriores. Mire las partidas que se utilizaron y el número de invitados que asistieron. Si espera que el evento se amplíe en el año en curso, es importante que todo sea proporcional en su presupuesto utilizando multiplicadores. Los datos históricos ayudarán a establecer un presupuesto de referencia.
Consulte a los proveedores
Puede ir un paso más allá obteniendo detalles del presupuesto directamente del sitio web de los proveedores o llamándolos. La mayoría de los vendedores son capaces de proporcionar cifras generales para darle una mejor idea del presupuesto que está buscando.
Llamar a los vendedores y proveedores para obtener precios no siempre es el proceso más rápido, pero puede ayudarle a obtener una estimación realista de los costes. Una vez que te hayas puesto en contacto con un proveedor, dale todos los detalles sobre las necesidades de tu evento y pídele el coste y lo que ese coste incluye. Es posible que haya costes que se hayan omitido, como propinas, tasas de servicio o impuestos. Asegúrese de que el proveedor le ofrece un desglose de costes lo más exhaustivo posible. Revisa cada partida de cada presupuesto de los proveedores y averigua qué proveedores serán los más adecuados para tu evento. Por supuesto, elige siempre al proveedor que se ajuste a tu visión y presupuesto y con el que te guste trabajar. No elija a alguien sólo porque es la oferta más baja.
Hora de ser realistas: estimar los costes
Ahora que tiene una idea general de lo que puede esperar en cuanto a costes, es el momento de calcular las partidas. Recorra el ciclo de vida de su evento: ¿cuáles son algunas de las cosas que podrían costarle dinero a lo largo del camino? No te limites a los gastos más importantes, como el lugar de celebración, la comida y la bebida, y los medios audiovisuales (aunque estos sí están en la lista). Hay que pensar en los gastos más pequeños, como los impuestos, las tasas, las propinas, el marketing y los viajes. Los pequeños costes pueden acabar devorando su presupuesto si no los tiene en cuenta desde el principio.
Aquí tiene algunas cosas que debe tener en cuenta para las partidas presupuestarias:
- Costes de viaje a su evento: ¿Existe un bloqueo de habitaciones para su evento? ¿Cuánto costará el viaje de todo el equipo? Y una vez allí, ¿será un viaje en taxi de 100 dólares hasta el lugar del evento? ¿Cuál es la dieta para las comidas de su equipo por día?
- Comida y bebida: ¿Existe un mínimo a pagar para contratar un determinado servicio de catering para su evento? ¿Cuáles son las tarifas de servicio y las propinas? ¿Su evento se adapta mejor a un bar con dinero en efectivo o a un bar con camarero? Si es así, ¿cuántas barras debería tener? (Consejo profesional: utilice una herramienta como el planificador de bolsillo de Social Tables para utilizar las cantidades aprobadas por el CIC para la comida y la bebida.
- AV: Eche un vistazo a su presupuesto de AV: ¿qué componentes necesita absolutamente frente a lo que es un «nice-to-have»? ¿Hay elementos del acuerdo audiovisual que podrían suponer un coste adicional, como tasas por daños o dietas? ¿Qué gastos audiovisuales hay que tener en cuenta? ¿Qué es lo que no hay que eliminar del presupuesto o lo que hay que prever siempre cuando se trata de necesidades audiovisuales? ¿Incluye su proveedor de servicios audiovisuales internos tarifas que debería tener en cuenta?
- Alquiler de espacios: ¿Qué consideraciones sobre el alquiler del local/espacio/coste oculto hay? ¿Podrían cobrarle a posteriori por daños en el espacio?
- ¿Podrían los diferentes espacios tener diferentes costes?
- Hoteles de lujo
- Salones de baile
- Salas pequeñas para reuniones
- Espacios para reuniones con paquetes de todo incluido con F&B, AV, wi-fi y apoyo in situ
- ¿Podrían los diferentes espacios tener diferentes costes?
- Marketing: ¿Qué costes de marketing del evento habrá? ¿Hay un presupuesto establecido para los anuncios de Facebook, el marketing tradicional, los regalos y los premios de los concursos?
- Producción de vídeo y fotografía: ¿Cómo cobrará su videógrafo o fotógrafo por capturar el evento? ¿Qué incluye? ¿Tiene usted acceso a los archivos en bruto o estrictamente al producto final? ¿Puede utilizar los productos para futuras promociones del evento?
- El coste de Internet: ¿Cuánto le costará obtener cobertura wifi adicional en su lugar de celebración frente a los espacios públicos?
No todas estas partidas encontrarán su camino en su presupuesto, pero vale la pena tenerlas en cuenta si planea una variedad de eventos.
¿Cuánto debe incluirse en un fondo para «días de lluvia»
- Asegure su presupuesto para cualquier coste inesperado (yo suelo incluir un 15% por si acaso)
- ¿Cuáles son los mayores costes variables?
- Tarifas de cancelación: a nadie le gusta cancelar un evento, pero si tiene que hacerlo, ¿cuál podría ser el coste potencial de la cancelación al final?
- ¡Los peores escenarios! Piense en las peores cosas que podrían suceder y planifique en consecuencia.
Los 10 mejores consejos para hacer un presupuesto
No posponga la creación de su presupuesto. Puede parecer una tarea desalentadora, pero es un primer paso vital en su viaje de planificación de eventos. Si no está seguro de cuándo debe hacerlo, consulte nuestra guía de calendario de eventos.
Defina el enfoque de su evento. ¿Quiere que la gente se vaya recordando el ambiente eléctrico, o quiere que se vayan recordando la deliciosa comida? ¿Cuál es su objetivo? ¿Por qué celebra el evento? Asigna los fondos en función de tus prioridades.
Cuantos más detalles añadas, más preciso será tu presupuesto. Ignorar un pequeño elemento puede suponer la diferencia entre estar por debajo o por encima del presupuesto.
Tenga en cuenta que a veces el coste de un elemento depende del coste de otro. Por ejemplo, los costes de los medios audiovisuales pueden variar en función del lugar de celebración que elija. Esto es especialmente cierto si su lugar de celebración requiere personal sindicalizado.
Explore todas las opciones de lugares de reunión. Algunos lugares más nuevos se están transformando en tiendas de eventos de una sola parada que ayudan a eliminar las idas y venidas en la búsqueda de múltiples proveedores de eventos. Estos nuevos lugares podrían ahorrarle una cantidad significativa de dinero a largo plazo. Por no hablar del tiempo. Sólo asegúrese de que este enfoque de talla única se ajusta a su visión para su evento.
No subestime un artículo para que su presupuesto se vea bonito. Subestimar algo puede parecer bueno en el papel (o en la pantalla), pero en última instancia conducirá a la pérdida de dinero cuando el evento se haga realidad.
Utilice su fondo para imprevistos sólo para emergencias. Puede ser tentador utilizar su red de seguridad para añadir alguna extravagancia a su menú o para añadir alguna decoración extra. Sin embargo, utilizar su fondo de reserva para frivolidades puede dejarle en apuros si se produce una verdadera catástrofe.
Investiga. Si dedicas tiempo a investigar los lugares de celebración, las empresas de catering y las compañías audiovisuales, puedes acabar ahorrando mucho dinero. Puede ser tedioso, pero encontrarás las mejores ofertas cuando compares todas tus opciones.
Asegúrate de que todo el mundo está de acuerdo. Después de crear su presupuesto, asegúrese de compartirlo con todos los involucrados en el evento. Puede que usted sepa cuánto quiere gastar, pero el resto de su equipo puede tener una idea diferente. Necesitas que todo el equipo esté de acuerdo.
No tenga miedo de gastar. No siempre tiene que ir con la opción más barata si tiene el dinero para ello. Sí, puede ser recompensado por mostrar a su jefe un recibo que está increíblemente por debajo del presupuesto, ¡pero la calidad de un artículo también es importante! Añadir un poco de dinero extra aquí y allá puede ser la diferencia entre un evento mediocre y una experiencia increíble. Invierte en proveedores que sabes que te ayudarán a elevar tu evento.
Gastar dinero puede ser una parte estresante de la planificación del evento. A nadie le gusta ver cómo su dinero duramente ganado sale volando de la cuenta bancaria. Sin embargo, este estrés puede aliviarse con la creación de una simple hoja de cálculo del presupuesto y haciendo los deberes. Sentarse a hacer números no sólo permite ver de dónde va y viene el dinero, sino que también te obliga a pensar en el enfoque de tu evento. Te ayudará a priorizar durante la planificación. ¿Hay que destinar más dinero a los medios audiovisuales? ¿Hay suficiente dinero para una buena comida?
Conclusión
Sin este elemento crítico, puede terminar sin estar preparado para su próximo evento. Sin embargo, siempre que siga los sencillos pasos anteriores y tenga en cuenta todos nuestros pequeños consejos y trucos, podría estar en camino de crear el mejor evento (más rentable) del año.