El almacenamiento en la nube pública ofrece a tu empresa la libertad de compartir, editar y colaborar en activos de trabajo en tiempo real, desde cualquier lugar. Y si pierde un dispositivo corporativo o su oficina queda sumergida por la inundación del siglo, todos sus datos están a salvo y seguros.
No es de extrañar que las empresas de todo el mundo estén incorporando el almacenamiento en la nube a su entorno de TI.
Aunque grandes empresas como Amazon, Google, Oracle y Microsoft han entrado en el mercado del almacenamiento en la nube para el almacenamiento de datos empresariales, muchas empresas necesitan soluciones de almacenamiento en la nube fiables y no dirigidas a los desarrolladores para la gestión de documentos y activos.
Si está considerando una solución para su empresa, probablemente se haya preguntado sobre la diferencia entre Box y Dropbox. A primera vista, parecen ofrecer una solución similar para los clientes empresariales: almacenamiento seguro en la nube con herramientas de colaboración y administración.
Si bien esto es cierto, hay algunas distinciones claras en el empaquetado, la funcionalidad y la experiencia del usuario que los diferencian.
Box frente a Dropbox es una de las comparaciones más comunes de almacenamiento en la nube para empresas, pero cada uno de estos proveedores tiene muchos competidores. Para ahorrar tiempo navegando por el panorama de las copias de seguridad y el almacenamiento en la nube, utilice nuestra Herramienta de selección de productos para obtener una lista de 5 recomendaciones basadas en sus necesidades. Haz clic en la imagen de abajo para empezar.
Antes de entrar en las características específicas, vamos a echar un vistazo a Box vs Dropbox desde una vista de 10.000 pies.
Box, Inc. ha perdido casi la mitad de su valor después de un máximo de 2018 de casi 4 mil millones de dólares. Actualmente está valorada en 2.400 millones de dólares. Su base de usuarios incluye 8 millones de usuarios en 95.000 empresas y el 70 por ciento de la lista Fortune 500.
Dropbox salió a bolsa en el segundo trimestre de 2018, y tiene un valor de 8.500 millones de dólares en noviembre de 2019. Su base de usuarios actual incluye más de 600 millones de usuarios registrados.
Ambos proveedores ofrecen múltiples planes para cuentas empresariales y personales. Pero es importante tener en cuenta cómo Box y Dropbox se posicionan de forma única en el mercado. No tendría mucho sentido que ofrecieran el mismo producto, dirigido al mismo cliente, a precios diferentes, y por eso no lo hacen.
Aunque Box ofrece dos planes de almacenamiento personal, su producto es ante todo una solución empresarial. En consecuencia, sus características y su experiencia de usuario se adaptan a las necesidades de los directores de informática y los departamentos de TI:
«Somos una empresa centrada al 100% en la empresa. Toda la tecnología que estamos construyendo se dirige a preguntar cómo podemos hacer que sea más fácil, o más escalable, o más simple, y simplemente una mejor manera para que las empresas compartan y gestionen y accedan a estos datos.» – Aaron Levie, CEO de Box
Dropbox, por otro lado, comenzó como un producto orientado al consumidor y poco a poco se abrió camino en el lugar de trabajo como una forma de TI consumista. En otras palabras: a la gente le gustaba Dropbox; la gente usaba Dropbox en el trabajo; los lugares de trabajo vieron los beneficios de Dropbox; los lugares de trabajo adoptaron Dropbox como una solución empresarial.
«Estamos resolviendo problemas realmente importantes para una gran parte del mundo, no sólo para Silicon Valley. Nuestros usuarios son trapecistas, entrenadores de fútbol de instituto… físicos que colaboran en todo el mundo». – Drew Houston, CEO de Dropbox
Estos diferentes enfoques de la gestión de archivos plantean retos únicos a cada proveedor.
Para Box, eso podría significar mejorar la experiencia del usuario a nivel individual, haciendo que su plataforma sea más fácil de usar y más fácil de administrar. Para Dropbox, podría significar proporcionar un control administrativo más profundo.
Vamos a echar un vistazo más de cerca.
Plataformas y precios
Lo primero que tendrás que considerar es el producto principal: ¿cuánto cuesta y qué obtienes por el dinero?
Box ofrece cuatro niveles de precios para las empresas. Su paquete Starter, dirigido a equipos de 3 a 10 personas, ofrece 100 GB de almacenamiento. El nivel Business -para equipos de tamaño medio con necesidades más avanzadas- proporciona almacenamiento ilimitado, el nivel Business Plus ofrece a los equipos administración y controles avanzados, y el nivel Enterprise añade algunas funciones avanzadas como el cumplimiento de la HIPAA, integraciones de software ilimitadas y marcas de agua en los documentos.
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Dropbox ofrece tres planes para empresas a partir de 5 usuarios: Dropbox para empresas en los planes Standard, Advanced y Enterprise. El plan Standard incluye la mayoría de las capacidades empresariales y 3 TB de almacenamiento. Los usuarios que deseen una administración más granular, controles de TI y de dominio deben actualizar a un plan superior.
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Seguridad y control administrativo
Box proporciona un conjunto completo de funciones de seguridad avanzadas, desde el cifrado de archivos hasta reglas de retención de datos personalizadas y gestión de la movilidad empresarial (EMM). Los administradores pueden decidir a qué usuarios se les concede acceso a archivos y carpetas y crear grupos de usuarios para facilitar su asignación. Hay siete niveles de control de acceso, que abordan el acceso, la vista previa, la edición y el uso compartido.
Los propios archivos están protegidos por TLS y el cifrado multicapa, el control de versiones de archivos y la caducidad, así como por políticas de seguridad de contenido personalizadas. Los usuarios también pueden aplicar contraseñas a los archivos confidenciales según sea necesario.
Características:
- Encriptación TLS y en reposo
- Bloqueo de archivos
- Autenticación de dos factores
- Inicio de sesión único a través de SAML 2.0 y ADFS 2
- Gestión de cuentas AD/LDAP
- Compartición segura
- Autoexpiración
- Residencia de datos en Box Zones
- Permisos granulares
- Reglas de retención de datos
- Control de seguridad móvil
- Gestión de cuentas y usuarios
- Estadísticas de acceso e informes
- Dropbox incluye la seguridad estándar para un servidor de nube pública, más que suficiente para que la empresa media proteja sus datos sensibles. Con Dropbox para empresas, obtendrás un cifrado AES de 256 bits (igual que el de Box), gestión de grupos y restricciones de uso compartido, y la posibilidad de borrar los datos de forma remota en caso de que una cuenta se vea comprometida o se produzca un cese hostil.
Los administradores pueden utilizar el panel de administración para realizar un seguimiento de las estadísticas de acceso de los usuarios y equipos, incluidos los inicios de sesión, los dispositivos y el uso compartido, así como para añadir y eliminar miembros del equipo. Dropbox for Business conserva los documentos eliminados durante 120 días, y se puede adquirir un historial de versiones ampliado como complemento.
Características:
- Cifrado AES y SSL de 256 bits
- Control de uso compartido
- Seguimiento de la actividad del usuario y del equipo (inicios de sesión, dispositivos,
- Directorio activo e integraciones de inicio de sesión único
- Borrado remoto de datos
- Gestión de usuarios
- Estadísticas de uso del equipo
- Recuperación de archivos
Colaboración
La colaboración es uno de los mayores puntos de venta del almacenamiento en la nube para una empresa, por lo que es importante considerar cómo una solución determinada ayudará a su equipo a trabajar juntos. Ambos proveedores ofrecen herramientas de colaboración que van más allá del intercambio básico de archivos.
Box y Dropbox obtienen buenos resultados en esta categoría. En primer lugar, ambos ofrecen opciones de uso compartido flexibles, como el uso compartido de enlaces, el uso compartido sólo por invitación y el uso compartido externo. En segundo lugar, ambos permiten a los equipos colaborar en tiempo real utilizando carpetas de equipo o de grupo. Los usuarios pueden comentar los archivos, trabajar directamente desde Outlook y acceder a su cuenta de almacenamiento a través de aplicaciones móviles nativas para la mayoría de los dispositivos. No sólo eso, sino que ambos proveedores tienen incorporada la recuperación de archivos y el control de versiones para evitar que los usuarios pierdan su trabajo.
Ambas plataformas se integran con Office 365, DocuSign y otras apps de contenido.
Gestión de proyectos y tareas
Obviamente, ninguno de estos productos está diseñado para ser una solución de gestión de proyectos en toda regla.
Pero pueden apoyar las estrategias de proyectos existentes, ayudando a sus equipos a gestionar el trabajo de una manera ordenada y repetible, especialmente los archivos y documentos directamente relacionados con el proyecto, como las solicitudes de propuestas, los presupuestos, los diagramas de Gantt, los activos de los medios de comunicación, etc.
Dropbox ha lanzado recientemente una herramienta de colaboración y gestión de proyectos, Paper, para ayudar a los equipos a reunirse en torno a los proyectos. Paper incluye funciones como calendarios, listas de control, listas de aprobación, mensajería, notificaciones y mucho más. Es un producto gratuito que se incluye en cualquier cuenta de Dropbox.
Con Box, puedes crear reglas de automatización del flujo de trabajo para gestionar archivos en función de condiciones preestablecidas. También puedes utilizar Box Relay, una herramienta de procesos automatizados que ayuda a las empresas a gestionar procesos de aprobación muy manuales y repetibles para la incorporación, la formación y mucho más.
Ni Dropbox ni Box ofrecen una solución de gestión de tareas sofisticada que pueda sustituir a una herramienta de gestión de proyectos o de asistencia técnica con muchas funciones como Jira. Pero las herramientas de gestión de tareas cubren los tipos de proyectos repetibles y con gran cantidad de documentos que los equipos de marketing, ventas y recursos humanos podrían gestionar.
Integración con aplicaciones empresariales de terceros
Casi todas las empresas tienen un sistema o conjunto de sistemas que apoyan sus operaciones comerciales principales. En ventas, puede ser una base de datos CRM. En el campo de la medicina, podría ser un sistema de HCE. Sea cual sea el caso, es crucial que sus herramientas de gestión de archivos se integren perfectamente con su software empresarial. Esto significa que debe poder cargar, descargar y sincronizar archivos directamente desde la aplicación.
¿Cómo se alinean Box y Dropbox con este estándar?
Para empezar, ambos se integran con Office 365 y Outlook. Esto es importante ya que 1 de cada 5 empleados corporativos utiliza Office 365.
Más allá de eso, cada plataforma utiliza APIs para integrarse con una variedad de aplicaciones de terceros. Dropbox denomina Extensiones a las conexiones preconstruidas, mientras que Box cataloga sus más de 1.400 conexiones nativas como apps.
La universalidad de Dropbox, en gran parte, puede atribuirse a su papel como app de consumo y empresarial. Box, por su parte, se centra principalmente en aplicaciones críticas para las empresas, como los CRM y las plataformas de marketing.
¿El veredicto?
Box y Dropbox ofrecen soluciones sólidas para el almacenamiento en la nube pública, que incluyen un intercambio de archivos versátil, acceso móvil y seguridad fiable. El «mejor» producto dependerá de tus prioridades y presupuesto. Si te sientes abrumado por el proceso de comparación, utiliza nuestra herramienta de selección de productos. Responda a algunas preguntas sobre sus necesidades y le enviaremos una breve lista de proveedores.