Es ist wichtig – und manchmal sogar gesetzlich vorgeschrieben -, ein Personal- (oder Mitarbeiter-) Ablagesystem einzurichten und zu verwalten. Es ist jedoch wichtig, daran zu denken, dass es nicht nur eine Akte pro Mitarbeiter gibt.
- Einige Personalakten werden verwendet, um Managern zu helfen, mitarbeiterbezogene Entscheidungen zu treffen.
- Andere Akten sind höchst vertraulich und können Informationen enthalten, die durch Datenschutzgesetze geschützt sind.
Deshalb kann ein Personalaktensystem kein Einheitsansatz sein, da es bestimmte Arten von Informationen über Mitarbeiter gibt, die sehr persönlich sind (z. B. medizinische Informationen), die in einem von dem für Personalentscheidungen getrennten System aufbewahrt werden sollten.
Ein weiterer Faktor bei der Entscheidung, welche Arten von Akten zu verwalten sind, ist die Größe des Unternehmens. So sind Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten möglicherweise nicht verpflichtet, eine bestimmte Art von Formularen zu führen, was bei Unternehmen mit 51 Beschäftigten der Fall ist.
Betrachten Sie also ein Personalablagesystem als mehrere Arten von Akten.
- Bestimmte Mitarbeiterakten enthalten Informationen, die durch Gesetze und Vorschriften geschützt sind, und die vertraulich behandelt werden müssen. Diese geschützten Informationen können nur von Mitarbeitern eingesehen werden, die aus bestimmten, von der Regierung genehmigten Gründen dazu berechtigt sind. Solche Akten können sich auf Sozialleistungen, Gehalt, Gesundheitszustand und rechtliche Fragen beziehen.
- Die andere Akte, die üblicherweise als allgemeine „Personalakte“ bezeichnet wird, enthält ausschließlich Informationen über die Arbeitsleistung des Mitarbeiters, die vom Aufsichtspersonal des Mitarbeiters eingesehen werden können.
Warum überhaupt Akten führen?
Es gibt mehrere grundsätzliche Gründe für das Führen von Akten über jeden Mitarbeiter:
- Sie helfen bei Entscheidungen über Beförderungen oder Entlassungen
- Sie bieten ein Mittel, um Aktivitäten im Zusammenhang mit Dingen wie Ausbildung, Urlaub, Auszeichnungen, Konflikten zu verfolgen
- Sie sind notwendig, um verschiedene lokale, staatliche und bundesstaatliche Gesetze und Vorschriften einzuhalten
- Sie bieten Aufzeichnungen über Aktivitäten, Gespräche, Beurteilungen usw., die wichtig sein können, um die potenzielle Haftung im Falle der Entlassung eines Mitarbeiters zu verringern
Was bleibt und was geht?
Das Folgende sollte in eine grundlegende Beschäftigungsakte aufgenommen werden und was nicht.
Sollte enthalten sein
Stellenbeschreibung (gegenwärtige, frühere Positionen)
Lebenslauf
Aufzeichnungen über Stellenangebote, Beförderung, Herabstufung, Versetzung, Entlassung, Lohnsätze und andere Formen der Vergütung, sowie Aufzeichnungen über Aus- und Weiterbildung
Aufzeichnungen über andere Beschäftigungspraktiken (einschließlich Bestätigungen und Vereinbarungen)
Anerkennungsschreiben
Disziplinarische Mitteilungen oder Dokumente
Leistungsbeurteilungen und Zielvereinbarungsaufzeichnungen
Aufzeichnungen über Kündigungen
Bewerbung um eine Stelle
Orientierungs-Checkliste
Kontaktinformationen für Notfälle
Aufenthaltsgenehmigung für Mitarbeiter
Bescheinigung W-4
Bundeslandspezifische Bescheinigung über die Einbehaltung von Arbeitnehmern, falls zutreffend
Kopie des Führerscheins, falls für die Stelle erforderlich
Unterschriebener Erhalt des Mitarbeiterhandbuchs und der Willenserklärung
Formular zur Änderung der persönlichen Daten
Leistungsbeurteilungen
Formulare zur Änderung der Position/des Tarifs
Aufzeichnung von Disziplinarmaßnahmen (mündliche und schriftliche Verwarnungen), (falls zutreffend)
Abwesenheitsnachweis
Freistellungsanträge
Schulungsanträge
Schulungsnachweis
Zertifizierungs- und/oder Lizenznachweis (falls zutreffend)
Anträge auf Überprüfung der Personalakte
Entlassungserklärung
Sollte NICHT in eine Grundbeschäftigungsakte aufgenommen werden
| Pro Mitarbeiter sollte es eine Akte geben. Mischen Sie NICHT die Dokumente der Lohn- und Gehaltsabrechnung für mehr als einen Arbeitnehmer in einer gemeinsamen Akte.
| Die folgenden Dokumente gehören in eine separate Akte und sollten für Vorgesetzte, die Informationen über die Arbeitsleistung des Arbeitnehmers suchen, NICHT zugänglich sein. Die in diesen Dokumenten enthaltenen Informationen sind durch Datenschutzgesetze geschützt und gehören zu anderen geschützten, vertraulichen Unterlagen.
EEO/Aufforderung zur Selbstauskunft über Behinderungen oder Veteranenstatus.
Vermerke über Vorstellungsgespräche und Ergebnisse von Einstellungstests.
Referenz-/Hintergrundüberprüfungen.
Ergebnisse von Drogentests.
Einwanderungsformulare (I-9).
Medizinische/Versicherungsunterlagen (medizinische Fragebögen, Formulare für die Anmeldung von Leistungen und Leistungsanträge, ärztliche Notizen, Anträge auf Unterbringung und Unterlagen über Abwesenheit).
Unterhaltszahlungen für Kinder.
Unterlagen für Rechtsstreitigkeiten.
Ausgleichsansprüche von Arbeitnehmern.
Untersuchungsunterlagen. (Nur relevante Disziplinarmaßnahmen, Beratungsgespräche oder andere direkte Mitteilungen werden in die Personalakte des Mitarbeiters aufgenommen.)
Anträge auf Beschäftigung/Gehaltsabrechnung.
Akte über Sozialleistungen (vertraulich)
( | Pro Mitarbeiter sollte es eine Akte geben. Mischen Sie NICHT die Leistungsdokumente für mehr als einen Mitarbeiter zu einer gemeinsamen Datei zusammen.)
Ablehnungsformular für Leistungen
Anmeldeformulare für Kranken-, Zahn-, Sehkraft- und/oder Apothekenversicherungen
Anmeldeformulare für andere Versicherungen (Lebensversicherung, STD, LTD usw.)
Formulare für flexible Ausgaben
Wahlformular/Vereinbarung über Gehaltskürzungen
Anmeldeformular für direkte Einzahlungen
Forderungen
Anmeldeformular, Ruhestandsformulare, Gewinnbeteiligungsformulare
S125 Premium Only Plan Forms
Beneficiary Designation Form
COBRA or State Continuation paperwork, if applicable
Payroll File (Confidential)
( | There should be one file per employee. Mischen Sie NICHT die Dokumente der Gehaltsabrechnungsdatei für mehr als einen Arbeitnehmer in einer gemeinsamen Datei zusammen.)
Direkteinzahlungsgenehmigung
Formulare für die Genehmigung von Lohnabzügen
Überstundenanträge, falls zutreffend
Stundenzettel
Kostenabrechnungen für Mitarbeiter
Belege für die Erstattung von Autokilometern
Gehaltsabrechnungen/Einkommensabrechnungen
Anträge auf Gehaltsvorschüsse
Weitere vertrauliche Dateien
( | Es sollte eine Datei pro Mitarbeiter geben. Mischen Sie NICHT die Dokumente der Lohn- und Gehaltsabrechnung für mehr als einen Arbeitnehmer in einer gemeinsamen Datei.)
Dokumentation von Untersuchungen
Korrespondenz zu Klagen oder DOL/EEOC-Untersuchungen
EEOC- und Affirmative-Action-Daten
Ergebnisse von Background-Checks und Drogentests
OSHA-Formulare
Vorfallbericht für Mitarbeiter
Medizinische Informationen
FMLA Formulare
Antrag des Mitarbeiters auf Urlaub aus familiären Gründen
Bescheinigung des Gesundheitsdienstleisters
Regelmäßige Berichte über Urlaub aus familiären Gründen
Bescheinigung über die Rückkehr an den Arbeitsplatz aus familiären Gründen
Formulare für Anträge auf Invalidität und/oder Arbeitnehmerentschädigung
Anträge auf Unterbringung