Et takkebrev er både en kvittering og et PR-værktøj. Formålet er at lade læseren vide, at de elementer, der er anmodet om i en tidligere kommunikation, normalt en forespørgsel eller et ordrebrev, er blevet modtaget.
Opfattelsen kan faktisk være ganske kort, lige nok til at afslutte en forretningskommunikationscyklus. Det kan være tilstrækkeligt at bekræfte den dag, hvor en vare er ankommet, eller at udtrykke en vis påskønnelse af, at en anmodning er blevet opfyldt.
Husk, det er tanken, der tæller. En kvitteringsskrivelse er en professionel høflighed, der rutinemæssigt udleveres af succesfulde mennesker i opbygningen og vedligeholdelsen af produktive forretningsforbindelser.
Identificer din læser
En kvitteringsskrivelse bør adresseres til en person, der har brug for en kvittering for en afsendt vare. Hvis du ikke kender navnet på afsenderen, kan du måske finde det i den komplimenterende afslutning på et tidligere brev; en original forespørgsel eller et ordrebrev, for eksempel. Dette navn skal anføres i den indvendige overskrift og i din kvitteringsbekræftelse. Det bør også stå på den øverste linje på din konvolut.
Husk, at folk først og fremmest handler med mennesker og først derefter med virksomheder. Når du henvender dig til din læser ved navn, anerkender du hans eller hendes betydning og værdi som et individuelt menneske.
Sæt dit mål
Målet med en kvitteringsskrivelse er at lade læseren vide, at de forventede varer rent faktisk er blevet modtaget. Du bør være kortfattet.
I brødteksten bør skribenten nævne et specifikt punkt og tydeliggøre for læseren, at det er en vigtig del af hendes overordnede mål, og lade ham vide, at der vil blive forventet yderligere diskussion på deres kommende møde.
Determiner dit omfang
Omfanget af en kvitteringsskrivelse kan være ganske kort, en linje eller to, hvis formål er at meddele læseren, at en anmodning er blevet opfyldt. Når der er behov for en fortsat dialog, kan omfanget udvides til at omfatte nye oplysninger.
I brødteksten bør skribenten oplyse navnet på sin assistent, en anden kontaktperson, som han kan tale med, hvis hun ikke er til rådighed til at tage imod hans opkald. Dette etablerer en kommunikationslinje, der viser hendes seriøse interesse i at udforske et yderligere forretningsforhold.
Organiser dit brev
Organiserer du din kvitteringsskrivelse, vil du etablere en logisk rækkefølge, hvori du kan præsentere dine oplysninger. Du har allerede påbegyndt denne opgave ved at opstille et mål og fastlægge dit omfang. Henvis tilbage til dem. Tilsammen omfatter de en stor del af det indhold, der vil blive hovedparten af dit brev.
En simpel oversigt vil hjælpe dig med at organisere dig. Begynd med at lave en liste over relevante punkter og placer dem i den rækkefølge, der bedst hjælper din læser. forstå din kvittering. Disse punkter vil blive rygraden i dit udkast; din skitse vil blive en tjekliste.
Udarbejd dit brev
Afhængig af en skitse er den enkleste måde at udarbejde et takkebrev på. Du har allerede organiseret dig ved at lave en liste. Vend tilbage til den og gør hvert fragment til en hel og komplet sætning, der udtrykker en enkelt tanke eller idé.
For at dine tanker og idéer bliver formidlet på en sammenhængende måde, skal du skrive med en så naturligt klingende stemme som muligt. Prøv at skrive dit udkast hurtigt og læs det derefter højt. Koncentrer dig om at formidle dit mål til din læser. Sørg for, at omfanget af dit brev indeholder alle de relevante oplysninger, der er medtaget i din organisationsliste.
Hold dig for øje, at du skriver et udkast. I øjeblikket kan du se bort fra stavning, grammatik, tegnsætning, sætnings- og afsnitsstruktur. Det er tekniske detaljer, som du vil være opmærksom på i det sidste trin, når du gennemgår og reviderer dit arbejde.
Slut dit brev
Et takkebrev skal slutte på en professionel måde. Når dit sidste afsnit er skrevet, skal du underskrive mellem en komplimenterende afslutning som “Med venlig hilsen” eller “Tak” og dit trykte navn.
Hvis du skriver i forbindelse med en officiel opgave, skal du placere din titel under det trykte navn. Yderligere oplysninger som f.eks. diktatbemærkninger, meddelelse om vedhæftede filer, bilag og kopier, der er sendt til andre personer, skal placeres under titellinjen.
Review and Revisate Your Acknowledgement Letter
Reviewing and reviding your acknowledgement letter is the final step in the writing process. Du gennemgår dit udkast i dette trin og sikrer dig, at dit mål er klart, og at dit anvendelsesområde er kortfattet. Sæt dig i læserens sted, når du gennemgår det rå udkast. Spørg dig selv som modtager, om du er i stand til hurtigt at forstå anmodningen, og om der er medtaget nok oplysninger til at give et rettidigt svar.
Læs først efter de åbenlyse fejl. Tjek for stavefejl, sætningsstruktur og grammatiske fejl. Husk, at en passiv stemme ikke er lige så kommanderende som en aktiv stemme. Du ønsker, at dit brev skal være stærkt, så skriv med en aktiv stemme.
Det vigtige at huske på er den overordnede sammenhængskraft i hele enheden. Hold øje med nøjagtighed, klarhed og en følelse af fuldstændighed. Spørg dig selv, om overgangene mellem afsnittene fungerer, og om dit synspunkt, din tone og din stil er konsekvente i hele teksten.
Undersøg dine ordvalg nøje. Tvetydige ord fører til forvirring. Jargon og abstrakte udtryk bliver måske slet ikke forstået, og affekter, klichéer og banalt sprog tjener ikke noget reelt formål og vil sløre dit mål. Du ønsker at hjælpe din læser med at forstå præcis, hvad det er, du vil have, så fjern alt det, der ikke er nyttigt.
Og endelig, hvis du ikke har skrevet en indledning eller en konklusion, er det nu, det er på tide. Indledningen skal føre ind i hoveddelen af dit brev med en fast udtalelse om emnet for din anerkendelse og nok understøttende oplysninger til at holde læseren i gang med at læse. Dine afsluttende bemærkninger skal gentage dit mål med et spørgsmål, der opfordrer til en handling.