Sådan planlægger du din dag for at opnå optimal produktivitet

Se vores komplette vejledning om, hvordan du opretter en tidsplan for at få mest muligt ud af dine dage.

Vi har alle de samme 24 timer hver dag. Så hvorfor får succesfulde mennesker så meget gjort på deres fireogtyve timer, mens andre kæmper for at udføre de opgaver, der står på en simpel to-do-liste?

Et af svarene er tidsstyring. Mange mennesker har problemer med at bruge deres tid effektivt i løbet af dagen. Men hvis det er dig, skal du ikke være bekymret. Ved at bruge produktivitetstips og ved at oprette og overholde en effektiv daglig planlægning kan du gøre mere og gøre det bedre hver eneste dag.

Hvorfor det er vigtigt at planlægge din dag

Sådan planlægger du din dag

• Definér dit hvorfor
• Sæt prioriteter
• Optimer, hvor lang tid en opgave vil tage
• Arbejde smartere, Ikke hårdere

Typer af planlægningsteknikker

• Skab en produktiv morgenrutine
• Undgå at skifte opgaver
• Saml opgaver i flere omgange
• Forvent det uventede
• Forvent det uventede
• Nyt teknologien
• Husk papir
• Spis frøen
• Vurder og drej

Hvorfor det er vigtigt at planlægge din dag

Tid er en begrænset ressource for os alle. At overlade dit begrænsede antal dage og timer til tilfældighederne er ikke ansvarlig ressourceforvaltning. Brug i stedet en tidsplan, og høst belønningerne:

• Reducer spildt tid: Medmindre du skriver “Brug 2 timer på sociale medier og videospil” på din daglige tidsplan, så forhindrer brugen af din tidsplan dig i at spilde tid på ting, der ikke er på dagsordenen.
• Opnå større lykke: Selv videnskaben er enig. At følge en tidsplan gør dig lykkeligere!
• Forbedre produktiviteten: Du får mere gjort, når du følger en tidsplan.
• Reducerer stress: Planlægning skaber mere sikkerhed, hvilket reducerer stress – og det forbedrer helbredet. Win-win!
• Faciliterer samarbejdet: Når du arbejder sammen med et team, holder en tidsplan jer alle på samme side, på samme sted og på samme tid.

Sådan planlægger du din dag

Det er klart, at det er værdifuldt at planlægge din dag. Du kan dog ikke bare smide ting ind i din Cute Kittens-kalender og håbe på et produktivt liv.

I stedet har du brug for en strategi, så du kan planlægge produktiviteten og få det vigtige arbejde gjort effektivt. Her er nogle vejledende principper, der kan hjælpe dig med at bruge en tidsplan til effektive dage.

Lad os se det i øjnene. Ikke alt, hvad vi gør på en dag, er sjovt. Der er helt sikkert opgaver, som vi simpelthen ikke har lyst til at gøre. Vi kan stole på grus og beslutsomhed for at komme igennem, men det kan dræne os for energi. Find i stedet intern motivation ved at definere dit hvorfor.

Alle menneskers hvorfor er forskelligt, men det er meningen og formålet bag alt, hvad vi gør. Dette koncept blev populariseret af Simon Sinek i hans bog Start With Why. Sinek viser, at “hvorfor” virkelig kan motivere enkeltpersoner og virksomheder til at nå deres mål.

Din hvorfor skal være større end “Fordi jeg er nødt til det”, eller “Fordi nogen har sagt det til mig”. For en person kan det være for at give sine børn et sikkert og lykkeligt liv. For virksomheder kan et hvorfor se mere ud som: “For at hjælpe folk med at få succes.”

Derpå bør alt, hvad du gør som person eller som virksomhed, være i tjeneste af dette hvorfor.

Der er bogstaveligt talt millioner af måder, du kan bruge hver dag på. Og du kan ikke gøre alt. Uden prioriteringer kan du finde dig selv i at bruge tid på opgaver, der ikke fører dig nogen steder hen. Og hvis du er teamleder eller leder, vil du gerne prioritere for dit team, så de også ved, hvad der er vigtigt.

Så du er nødt til at finde ud af, hvad du virkelig har brug for at få gjort for at nå dine mål i tjenesten for dit hvorfor. Først skal du skrive alt det ned, du kan komme i tanke om. Derefter skal du fjerne alt det, der ikke har noget med dit hvorfor at gøre. Derefter sætter du dine prioriteter i rækkefølge efter vigtighed.

At have en retning at gå i er lige så vigtigt som at gå. En rejse uden en destination kan være interessant, men uden en destination i tankerne, hvem ved, hvor du ender.

Når du har fundet ud af, hvad du skal gøre, skal du regne ud, hvor lang tid det vil tage. Og vi taler ikke om, hvor lang tid det vil tage i fantasiland. Du skal vide, hvor lang tid det reelt tager dig at gøre tingen.

En af de mest almindelige planlægningsfejl, som folk begår, er ikke at vurdere korrekt, hvor lang tid en opgave eller et projekt vil tage. “Hvis du over- eller undervurderer, hvor lang tid det faktisk vil tage, er der større sandsynlighed for, at hele din planlægning bliver forrykket. Endnu værre er det, at du måske overskrider en deadline eller spilder værdifuld tid for dig og vigtige interessenter som medarbejdere og kunder.”

Så du er nødt til at være ærlig over for dig selv og opfordre dit team til at gøre det samme. Tag en uge eller to og registrer din tid. Hvor lang tid tager det dig at skrive 1.000 ord eller besvare e-mails? Derefter kan du planlægge din tidsplan realistisk og dermed forbedre dine chancer for succes.

Tim Ferriss, forfatteren af 4-hour Work Week, har fat i noget. I travlhedens tidsalder føler vi nogle gange, at vi er nødt til at gå, gå, gå hele tiden. Men hvad nu hvis vi brugte vores tid på en måde, der gjorde det muligt for os at arbejde mindre? Så ville vi også være på sporet af noget.

Ferriss går ind for en strategi om at arbejde smartere ved hjælp af systemer, der gør det “umuligt at opføre sig forkert”. Så behøver han ikke at stole på den begrænsede ressource, som viljestyrke er. Så etableringen af produktive systemer er et vigtigt skridt for Ferriss.

Andre måder at arbejde smartere på er at identificere dine mest produktive tidspunkter på dagen og derefter planlægge vigtige opgaver for den pågældende periode. For mange af os er energiniveauet højest om morgenen. Men hvis du er en ægte natteugle, er du velkommen til at udnytte denne tid til at få tingene gjort.

Du skal også være strategisk. Ja, der er mange måder at nå dit mål på. Når du vælger, hvilken vej du vil gå, skal du tage højde for risikoen og fordelene ved det, du gør. Du kan ringe koldt til 100 personer og få ét ja. Eller du kan ringe til de rigtige ti personer for at opnå det samme udbytte.

Typer af planlægningsteknikker

Der findes ingen standardløsning til at skabe den mest produktive tidsplan. Men disse planlægningsteknikker kan hjælpe dig på vej.

Start din dag rigtigt med en morgenrutine, der styrker produktiviteten.

Som Hal Elrod, forfatter til The Miracle Morning, siger: “Hvordan du vågner hver dag og din morgenrutine (eller mangel på samme) påvirker dramatisk dit niveau af succes på hvert eneste område af dit liv. Fokuserede, produktive, vellykkede morgener skaber fokuserede, produktive, vellykkede dage.”

Elrond vendte sit liv ved at vågne kl. 5 om morgenen for at tilbringe tid i stilhed, meditere, læse og træne. Dette satte tonen for hans dage, og han var i stand til at trække sig ud af en knusende gæld og opnå nye niveauer af succes.

Din perfekte morgen ser måske anderledes ud end Elronds, men det giver mening at afsætte tid tid tidligt hver dag til at bestemme forløbet af resten af dagen.

Multi-tasking kan virke effektivt. Du får jo trods alt mere gjort på én gang, ikke sandt? Forkert. Selv om du laver mere på én gang, får du faktisk ikke rigtig mere gjort. Du får mindre gjort.

Den reelle omkostning ved at multitaske kan faktisk være op til 40 % af din produktivitet. Hver gang du skifter mellem opgaver, tager det tid for din hjerne at skifte. Desuden er folk mere tilbøjelige til at begå fejl, når de skifter mellem opgaver. Og jo mere kompleks opgaven er, jo større er tabene.

Det giver derfor god mening kun at gøre én ting ad gangen. Det giver dig mulighed for virkelig at fokusere på det, du laver. Så kan du gøre det mere effektivt.

Når du planlægger din dag, skal du så vidt muligt undgå opgaveskift. Giv dig selv nok tid til at fuldføre opgaverne på én gang. Åh, og når du gør det? Lad være med at tjekke din e-mail.

Vi har set, hvordan opgaveskift kan påvirke produktiviteten. Vi har dog alle mere end én ting at gøre på en dag. Så du kan minimere effekten af opgaveskiftet ved at batchopgaver og bruge blokplanlægning.

Du kan definere “lignende opgaver” på mange måder. Men det vigtigste er, at opgaverne skal have en samlende egenskab, der gør dem mere effektive, når de udføres sammen. Tænk på at løbe ærinder. Det giver mere mening at gå alle steder hen på et bestemt geografisk sted.

På samme måde kan du gruppere opgaver i form af den tankegang, der kræves for at udføre dem. Administrative opgaver kræver f.eks. én slags tankegang, men kreative opgaver som f.eks. at skrive et blogindlæg eller fejlfinding af kode kræver noget helt andet. Men ved at gruppere opgaverne efter tankegang kan du reducere virkningen af at skifte helt fra et gear.

Elon Musk bruger som bekendt batching af opgaver for at sikre, at han får alt gjort for sin virksomhed og stadig kan bruge tid på sin familie. Task batching er processen med at planlægge lignende opgaver sammen, så du kan udføre dem mere effektivt.

Du kan ikke forudsige fremtiden, men du kan være ret sikker på, at noget uventet vil ske på et tidspunkt. Du ved ikke, hvad det er, eller hvornår det kommer, men det er derude. Og en produktiv tidsplan vil tage højde for det.

Det er sikkert også sket for dig. Du har identificeret dit hvorfor og skabt dine prioriteter og opgaver. Du har planlagt de vigtigste opgaver i din mest produktive tid. Du var en produktivitetsrockstjerne.

Så dukker der pludselig en nødsituation op. Du skubber alt til side for at tage dig af denne hastende opgave. Din effektive tidsplan dør en smertefuld død.

Det behøver heller ikke nødvendigvis at være et presserende projekt. Det kunne være et sygt barn, der holder et teammedlem hjemme. Det kunne være en nødsituation på grund af vejret, der holder alle hjemme. Det kunne være en uventet servernedgang, der sænker alles tempo. De små ting kan dræbe produktiviteten lige så effektivt som de store ting. Og ærligt talt er de mere almindelige.

Som det er smart økonomistyring at have en nødopsparingskasse, bør du også have en nødtidskasse. Selvfølgelig kan du ikke ophobe tid, men du kan bygge en tidspude ind i din tidsplan. På den måde er du klar, når det uventede sker.

Teknologien er virkelig god til at planlægge. På et grundlæggende niveau er en tidsplan trods alt bare et regneark. Men planlægningsteknologi kan gå langt videre end et simpelt gitter.

Værktøjer som Google-kalender hjælper dig med at planlægge tilbagevendende opgaver, farvekode opgaver, indstille påmindelser og endda dele kalendere mellem teams. Alt dette øger effektiviteten af din planlægning. Desuden forhindrer de dig i at glemme det kundemøde.

Men du kan også gøre så meget mere. Brug en iPhone-app til at få adgang til din kalender, når du er på farten. Eliminer telefonopkald og e-mails frem og tilbage for at planlægge møder ved at give andre mulighed for at planlægge møder direkte i din kalender.

Mulighederne er uendelige!

Selv om teknologien er god til at forbedre din planlægning, skal du ikke glemme værdien af papir i denne digitale verden. Papirplanlæggere, bullet journals, to-do-lister og andre analoge værktøjer kan være lige så nyttige.

Den førende planlægger i branchen, Erin Condren’s Lifeplanner, har faktisk fået Good Housekeeping’s godkendelsesstempel som et produktivitetsværktøj. Og notesbogssystemer som Ryder XXX Bullet Journal er også på vej som produktivitetsværktøjer.

Der er selvfølgelig intet bedre end en god, gammeldags to-do-liste til at holde den enkelte på sporet. Ved at skrive tingene ned sparer du dig selv for besværet med at huske dem. Og belønningen ved at strege ting af listen kan være meget motiverende.

Som Mark Twain sagde: “Hvis det er dit job at spise en frø, er det bedst at gøre det som det første om morgenen. Og hvis det er dit job at spise to frøer, er det bedst at spise den største først.”

Med denne logik er en planlægningsmetode at sætte de sværeste og vigtigste opgaver først. Og hvis du har mere end én sådan opgave, bør du gøre den svære opgave før de lettere opgaver.

For at kunne bruge denne metode skal du være i stand til at identificere din hovedprioritet for dagen. I sidste ende bør prioriteringen være enkeltstående, da vi ikke kan gøre to ting på én gang. (Se Opgaveskift!)

De vanskeligere opgaver er ofte dem, der er mest tilbøjelige til at blive udskudt. Når alt kommer til alt, har de fleste af os virkelig ikke lyst til at spise en frø. Så ved at gøre dem først om morgenen undgår du at skubbe dem ud hele dagen. Og når de først er klar, har du fritid til at lave sjovere opgaver.

Planlægning af produktivitet kan være et bevægeligt mål. Og du kan have en perfekt planlægning, men Så tag dig tid til at vurdere resultaterne af din indsats. Er du og dit team virkelig produktive mennesker?

Her er nogle vigtige spørgsmål, som du kan stille dig selv og dit team for at evaluere effektiviteten af din planlægning:

• Holder du deadlines?
• Er tidsestimaterne korrekte?
• Har uforudsete problemer forstyrret tidslinjerne?
• Følte du dig presset af uret?
• Fungerede vores mødeplan?

Når du har indsamlet dine data, kan du træffe informerede beslutninger om, hvor du skal henvende dig nu. Overskredne deadlines kan være tegn på dårlig tidsbudgettering, et problem, som let kan løses i den næste måned, sprint eller kvartal. Overflødige møder kan elimineres. Der kan tilføjes mere polstring for at imødekomme uforudsete problemer.

Slutning

Der findes så mange tricks og værktøjer til kreative, produktive skemaer, der virkelig fungerer på arbejdspladsen og i hjemmet. Hvis du ikke giver dem et forsøg, smider du måske penge ud af vinduet. Og vi kan ikke forestille os noget mindre produktivt end det!

Hvad er dine bedste tips og rutiner til produktivitet?