Hvis du planlægger et event, er der et skridt, der er afgørende for at få eventet til at ske: at oprette et eventbudget. Heldigvis er det en gentagen handling, så du kan nemt skabe en grundlæggende ramme for dit budget, redigere det undervejs og bruge værktøjer, som du sandsynligvis allerede har, til at få det til at gå op. Det kan virke skræmmende og endeligt at oprette et eventbudget, men så længe du laver et, der er realistisk og indbygger en polstring i tilfælde af nødsituationer, er du klar.
https://fast.wistia.com/embed/medias/kuw3knv4mh
- Brug regneark – vi anbefaler, hvis du går denne vej, at du bruger et Google-ark, da det er meget nemt for alle, der skal have adgang, at se en konstant aktuel version af dit budget.
- Se eventuelt på software til budgettering af arrangementer – hvis du opretter budgetter, der er meget komplekse
- Føj poster til hver eneste detalje
- Kend dine deadlines – hvornår er betalinger forfalder (at være forsinket kan medføre ekstra omkostninger)
- Føj forventede beløb og faktiske omkostninger, så du kan se, om du er over budgettet
Hvad budgetterer du?
Det første skridt i udarbejdelsen af dit eventbudget er at finde ud af hver del af dit event, der potentielt kan medføre en omkostning. Ved at medtage alle dele af arrangementet er du i stand til at få et mere præcist budget i forhold til et budget, der blot omfatter de større dele af et arrangement. Dette er et indledende skridt, som du kan fortsætte med at forfine undervejs, efterhånden som du taler med leverandører og får et mere præcist billede af dit budget.
Budgetteringsværktøjer behøver ikke at være smarte – du kan starte dette trin så hurtigt som at åbne et tomt Google-ark og indtaste budgetposter, og for at spare tid kan du springe over at oprette dit eventbudget fra bunden og downloade vores regneark til eventbudget nederst.
Hvis du beslutter dig for at bygge dit eget start med at oprette et par kolonner:
Item
Dette er for hver enkelt post i dit eventbudget. Når du angiver posterne i dit eventbudget, skal du være så specifik som muligt. Opdel hver enkelt post, som du skal betale for. Lad være med at slå alle poster over én kam. Det kan f.eks. virke fornuftigt at samle alkohol og mad sammen, men det kan give problemer. Det kan give problemer, hvis du bliver nødt til at foretage ændringer eller fjerne en post senere i planlægningen. Lad os sige, at du ønsker at tilføje 100 USD ekstra til posten for mad og alkohol. Hvad skulle disse penge gå til? Det vigtigste er at være så detaljeret som muligt, når du udarbejder dit eventbudget, og at holde hver enkelt post adskilt. Jo mere detaljeret, jo bedre.
Beskrivelse
Beskrivelser er absolut nødvendige for dit eventbudget! Tilføj en detaljeret beskrivelse til den vare, du har brug for til dit arrangement. Dette er en vigtig kolonne at medtage i det tilfælde, hvor dit budget skal godkendes af en person i din organisation, som måske ikke ved, hvad hver enkelt post er. Hvis denne person ikke er direkte involveret i planlægningen, vil vedkommende ikke vide, hvor vigtig eller uvigtig posten er for at få dit arrangement til at finde sted. Ved at tilføje en beskrivelse kan du skabe klarhed over, hvorfor det er nødvendigt, og hvad der er et must-have.
Nødvendigt beløb
Mængder spiller en stor rolle i budgetteringen. Stigende mængder kan hurtigt tømme dit budget. På den anden side kan det at fjerne unødvendige mængder af noget hurtigt fylde dit budget op igen. Ved at spore, hvad du tror, du har brug for før arrangementet, og notere de faktiske mængder, du har brugt, kan du hjælpe dig med at forme, hvordan dine fremtidige budgetter for arrangementer ser ud.
Overslag over omkostninger
Og selv om omkostningerne vil variere, kan det at kende et vejledende tal hjælpe dig med at forstå, hvilket budget du har brug for til dit arrangement. I næste trin vil vi se på, hvordan du får de anslåede omkostninger så tæt på de faktiske omkostninger som muligt, så du får et nøjagtigt budget.
Lige omkostninger
Som navnet antyder, er det i denne kolonne, at du skal spore de faktiske omkostninger for varen. Dette trin er afgørende for fremtidige budgetteringssessioner for at forstå, hvordan omkostningerne stiger (eller falder). Det vil tjene som en reference, når du planlægger arrangementet i de kommende år.
Sådan undersøger du omkostningerne i et eventbudget
Nu, hvor du har begyndelsen af et eventbudget, kan du fokusere på at få dine anslåede omkostninger tættere på dine faktiske omkostninger. Undersøgelse af priser vil hjælpe med at tegne et billede af, hvordan dit faktiske budget vil se ud.
Se på tidligere begivenheder
Hvis du har været vært for denne begivenhed tidligere, kan du se tilbage på det beløb, der blev brugt på tidligere begivenheder. Se på de poster, der blev brugt, og antallet af gæster, der deltog. Hvis du forventer, at arrangementet vil vokse i indeværende år, er det vigtigt at holde alt proportionalt i dit budget ved at bruge multiplikatorer. Historiske data vil hjælpe med at opstille et benchmark-budget.
Reach Out to Vendors
Du kan gå et skridt videre ved at få budgetoplysninger direkte fra leverandørernes hjemmeside eller ved at ringe til dem. De fleste leverandører er i stand til at give generelle tal, så du får en bedre idé om, hvilket budget du skal have.
Det er ikke altid den hurtigste proces at ringe til sælgere og leverandører for at få oplyst priser, men det kan hjælpe dig med at få et realistisk overslag over omkostningerne. Når du har fået kontakt med en leverandør, skal du give dem så mange detaljer som muligt om dine behov i forbindelse med dit arrangement og bede om prisen og om, hvad prisen omfatter. Der kan være omkostninger, som du måske har udeladt, som f.eks. drikkepenge, servicegebyrer eller skat. Sørg for, at leverandøren giver dig en så grundig opgørelse over omkostningerne som muligt. Gennemgå hver enkelt post i hvert enkelt tilbud fra leverandørerne og find ud af, hvilke leverandører der vil fungere bedst til dit arrangement. Vælg naturligvis altid den leverandør, der passer til din vision og dit budget, og som du nyder at arbejde sammen med. Vælg ikke nogen, bare fordi de har det laveste bud.
Tid til at blive konkret: Overslag over omkostningerne
Nu, hvor du har en generel idé om, hvad du kan forvente, når det kommer til omkostninger, er det tid til at regne ud, hvad de enkelte poster er. Tag dig selv gennem din begivenheds livscyklus: Hvad er nogle af de ting, der kan koste dig penge undervejs? Hold dig ikke kun til de store poster som dit mødested, mad og drikkevarer og AV (selv om de også skal med på listen). Du skal også tænke på mindre omkostninger som skatter, gebyrer, drikkepenge, markedsføring og rejser. Små omkostninger kan ende med at opsluge dit budget, hvis du ikke tager højde for dem på forhånd.
Her er nogle ting, du skal overveje i forbindelse med budgetposter:
- Udgifter til at rejse til dit arrangement: Er der en værelsesblokering til din begivenhed? Hvor meget vil det koste at flyve hele dit hold ud? Og når du kommer frem, skal du så køre i taxa for 100 dollars til stedet? Hvad er dagpengene for dit holds måltider pr. dag?
- Mad og drikkevarer: Er der et minimum, du skal betale for at hyre en bestemt caterer til dit arrangement? Hvad er servicegebyrerne og drikkepengene? Er dit arrangement bedre egnet til en bar med kontanter eller en bar med en bartender? I så fald, hvor mange barer skal du have? (Pro-tip: Brug et værktøj som Social Tables’ Pocket Planner til at bruge CIC-godkendte mængder for mad og drikkevarer.
- AV: Tag et kig på dit AV-tilbud: Hvilke komponenter har du absolut brug for i forhold til, hvad der er en nice-to-have? Er der dele af AV-aftalen, der kan medføre ekstra omkostninger som f.eks. skadesgebyrer eller dagpenge? Hvad er nogle AV-gebyrer, som man skal holde øje med? Hvad skal du ikke hakke i budgettet ELLER altid planlægge for, når det kommer til AV-behov? Indeholder din interne AV-leverandør gebyrer, som du bør være opmærksom på?
- Udlejning af lokaler: Hvilke overvejelser om leje af lokaler/lokaler/ skjulte omkostninger er der? Kan du blive opkrævet bagefter for skader på lokalet?
- Kan forskellige lokaler have forskellige omkostninger?
- Luxushoteller
- Ballrooms
- Små breakout-rum
- Mødelokaler med all-inclusive-pakker med F&B, AV, wi-fi og support på stedet
- Kan forskellige lokaler have forskellige omkostninger?
- Marketing: Hvilke udgifter til eventmarkedsføring vil der være? Er der afsat et budget til Facebook-annoncer, traditionel markedsføring, giveaways og konkurrencepræmier?
- Videoproduktion og fotografering: Hvordan vil din videofotograf eller fotograf opkræve dig for at indfange begivenheden? Hvad er inkluderet med det? Får du adgang til de rå filer eller udelukkende det endelige produkt? Kan du bruge produkterne til fremtidige kampagner for eventen?
- Oprisen for internettet: Hvor meget vil det koste at få ekstra wifi-dækning på dit sted i forhold til offentlige steder?
Det er ikke alle disse poster, der vil finde vej ind i dit budget, men de er værd at have i tankerne, hvis du planlægger en række forskellige arrangementer.
Hvor meget skal medtages i en “regnvejrsfond”
- Polstre dit budget til eventuelle uventede omkostninger (jeg plejer at indbygge 15 % bare for en sikkerheds skyld)
- Hvad er de største variable omkostninger?
- Aflysningsgebyrer: Ingen kan lide at aflyse et arrangement, men hvis du er nødt til det, hvad kan en eventuel aflysning så koste dig i sidste ende?
- Sværst tænkelige scenarier! Tænk på de absolut værste ting, der kan ske, og planlæg derefter.
Top 10 tips til at lave et budget
Du skal ikke udskyde udarbejdelsen af dit budget. Det kan virke som en skræmmende opgave, men det er et vigtigt første skridt på din rejse til eventplanlægning. Hvis du ikke er sikker på, hvornår dette bør ske, så tjek vores guide til eventtidslinjen.
Denisæt fokus for dit arrangement. Vil du have, at folk går derfra og husker den elektriske stemning, eller vil du have, at de går derfra og husker den lækre mad? Hvad er dit mål? Hvorfor afholder du arrangementet? Fordel dine midler i overensstemmelse med dine prioriteter.
Desto flere detaljer du tilføjer, desto mere præcist bliver dit budget. Hvis du ignorerer en enkelt lille post, kan det være forskellen mellem at ligge under eller over budgettet.
Hold dig for øje, at omkostningerne ved et element nogle gange er afhængige af omkostningerne ved et andet. F.eks. kan dine AV-omkostninger ændre sig afhængigt af, hvilket sted du vælger. Dette gælder især, hvis dit mødested kræver fagforeningspersonale.
Udforsk alle dine muligheder for at finde et sted. Nogle nyere spillesteder er ved at blive omdannet til one-stop event shops, der hjælper med at eliminere det frem og tilbage i forbindelse med indkøb af flere eventleverandører. Disse nyere steder kan potentielt spare dig en betydelig mængde penge i det lange løb! For ikke at nævne tid. Du skal bare være sikker på, at denne fremgangsmåde med én størrelse passer til alle, passer til din vision for dit arrangement.
Du skal ikke underprissætte en vare for at få dit budget til at se pænt ud. At undervurdere noget kan se godt ud på papiret (eller skærmen), men det vil i sidste ende føre til tab af penge, når arrangementet bliver til virkelighed.
Brug kun din regnvejrsfond til nødsituationer. Det kan være fristende at bruge dit sikkerhedsnet til at tilføje lidt ekstravagance til din menu eller til at tilføje lidt ekstra dekoration. Men hvis du bruger dine reservefonde til frivoliteter, kan du komme i klemme, hvis en rigtig katastrofe indtræffer.
Gør din research. Hvis du bruger tid på at undersøge lokaler, cateringfirmaer og AV-firmaer, kan du ende med at spare en masse penge. Det kan være kedeligt, men du finder de bedste tilbud, når du sammenligner alle dine muligheder.
Sørg for, at alle er på samme side. Når du har udarbejdet dit budget, skal du sørge for at dele det med alle, der er involveret i arrangementet. Du ved måske, hvor meget du ønsker at bruge, men resten af dit team har måske en anden idé. Du har brug for, at hele holdet er på samme side.
Du skal ikke være bange for at bruge penge. Du behøver ikke altid at vælge den billigste løsning, hvis du har pengene til det. Ja, du kan blive belønnet for at vise din chef en kvittering, der ligger utroligt meget under budgettet, men kvaliteten af en vare er også vigtig! At lægge lidt ekstra penge til her og der kan være forskellen mellem en middelmådig begivenhed og en utrolig oplevelse. Invester i leverandører, som du ved vil være med til at løfte dit arrangement.
Afgifter kan være en stressende del af planlægningen af et arrangement. Ingen nyder at se deres hårdt tjente penge flyve ud af bankkontoen! Denne stress kan dog afhjælpes med oprettelsen af et simpelt budgetregneark og ved at gøre dit hjemmearbejde. Når du sætter dig ned og sætter tal ind, kan du ikke kun visuelt se, hvor dine penge går hen og kommer fra, men det tvinger dig også til at tænke over fokus for dit arrangement. Det vil hjælpe dig med at prioritere, mens du planlægger. Skal der afsættes flere penge til AV? Er der penge nok til at sørge for et godt måltid?
Slutning
Uden dette kritiske element kan du ende med at være vildt uforberedt til dit næste arrangement. Men så længe du følger de enkle trin ovenfor og holder dig alle vores små tips og tricks for øje, kan du være godt på vej til at skabe årets bedste (mest omkostningseffektive) arrangement.