Sene betalinger er en almindelig foreteelse for små virksomheder, men ved hjælp af konsekvent debitorstyring kan du gøre alle dine kunder til pålidelige kunder, der betaler til tiden. Ud over at være organiseret er den måde, du formulerer dit brev om forfaldne betalinger på, det vigtigste skridt i retning af at få succes. Som eksperter i inddrivelse af betalinger og forvaltning af tilgodehavender får du her vores bedste tips!
Proaktiv påmindelse
Omkring 15-7 dage før betalingen forfalder, skal du sende din kunde en venlig og høflig påmindelse. Opfat denne e-mail eller dette brev som et “høflighedsopkald”.
Indled med “Til din bekvemmelighed” for at tilkendegive, at der ikke er tale om en irriterende e-mail, men blot en hjælpsom gestus. Vi ved alle, hvor travlt en lille virksomhed kan have!
Hold e-mailen personlig og venlig, og inkluder et link til fakturaen og betalingsmulighederne.
Sprogeksempel:
Kære Jan,
For din bekvemmelighed vil jeg gerne sende dig en hurtig påmindelse om, at betalingen for faktura 453 er ved at forfalde (dato).
Du kan betale via vores websted (link) eller PayPal (link).
Jeg håber, at du har en dejlig resten af ugen, og jeg ser frem til at gøre forretninger med dig igen snart!
Alt det bedste,
Michael
Første forfaldne brev
Den allerførste dag, en betaling er forfalden, skal du sende din første inkasso-mail. Det er vigtigt at lade kunden vide, at du er opmærksom på deres misligholdelse, og generelt helt på toppen af din Accounts Receivable. Over tid vil denne politik med øjeblikkelig handling træne dine kunder i at prioritere dine fakturaer. De fleste forfaldne betalinger skyldes simpelthen uorganisering eller præference for længere betalingsbetingelser – ikke ond vilje. Som sådan bør dit første brev om forfaldne betalinger være fast, men stadig hjerteligt. Brug et mere formelt sprog for at signalere din seriøse hensigt og for at forhindre, at den forsinkede betaling bliver et personligt problem. Hvis du vil undgå at være defensiv eller anspændt, kan du tage emnet op på en nænsom måde ved at sige “din konto hos os er nu forfalden”. Sørg for at medtage den faktura, du henviser til, datoen for forfaldsdatoen og en kort påmindelse om din betalingspolitik. “Som du ved, er vores betalingsbetingelser 30 dage fra fakturadatoen”. Det første brev om forfaldne betalinger er det perfekte tidspunkt til at nævne eventuelle forsinkelsesgebyrer, som din virksomhed måtte opkræve på det samlede beløb. Medtag altid betalingsmuligheder i dine forfaldne breve, så der kan reageres på dem så hurtigt som muligt. Følg denne betalingspåmindelse op med et opkald. Hvis det er muligt, skal du optage samtalen for at sikre en nøjagtig registrering. Hvis der ikke kommer noget svar på den første e-mail, skal du sende den igen efter 45-50 dage.
Sprogeksempel:
Kære Jan,
Dette er en venlig betalingspåmindelse, da din konto hos os nu vises som forfalden.
Vi vil gerne gøre dig opmærksom på følgende faktura(er) med det samme:
Faktura nr. Dato Forfaldsdato Beløb
Betalingsmuligheder: vores websted (link) eller PayPal (link)
Vi ville sætte stor pris på, hvis du kunne give os besked om status på denne betaling. Tøv ikke med at ringe til os, hvis du har spørgsmål om restbeløbet på din konto.
Som du ved, er vores betalingsbetingelser 30 dage fra fakturens udstedelsesdato, og der opkræves et forsinkelsesgebyr på 5 % på din konto, hvis betalingen ikke er modtaget inden for 40 dage fra udstedelsesdatoen.
Tak for din opmærksomhed på denne sag og din fortsatte forretning.
Med venlig hilsen,
Michael
Brev med 60 dages forfaldsdato
Når en faktura er mellem 60-90 dage forfalden, kan sandsynligheden for succesfuld inkasso falde drastisk. Det er meget vigtigt at sende en stærk serie af e-mails og følge flittigt op med opkald i denne periode. En faktura, der er 60+ dage forfalden, er mindre sandsynligt, at det skyldes simpel uorganisering, det er mere sandsynligt, at der er et underliggende problem. Det er vigtigt, at dette brev om forfaldne fakturaer er fast, at det indeholder fede ord og et formelt sprog. Medtag yderligere medarbejdere i virksomheden på e-mailen, herunder den højest placerede administrator, som du kan finde en e-mail til. Overvej også at sende individuelle e-mails til andre medlemmer af afdelingen.
Din emnelinje kan begynde med “VIGTIGT” eller “Kræver øjeblikkelig opmærksomhed” eller “Nødvendig handling”.
I stedet for at vælge “advarselsmetoden” skal du være direkte: “Vi skriver til dig for at informere dig om, at din konto nu er 60 dage forældet”. Medtag vendinger som “øjeblikkelig opmærksomhed” eller “presserende sag”.
Lad dem vide, at du vil ringe og fortsætte opfølgningsprocessen. Det er nyttigt at minde dem om, at du også er en forretning, så inddrag formuleringer som “vores kvartalsvise finansielle behov kræver, at alle konti skal betales fuldt ud”. Mind kunden om, at du på grund af forretningspolitikken ikke vil være i stand til at fortsætte forretningen med en kunde, der i øjeblikket er i restance eller har to tilfælde af restance på 60+ dage.
I betragtning af den reducerede sandsynlighed for succesfuld inkasso efter 90 dage bør opfølgningsmails til dit brev om 60 dages restance indeholde tilbud om at udarbejde en betalingsplan eller hjælpe dem med at finde kreditmuligheder gennem Fundera eller Kabbage.
Sprogeksempel
VIGTIG MEDDELELSE
Kære Jan,
Dette er for at informere dig om, at din konto nu er 60 dage FORLØBET for faktura #345.
Denne sag kræver din øjeblikkelige opmærksomhed. Du bedes venligst foretage betaling så hurtigt som muligt.
Faktura nr. Dato Forfaldsdato Beløb + 5% forsinkelsesgebyr, vurderet dato
Betalingsmuligheder: vores hjemmeside (link) eller PayPal (link)
Vis venligst at informere os om den aktuelle status for denne betaling. Hvis du har spørgsmål om denne faktura eller den skyldige saldo på din konto, bedes du straks ringe til os.
Vi vil fortsat forsøge at kontakte dig for at løse denne sag.
Som det fremgår af kontrakten, er betalingsbetingelserne netto 30. Bemærk venligst, at vi i henhold til vores forretningspolitik ikke er i stand til at fortsætte forretningen med en kunde, der i øjeblikket er forfalden, eller som har været 60+ dage forfalden mere end én gang.
Med venlig hilsen,
Michael
90 Days Past Due Letter
Fakturaer, der er mellem 90 og 120 dage forfaldne, er betydeligt sværere at inddrive. Dine betalingspåmindelser for fakturaer i denne kategori bør være ret faste og formelle og bruge taktikker for at få deres opmærksomhed, f.eks. fed tekst eller forstørrede skrifttyper. Angiv konsekvenserne af deres handlinger og dine mange forsøg på at komme i kontakt med dem. Medtag yderligere medarbejdere i virksomheden i e-mailen, herunder den højest rangerende administrator, som du kan finde en e-mail til.
Sprogeksempel:
Kræver øjeblikkelig handling
Kære Jan,
Dette er et vigtigt brev, og det kræver din øjeblikkelige opmærksomhed. Til trods for at vi har sendt dig flere påmindelser, har vi ikke modtaget noget svar fra dig vedrørende din meget forfaldne konto. Vi mener, at vi har givet dig rigeligt med tid og har været mere end tålmodige med dig. Derfor føler vi, at der ikke er anden udvej end at afskrive denne gæld fra vores regnskaber ved at indberette den som et “tab på uerholdelige fordringer” til I.R.S. via en 1099-C-anmeldelse. Du kan undgå dette ved at indbetale det fulde skyldige beløb i dag. Hvis vi ikke modtager din betaling inden for de næste fem dage, bliver vi nødt til at skride til handling.
Hils os venligst straks, hvis du ønsker at oprette en tilbagebetalingsplan.
Følgende faktura(er) kræver din øjeblikkelige opmærksomhed:
Faktura # Dato Forfaldsdato Beløb + 5% forsinkelsesgebyr, vurderet dato
Betalingsmuligheder: vores hjemmeside (link) eller PayPal (link)
Som anført i kontrakten er betalingsbetingelserne netto 30. Bemærk venligst, at i henhold til vores forretningspolitik er vi ikke i stand til at gøre fortsatte forretninger med en kunde, der i øjeblikket er forfalden, eller som har været 60+ dage forfalden mere end én gang. Vi håber oprigtigt, at du vil overveje denne sag seriøst.
Med venlig hilsen,
Michael
Slutbrev om forfaldne fakturaer
For fakturaer, der er over 120 dage forfaldne, er der stadig en vis chance for inddrivelse, og derfor kan det stadig betale sig at sende yderligere kommunikation. Medtag konsekvenserne af deres handlinger (afskrivning af dårlige fordringer, kreditværdighed) samt et sprog, der fortæller dem, at du vil træffe de nødvendige foranstaltninger for at rapportere deres alvorlige misligholdelse: inkassobureau og BBB.
Brug fed sprogbrug som “alvorlig” og “misligholdt”. Fortsæt med at inkludere yderligere medarbejdere i virksomheden i e-mailene.
Eksempel på sprog:
MEDDELELSE: DIN KONTO ER SÆRLIGT UDSOLGT
Kære Jan,
Dette er et vigtigt brev, og det kræver din øjeblikkelige opmærksomhed. Trods flere påmindelser har vi ikke modtaget noget svar fra dig om din meget forfaldne konto. Vi mener, at vi har givet dig rigeligt med tid og har været mere end tålmodige med dig. Derfor:
-
Vi mener ikke, at der er anden udvej end at overdrage din konto til vores inkassobureau.
-
Denne handling vil påvirke din virksomheds kreditvurdering.
-
Vi kan også rapportere dette til I.R.S. som “tab på uerholdelige fordringer” med formular 1099-C, hvis der ikke modtages betaling.
Kontakt os venligst straks, hvis du ønsker at oprette en tilbagebetalingsplan.
Følgende faktura(er) er alvorligt forfaldne:
Faktura nr. dato Forfaldsdato Beløb + 5% forsinkelsesgebyr, vurderet dato
Betalingsmuligheder: vores hjemmeside (link) eller PayPal (link)
Som anført i kontrakten er betalingsbetingelserne netto 30. Bemærk venligst, at i henhold til vores forretningspolitik er vi ikke i stand til at gøre fortsatte forretninger med en kunde, der i øjeblikket er forfalden, eller som har været 60+ dage forfalden mere end én gang. Vi håber oprigtigt, at du vil overveje denne sag seriøst.
Med venlig hilsen,
Michael
Du kan bruge vores inkassoværktøj til automatisk at sende meget effektive betalingspåmindelser til dine kunder (FG Receivables Manager).
Det sporer de e-mails, du sender, i en kundekontakthistorik og registrerer eventuelle telefonopkald. Du vil kunne se, om kunden har åbnet eller klikket på din e-mail. E-mails i FG Receivables Manager har også detaljerede fakturavisninger og mulighed for at modtage betalinger.