Hvor mange gange har du brugt Microsoft Word, Excel eller Outlook og tænkt: “Jeg ville ønske, at programmet kunne gøre det,” “det” betyder fornuftige funktioner, som af en eller anden grund ikke er inkluderet i de produkter, der sælges af Microsoft? Dit ønske er blevet opfyldt med et produkt kaldet Kutools, der tilføjer mange af de funktioner, der mangler i Microsoft Office Suite.
Jeg opdagede Kutools af frustration. Så mange gange kan jeg huske min frustration over at ønske, at Word, Excel eller PowerPoint kunne gøre noget, der virkede som et indlysende behov, men som alligevel ikke var inkluderet i programmet. Næsten hver gang jeg søgte efter en løsning, viste søgeresultaterne programmer kaldet Kutools, som fås fra det passende navn ExtendOffice-websted.
Til sidst besluttede jeg mig for at prøve Kutools. Nu bruger hele mit kontor produktet. Selv om Kutools ikke gør alt det, vi ønsker, tilføjer det så mange funktioner og muligheder, at det er svært at tro, at programmørerne hos Microsoft enten har udeladt dem alle eller gjort funktionerne så svære at finde, at man aldrig ender med at bruge dem.
Hvordan Kutools hjælper
Hvad mener jeg? Hvad med, når du har slået flere lister sammen i et Microsoft Excel-regneark? Nogle var formateret med alle store bogstaver, andre var med små bogstaver, og nogle syntes at være formateret af gremlins? Det eneste, du ønskede at gøre, var at ændre kasus, så det første bogstav i hvert ord blev skrevet med stort. Det kan Word gøre, men det kan Excel ikke.
Og har du nogensinde ønsket at kryptere en gruppe af celler eller et regneark i Excel? Eller er du frustreret over Excels begrænsede mulighed for at filtrere data?
Og tænk videre på frustrationerne ved Microsoft Word. Ville det ikke være rart at kunne omdøbe et dokument eller tilføje et afkrydsningsfelt med et enkelt klik? Eller tænk på dokumenter, du har oprettet fra andre programmer, som indeholder tilfældige pauser, indrykninger og andre irritationsmomenter i Word. Ville det ikke være nyttigt at kunne fjerne alle sektionsskift, eller endda alle disse skift, med et enkelt klik?
En anden almindelig klage over alle Microsoft Office-dokumenter er, at de hver især åbnes i et separat vindue, når det ville være så meget nemmere at åbne dem i faner. Mens du er i gang, ville det så ikke være endnu bedre, hvis du også kunne ændre fanestilen, så det er lettere for dig at se fanerne?
Dette er blot et lille udpluk af alle de ekstra værktøjer og funktioner, der er tilgængelige fra ExtendOffice og Kutools. Når du køber Kutools, installeres der desuden to faner på Excel- og Word-båndene, den ene hedder Kutools, den anden hedder Enterprise i Word eller Kutools Plus i Excel.
Fanen Kutools indeholder de programspecifikke funktioner. Som det forklares på ExtendOffice-webstedet, kombinerer Kutools til Excel mere end 300 avancerede funktioner og værktøjer i ét utroligt praktisk tilføjelsesprogram, der sparer dig for tid og kræfter. På samme måde er Kutools for Word et lige så effektivt tilføjelsesprogram, der indeholder mange tidskrævende operationer, som Word-brugere udfører hele tiden.
Og der er mere
Kutools for Outlook er lige så nyttigt. For eksempel har mange Outlook-brugere ikke Exchange Server, så det er svært at oprette “out-of-the-office”-meddelelser. Ikke med Kutools for Outlook, som gør det nemt. Kutools for Outlook kan også oprette automatiske karbonkopier eller blinde karbonkopier, kan slette dubletter af kontakter og opgaver og har mulighed for at give brugerne mulighed for at besvare eller videresende flere e-mails på én gang.
Hvis dette ikke er nok til at vække din interesse, så overvej Kutools-ruden, der udvider og viser Word AutoText, hvilket gør det lettere at oprette, kategorisere og bruge AutoText, bogmærker og billedtekster. For Excel-brugere er Kutools-navigationsruden fyldt med praktiske funktioner. I afsnittet Workbook & Sheet vises alle åbne arbejdsmapper og regneark, mens afsnittet AutoText gør det nemt at oprette diagrammer, clip art, formler, billeder og datarækker. Andre sektioner letter visning af hele rækken af navne og kolonner og gør det nemt at bruge Find og erstat.
Da vi bruger Word og Outlook mere end Excel på vores kontor, kommenterer vi jævnligt, hvor mange funktioner Kutools har til disse programmer. Vi elsker f.eks. funktionen Konverter liste til tekst, som konverterer en liste med punktopstillinger eller nummererede lister (som automatisk kan ændres, når du tilføjer et afsnit) til tekst, hvilket eliminerer Words irriterende tilbøjelighed til at omnummerere afsnit, som du ønsker skal forblive nummereret, f.eks. afsnit i en brief eller kontrakt, der er blevet færdiggjort. Denne funktion gør det også lettere at tilføje tekst under nummererede overskrifter uden ved et uheld at nummerere andre afsnit.
Flanerne Enterprise eller Kutools Plus indeholder en lang række yderligere funktioner. I Word kan du f.eks. administrere dokumenter, konvertere et eller flere dokumenter fra .doc- til .docx-format, arbejde med og løse problemer med hyperlinks eller fjerne korte sidste linjer, som ofte får Word-dokumenter til at udskrive en sidste side med kun én linje tekst. I Excel indeholder fanen Kutools Plus-fanen adskillige ekstra Excel-optioner, bl.a. nogle, der gør filtrering og analyse af regnearkdata meget enklere.
ExtendOffice tilbyder fem produkter: Kutools for Excel, Office Tab, Kutools for Outlook, Kutools for Word og Classic Menu for Office. Office Tab gør det muligt at bruge faner i Microsoft Office, så programmerne kan vise dokumenter og regneark i det fanebladformat, der anvendes i webbrowsere. Det er vigtigt, at du kan deaktivere denne mulighed fra Office Tab Center eller selektivt vælge at åbne et tidligere fanebladet dokument i sit eget vindue. Endelig kan brugere, der længes tilbage til tiden før Ribbon Bar, med Classic Menu genoprette udseendet og menuerne fra Office 2003. ExtendOffice-webstedet indeholder også nyttige tips og tricks samt tutorials, der demonstrerer mange af programmernes funktioner.
Kost
De forskellige Kutools-produkter er licenseret på grundlag af antallet af købte brugerlicenser, med betydelige rabatter ved større mængder køb. På det tidspunkt, hvor denne klumme skrives, koster enkeltlicenser af Kutools til Excel, Word eller Outlook 39 dollars stykket, Office Tab 29 dollars, Office Tab Enterprise 39 dollars, Classic Menu for Office 29,50 dollars, Classic Menu for Office Enterprise 35 dollars og Classic Menu for Office Home and Business 25 dollars. Der er også betydelige rabatter til rådighed for licenser til flere produkter.
Selv indtil Microsofts designere inkluderer disse meget nødvendige funktioner i deres produkter, er Kutools Suite et fremragende og relativt billigt alternativ, der vil spare tid – og tid er penge.