Onlineværktøjer til planlægning af en familiesammenføring

Planlægning af en familiesammenføring er en stor opgave, men nogen skal gøre det – og i din familie er det måske dig. Hvis det er tilfældet, så tag det første vigtige skridt: Åbn din webbrowser. Den hjælp, du ønsker, er måske kun et par klik væk – og mere pålidelig end din fætter Fred (velsignet være han).

En lang række gratis og praktiske onlineværktøjer gør planlægningen af familiesammenkomster nemmere fra start til slut, lige fra indsamling af gæstelisten til deling af uvurderlige videooptagelser bagefter.

I mange tilfælde kan du bruge onlineplatforme, som du måske allerede kender godt, f.eks. Google Drev , Google Maps og Pinterest. Selv hvis du skal lære et nyt websted eller en ny app at kende, vil du sandsynligvis finde andre gode anvendelsesmuligheder for det længe efter, at din familiesammenkomst er slut.

Skabelse af din gæsteliste

Når du begynder at generere din gæsteliste, vil du måske opdage, at din adressebog (hvis du stadig har en) er desværre forældet. Du har måske ikke fulgt med en kusine, siden hun tog på skole, gik i militæret, blev gift, blev skilt eller tog det job i Topeka … eller var det Toledo?

Hvor du finder nye kontaktoplysninger til alle, skal du lave en hovedliste over alle, du vil invitere. Det er nemt at gøre i Google Drev. Fra , klik på Nyt > Google Sheets for at oprette et tomt regneark. Opret kolonner til navn og forskellige typer kontaktoplysninger, da du sandsynligvis vil kontakte forskellige personer på forskellige måder, lige fra sociale medier til traditionel post (billede A). Hvis du har brug for det, kan du finde en YouTube-vejledning om at bruge Google Sheets.

Jeg foreslår, at du tilføjer en kolonne for primær kontaktmetode, f.eks. post, e-mail eller Facebook. På den måde kan du, når du er klar til at sende meddelelser, sortere denne kolonne for at gruppere kontaktmetoderne sammen og derefter nemt adressere alle kuverterne eller sende en gruppemail. (Du kan kopiere og indsætte en kolonne med e-mail-adresser direkte i en Gmail-mail.)

Del denne fil med alle, der kan hjælpe dig med at indsamle kontaktoplysninger. Google Drive gemmer dine ændringer med det samme; samarbejdspartnere kan se dem, selv om de har filen åben på samme tid. Nu er det tid til at indsamle alles aktuelle kontaktoplysninger. Onlineværktøjer til at prøve:

Facebook

Facebook er et godt sted at starte, da omkring 70 procent af voksne brugere af sociale medier er på det. Send en besked til dine slægtninge for at spørge om deres foretrukne kontaktform. (Det er måske eller måske ikke Facebook.) Rul gennem deres opslag for at minde dig selv om en ægtefælles eller et barnebarns navn. Gennemse deres venneliste for at finde flere slægtninge.

Messenger

Selv om du ikke bruger Facebook, kan du Facebooks Messenger eller Messenger-appen (iOS, Android) til at nå ud: 1,3 milliarder mennesker rundt om i verden chatter på denne måde.

Whitepages

Overvej at investere i en prøveperiode eller en måneds abonnement på Whitepages for at finde flygtige slægtninge. Dette er en online-ækvivalent til trykte telefonbøger. Den kan hjælpe dig med at finde adresser og telefonnumre (mobil og fastnet). Indtastninger indeholder endda nogle gange en liste over andre nuværende eller tidligere husstandsmedlemmer, hvilket hjælper dig med at bekræfte, at du har fat i den rigtige person.

Webbrowser

Og du kan holde det enkelt ved at bruge din foretrukne webbrowser til at søge efter længe forsvundne slægtninge. Indtast et navn plus alt, hvad du ved om en person: job, skole, sted, endda en hobby. Du kan tilfældigvis støde på en LinkedIn-profil, en liste på et virksomhedswebsted eller noget, de har lagt ud på et fan- eller hobbywebsted. Er du ikke sikker på, om en slægtning er gået bort? Google deres navn, by og ordet dødsannonce for at se, om der dukker en op.

Invitation af dine slægtninge

Den eller de måder, du formelt inviterer slægtninge til din familiesammenkomst på, afhænger af deres foretrukne kontaktmetoder. Overvej at bruge onlinebegivenhedsværktøjer som:

Facebook-begivenheder

Facebook-begivenheder er en mulighed, især hvis din familie har tilstrækkeligt mange medlemmer, der ofte bruger Facebook. Opret en privat Facebook-begivenhed, og inviter dem alle. Du kan også invitere ikke-Facebook-brugere via e-mail.

Evite

Evite gør det nemt at oprette e-invitationer og sende dem via e-mail eller sms. Spor RSVP’er, og hvis du vil, kan du bede deltagerne om at tilmelde sig til at medbringe noget (f.eks. til et fælles måltid). Du kan endda bede om finansielle bidrag direkte i invitationen for at hjælpe med at dække udgifterne til genforeningen. Evite har flere søde designs til familiesammenkomster, nogle er gratis og andre kræver betaling eller abonnement.

Paperless Post

Paperless Post er et andet gratis invitationssite med masser af stilfulde, tilpassede designs (herunder designs, der inkorporerer dit eget familiefoto). Send en “Save the Date”-meddelelse, og følg op med detaljer i en invitation. Indsaml RSVP’er og indsaml mailadresser til opfølgende postkommunikation. Mod et gebyr kan du også anmode om at få trykte versioner af disse invitationer sendt med posten – perfekt til slægtninge, der ikke er online.

Husk, invitationer til onlinebegivenheder er ikke effektive, hvis din slægtning ikke kommunikerer på den måde. Nogle mennesker vil tjekke e-mail, men vil måske ikke være trygge ved at klikke sig videre til dit invitationssite. Så overvej at inkludere en alternativ kontaktform i den besked, som de vil modtage via e-mail. For eksempel: “Bestil svar ved at klikke her eller ved at ringe på 555-123-4567.”
Brug dit begivenhedswebsted til at følge op på dem, der ikke har svaret; kontakt dem på en anden måde, hvis de stadig ikke svarer. Husk, at disse websteder kun registrerer RSVP’er for dem, som du har inviteret via platformen, så tilføj en kolonne til dit hovedkalkulationsark for deltagere for at registrere alle RSVP’er.

Valg af sted

Hvis tante Pat har tilbudt sin baghave igen, behøver du ikke at beslutte dig for et genforeningssted. Ellers bør du måske gå på nettet og begynde at undersøge steder.

Feriehus

Leje af et helt feriehus er en god mulighed for mindre grupper, hvis du kan lide konceptet med alt inklusive, fælles plads (parkering, køkken og spisefaciliteter, indendørs samlingsrum og soveværelser). Udlejningsreservationssider som AirBnB, HomeAway og Vrbo indeholder en liste over mange store huse; kør en søgning efter beliggenhed og antal gæster.

Campingpladser og autocamperparker

Campingpladser og autocamperparker er mere rustikke, men kan omfatte udendørs attraktioner. Gruppepladser kan være gode til brug i dagtimerne, selv om hele gruppen ikke ønsker at campere. Søg på websteder som Campendium, Campground Reviews og GoCampingAmerica.com efter steder og faciliteter.

Lejemuligheder

Parker med pavilloner, festcentre og endda lejemuligheder i kirker eller forsamlingshuse er også gode hovedkvarterer for genforeninger. Søg i din webbrowser med udtrykket festudlejning, eventudlejning eller endog udlejning af kirkerum samt by og stat. Unique Venues vil endda udføre assisterede søgninger efter de steder, der ikke er kendt, og som måske kan bruges til din gruppe.

Du sparer en masse tid, besvær og muligvis penge ved at bede gæsterne om selv at booke deres indkvartering. (Nogle hoteller kræver depositum for at holde gruppereservationer.) I din online invitationens chatområde kan du anbefale hoteller i nærheden af mødestedet. Opmuntre gæster, der ønsker at socialisere døgnet rundt, til at dele reservationsoplysninger med hinanden, så de kan sludre over morgenbuffeten eller aftenens boblebad.

Sørg for, at dine gæster kommer til det rigtige sted ved at give dem den bedste GPS-adresse for dit arrangement. Overvej at kopiere Google Maps’ URL, der viser destinationen, og indsæt den i din e-invitation til arrangementet.

Tip: Opret en Google-konto (hvis du ikke allerede har en) for at få adgang til gratis onlineværktøjer og cloud-lagring. Fra www.google.com skal du klikke på Log ind og derefter Opret konto. Følg anvisningerne. De samarbejdsværktøjer og den online lagerplads, du får i Google Drev, forenkler planlægningsprocessen.

Formulering af maden

Professionelle planlæggere af arrangementer (og din onkel Saul) vil fortælle dig, at en overflod af god mad gør enhver sammenkomst værd at holde sammen. Hvis du bruger et festcenter eller en caterer, kan de give dig al den hjælp, du har brug for. Selv outsourcing af et stort måltid kan være en hjælp: Tænk på en buffet, hvor hver person betaler sin egen regning og kan spise, hvad de vil. Brug Google Maps til at finde disse tjenester (søg f.eks. på cateringfirmaer i nærheden af Springfield, IL, eller buffetrestauranter i Portland, OR).

Hvis din genforening er mere en gør-det-selv-sag, kan du finde inspiration til menuer og madberegnere på nettet. Websteder, der spænder fra Pinterest til din yndlingsrestaurantforsyning eller din yndlingsbutik for bulkmad, kan tilbyde nemme opskrifter og forslag til madlavning for en flok. Madberegnerne kan hjælpe dig med at bestemme, hvor mange sloppy joes og “Pineapple Party Punch”-blandinger du skal købe. Prøv disse gratis onlineværktøjer:

Calculate This Food

Calculate This Food tilbyder både menuideer og madberegnere. Kødportionsberegneren er særlig nyttig, og det samme gælder portionsberegninger for specifikke måltider, f.eks. kartoffelbar, nacho-bar og baggårdsgrill.

Favorite Family Recipes

Favorite Family Recipes har en guide “Family Reunion Ideas for Meal Planning”, der indeholder en appetitvækkende liste over idéer til måltider til at brødføde en gruppe. Du finder også smarte strategier og tips til at udføre en mere organiseret og sikker madplan.

Pinterest

Pinterest har masser af forslag til mad til familiesammenkomster. Indtast familieforsamlingsmad til en masse mennesker i søgefeltet for at finde emner som “forretter til 50” eller “nemme desserter på en plade”.

Whole Foods Market Servings Planner

Whole Foods Market Servings Planner har en portionsberegner, der er beregnet til planlægning af feriefester. Brug den til at beregne mængder af suppe, hors d’oeuvres, dips og meget mere. Whole Foods har også en hub med ferietemaer og inspirerende opskrifter.

Potluck Online Tools

Har du en potluck? Evites værktøj til tilmelding til måltider eller en app som PotluckHub kan sikre, at du har toppings til nacho-baren – og at nogen medbringer plastikgaflerne. Fidusen ved PotluckHub Party Planner er, at deltagerne skal være villige til at downloade og bruge appen. Alternativt kan du dele et Google-dokument til tilmelding til menuen.

Aktiviteter

Nogle deltagere i familiesammenkomster er glade for bare at sidde og besøge hinanden. Men mange grupper sætter pris på en eller anden form for underholdning. Overvej at bruge onlineværktøjer til at finde:

Aktiviteter og spil

Søg på Pinterest og Google efter idéer, der vil appellere til gruppens alder og interesser. Læg en tilmelding til et talentshow i mappen på Google Drive. Opret en Kahoot, et brugerdefineret spørgespil, som de pårørende kan spille på deres mobile enheder. (Send din teknisk kyndige nevø en liste med spørgsmål om familiens historie, og bed ham om at skabe spillet, og sæt så teenagere med telefoner sammen med bedstefarer uden apparater). Du kan også få fat i en foto- eller videobod, en tryllekunstner eller en anden entertainer ved at finde lokale talenter på Thumbtack.

Lokale attraktioner

Fyld tiden mellem genforeningsarrangementerne med valgfrie aktiviteter i byen. Start på TripAdvisor; klik på Ting at lave, og indtast derefter en lokalitet. Du finder crowd-sourced vurderinger og beskrivelser af attraktioner i forskellige kategorier, f.eks. gratis, udendørs og ting at lave med børn. Google kan også være en god kilde: Kør en søgning som f.eks: “

Service

Hvis frivilligt arbejde er en god måde at bringe din familie tættere på hinanden på, kan du kigge efter muligheder på VolunteerMatch eller JustServe. Selv hvis du ikke ser en specifik aktivitet, kan du kontakte potentielle organisationer for at høre, om der er noget, du kan gøre for dem, når din gruppes tid og ressourcer er til stede.”

Finansiering af festlighederne

Medmindre du har en veletableret fond til genforeningen, skal du finde ud af, hvordan du skal betale for det hele. Du vil også gerne holde styr på udgifterne. Overvej at føre et Google-ark til at spore hver enkelt udgift og hvem der har betalt for den. Læg Google-arket i en mappe med udgifter, hvor du kan uploade kvitteringer.

“Dækningsgebyr”

Hvis én person står for det meste eller hele planlægningen, kan det være nemmest at have et “dækningsgebyr” for hver deltager. Det er nemt at indsamle dette med online personlige betalingsværktøjer som Google Pay, PayPal, Venmo eller Zelle. Hvis det er dig, der samler pengene ind, kan du sende anmodninger om betaling (med opfølgende påmindelser til den glemsomme tante). Medtag en adresse til betaling med check i en note sammen med din anmodning, hvis de foretrækker at betale på den måde.

Fundraisers

Nogle familier er afhængige af fundraisers under deres arrangement, f.eks. håndværkerauktioner, 50-50-lodtrækninger, gættelege eller fundraising-salg. Igen kan onlinetjenester hjælpe med nogle af disse.

T-shirts

For eksempel nyder nogle familier at få lavet T-shirts. Det kan være en hovedpine at få de rigtige størrelser og opkræve betaling. Hvorfor ikke forenkle processen og gøre T-shirts til en indsamling af penge? Websteder for trykning af specialfremstillede beklædningsgenstande som Custom Ink giver dig mulighed for at designe din trøje på webstedet. De indsamler ordrer og betalinger – og giver din gruppe en økonomisk tilbagebetaling.

Kogebøger

Familiens kogebøger videregiver elskede opskrifter og er også et godt middel til at samle penge ind. Det er allerede arbejde nok at indsamle opskrifter fra slægtninge, så få støtte til at udgive dem. Cookbook Publishers trykte en smuk bog designet af min svigermor til hendes families 50. genforening. Udforsk design og priser, og anmod om et gratis informationspakke på deres websted. Hvis du er en komplet gør-det-selv-mand, kan du google kogebogsskabelon og undersøge de muligheder, der kan fungere for dig.

Dele oplevelsen

Nogen bruger altid et kamera ved en familiesammenkomst – de tager selfies af søskende, optager latterlige narrestreger under det trebenede løb og meget mere. Her er et par idéer til at dele billeder og videoer med alle:

Facebook-side

Min storfamilie har en privat Facebook-side, som alle deltagere i genforeningen er inviteret til. Under genforeningerne beder vi dem, der tager billeder og video, om at sende dem til vores side. (Overvej at udlove en præmie for bedste upload.) Det minder også dem, der ikke kunne deltage, om, hvad de går glip af!

Google Tools

Hvis din familie har arbejdet godt med en fælles Google-mappe, kan du fortsætte med at få mest muligt ud af den ved at dele billeder der.
Brug en gratis fotodelingstjeneste som Google Photos , der også er tilgængelig via Google Photos-appen. Du kan også lægge dine videoer – især det søde mundtlige historieinterview, du lavede med bedstemor – privat på YouTube og dele linket med deltagerne.

Brugerdefinerede videofortællinger

Skab brugerdefinerede videofortællinger om din begivenhed med den gratis Adobe Spark eller med en freemiumtjeneste som Animoto. Saml de bedste fotos i et “diasshow”, og tilføj det korte videoklip af onkel Saul, der synger under talentshowet. Du kan måske endda tilføje nogle yndlingsbilleder af fælles forfædre eller tidligere sammenkomster.

Med så mange gode onlineværktøjer til din næste familiesammenkomst er det måske nemmere end du troede at gennemføre din næste begivenhed. Måske kan du endda sætte dig ned og nyde Kahoot og et par glas ananaspartypunch.