Er din næste præsentation for kunder eller kolleger lige rundt om hjørnet, og overvejer du at inkludere et håndout? God idé! Selv om mange mennesker forbinder handouts med foredrag, er de et gennemprøvet værktøj i virksomhedsmiljøet, der giver dit publikum en dybere og mere varig forståelse af din præsentation. Uanset om det er et forretningsmøde eller et uddannelseskursus, vil et handout understrege dine pointer og understøtte din præsentation, når det er gjort rigtigt. Det kan dog være svært at beslutte, hvad der skal medtages, hvilket format det skal have, hvordan en handout skal struktureres, og på hvilket tidspunkt i præsentationen den skal uddeles. Dette blogindlæg har til formål at bringe lys i mørket; vi vil dissekere, hvad der gør en rigtig god handout, og hvordan du trygt kan lave din egen.
Hvad er en handout?
Som navnet antyder, er en handout enhver form for dokument, som en taler uddeler til deltagerne under et foredrag, en præsentation, en konference eller et møde. Det giver dine tilhørere mulighed for at få et klart overblik over hovedpunkterne eller for at opsummere det, de har hørt bagefter.
Et handout er ikke bare et resumé af diastitler; det kan være meget mere detaljeret og opsummere hvert enkelt emne og fungere som reference for kernebegreber og centrale indsigter.
Hvad er det væsentlige i et handout?
Helt kort sagt skal dit handout give en merværdi. Den kombinerer de vigtigste aspekter af din præsentation i praktisk tekstform. Det kan ikke blot opsummere dine argumenter, men kan også aflaste dine slides: tætte fakta og tal kan lægges ud til håndbogen, så din PowerPoint-præsentation kan være glat og professionel. Handouts har tre hovedfordele for dit publikum, afhængigt af hvornår de udleveres:
- deltagerne kan følge med i, hvad der bliver sagt under præsentationen
- tilhørerne kan tilføje deres egne noter
- dit publikum får et bredt overblik over dine idéer
En handout betyder ikke kun, at du kan skabe en ren og overskuelig præsentation, men giver også dit publikum mulighed for bedre at forstå dine pointer og huske dem bagefter. Den er også meget nyttig til at formidle dine argumenter til alle, der måske har misset den egentlige præsentation.
Skabelse af en effektiv handout
Det er altså indlysende, at en handout kan være meget nyttig for dit publikum, din præsentation og dig selv. Når du ved, hvad du skal gøre, kan de være forholdsvis ligetil at fremstille. Selvfølgelig tager det stadig tid, og det skal du have plads til. Det er ikke kun stressende at snikslippe et handout sammen i sidste øjeblik, det kan også være kontraproduktivt, da det underminerer din professionalisme og aldrig går ubemærket hen.
TIP: Hvorfor ikke starte din præsentation med et handout til en forandring? Ved at få det vigtigste af vejen først, kan du derefter udvikle din præsentation trin for trin med håndbogen som grundlag. Fordelene ved dette er, at dit publikum har et solidt overblik over dine argumenter og en detaljeret tekst at henvise til, og du kan levere en klar og professionel præsentation.
Klar og kortfattet: Sådan strukturerer du et handout
Som med de fleste ting, der vedrører design, gælder mottoet “mindre er mere” meget effektivt for handouts. Helt konkret betyder det: Undlad hele sætninger og gør brug af nøglepunkter, forkortelser, pile og symboler. Ideelt set bør dit handout ikke bestå af mere end to A4-sider.
Foruden vigtige oplysninger fra din præsentation skal et handout indeholde følgende:
- grundlæggende oplysninger, sandsynligvis i det øverste venstre hjørne af handoutet, f.eks. stedet for præsentationen og talerens navn og titel
- datoen, sandsynligvis i det øverste højre hjørne
- en kortfattet overskrift – helst titlen på din præsentation – centreret
- sidetal i bunden
- en klar struktur, baseret på de enkelte overskrifter i præsentationen
- en ensartet sidelayout med en standardskrifttype som Arial eller Times New Roman
Strukturen på dit handout bør følge strukturen i din præsentation, især hvis du uddeler handoutet under din præsentation. Det er bedst at begrænse dine punkter til dem, der støtter dit hovedargument. Hold underpunkterne på handoutet så enkle som muligt og lad være med at gå for meget i detaljer. For at gøre din handout visuelt tiltalende hjælper det at tænke på skrifttypen. Ud over at bruge klare standardskrifttyper, som nævnt ovenfor, skal du forsøge at holde skriftstørrelsen i overskrifter og sidefødder ensartet og mindre end i hoveddelen.
TIP: Skab et område, hvor dine tilhørere kan lave deres egne noter på dit handout. Gør enten højre margen bredere eller lad der være et par linjer plads under dit sidste punkt.
Indholdet af handoutet – kort og præcist
Du har besluttet layoutet af dit handout, indtastet nøglepunkterne og skabt et groft overblik. Nu er det tid til at uddybe de enkelte punkter og skabe hovedindholdet i din handout. Før du gør det, skal du fokusere på din målgruppe: Hvor meget baggrundsviden kan du antage, at de har om emnet for din præsentation? Når du har din målgruppe i tankerne, betyder det, at du tilpasser handoutet til deres niveau og undgår tekniske termer, hvor de vil distrahere fra din pointe, men inddrager dem, når du står over for et publikum med viden om et bestemt fagområde, Det er meget vigtigt at kondensere kerneudsagnene i din præsentation til nøglepunkter i stedet for at inddrage en distraherende tekststrøm. På den måde bevarer du dit publikums fulde opmærksomhed.
TIP: For at vække dit publikums nysgerrighed lige i begyndelsen af din præsentation kan du medtage et opmuntrende citat, et ordsprog eller et spørgsmål (som du kan vælge at gøre noget provokerende) som indledning – dette kan udgøre det første afsnit i din handout.
Selv om det vigtigste ved handouts er, at de skal være korte og koncise, skal de stadig være forståelige, når de læses uden for rammerne af din præsentation. Hvis dette glemmes, kan de ikke fungere som en hjælp til dit publikums hukommelse bagefter.
Tidligere oplysninger på din handout
De vigtigste elementer i en handout, som er dækket ovenfor, kan suppleres med yderligere oplysninger, som du vælger. Dette kan endda omfatte billeder eller grafik. Afhængigt af emnet kan et visuelt element virkelig tydeliggøre og supplere dit hovedargument og binde tingene sammen. Som regel kan det dog betale sig at holde billeder og grafik på dine præsentationsdias, da de fylder for meget på handoutet. Omkostninger og fordele skal afvejes i hvert enkelt tilfælde.
Det er også en god idé at medtage kontaktoplysninger på handoutet; en e-mail-adresse er et minimum. Afhængigt af præsentationens art og formål kan du også angive din virksomheds adresse og dit telefonnummer. Hvis dit handout består af flere sider, hjælper det at anbringe dine kontaktoplysninger i overskriften, så de vises på hver side. Det kan være nyttigt at medtage en kort bibliografi i dit handout, hvis du bruger citater eller oplysninger fra andre kilder. På den måde kan du også linke til relevante websteder eller yderligere læsning om dit emne, som kan være interessant for dit publikum.
TIP: I slutningen af dine handouts kan du inkludere spørgsmål eller stof til eftertanke for at stimulere til diskussion. Dette er især nyttigt, hvis du ønsker at afholde en spørgerunde efter din præsentation.
Simpelt og hurtigt: Når tiden er knap, har PowerPoint en funktion, der giver dig mulighed for at oprette et handout på få minutter. Ved hjælp af funktionen “Create handout” kan du overføre en PowerPoint-præsentation til Microsoft Word, tilpasse den der og optimere den til udskrivning. Med få klik kan du vælge, hvilke præsentationsdias der skal vises på handoutet. Antallet af dias kan også nemt justeres, og du kan klippe tekst ud eller udvide den efter behov. Du kan også beslutte, om handoutet skal indeholde en notatmargin, en overskrift og/eller en sidefod. Din PowerPoint-præsentation forbliver uberørt under hele denne proces. Ud over muligheden for at udskrive handoutet kan du også gemme det direkte i Word som et Word- eller PDF-dokument – en enkel måde at gøre handoutet digitalt tilgængeligt for dit publikum.
Hvornår er det bedste tidspunkt at uddele dit handout?
Der findes ikke noget, der hedder det perfekte tidspunkt. For at hjælpe dig med at beslutte tidspunktet for netop din præsentation hjælper det at forstå, hvordan tidspunkterne påvirker dit publikum:
- Handout før præsentation: I dette tilfælde må du forvente, at i det mindste nogle af dine tilhørere har bladret i håndbogen og læst den i forvejen, hvilket betyder, at de på et hvilket som helst tidspunkt ved, hvad der er det næste. Dette kan nogle gange betyde, at dit publikums koncentration er delt, så du skal overveje nøje, om denne mulighed er hensigtsmæssig.
- Handout under præsentationen: Uddel dit handout på det tidspunkt, hvor det er nyttigt som støtte, enten i form af en visuel illustration eller som et middel til at understrege dit argument.
- Handout efter præsentationen: Hvis du vælger denne mulighed, må du ikke glemme at medtage dine kontaktoplysninger. Hvis du sender et handout elektronisk, er PDF et godt valg. Afhængigt af situationen og modtageren kan det være tilrådeligt at tilføje ophavsretten i sidefoden.
Hvilken timing du end vælger, kan et velforberedt handout være et effektivt redskab til støtte for din præsentation, der fungerer som en vejledning og hukommelseshjælp for både dig og dit publikum. Hvis de anvendes korrekt, kan de øge dit publikums interesse og opmærksomhed og give dig mulighed for at give en klar og professionel præsentation.
Har du brug for hjælp til at lave en god håndout eller en præsentation? Vi hjælper gerne, ved hjælp af vores lange erfaring som præsentationsbureau. Vi er altid glade for at støtte dig!
