Samarbejde er en vigtig arbejdsform for virksomheder at forstå, da uafhængige kontrahenter bliver en stadig mere integreret del af arbejdsstyrken. Virksomhederne skal være opmærksomme på de problemer med overholdelse af reglerne for uafhængige kontrahenter, der kan opstå i forbindelse med co-employment-ordninger, for at undgå juridiske og økonomiske konsekvenser.
Hvad er co-employment?
Co-employment er en ordning, hvor to virksomheder begge har rettigheder og forpligtelser som arbejdsgiver – virksomheden bevarer ansvaret for arbejdstagerens arbejdsopgaver og daglige funktioner, mens co-employer håndterer personalerelaterede funktioner såsom lønadministration. På denne måde er arbejdstageren teknisk set ansat både af virksomheden og medarbejdsgiveren.
I en verden af uafhængige kontrakter forekommer sambeskæftigelse ofte, når vikarbureauer ansætter uafhængige kontrahenter for deres kunder. Mens bemandingsfirmaet primært er ansvarligt for HR-funktioner som rekruttering, ansættelse og lønning, håndterer virksomheden arbejdsaftalen. I denne situation kan de begge betragtes som arbejdsgivere, fordi både bemandingsfirmaet og kunden har forpligtelser over for kontrahenten.
Hvad er risiciene ved sambeskæftigelse?
Somme virksomheder kan bruge sambeskæftigelse som en måde at ansætte uafhængige kontrahenter på uden at påtage sig det yderligere ansvar for personaleforhold som f.eks. betaling og skatteansvar. Denne strukturelle ordning eliminerer dog ikke risikoen.
Hvis kontrahenten beslutter sig for at anlægge sag, fordi han mener, at han bør behandles som en ansat, eller hvis din virksomhed bliver revideret og det viser sig, at den har behandlet selvstændige kontrahenter som ansatte eller omvendt, kan både din virksomhed og vikarbureauet blive holdt ansvarlige og blive nødt til at betale erstatning.
Hvis en virksomhed f.eks. behandler sine uafhængige kontrahenter som ansatte – og kræver, at de arbejder på hold med almindelige ansatte, deler de samme tilsynsførende, udfører de samme funktioner, arbejder de samme timer og arbejder på stedet ved hjælp af virksomhedens udstyr og forsyninger – vil de være i risiko for klager, en revision og muligvis en retssag.
Det er vigtigt at være klar over, at uafhængige kontrahenter kommer fra forskellige baggrunde. Nogle vil nemt bestå en overensstemmelseskontrol, mens andre måske har accepteret en betegnelse som selvstændig entreprenør på grund af en økonomisk omstændighed, men er medarbejdersindede. En arbejdstager, der modvilligt arbejder som en uafhængig kontrahent i en co-employment-aftale, kan udsætte din virksomhed for risici.
Sådan kan virksomheder undgå co-employment-risici
Selv om en co-employment-aftale kan fritage virksomheder for nogle af de administrative byrder ved ansættelse af uafhængige kontrahenter, fjerner den ikke de iboende risici. Her er fire skridt, som du kan tage for at undgå risikoen ved medarbejderansættelse:
Sørg for, at alle uafhængige kontrahenter er korrekt klassificeret
For at undgå at blive revideret for forkert klassificering af medarbejdere er det vigtigt at sikre, at enhver uafhængig kontrahent, du engagerer, er korrekt undersøgt og klassificeret. Dette indebærer forståelse og overholdelse af føderale, statslige og lokale love – en opgave, som mange virksomheder løser ved at samarbejde med et firma, der har specialiseret sig i ansættelse af uafhængige entreprenører, såsom MBO. Hvis du arbejder med et bemandingsbureau, skal du sikre dig, at de har en klassificeringsproces på plads.
Behandl ikke uafhængige kontrahenter som ansatte
Du og dit team kan udvikle gode arbejdsrelationer med uafhængige kontrahenter, men det er vigtigt ikke at placere dig selv i en arbejdsgiver-arbejdstager-stilling. Opret et program for inddragelse af uafhængige entreprenører og uddanne dine ledere og medarbejdere om, hvordan de skal interagere med uafhængige entreprenører. Hvor meget du end værdsætter en uafhængig entreprenørs tjenester, er de ikke din medarbejder.
Husk, at uafhængige entreprenører er deres egen forretningsenhed
Kontrol er en vigtig faktor ved fastlæggelse af arbejdstagerstatus. Samarbejdsaftaler beskytter dig ikke mod usikker ledelse af uafhængige kontrahenter. I modsætning til en fuldtidsansat har en uafhængig arbejdstager frihed med hensyn til, hvordan han/hun opfylder forpligtelserne i projektkontrakten. Medmindre deres arbejde kræver, at de skal være på stedet, bør du f.eks. ikke kræve, at de arbejder fra dine kontorer. Husk, at en uafhængig kontrahent er en virksomhed og bør behandles som sådan.
Partnere med et etableret firma, der engagerer uafhængige kontrahenter
Partnerskab med et etableret firma kan hjælpe dig med at navigere i disse processer og procedurer, mindske din risiko og hjælpe dig med at engagere uafhængige talenter i overensstemmelse med reglerne. Virksomheder som MBO har mange års erfaring og gennemprøvede metoder til at evaluere og ansætte uafhængige talenter for kunder.
Når man ansætter uafhængige entreprenører, er overholdelse af reglerne en primær bekymring. Hvis du vil vide mere om, hvordan du mindsker din risiko, kan du læse Sådan mindsker du din risiko for fejlklassificering af medarbejdere.