Den Department of Labor’s Wage and Hour Division og Fair Labor Standards Act kræver begge, at virksomheder opbevarer lønsedler og anden dokumentation for ansatte. Internal Revenue Service kræver også, at du opbevarer lønregistreringer for alle nuværende medarbejdere i mindst seks år efter, at ansættelsen er ophørt. Arbejdsgiverne skal holde styr på løn og afspadsering.
Hvilke lønsedler skal arbejdsgiverne opbevare?
Du ville normalt opbevare de fleste af de optegnelser, som loven kræver, i forbindelse med din virksomhed, så det burde ikke kræve mange ekstra skridt at overholde reglerne. Gennemgå de optegnelser, du allerede har, for at sikre, at du er i overensstemmelse med IRS og FLSA-kravene.
Registreringer kan opbevares i enhver form, herunder elektronisk. For alle ikke-fritagne medarbejdere og dem, der er omfattet af mindstelønskrav, har du brug for:
- Personlige oplysninger, herunder medarbejderens navn, hjemmeadresse, erhverv, køn, og fødselsdato, hvis han er under 19 år
- Den time og dag, hvor hans arbejdsuge begynder
- Totalt antal arbejdstimer pr. arbejdsdag og pr. arbejdsuge
- Totalt antal daglige eller ugentlige lige-timefortjeneste
- Regulær timelønsats for enhver uge, hvor der arbejdes overarbejde
- Total overarbejdsbetaling for arbejdsugen
- Total løn udbetalt for hver lønperiode
- Datoen for udbetaling og den omfattede lønperiode.
Ikke-fritagne medarbejdere
Nikke-fritagne medarbejdere skal som minimum have mindsteløn og modtage overarbejde for alle arbejdstimer over 40 timer pr. uge. Fra den 30. november 2016 kan en medarbejder være undtaget, hvis han eller hun får mindst 455 dollars om ugen på lønbasis, og hvis han eller hun udfører visse arbejdsopgaver. Disse opgaver er typisk administrative, udøvende eller i ledelse.
Den direkte løn er den løn, der optjenes i løbet af de første 40 timer i en arbejdsuge.
Frie ansatte
Den dokumentation, der kræves for fritagne ansatte, adskiller sig fra den, der kræves for ikke-fritagne ansatte, og der kræves særlige oplysninger for husholdningsansatte, for ansatte, der arbejder under ualmindelige lønordninger, for ansatte, som får stillet logi eller andre faciliteter til rådighed, og for ansatte, der modtager støtteundervisning. Hvis nogle af dine ansatte falder ind under disse kategorier, bør du kontakte en advokat.
Formularer, du skal opbevare
Ud over lønsedler bør du opbevare et par andre dokumenter for hver enkelt medarbejder.
- En underskrevet kopi af hans W-4-formular, der viser føderal tilbageholdelse. Medarbejderne kan ændre denne formular til enhver tid, så sørg for at opbevare den seneste formular øverst.
- En kopi af enhver formular, hvorpå en medarbejder har godkendt lønfradrag, herunder ydelser og særlige donationer som United Way eller andre velgørende organisationer.
- En kopi af medarbejderens originale ansøgningsformular og eventuelle støttedokumenter som f.eks. et CV eller eksamensbeviser.
- Optegnelser over ændringer i lønniveauet, herunder forfremmelser eller degraderinger, og årsagerne til disse handlinger.
Hvad er den bedste måde at opbevare lønregistreringer på?
Lønsedler, herunder dem, der dokumenterer alle timer, der er arbejdet, ændringer i lønstatus og lønsatser, bør opbevares i en separat fil for hver medarbejder.
Du skal også opbevare optegnelser over alle ændringer, der foretages i medarbejdernes løn og fordele, herunder medarbejdernes samtykke. Du skal have et skriftligt samtykke til ethvert fradrag i en medarbejders løn, med undtagelse af FICA-skatter og udlæg.
Hvem har ret til at se medarbejderjournaler?
De fleste virksomheder opbevarer medarbejderjournaler i et afgrænset område og giver kun adgang til personer, der kan have behov for at se dem på grund af deres rang eller stilling i ansættelsen. Angiv, hvilke medarbejdere i virksomheden der kan se medarbejderjournaler. Adgangen er normalt begrænset til dem i personaleafdelingen og ledere og chefer over et vist niveau.
Medarbejderjournaler bør aldrig fjernes fra journalrummet. I en meget lille virksomhed kan du måske opbevare disse optegnelser på dit personlige kontor, eller på din bogholders kontor, hvis han har sit eget adskilte rum. Medarbejderne bør have lov til at se deres egne optegnelser, men du bør måske bede nogen om at blive i rummet sammen med medarbejderen, mens hun ser sin dokumentation.
Hvis du har flere end et par medarbejdere, bør du måske opstille en politik for adgang til personalemapper, så personalemedarbejderne ved, hvordan de skal reagere på anmodninger.
Disse forskellige føderale og statslige revisorer kan få adgang til medarbejderjournaler med henblik på revision. Du kan anmode om en kendelse, før du giver en revisor adgang til medarbejderjournaler.
Advokater, der repræsenterer medarbejdere i retssager, kan få adgang i visse specifikke tilfælde. En højtstående embedsmand eller virksomhedens advokat bør kontrollere advokatens anmodning, før der gives tilladelse til at se journaler, og en kendelse eller stævning kan også være nødvendig i dette tilfælde.