Hvad er en EDI 850?

Hvad er en EDI 850?

Den EDI 850 er et indkøbsordredokument for ANSI X12-transaktionssættet ved hjælp af EDI-teknologi. Det er standardformatet for en elektronisk købsordre, når der anvendes EDI-formatet. EDI står for Electronic Data Interchange (elektronisk dataudveksling). Dette dokument bruges til at afgive en ordre på varer eller tjenesteydelser. Transaktionssættet indeholder:

• De ønskede varer og deres respektive priser
• Mængder, der bestilles
• Fakturaoplysninger
• Informationer om forsendelse til
• Eventuelle forsendelsesinstruktioner
• Informationer om transportør

Informationerne er organiseret i elementer og segmenter som specificeret i EDI 850-transaktionssættet. Det er vigtigt at overholde EDI 850-specifikationerne, da købsordredokumentet vil blive sendt, modtaget og fortolket af en computer. Hvis disse specifikationer ikke overholdes i henhold til de accepterede standarder, vil det skabe problemer med transmission og modtagelse – muligvis medføre fejl eller forhindre, at dokumentet nogensinde når frem til leverandøren.

De forskellige dataelementer og segmenter, der findes i en 850 indkøbsordre, omfatter:

• ISA er interchange control header. Den markerer begyndelsen af en eller flere funktionelle grupper og kontrolsegmenter.
• ISA01 – Authorization Information Qualifier. Kode 00 angiver, at der ikke er nogen autorisationsinformation til stede i I02.
• ISA02 – Autorisationsinformation
• ISA03 – Sikkerhedsinformation Qualifier. Kode 00 angiver, at der ikke er nogen sikkerhedsoplysninger i I01.
• ISA04 – Sikkerhedsoplysninger
• ISA05 – Interchange ID Qualifier
• ISA06 – Interchange Sender ID.
• ISA07 – Interchange ID Qualifier
• ISA08 – Interchange Receiver ID
• ISA09 – Interchange Date
• ISA10 – Interchange Time
• ISA11 – Interchange Control Standards Identifier. “U” angiver, at U.S. EDI Community of ASC X12, TDCC og UCS er ansvarlig for den kontrolstandard, der anvendes af meddelelsen.
• ISA12 – Interchange Control Version Number. Kode “0400” angiver, at standarden er udstedt som ANSI X12.5-1997.
• ISA13 – Interchange Control Number
• ISA14 – Acknowledgement Requested. Kode “0” angiver, at der ikke er anmodet om bekræftelse.
• ISA15 – Brugsindikator. Koden “P” angiver, at udvekslingsomslaget indeholder produktionsdata.
• ISA16 – Component Element Separator

GS repræsenterer den funktionelle gruppe overskriften. Den markerer starten af en funktionel gruppe og indeholder kontroloplysninger.

• GS01 – Funktionel kodeidentifikator. Koden “PO” angiver indkøbsordre.
• GS02 – Kode for applikationsafsender
• GS03 – Kode for applikationsmodtager
• GS04 – Dato
• GS05 – Tid
• GS06 – Gruppekontrolnummer
• GS07 – Kode for ansvarligt organ er X, som repræsenterer akkrediteret standardiseringsudvalg X12
• GS08 – Version/Release/Industri-identifikationskode. Koden 004010 angiver, at udkastet til standarder er godkendt til offentliggørelse af ASC X12 Procedures Review Board indtil oktober 1997.

ST (transaktionssætets header) markerer begyndelsen af transaktionssættet og bruges til at angive et kontrolnummer. For eksempel: ST*850*05210 angiver en indkøbsordre med et kontrolnummer på 05210. 850 angiver transaktionssættet for købsordren.

BEG starter begyndelsen af købsordretransaktionen. Det markerer begyndelsen af dette transaktionssæt og giver identifikationsdatoer og -numre. 00 angiver en ny indkøbsordre, og SA angiver, at det er en enkeltstående ordre. Den vil også indeholde indkøbsordrenummeret og udstedelsesdatoen.

N9 repræsenterer referenceidentifikationen. “PO” angiver indkøbsordre. Den omfatter også indkøbsordrenummeret.

DTM står for dato/tidskvalifikator. Dette bruges til at angive de relevante datoer og tidspunkter, herunder transaktionsoprettelsesdato og -tidspunkt.

MSG repræsenterer beskedtekst, der skal indeholde instruktioner for forsendelse og andre særlige instruktioner.

N1 repræsenterer flere dataelementer, herunder identifikationskoder for enheder, navne, identifikationskodekvalifikatorer og identifikationskoder.

N3 repræsenterer adresseoplysninger for organisationen.

N4 er den geografiske placering og omfatter by, stat og postnummer.

PER er den administrative kontaktperson.

PO1 repræsenterer indkøbsordrepostdata, herunder linjenummer, bestilt mængde, måleenhed og pris. IN står for varenummer. VC står for leverandørens katalognummer. SN står for serienummer.

Segmentet PID omfatter produktbeskrivelsen.

Segmentet REF er referenceidentifikation til angivelse af identificerende oplysninger.

SDQ henviser til bestemmelsesmængde og bruges til at angive detaljer om destination og mængde.

CTT (transaktionstotaler) viser antallet af poster og antallet af bestilte enheder.

SE (transaction set trailer) angiver antallet af segmenter i ordren og transaktionssættets kontrolnummer.

GE angiver slutningen af en funktionel gruppe og giver kontroloplysninger.

IEA repræsenterer interchange control trailer, som angiver antallet af funktionelle grupper, der er involveret i udvekslingen, og de kontrolnumre, som afsenderen har tildelt.

The 850 er EDI-formatversionen af den håndgribelige indkøbsordre i virksomhedens indkøbssystem. Under EDI-kommunikationsprocessen udarbejder køberen ordren og får den godkendt. Efter godkendelsen sker EDI-oversættelsesprocessen for at omdanne købsordren til det sprog, som computeren forstår, inden den sendes til leverandøren.

“EDI 850-købsordren ligner det papirbaserede indkøbsordredokument. Forskellen er, at computeren håndterer hele transmissionen for at strømline forsyningskædens aktiviteter, og der er ikke behov for at modtage ordrer via e-mail eller fax og indtaste oplysningerne igen i flere systemer. Dette reducerer fejl og frigør ressourcer.”

Sådan fungerer EDI-transmission

Både køber og leverandør skal bruge det samme EDI-system, for at transmissionen kan finde sted med succes. Derfor er det vigtigt at vide, hvilket system man bruger, og at vælge leverandører, der bruger det samme system.

Køberens computersystem sender EDI 850 direkte til deres handelspartner via internettet med filoverførselsprotokol (FTP) eller ved hjælp af et Value-Added Network, eller VAN (Value-Added Network). VAN’en fungerer som mellemmand mellem handelspartnerne for at lette kommunikationen. Køberens VAN opretter forbindelse til leverandørens VAN for at starte transmissionen. VAN’en sørger for, at EDI 850 bliver sendt og modtaget. Dokumentet holdes sikkert under hele transmissionsprocessen med en række sikkerhedsfunktioner som f.eks. adgangskoder, kryptering og bruger-id’er. EDI 850 forbliver autentisk gennem en række kontrolprocedurer og redigering i hele sikkerhedsprocessen.

Transmissionen er et kritisk skridt, og der kan opstå betydelige fejl, når der anvendes uhensigtsmæssige kommunikationsmetoder.

Overførsel af en EDI 850 købsordre Workflow

Når en køber sender EDI-købsordren til leverandøren, er det en indikation af, at køberen ønsker at købe de anførte varer og tjenesteydelser fra leverandøren. Når leverandøren modtager købsordren, validerer han dokumentet i forhold til EDI 850-specifikationer og svarer med sit eget EDI-dokument, 855 Purchase Order Acknowledgement.

Hvis køberen har brug for at foretage en ændring af købsordren, efter at den er sendt og modtaget af leverandøren, men før ordren er blevet udfyldt, kan han oprette og sende en EDI 860: Purchase Order Change Request – Buyer Initiate. Ting, der kan indgå heri, kan være:

• Tilføjelige varer
• Ændring af varer
• Ændring af datoer
• Ændring af mængde
• Prisændring
• Omlægning

Når køberen bekræfter købsordreændringen, sender de en EDI 865 Purchase Order Acknowledgment with Change som svar. Dette vil gøre køberen opmærksom på, at sælgeren at de accepterer eller afviser køberens ændringer. Hvis sælgeren har behov for det, kan han også bruge 865 til at anmode om ændringer i den oprindelige PO, med en anden kode end den, der bruges til at bekræfte ordren.

Når EDI 850 modtages af sælgeren, oversættes den til et brugbart format. EDI-oversættelsessoftware tjener som grænseflade mellem dokumentet og computerens infrastruktur. Oversættelsessoftwaren tager EDI-dokumentet og oversætter det til et brugbart format for computersystemet. Derefter bruges en mapper til at ændre filen, det tidligere EDI-dokument, til et format, der er kompatibelt med leverandørens ERP-system (enterprise resource planning). På dette tidspunkt er EDI 850 ikke længere et EDI-dokument, men er nu en brugbar indkøbsordre (ligesom den, køberen startede med, før den blev oversat til EDI-format), som virksomheden kan behandle i overensstemmelse med deres arbejdsgang.

Købsordrebekræftelsen advarer køberen om, at sælgeren har bekræftet modtagelsen af købsordren. Dette dokument fjerner behovet for, at køberen skal ringe, sende en e-mail eller faxe til sælgeren for at sikre sig, at ordren er modtaget.

Hvis den oprindelige købsordre ikke blev accepteret som den er, f.eks. i tilfælde af at varer er udsolgte, og leverandøren har foretaget ændringer i den, omfatter købsordrebekræftelsen disse ændringer. EDI 855-dokumentet indeholder:

• Købsordrenummer
• Forventet leveringsdato
• Forventet leveringsdato
• Leverandørnummer
• Artikelnumre eller varenumre
• Artikelbeskrivelse
• Enhedspriser

Når ordren er udarbejdet, vil leverandørens system oprette og sende et EDI 856 Advance Ship Notice-dokument.

Dette dokument indeholder:

• Informationer på forsendelsesniveau, f.eks. oplysninger om transportør og sporingsnummer
• Informationer på ordreniveau, f.eks. indkøbsordrenumre
• Informationer på vareniveau, f.eks. varer og mængder
• Informationer på pakningsniveau, f.eks. stregkoder på varens emballage

Køberen modtager varerne og kontrollerer ordren for at sikre sig, at alt er der, som det skal være.

Leverandøren sender en EDI 810-faktura, som indeholder:

• Artikler bestilt og deres pris
• Mængder bestilt
• Betalingsbetingelser
• Eventuelle tilbudte rabatter
• Fakturerings- og forsendelsesoplysninger

Den EDI 810-faktura konverteres til en faktura, som købers indkøbsordrehåndtering og regnskabssystem kan bruge, så kreditorafdelingen kan betale leverandøren.