Gentag ikke dig selv:

Vi har alle nikket med, når nogen siger, at vi skal arbejde smartere, ikke hårdere. Men hvad betyder det i praksis?

Computerprogrammører har et svar med et koncept, som de bruger til at skrive mere effektiv kode: Don’t Repeat Yourself (DRY). Du behøver ikke at være programmør for at bruge det samme princip i dit daglige arbejde, så lad os se på, hvordan du kan anvende det i dine daglige opgaver.

Hvad er DRY?

Begrebet “don’t repeat yourself” blev opfundet i 1999 af Andy Hunt og Dave Thomas i deres bog The Pragmatic Programmer. De definerede det som “Ethvert stykke viden skal have en enkelt, entydig, autoritativ repræsentation i et system.”

I softwareudvikling er DRY princippet om at reducere gentagelser i koden og henvise tilbage til en enkelt kilde – eller “snippet” – af genanvendelig kode, når du har brug for det.

Forestil dig, at du har programmeret en app, der kaster en bold til din hund en gang i timen i løbet af dagen. I stedet for at skrive hele koden til at lokalisere bolden, samle bolden op og kaste bolden 24 gange (én gang for hver time) skriver du koden én gang og giver den et navn, f.eks. throw.ball. Derefter skal du blot skrive throw.ball hver gang.

Ud over at spare kræfter på forhånd betyder det også, at der er mindre plads til menneskelige fejl: Hvis du skriver det samme 24 gange, er du sikker på at begå fejl mindst én gang. Og hvis du f.eks. beslutter, at din app skal kaste et ben i stedet for en bold, behøver du kun at ændre koden én gang i stedet for 24 gange.

Det er et eksempel fra kodning, men vi undgår alle instinktivt gentagelser, hvor der er en indlysende løsning. Vi lader websteder gemme cookies på vores computer for at huske vores præferencer. Vi opretter afspilningslister med vores yndlingssange i stedet for at vælge helt fra bunden hver gang. Og vi indlæser kontakter i vores telefon i stedet for at indtaste numre for hver eneste tekst.

Men hvordan kan vi undgå gentagelser og spare tid, når det gælder vores arbejde? Det hele starter med at finde ud af, hvor du gentager dig selv.

Opdag, hvor du gentager dig selv

Hvis du nogensinde har prøvet et produktivitetssystem, vil meget af dette lyde bekendt. Systemer som Getting Things Done (GTD) og Zen to Done følger en lignende proces. Forskellen her er, at vi nærmer os processen med et laserfokus på unødvendig gentagelse.

Det første skridt er at logge dine daglige aktiviteter – du skal gøre dette i mindst en uge, men ideelt set en måned. Når du følger din tid, vil du logge rutineopgaver, men du ønsker ikke at overse de opgaver, der kommer sjældnere eller ikke så regelmæssigt.

• Føj opgaver, der er sandsynlige, men ikke planlagte, som f.eks. behandling af en kundeklage, til.

• Glem ikke de årlige opgaver (eller månedlige, hvis du kun holder øje med dem i en uge): ting som rapporter, revisioner, inspektioner, fakturering, vedligeholdelse og meget mere.

• Forespørg andre om deres rutineopgaver. Det vil hjælpe dig med at udfylde hullerne.

På dette tidspunkt har du et overblik over dine opgaver i højden. Nu er det tid til at finde ud af, hvilke opgaver der er de bedste kandidater til DRY. Dette kan du gøre i den app, du har brugt til at spore dine opgaver. Du kan oprette tags eller etiketter for hver kategori i din to-do-liste eller tidsregistreringsapp, tilføje kategorierne som ekstra kolonner i et regneark eller blot notere dem med pen og papir.

Vi foreslår, at du fokuserer på fire nøgleområder og noterer alle opgaver, der falder i en eller flere af følgende kategorier.

1. Smertepunkter. Når du kigger din liste igennem, er der sikkert en håndfuld opgaver, der vender sig om i din mave som en kringle. Måske frygter du at skrive den månedlige rapport eller sende påmindelser til kunder, der betaler for sent. Følg din mavefornemmelse på dette punkt. Hvis det giver en fysisk reaktion af panik og afsky, eller hvis du opdager, at du udskyder det, hver gang denne opgave kommer på tale, så tag den.

2. Blokkehalse. Hvilke opgaver opholder resten af din dag? Måske skal du sende en e-mail til alle afdelingslederne og vente på deres svar, før du kan begynde at arbejde på en rapport. Eller måske skal du importere nye kundedata, før du kan køre de analyser, du er interesseret i.

3. Tidskrævende opgaver. Det er her, at resultaterne af din tidsregistrering kommer til nytte. Bruger du timer af hver dag på at rydde din indbakke eller besvare kundespørgsmål? Hvis du er som de fleste mennesker, har du sandsynligvis undervurderet, hvor meget tid nogle af dine opgaver tager.

4. Repetitive opgaver. Kig efter gentagne opgaver, der følger et lignende mønster, hver gang du udfører dem. Tænk som Henry Ford; han så, at det var en gentagelig proces at bygge biler, og han fandt på den bevægelige samlebåndsmetode, som revolutionerede produktionen. Du bygger måske ikke et fysisk produkt, men der er gode chancer for, at du producerer noget. Det kan være så simpelt som en opdatering af et socialt netværk eller så komplekst som en ny app. Kig efter de trin, der er næsten identiske hver gang, så du kan bygge dit eget samlebånd.

Med alle dine opgaver kategoriseret kan du nu med et enkelt blik se, hvilke der er oplagte kandidater til DRY-behandlingen. Opgaver, der er mærket som repetitive, har pr. definition størst sandsynlighed for at drage fordel af DRY. Hvis en opgave ikke er repetitiv, skal du fjerne den fra din liste. Når du har gjort det, bør du prioritere opmærksomheden på de opgaver, der rammer flest kategorier.

Hvis jeg ser på eksemplet i billedet ovenfor, har jeg scoret hver opgave 0-5 (5 er den højeste) for hver af de fire kategorier. Derefter summerede jeg hver opgave – dem med de højeste scorer er dem, der er oplagte til DRY-behandling.

Eliminer gentagelser på arbejdet

Nu har du en klar idé om, hvilke opgaver der ville have gavn af DRY, så det er tid til at eliminere gentagelserne.

Tip 1: Opret skabeloner

Hjørnestenen i brugen af DRY i dit arbejdsliv er den ydmyge skabelon. Hver gang du opretter noget, uanset om det er en e-mail, et forretningsdokument eller en infografik, så tænk over, om der er noget, du kan gemme til fremtidig brug. Den tid, du bruger på at oprette en skabelon, vil spare dig eksponentielt mere tid senere hen.

Her er de områder, der er mest modne til skabeloner:

Emails

Med et anslået gennemsnit på 31 forretningsmails, der sendes om dagen, er indbakken centrum for vidensmedarbejderens univers. Men det betyder også, at det er sandsynligt, at du sender de samme e-mails igen og igen.

Simpelt ved at fjerne alle de personlige oplysninger kan du oprette din egen skabelon og gemme den til fremtidig brug. Du kan få flere oplysninger om, hvordan du bruger skabeloner i forskellige e-mail-apps, ved at læse om automatisering af din indbakke.

Intern kommunikation

Hvis du sender ugentlige opdateringer til din chef, opretter specifikationer til forskellige interessenter eller skriver billetter i din bug tracker, bruger du sandsynligvis en masse tid på at genopfinde hjulet. Skim gennem din seneste kommunikation og kig efter mønstre – selv en simpel skabelon vil spare dig for besværet med at formatere hver gang.

Externe dokumenter

Forslag, kontrakter, fakturaer – de ligner alle ret meget hinanden. Ved at fjerne de oplysninger, der er specifikke for dine kunder og partnere, har du en skabelon at arbejde ud fra og kan tilpasse den til hvert enkelt tilfælde.

Præsentationer

Hvis du holder mere end én præsentation om året, skal du lave dig en præsentationsskabelon. Selv om hver præsentation er meget forskellig, kan skelettet være det samme.

Tip 2: Find de rigtige apps

Er der en app, der kan gøre arbejdet for dig?

Svaret er næsten helt sikkert ja.

For eksempel har du måske skrevet dine forslag i et tekstbehandlingsprogram og sendt dem som en vedhæftet fil pr. e-mail. Det viser sig, at der findes et væld af forslagssoftware, som strømliner processen, sender smukt designede forslag til dine kunder og giver dig besked, når de er blevet gennemgået. Og selv om der ikke er noget, der forhindrer dig i at oprette en faktura-skabelon i Google Docs eller Microsoft Word, vil faktureringssoftware tage sig af alle gentagelserne, f.eks. automatisk nummerering af dine fakturaer, holde styr på, hvad der er blevet betalt, og gøre din selvangivelse meget nemmere.

Det samme gælder for stort set alt, lige fra planlægning af møder til oprettelse af undersøgelser.

Så hvis du opdager, at du selv med de bedste skabeloner stadig jævnligt bruger betydelig tid på at justere dem manuelt, er det på tide at overveje at bruge en app. Det rigtige værktøj til den rigtige opgave kan betyde forskellen mellem en nem opgave eller at hamre et søm i med en skruetrækker.

Tip 3: Automatisér dine gentagne opgaver

Når du har udvalgt din pakke af DRY-apps, vil du bemærke noget: De fleste af dem er bygget til at gøre én ting godt. Og det giver rigtig god mening at have et dedikeret værktøj til at udføre en specifik opgave. Men dit arbejde er sjældent så simpelt, og du kan finde dig selv springe fra app til app i din daglige arbejdsgang.

Med Zapier kan de apps, du bruger mest, tale sammen. Ved hjælp af automatiserede arbejdsgange kaldet Zaps kan du automatisk sende data mellem appsene og fjerne manuelt arbejde fra mange af dine daglige opgaver.

Afhængigt af, hvilke opgaver der scorede højest i din DRY-vurdering, vil du måske oprette din egen arbejdsgang, men her er et par idéer til at komme i gang:

Projektstyring

Intern kommunikation

Filstyring

Automatisering er det ultimative værktøj til DRY. Det giver dig mulighed for at outsource alle dine gentagne opgaver til en maskine, så du kan fokusere på de projekter, der kræver din menneskelige hjerne.

Du tænker sikkert allerede på alle de opgaver, du kan skære ned på med dit arsenal af skabeloner, apps og Zaps. Men du skal ikke gå for hurtigt frem for dig selv. I stedet for at brainstorme hacks på forhånd, skal du basere din DRY på virkeligheden i forbindelse med dine opgaver.

Og sørg for at holde øje med, hvordan det fungerer. Sparer du tid? Føler du dig mindre stresset? Eller er dine nye processer på en eller anden måde endt med at tage mere tid? Har du automatiseret noget, der burde have været mere personligt?

I kodning kan DRY betyde forskellen mellem klodsede, ødelagte apps og smidige, effektive apps. Hvis du implementerer de samme principper i dit arbejde, kan du bruge mere tid på det, der er vigtigt, mens skabeloner og robotter tager sig af resten.

Billede af hænder, der skriver kode fra Free-Photos via . Billede af hånd, der tager noter fra StartupStockPhotos via . Billede af person, der kigger på opslagstavle fra StartupStockPhotos via . Tegneserie om effektivitet fra xkcd.