Nogle stater har gensidige skatteaftaler med hinanden, som gør det muligt for ansatte, der bor i en stat og arbejder i en anden, at blive beskattet af deres indkomst i den stat, hvor de bor, i stedet for i den stat, hvor de arbejder. I disse tilfælde kan medarbejderne fremlægge et certifikat for ikke at være bosiddende i den stat, hvor de arbejder, for at blive fritaget for at betale indkomstskat i den pågældende stat.
Zenefits registrerer automatisk, om en medarbejder kan drage fordel af en gensidig aftale på baggrund af hans/hendes hjemmeadresse og tildelte arbejdssted. Zenefits noterer dog blot den gensidige opsætning til HR- og lønningsformål. Medarbejderne skal stadig udfylde en attest for manglende bopæl og indsende den til deres arbejdsgiver, hvis det kræves.
- Nye medarbejdere kan vælge gensidige skatteopsætninger ved onboarding i Zenefits.
- Hvis en eksisterende medarbejder ændrer sin adresse eller får tildelt et nyt arbejdssted, og de nu har mulighed for en gensidig opsætning, vil de kunne logge ind i Zenefits og opsætte den.
- Gensidige aftaler gælder kun for indkomstopkrævning i staten. Medarbejdere, der vælger gensidige skatteopsætninger, er stadig omfattet af deres arbejdsstats andre medarbejderbetalte skatter.
- Administratorer kan også markere en stat som fritaget i afsnittet Gensidige aftaler, der findes i medarbejderens tåreblad.
Helt generelt vil en medarbejder, der vælger “Ja, bekræfter, at de har et certifikat for ikke-bopæl, kun få tilbageholdt skat fra deres hjemstat. Hvis en medarbejder imidlertid vælger “Nej” og bekræfter, at han/hun ikke har et certifikat for ikke-bopæl, vil der blive tilbageholdt skat i hans/hendes hjemstat og arbejdsstat.
Aftaler og certifikater
I nedenstående tabel kan medarbejdere, der er tildelt et arbejdssted i en af staterne i kolonnen Arbejdsstat og en hjemmeadresse i en stat, der er anført i kolonnen Opholdsstat i samme række, vælge at blive beskattet i deres hjemstat.
I nogle tilfælde, f.eks. i MD eller VA, har formularen til fritagelse for indeholdelse i staten et felt til at erklære fritagelse på grundlag af ikke-opholdssted. Andre stater, som f.eks. IL, har separate formularer til at erklære ikke-opholdssted med henblik på kildeskat.
| Arbejdsstat | Bopælsstat | Certificate of Non-residency |
|---|---|---|
| D.C. | En hvilken som helst stat og Puerto Rico | D-4A |
| Iowa | Illinois | 44-016 |
| Illinois | Iowa, Kentucky, Michigan, Wisconsin | IL-W-5-NR |
| Indiana | Kentucky, Michigan, Ohio, Pennsylvania, Wisconsin | WH-47 |
| Kentucky | Illinois, Indiana, Michigan, Ohio, Ohio, Virginia, Wisconsin, West Virginia | 42A809 |
| Maryland | DC, Pennsylvania, Virginia, West Virginia | MW 507 |
| Michigan | Illinois, Indiana, Kentucky, Minnesota, Ohio, Wisconsin | MI-W4 |
| Minnesota | Michigan, North Dakota | MWR |
| Montana | Nord Dakota | NR-2 |
| New Jersey | Pennsylvania | IT-4NR |
| Nord Dakota | Minnesota, Montana | NDW-R |
| Ohio | Indiana, Kentucky, Michigan, Pennsylvania, West Virginia | NJ-165 |
| Pennsylvania | Indiana, Maryland, New Jersey, Ohio, Virginia, West Virginia | REV-419 |
| Virginia | DC, Kentucky, Maryland, Pennsylvania, West Virginia | VA-4 |
| Wisconsin | Illinois, Indiana, Kentucky, Michigan | W-220 |
| West Virginia | Kentucky, Maryland, Ohio, Pennsylvania, Virginia | WV /IT-104R |