Når Microsoft Flow er aktiveret af en organisation, der har implementeret Office 365, giver Microsoft Flow slutbrugerne mulighed for at oprette automatiserede arbejdsgange mellem programmer og mange forskellige tjenester ved hjælp af konnektorer. Microsoft-programmer og en stadig voksende liste af tredjepartstjenester er tilgængelige til sammenkobling. Microsoft Flow giver medarbejderne mulighed for at oprette enkle til mere komplekse arbejdsgange, der kan give effektiviseringer for virksomheder omkring deres arbejdsflowbehov. Det er en slutbrugermulighed, der i de fleste tilfælde ikke kræver en udvikler til workflows.
I dette blogindlæg viser jeg, hvordan du kan bruge et simpelt Microsoft Flow til at forbinde en Microsoft Form, der opsamler data, og derefter udfylde de indsamlede oplysninger i en SharePoint-liste. SharePoint-listen i mit eksempel er en liste, der er en del af en Office 365-gruppe. Hvis du ikke er bekendt med Microsoft Forms, er det et meget brugervenligt program, der er inkluderet i dit Office 365-abonnement. Hvis det er aktiveret i din organisation, kan du nemt oprette afstemninger, undersøgelser og quizzer. Med forgreningsmuligheder kan du oprette nogle meget professionelt udseende formularer til dataindsamling.
Microsoft Forms mangler måske nogle mere avancerede funktioner; SurveyMonkey eller TypeForm tilbyder nogle funktioner, som du måske vil finde nyttige. En ting, der er sikker med Office 365, er forandring. Jeg er sikker på, at vi vil se en stigning i Forms-funktioner i fremtiden. Microsoft Flow har hundredvis af konnektorer, så du kan forbinde en SurveyMonkey-formular eller en TypeForm med din SharePoint-liste, hvis du har brug for nogle af de avancerede funktioner nu. De prøveformularer, som jeg viser i dette indlæg, udfyldes alle til den samme SharePoint-liste.
Jeg fremhæver ofte vigtigheden omkring styring for Office 365 Groups i SMV’er. Mens Office 365 er en værktøjskasse til brugersamarbejde, er en total fri for alle og den generelle mulighed for oprettelse af grupper ikke en bedste praksis.
I de eksempler, jeg bruger i dette indlæg, er baggrundshistorien en anmodning om en Office 365 Group. Formularen indsamler oplysninger om gruppeanmodningen, og flowet trækker resultaterne og gemmer dem i en SharePoint-liste, som IT-afdelingen derefter kan gennemgå og godkende.
TIP: Jeg anbefaler, at du vælger specifikke brugere, der kan gennemgå, godkende og derefter oprette en anmodet gruppe. Microsoft giver nogle oplysninger om, hvorfor du måske ønsker at kontrollere, hvem der opretter Office 365 Groups. Denne artikel viser dig, hvordan du deaktiverer standardmuligheden for, at alle kan oprette en Office 365-gruppe.
Stræk 1: Opret din Microsoft-formular
Videoen nedenfor viser dig, hvordan du gennemgår en simpel proces for oprettelse af en Microsoft-formular. Formularer skal være aktiveret i din organisation. Når vi har oprettet From, kan vi oprette en SharePoint-liste, der vil flugte med formularfelterne, og i trin 3 vil vi forbinde formularen med listen ved hjælp af Microsoft Flow.
Dette er min Microsoft Form Embedded.
Et link til min eksempel Microsoft Form.
Det er ret ligetil at oprette en Microsoft Formular. Du kan tilføje brugerdefinerede billeder og bruge skabeloner for at få et meget professionelt udseende. Den næste formular, du ser nedenfor, er en TypeForm, som også er ret nem at oprette. Jeg har indlejret en version i denne webside. I de næste trin vil jeg forbinde både Microsoft Form og TypeForm med en SharePoint-liste ved hjælp af Microsoft Flow.
Et link til mit eksempel på TypeForm.
Stræk 2: Opret en SharePoint-liste
Nu, hvor du har din formular klar, skal du gøre din SharePoint-liste klar til at fange de data, som din Microsoft Flow synkroniserer til din liste fra din formular. Som nævnt tidligere i dette indlæg vil jeg oprette en liste, der bor på et eksisterende Office 365 Group-websted. I mit eksempel her vil jeg oprette en ny liste og oprette de kolonner, der matcher formularfelterne.
Trin 3: Forbind en formular med SharePoint-listen
Nu, hvor du har en Microsoft Form, i mit tilfælde også en TypeForm, og en SharePoint-liste på dit Group-websted, kan du forbinde de data, der indsamles på dine formularer, og trække disse data ind i din SharePoint-liste ved hjælp af et Microsoft Flow.
Microsoft Forms og TypeForm samt andre formular-tjenester giver nogle muligheder for at forbinde til, vise og rapportere om de indsamlede data, og de giver dig normalt mulighed for at eksportere disse data til Excel. I dette eksempel flytter vi de data, der er indsamlet i mine formularfelter, til en SharePoint-liste for at automatisere en proces. Min SharePoint-liste fungerer som en Excel-datadump til at opfange dataene fra spørgsmålene i formularerne. Styrken i SharePoint ligger i virkeligheden i det, du kan gøre, efter at dataene er blevet placeret i listen. Jeg går ikke i detaljer i dette indlæg, men jeg kunne oprette yderligere strømme, der udløses, efter at data er udfyldt til SharePoint-listen. Tænk Godkendelsesproces, eller måske et emne defineret som haster bliver skubbet til et teams kanal. Der er masser af muligheder til rådighed.
I denne næste video vil jeg bruge Microsoft Flow. Som standard aktiverer Microsoft Flow og PowerApps på Office 365-lejemål, og tankegangen er, at hvis en bruger har adgang til at oprette en liste, hvorfor så ikke give dem en metode til bedre at arbejde med disse listedata og en bedre metode til at indsamle og arbejde med deres data fra andre datakilder.
Det er muligt, at disse funktioner er blevet slået fra for din organisation. PowerApps er et værktøj til at oprette mobile apps og giver mulighed for at ændre dine SharePoint-formularer. Ved hjælp af PowerApps kan du ændre det udseende og den følelse, som brugerne oplever, når de tilføjer elementer direkte til en SharePoint-liste. PowerApps anses for at være en erstatning for InfoPath-formularer. Hvis du har nuværende InfoPath-formularer, som du gerne vil konvertere til PowerApps, vil jeg anbefale, at du starter med dette blogindlæg. Du behøver ikke at bruge PowerApps, og i dette indlæg gør jeg det heller ikke, men hvis du tænker ud af boksen, kan der være fordele eller grunde til at udnytte PowerApps til dette eller et lignende Flow, du bygger.
I disse tre trin indsamlede vi data fra både en Microsoft 365 webapp (Microsoft Forms), og jeg viste ikke, men jeg tilsluttede også til min TypeForm, den proces var den samme, men den startede med en connector til TypeForm vs. Microsoft Forms. Vi oprettede en grundlæggende SharePoint-liste på et Office 365 Group-websted og brugte et Microsoft Flow til både at indsamle disse data og derefter udfylde oplysningerne til SharePoint-listen.
Microsoft Flow kommer til at ændre, hvordan brugerne kan automatisere deres arbejdsgange, på en enkel nem måde. Det er ikke perfekt, så jeg vil gerne dele ærlig feedback med nogle Microsoft Flow-begrænsninger. Flow sammen med mange af Office 365-værktøjerne fortsætter med at blive forbedret hver måned. Hvis du ønsker at blive en Pro, skal du sørge for at overvåge Microsoft Flow Community for tips.