Det er ikke sjovt at indse, at man skal betale et kvalificeret ikke-valgfrit bidrag (QNEC) eller et kvalificeret matchende bidrag (QMAC).
Måske har du kørt tallene og indset, at du næsten helt sikkert ikke vil bestå din ADP- eller ACP-test. Måske gennemgår du papirarbejdet, og du bemærker en detalje, der får din mave til at falde ned. På en eller anden måde blev en medarbejder, der var berettiget til at bidrage til din virksomheds 401(k), ikke underrettet eller fik ikke mulighed for det.
Hver som helst er det, du har fundet, et problem.
Gluksusvis er der en løsning.
Det at lave en QNEC eller QMAC kan hjælpe dig med at løse det (forhåbentlig før der sker større skader). I dette indlæg vil vi gennemgå præcis, hvad QNECs/QMACs er, hvordan de kan hjælpe (eller er nødvendige), hvordan man beregner og laver en QNEC/QMAC, og alle de vigtige detaljer, regler, frister og detaljer, som du skal kende.
For at starte, lad os behandle hvert af disse bidrag separat.
Hvad er et QNEC?
Et kvalificeret ikke-valgfrit bidrag (Qualified Non-Elective Contribution, QNEC) er en måde for arbejdsgivere at korrigere for en mislykket ikke-diskriminationstest (NDT) eller kompensere for en medarbejders tabte mulighed for at foretage valgfrie indbetalinger. Grundlæggende er QNEC’er bidrag på vegne af medarbejderen – normalt en ikke-højt aflønnet medarbejder (NHCE) – som straks er 100 % uopsigelige. Disse bidrag er ikke valgfrie, hvilket betyder, at de ikke bestemmes af, hvor meget en medarbejder udskyder. I forbindelse med testformål kan de behandles på samme måde som valgfrie indskud eller som et arbejdsgiverbidrag, hvilket betyder, at de kan bruges til at hjælpe med at korrigere en dumpet ADP- eller ACP-test.
Hvad er et QMAC?
Qualified Matching Contributions (QMACs) er ligesom QNECs, bortset fra at de i stedet for at være ikke-valgfrie er matchende bidrag, der ydes som en procentdel af medarbejderens valgfrie udskud. De bruges typisk til at hjælpe dig med at bestå ACP-testen – på samme måde som QNECs bruges til at hjælpe dig med at bestå ADP-testen. En QMAC kan også bruges til at opfylde ADP-testen, idet den indgår i beregningen som en lønmodtageroverførsel.
Det er vigtigt at bemærke, at et QNEC- eller QMAC-bidrag kun kan bruges til at opfylde den manglende opfyldelse af en af testene, ADP eller ACP, og ikke begge. Som følge heraf kan der være omstændigheder, hvor der skal tages yderligere skridt, eller hvor begge typer bidrag skal ydes.
QNECs vs. QMACs
Og selv om QMACs ofte nævnes i samme åndedrag som QNECs og anvendes i fællesskab, har de nogle vigtige forskelle. Vi har opdelt de vigtigste forskelle i nedenstående tabel:
| ### QNECs vs. QMACs | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| QNEC | QMAC | ||||
| Qualified Non-Elective Contributions | Qualified Matching Contributions | ||||
| Beløb baseret på: % af medarbejderens løn | Beløb baseret på: % af medarbejderens løn | Beløb baseret på: % af medarbejderens løn | Beløb baseret på: % af medarbejderens løn | Beløb baseret på: % af medarbejderens løn | Beløb baseret på: % af medarbejderens valgfrie indskud |
| Generelt bruges til at bestå ADP-nondiskriminationstesten | Generelt bruges dog til at bestå ACP-nondiskriminationstesten, kan også bruges til at bestå ADP-nondiscriminationstesten | ||||
Forståelse af QNECs/QMACs
Som vi nævnte ovenfor, er formålet med en QNEC eller QMAC at rette op på en fejl, så du skal ikke bekymre dig for meget, hvis du har lavet en fejl. Vi vil gennemgå almindelige fejl, hvad du skal gøre for at rette op på dem og vigtige regler for QNECs/QMACs. Men lad os springe ud i det, før vi kommer foran os selv:
Fælles fejl: Hvornår skal du lave en QNEC/QMAC?
401(k)-planadministration er ikke let – og med alle de bevægelige dele, der er involveret, begår folk fejl. Nogle af disse almindelige 401(k)-administrationsfejl omfatter bl.a:
- Planens sponsorer kan antage, at deres 401(k)-plan ikke dækker ikke-standardiserede medarbejdere eller deltidsansatte (når den faktisk gør det).
- Ved beregninger af forskydninger eller ikke-diskriminationstests kan planens sponsorer glemme at medtage berettigede medarbejdere, der ikke har foretaget valgfrie forskydninger.
- Planens sponsorer kan ved et uheld undlade at tillade en medarbejder at foretage valgfrie indbetalinger (ofte på grund af administrativ udskiftning eller andre bureaukratiske komplikationer).
Disse almindelige fejl kan resultere i, at test af ikke-diskrimination ikke bestås, eller at man undlader at tilmelde og tilbyde forskydninger korrekt for en berettiget medarbejder.
Hvis du ikke bestod din ADP-test (eller tror, at du måske gør det):
Ofte er QNECs/QMACs ikke den eneste mulighed, eller endog den mest almindelige, når en virksomhed ikke består deres NDT’er. Virksomhederne bruger oftest korrigerende uddelinger, udsættelser, der refunderes til HCE’er. Disse kan imidlertid uventet belaste dine HCE’er med ekstra fuldt skattepligtig indkomst det pågældende år – ikke en opskrift på tilfredse overordnede. Det er her, at en QNEC/QMAC kommer ind i billedet.
En QNEC/QMAC er en måde for planens sponsor eller arbejdsgiveren at korrigere deres 401(k)-plan på uden at forstyrre deres medarbejderes checkhæfter.
Hvis du ikke gav en medarbejder mulighed for at foretage valgfrie henlæggelser (eller ønsker at sikre dig, at det ikke er sket):
I dette tilfælde har QNEC/QMAC til formål at kompensere medarbejderen for den forpassede mulighed for henlæggelser. Planens sponsor foretager den korrigerende betaling, i stedet for at medarbejderen skal lide under virksomhedens forglemmelse.
Planens sponsor QNEC/QMAC-omkostninger
En QNEC eller QMAC er normalt ikke den mest populære korrigerende foranstaltning, fordi, ja, de koster arbejdsgiveren. Plan sponsorer, der vælger at bruge denne vej som korrigerende foranstaltning, skal betale regningen for en mislykket ACP/ADP-test eller en bureaukratisk fejl, og det kan være en smertefuld omkostning, især når den er uventet.
På den lyse side: QNECs/QMACs betyder, at medarbejderne holdes glade. De højtlønnede medarbejdere behøver ikke at få refunderet deres udsættelser, og alle medarbejdere, der ikke fik mulighed for at udsætte, får stadig penge på deres konto (og de er 100 % uopsigelige, hvilket betyder, at de er deres med det samme).
Sådan beregner du beløbet for en QNEC/QMAC:
For en dumpet ADP- eller ACP-test:
Hvis du dumpede din ADP- eller ACP-test og beslutter dig for at lave QNEC/QMAC’er for at foretage korrektionen, skal du lave QNEC’er/QMAC’er op til det punkt, hvor din plan består testen. I bund og grund er du nødt til at afbalancere skalaen igen. Her kan du se, hvordan du beregner disse beløb:
Strin 1:
Se på din dumpede ADP- eller ACP-test og sammenlign dine NHCE/HCE-procenter med kravene for bestået/ikke bestået, der er fastsat i nedenstående skema.
| NHCE QNEC-beregningstabel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Medarbejder | Kompensation | Fordeling | Arbejdsgiver Match | ADP | ACP | |
| HCE 1 | 160$,000 | $11,200 | $1,120 | 7.00% | 0.70% | |
| HCE 2 | 135.000$ | 12.150$ | 12.150$ | 1.215$ | 9.00% | 0.90% |
| HCE 3 | $120,000 | $7,200 | $720 | $720 | 6.00% | 0.60% |
| HCE Gennemsnit: | 7,33% | 0.73% | ||||
| NHCE 1 | $ 50.000 | $ 2.500 | 1,53% | 5.00% | 0,50% | |
| NHCE 2 | 42.000 $ | 2.520 $ | 1.53% | 6,00% | 0,60% | |
| NHCE 3 | 39.000 $ | 2.340 $ | 1,53% | 6,00% | 0.60% | |
| NHCE 4 | 39.000 $ | 780 $ | 1,53% | 2.00% | 0,20% | |
| NHCE 5 | 35.000 $ | – | – | 1,53% | 0.00% | 0,00% |
| NHCE Gennemsnit: | 3,80% | 0,38% | ||||
Her er de acceptable tærskelværdier for at bestå din ADP/ACP-test.
| ADP/ACP-tærskelværdier: | |
|---|---|
| NHCE-procent | HCE maksimalt tilladte procentdel |
| 2% eller mindre | NHCE % x 2 |
| 2% – 8% | NHCE % + 2 |
| mere end 8% | NHCE % x 1.25 |
I dette eksempel vil vi fokusere på ADP-testen. Vores NHCE ADP var 3,80 %, mens vores HCE ADP var 7,33 % – hvilket overstiger den maksimalt tilladte procentsats og dermed ikke bestod ADP-testen.
Strin 2:
Beregn det procentvise bidrag, du skal yde til NHCE’er for at bringe din plan i balance og hjælpe dig med at bestå den ikke-beståede ikke-diskriminationstest.
(HCE ADP % – 2) – NHCE ADP % = Nødvendig QNEC
Her er vores eksempel:
(7,33% – 2) – 3,80% = 1,53%
Bemærk: Hvis din NHCE ADP var over 8%, ville din beregning se ud som:
(HCE ADP % / 1.25) – NHCE ADP % = Nødvendig QNEC %
Strin 3:
Multiplicer den QNEC-procent, du beregnede i trin 2, med hver af dine NHCE’ers kompensationer for at beregne den samlede QNEC, der skal udbetales til hver medarbejder.
| NHCE QNEC-beregningstabel | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Medarbejder | Kompensation | Vederlag | QNEC-procent | QNEC-beløb | |
| NHCE 1 | $ 50,000 | $ 2,500 | 1.53% | $ 765 | |
| NHCE 2 | $ 42.000 | $ 2.520 | $1.53% | $ 643 | |
| NHCE 3 | 39.000 $ | 2.340 $ | 1.53% | $ 597 | |
| NHCE 4 | 39.000 $ | 780 $ | 1.53% | $ 597 | |
| NHCE 5 | $ 35.000 | – | – | 1.53% | $ 536 |
| I ALT QNEC/QMAC: | $ 3.137 | ||||
I dette eksempel ville vores samlede QNEC være 3.137 $, fordelt pro rata, eller forholdsmæssigt, på vores NHCE’er.
Hvis du på den anden side overvejer en QNEC for at kompensere for en forpasset udsættelsesmulighed, vil din beregning være anderledes.
Missede medarbejderopsparing
Hvis en medarbejder, der var berettiget og villig til at foretage valgfrie opsparing, af en eller anden grund ikke var i stand til at gøre det, skal du foretage en QNEC/QMAC svarende til halvdelen af det beløb, som de ville have opsparet som beregnet af ADP’en for deres respektive gruppe – uanset om de er en HCE eller NHCE.
Beregning af en QNEC/QMAC i denne situation kan gøres i 2 trin:
Strin 1: Beregn medarbejderens manglende forskydning
Så for at beregne beløbet for en QNEC/QMAC skal du først finde din medarbejders manglende forskydning. Sørg for, at du ved, hvilken gruppe (HCE eller NHCE) den pågældende medarbejder tilhører.
(HCE eller NHCE) Faktisk procentdel af forskydning * Medarbejderens løn
= Medarbejderens manglende forskydning
Hvis f.eks. NHCE nr. 2 (løn: 42.000 USD) aldrig fik mulighed for at bidrage til planen, ville beregningen af deres manglende forskydning være: 3,80 % * 42.000 $ = 1.596 $
Opmærksomhed: I denne beregning skal du bruge gruppens faktiske procentvise andel af indbetalinger og medarbejderens kompensation for det år, hvor medarbejderen blev udelukket fra indbetalinger.
Strin 2: Beregn det faktiske QNEC/QMAC-beløb
Herfra er selve QNEC/QMAC-beregningen en gåtur i parken:
Medarbejderens manglende udskydelse / 2 = QNEC-beløb
I vores eksempel tager vi simpelthen 50 % af det manglende udskydelsesbeløb: I vores eksempel tager vi blot 50% af de 50 % af de 50 % af de resterende omkostninger: 1.596 $ / 2 = 798 $
Alt dette kan virke skræmmende, men der er et par måder, hvorpå du kan fjerne nogle af disse omkostninger med det samme, hvis du opfylder betingelserne for en safe harbor-korrektionsmetode.
Frist for at foretage QNEC’er/QMAC’er
I de fleste tilfælde er fristen for at foretage QNEC’er ved udgangen af året efter planåret (12 måneder efter slutdatoen for det pågældende planår). For kalenderår er denne dato den 31. december.
Der er imidlertid flere situationer, hvor QNEC-frister og -krav kan være fleksible, herunder når IRS’ safe harbor-korrektionsmetoder anvendes:
IRS Safe Harbor-korrektionsmetoder
Frister for korrektion af valgfrie forskydninger for planer med automatiske bidrag
Svigt er ikke ualmindeligt i planer med automatiske bidragsfunktioner. Planadministratorer kan undlade at implementere automatiske bidrag eller undlade at implementere et bekræftende valg. I hvert af disse tilfælde kan planens sponsorer og administratorer imidlertid undgå at gøre de normalt krævede 50 % af de manglende valgfrie udbetalinger til QNEC’er, hvis følgende krav er opfyldt:
- Den manglende opfyldelse fortsatte ikke mere end 9 ½ måned efter afslutningen af det planår (hvor fejlen oprindeligt opstod).
- Den korrigerede valgfrie henlæggelser er startet op igen inden den første lønningsdato efter (eller inden den første lønningsdato for den næste måned efter, at administratoren eller planens sponsor blev underrettet om problemet).
- Inden for 45 dage efter korrektionen er medarbejderen blevet forsynet med en særlig meddelelse om, at de nu har mulighed for at bidrage. Denne meddelelse skal indeholde følgende: – En forklaring på fejlen
- En forklaring på korrektionsprocessen
- En erklæring om, at bidraget blev ydet for at kompensere for de forspildte muligheder for at overføre bidrag
- En erklæring, der minder deltageren om deres mulighed for at øge eller nedsætte deres valgfrie bidrag
- Kontaktoplysninger for planadministrator og sponsorer
Frister for ikkeAutomatic 401(k) Elective Deferral Failures
IRS giver også safe harbor-korrektionsmetoder for fejl i forbindelse med valgfrie deferral-ordninger for ordninger uden automotive bidragsfunktioner, hvilket kan betyde en reduktion af QNEC-beløbet, eller helt at undgå dem.
Hvis den valgfrie forskydningsfejl fortsætter i hhv:
- Mindre end tre måneder: – Der kræves ingen QNEC for den manglende valgfrie udskydelse.
- Planadministratoren skal hurtigt have rettet fejlen og underrettet den deltager, der er berørt af fejlen (se kravene om underretning ovenfor).
- Længere end tre måneder (men ikke efter udgangen af det andet planår, efter at fejlen blev begået): – Reduceret QNEC – svarende til 25 % af den manglende udbetaling (plus eventuelle manglende matchende bidrag og indtjening).
- Også her skal planadministratoren hurtigt have rettet fejlen og underrettet den deltager, der er berørt af fejlen (se kravene om underretning ovenfor).
IRS’s korrigerende programmer
Men at lave QNEC’er eller QMAC’er for at rette en fejl indebærer at bruge et IRS-mandateret korrigerende program – et sæt retningslinjer og krav til rettelse af fejlen. Der er tre korrektionsprogrammer, som IRS tillader dig at bruge: Self Correction, Voluntary Correction og Audit Closing Agreement Programs.
Hvilket korrektionsprogram du bruger afhænger af, hvor væsentlig fejlen er og/eller hvor forsinket erkendelsen af, at du har brug for at lave en QNEC eller QMAC er.
Vi gennemgår hver enkelt nedenfor:
Selvkorrigeringsprogram
Gode nyheder: Selvkorrektionsprogrammet (SCP) giver dig mulighed for at rette en fejl i din 401(k)-planadministration, før den bider dig (eller dine medarbejdere) i lommen. SCP betyder, at du kan løse problemet uden at kontakte IRS, betale et gebyr, indsende en ansøgning eller indsende en rapport.
I henhold til SCP kan du selv rette ubetydelige driftsfejl til enhver tid (men for sent, og du skal lave et frivilligt korrektionsprogram eller VCP). “Operationelle” fejl er den slags fejl, der opstår ved ikke at følge de nøjagtige skriftlige vilkår i planen. Da de fleste 401(k)-planer er en skov af småt skrevet tekst, er operationelle fejl naturligvis almindelige, og derfor giver SCP mulighed for hurtig og nem korrektion.
Hvis du træffer korrigerende foranstaltninger i løbet af det første år efter planåret (eller kalenderåret: 01/01/2017 – 31/12/2017) kan du bruge SCP’en til at korrigere væsentlige driftsfejl. Efter året kan du stadig bruge SCP’en til at korrigere ubetydelige driftsfejl.
Frivilligt korrektionsprogram
Det frivillige korrektionsprogram (VCP) er til at korrigere fejl, der er et trin opad i alvorlighed i forhold til dem, der korrigeres af selvkorrektionsprogrammet.
Helt grundlæggende kan du, hvis du ikke er under revision, men stadig har betydelige problemer med sproget i dit plandokument eller administrationen af 401(k)-planen, ansøge om at få rettet fejlen med VCP. Dette kræver, at du sender Internal Revenue Service en skriftlig indsendelse, der redegør for dine foreslåede metoder til korrektion, og at du betaler VC-ansøgningsgebyret. IRS gennemgår derefter din ansøgning og dine metoder og træffer en afgørelse.
Som med SCP kan du bruge VCP til at rette væsentlige eller ubetydelige fejl inden årets frist. Efter denne frist skal du rette væsentlige fejl ved hjælp af VCP.
Audit Closing Agreement Program
Det betyder, at du er under revision med Audit Closing Agreement Program. Korrigerende handlinger, der foretages under dette program, er en del af revisionen som skitseret og aftalt mellem IRS og virksomheden. Bøder og sanktioner er baseret på kendsgerningen og omstændighederne ved planens administrationsfejl.
Da de ikke er indbetalt af medarbejderen, betragtes QNEC’er og QMAC’er ikke som en del af det maksimale udlodningsbeløb i under en økonomisk vanskelig situation. I det væsentlige kan penge, som planens sponsor har bidraget med som en del af et QNEC eller QMAC, ikke anvendes som en del af en udbetaling i tilfælde af en hård nødlidende situation.
Hvordan man undgår at skulle lave QNECs/QMACs
Okay, så dette er et ton af oplysninger, og intet af det har været “de bedste nyheder nogensinde”. Så lad os oplyse stemningen. QNEC’er/QMAC’er er tidskrævende, forvirrende og dyre. Her er nogle tips, tricks og sikre strategier til at undgå alt dette bøvl i første omgang:
Passer ikke-diskriminationstest med disse tips og tricks
At komme på forkant med ikke-diskriminationstest er en af de eneste måder at undgå en fejltagelse på. Det er for sent for disse tips, hvis du allerede skal lave en QNEC- eller QMAC-test, men de kan helt sikkert spare dig for en stor hovedpine næste gang.
Få aflønningen korrekt
Indhent lønrapporter og W2’er inden testen.
Sørg for, at disse er opdaterede og for din beregnede tidsperiode.
Beregningsperioden er vigtig
Hvad enten du er på et kalenderår eller et planår, skal du sikre dig, at dine data og beregninger stemmer overens med dette, ellers får du at gøre med store unøjagtigheder.
Kontroller nøje, hvem der er HCE’er og nøglemedarbejdere
Ting ændrer sig. Antag ikke, at en NHCE sidste år er en NHCE i år.
Vær også opmærksom på vigtige særlige ansættelsesforhold, der kan have indflydelse på gruppekategorien, som f.eks. familiemedlemmer/beslægtede til virksomhedsejeren(e).
Forbedre dine medarbejderes deltagelse og overførselsrater
Medarbejdere, der ikke deltager i 401(k)-planen, bringer deres gruppes gennemsnitlige overførselsrater ned, hvilket betyder en lavere bidragstærskel for dine HCE’er og en plan, der er mere tilbøjelig til ikke at bestå testen.
Naturligvis betyder en forøgelse af dine NHCE-bidrags- og tilmeldingssatser en bedre gennemsnitlig faktisk udskydelsesprocent, som vil hjælpe dig med at bestå dine ACP/ADP-tests i fremtiden, så du kan undgå at skulle lave QNEC’er eller QMAC’er.
ELLER … Etabler en Safe Harbor 401(k)-plan
En Safe Harbor 401(k) er en type 401(k)-plansdesign, der giver dig mulighed for at omgå disse besværlige ikke-diskriminationstests. Grunden til, at disse planer er fritaget for testning, er, at IRS kræver, at Safe Harbor-planens sponsorer skal foretage regelmæssige arbejdsgiverbidrag.
Her er de typer af arbejdsgiverbidrag, der er tilgængelige via Safe Harbor-planer:
1. Basic Match: 100 % matchning af medarbejdernes indskud på op til 3 % af deres kompensation og derefter 50 % matchning af de næste 2 % af deres kompensation.
2. Forbedret match: 100% match (eller mere) af medarbejdernes indskud på mindst 4% (maksimum: 6%) af deres kompensation.
3. QACA Safe Harbor Match: 100 % match på de første 1 % af medarbejderens kompensation og derefter 50 % match på de næste 5 % af deres kompensation.
4. Ikke-valgfri 3 % Safe Harbor: Arbejdsgiveren bidrager med mindst 3 % af hver medarbejders løn, uanset om medarbejderen bidrager til ordningen eller ej.
Disse planer fritager dig for ADP- og ACP-test ved effektivt at gøre dem unødvendige. Ved at stille krav om specifikke arbejdsgiverbidrag kan IRS være rimeligt sikker på en sund og retfærdig 401(k)-plan.
Slutning
Håber vi er nået et stykke vej mod at udrede QNEC’er og QMAC’er. Vi har dækket alt fra den grundlæggende definition af et kvalificeret ikke-valgfrit bidrag og et kvalificeret matchende bidrag, og hvordan man beregner dem, til korrigerende programmer og safe harbor-muligheder, til hvordan man undgår at have med dette at gøre i fremtiden.
Hvis du har spørgsmål om QNECs eller QMACs, som vi ikke har besvaret her, er du velkommen til at kontakte os på [email protected]
ELLER
Hvis du ønsker et alternativ til at lave QNECs/QMACs, kan du læse alt, hvad du behøver at vide om korrigerende uddelinger i “The Complete Guide to 401(k) Corrective Distributions”
