Velkommen til en ny kunde eller klient. Eksempel på brev.
Flere ting at overveje, når man skriver velkomstbreve til kunder
Velkomstbreve
Velkomstbreve er breve, der skrives for at hilse høfligt på og introducere andre til en organisation. De kan sendes til nye elever i en skole, nye medarbejdere i en virksomhed, deltagere i en konference osv. Det primære formål med velkomstbreve er at øge modtagernes moral og lade dem vide, at de nu er en vigtig del af holdet. Brevene betragtes som en høflighedsgestus og den smukkeste måde at vise modtageren, at man sætter pris på hans/hendes tilstedeværelse, indsats eller interesse i at gøre noget. Velkomstbreve kan også indeholde nogle vigtige oplysninger, som modtagerne måske endnu ikke er klar over.
Når du skriver velkomstbreve, er det dit mål at få modtagerne til at føle sig “hjemme”. Derfor skal du være så venlig som muligt. Begynd med at præsentere organisationen officielt for modtageren. Tak høfligt og lykønske ham/hende med at blive en del af holdet. Forsikre modtageren om, at han/hun har truffet den rigtige beslutning ved at vælge din organisation. Sørg for at tiltale modtageren ved hans/hendes navn. Gør det kortfattet og medtag kun de nødvendige oplysninger. Afslut brevet ved at takke modtageren igen og underskrive det med dit navn og din titel.
Brev til kunder
Brev til kunder er breve skrevet af virksomheder til personer eller organisationer, der køber varer og tjenester fra disse virksomheder. Disse breve kan være rettet til specifikke kunder eller til alle kunder, afhængigt af emnet. Hvis du ejer en virksomhed, er der mange gange, hvor du kan finde det nødvendigt at skrive til dine kunder. Du kan f.eks. sende undskyldningsbreve for faktureringsfejl, inkassobreve til dem, der skylder dig penge, opfølgningsbreve efter de første kundebesøg, markedsføringsbreve for at promovere konferencearrangementer osv. Det er vigtigt at skrive konstant til dine kunder, da det får kunderne til at føle sig værdsat og styrker forholdet mellem virksomhed og kunde.
Alle breve til kunder er formelle. Derfor bør du opretholde en professionel tone. Henvend dig til kunden ved hans/hendes navn i stedet for “Kære værdsatte kunde”. Tak personen for at være din kunde. Formidl dit budskab klart og kortfattet uden at blande oplysninger sammen. Adskil vigtige oplysninger fra hinanden, og mærk dem med underoverskrifter. Undgå at afskrække kunden med detaljerede vilkår og betingelser. Sæt dem i stedet på en anden side. Fortæl modtageren, hvordan han/hun kan kontakte dig, og hvordan han/hun kan stoppe med at modtage breve. Afslut med en positiv bemærkning. Skriv dit navn og håndsignér brevet.