Forestil dig, at du skal på ferie til Kina. Du læser om de specifikke destinationer, du ønsker at besøge, og du lærer nogle grundlæggende sætninger på mandarin for at komme rundt i de større byer. Du tjekker sikkert endda vejret for at være sikker på, at du ved, hvad du skal pakke.
Men hvis du skal til Kina i forretningsøjemed, er det en helt anden sag.
For at gøre forretninger i Kina skal du lære en meget specifik delmængde af landets kultur. Traditionel kinesisk forretningsetikette og skikke er anderledes end i den vestlige kultur, så du er nødt til at genopfriske dem, hvis du planlægger at besøge Folkerepublikken i professionelt øjemed. Hvorfor? Fordi det er vigtigt at forstå den kinesiske forretningsetikette, så du undgår at begå fejl og fornærme dine kinesiske forretningspartnere (det er der ingen, der ønsker).
Her er 17 typiske praksisser, der udføres i kinesisk forretningskultur, som du bør lære og anvende under dine oversøiske forretninger:
1. Forstå vigtigheden af ansigtet.
Temaet ansigt er af største vigtighed, når du gør forretninger i Kina. Den bedste måde at forklare dette koncept på er gennem udtrykket “at holde ansigt”. Dybest set kan du i alle dine interaktioner med kineserne vinde eller tabe ansigt (lidt ligesom et omdømme). Hvis du f.eks. giver andre komplimenter, vil du vinde ansigt, mens det at afsløre en fiasko betyder, at du vil tabe ansigt. Bemærk, at ansigtsopbygning kan tage noget tid og ske over flere møder.
2. Vær velforberedt til dit møde.
Kineserne er ofte meget detaljeorienterede, så de vil have lavet deres research om din virksomhed og vil forvente, at du har gjort det samme om deres virksomhed. Dette indebærer bl.a., at du skal sikre dig, at du ikke planlægger et møde på en kinesisk helligdag, der ikke er anerkendt i den vestlige kultur, og at du ved præcis, hvem der skal træffe de endelige beslutninger om forretningstransaktionen. Du skal også sende eventuelle krav til mødelokaler (teknik, udstyr osv.) til dine kinesiske kolleger i god tid inden det egentlige møde.
3. Lav trykte materialer af høj kvalitet.
Hvis du planlægger at medbringe materiale til dit møde, skal du printe alt ud i almindelig sort/hvid på førsteklasses papir; farver kan have andre betydninger i Kina end i Vesten, så det er bedst at undgå dem. Handouts og visitkort bør også have kinesiske versioner (se punkt 4 nedenfor). Medbring altid ekstra kopier af trykte materialer for at undgå at komme til kort og fornærme en kinesisk kollega, der ikke får en kopi.
4. Beslut, om en gave er passende.
Givning af gaver er et vanskeligt emne i henhold til den kinesiske forretningsetikette. Regeringstjenestemænd vil betragte det at give gaver som bestikkelse, hvilket ikke blot betragtes som respektløst, men er også direkte ulovligt i mange tilfælde. I forretningsverdenen er gaveregler imidlertid ved at blive mere lempelige, og en gave kan derfor være velkommen som et tegn på god vilje til at opbygge et forretningsforhold. Undersøg, om gaver vil være passende eller stødende for netop din kinesiske modpart, før du foretager et køb (og læs derefter om Kinas omfattende traditioner for gaveuddeling).
5. Forvent sprogforskelle.
Sørg for at vide på forhånd, om dine kinesiske forretningspartnere taler engelsk, og find en oversættelsesløsning, hvis de ikke gør det. Hvad angår eventuelle mødematerialer eller visitkort, som du måtte have forberedt til uddeling, skal du være høflig og sørge for en kinesisk oversættelse af materialerne. Få disse tosprogede materialer professionelt oversat, så du ikke begår nogen stødende fejl. Selv om de partnere, du mødes med, taler engelsk, taler deres overordnede (som træffer de endelige forretningsbeslutninger) måske ikke engelsk, og du vil gerne have, at de også føler sig respekteret.
6. Klæd dig på, så du viser respekt.
Kend den passende dresscode for dit forretningsmøde. I Kina klæder de fleste embedsmænd og ledere på højeste niveau sig formelt på til møder, mens medarbejdere på mellemste og lavere niveau kan bære mere afslappet tøj. Hvis du er i tvivl, skal du altid klæde dig i et jakkesæt for at vise respekt. Mørkere, afdæmpede farver er acceptable, mens lyse farver bør undgås, og kvinder bør aldrig bære lavt udskårne toppe, et usmageligt valg ifølge både mænd og kvinder i kinesisk erhvervsliv.
7. Mød op til tiden.
Punktlighed i enhver forretningssituation er vigtig, men endnu vigtigere i kinesisk forretningskultur. At komme for sent anses for at være fornærmende og uhøfligt. Giv dig selv god tid til at ankomme til mødet; hvis du løber ind i problemer, vil du være taknemmelig for tidspuderne.
8. Træd ind i lokalet i den rette rækkefølge.
Kineserne har en høj respekt for autoriteter, der går flere århundreder tilbage, og derfor træder de normalt ind i lokalet i hierarkisk rækkefølge. Følg deres praksis med dine egne holdkammerater, når du træder ind i rummet. Den person med den højeste anciennitet bør gå ind først, efterfulgt af den næsthøjest rangerende person i fortløbende rækkefølge.
9. Foretag formelle introduktioner.
Det er typisk kinesisk forretningskultur at nikke eller bukke til hilsen (begyndende med forretningsfolk på højt niveau); håndtryk er dog ved at blive mere almindeligt. Lad din kinesiske modpart tage initiativ til et håndtryk. Brug også korrekte titler (formand, vicepræsident osv.) efterfulgt af efternavne (f.eks. Li eller Zhang), når du henvender dig til dine udenlandske forretningspartnere. De, der bruger deres fulde navn, sætter deres efternavn før deres fornavn/fornavn. Kinesiske forretningsfolk vil almindeligvis sige først deres firmanavn, derefter deres titel og til sidst deres navn; følg deres eksempel.
10. Indgå i small talk.
Kineserne kan lide at gøre forretninger med folk, de kender og stoler på, så selv kunsten at small talk før et møde anses for vigtig. En typisk høflighed fra kinesernes side omfatter at spørge dig, om du har spist, eller hvor du har været for nylig. Acceptable diskussionsemner omfatter næsten alt, hvad der har med kinesisk kultur at gøre (kunst, historie osv.), vejret og personlige eller familiemæssige emner.
11. Forstå kinesisk kommunikation.
Negative ord som “nej” bør ikke bruges i en diskussion; brug i stedet en sætning som “Jeg skal bruge lidt mere tid til at tænke over det”. Når kineserne siger noget som “det er i orden” eller “ikke noget problem”, mener de sandsynligvis det modsatte. Også kontroversielle emner som politik bør undgås, især når en vestlig samfundsopfattelse støder sammen med kinesernes (deres lokale “indflydelsessfære” anses ikke for at rage dig).
12. Undgå håndbevægelser, kropskontakt og unødvendige lyde.
Chineserne bruger ikke deres hænder til at tale, så i stedet for at pege med pegefingeren skal du bruge en åben håndflade. Put aldrig din hånd i munden – det er en uhøflig gestus. Kineserne bryder sig heller ikke om kropskontakt som f.eks. rygklap eller berøring af armene, og de anser ofte lyde som at klikke med fingrene, fløjte og endda at pudse næsen med et lommetørklæde, som du derefter putter tilbage i lommen, for at være uhøflige.
13. Forbliv fattet og rolig.
Den kinesiske forretningsetikette omfatter, at du hele tiden skal bevare roen, selv hvis du bliver ked af det eller ophidset over en situation. Det er også vigtigt at bevare en korrekt kropsholdning under hele forretningsforløbet. For eksempel skal du, ud over de uhøflige håndbevægelser, der er nævnt ovenfor, undgå at slænge dig eller sætte fødderne på bordet.
14. Følg den accepterede mødestruktur.
Mødelederen tager først plads, og derefter kommer alle andre. I mange situationer vil medlemmer på højt niveau fra begge sider lede forhandlingerne, idet værten først præsenterer sin side, efterfulgt af et højtstående medlem af dit team. Kolleger på lavere niveau giver typisk kun deres tanker og flere oplysninger, når de bliver bedt om det.
15. Udveksl visitkort.
Det hører med til at gøre forretninger i Kina, ligesom i Vesten, at man giver visitkort. Kineserne bruger dog begge hænder til at præsentere deres kort, og altid til den højest rangerende person først; sørg for at kopiere denne tradition. Kig høfligt på de modtagne kort, før du gemmer dem på et professionelt sted (f.eks. i en dokumentmappe, men aldrig i en taske eller tegnebog). Og som tidligere nævnt skal du af respekt for dine kinesiske kolleger gøre dit visitkort tosproget og tydeligt angive din professionelle titel.
16. Lad kineserne gå først.
Dette betragtes som et andet respektfuldt træk fra din side; vent, indtil værten afslutter mødet og rejser sig, før du gør det samme. Kineserne vil forlade mødet i den rækkefølge, de kom i (hierarkisk). Sørg for, at dit hold også forlader mødet i den rigtige rækkefølge, hvis en af dine kinesiske kolleger skulle fange dig i at bryde rangordenen ved afslutningen af forretningsforhandlingerne.
17. Forvent at vente på et svar.
Og igen, det er meget vigtigt for kineserne at opbygge personlige relationer med forretningspartnere. Det betyder, at de ikke straks vil lukke en forretningsaftale efter blot ét møde. Det er også typisk for kineserne at forlænge forhandlinger ud over tidsfrister, så lad være med at spørge om tidsfrister eller minde dine oversøiske kolleger om dem.
Det giver din virksomhed mulighed for at udvide og vokse, hvis du gør forretninger i Kina, men du skal gøre det korrekt, hvis du håber at kunne lukke en aftale med dine oversøiske kolleger. Hvis du følger disse 17 råd om kinesisk forretningsetikette, er du godt på vej mod et fordelagtigt partnerskab med et af de mest magtfulde lande i hele Asien.
Har du nogensinde gjort forretninger i Kina? Hvordan gik det? Du er velkommen til at dele dine gode (eller pinlige) historier i kommentarerne!
