Děkovný dopis je zároveň potvrzením o přijetí a nástrojem pro styk s veřejností. Jeho cílem je sdělit čtenáři, že položky požadované v předchozí komunikaci, obvykle v poptávkovém nebo objednávkovém dopise, byly přijaty.
Rozsah může být ve skutečnosti poměrně stručný, jen tolik, aby uzavřel cyklus obchodní komunikace. Potvrzení dne, ve kterém položka dorazila, nebo vyjádření určitého uznání za to, že požadavek byl splněn, může být vše, co je nutné.
Pamatujte, že důležitá je myšlenka. Potvrzující dopis je profesionální zdvořilost, kterou úspěšní lidé běžně používají při budování a udržování produktivních obchodních vztahů.
Identifikujte svého čtenáře
Potvrzující dopis by měl být adresován osobě, která vyžaduje potvrzení o zaslaném předmětu. Pokud neznáte jméno odesílatele, můžete ho najít v komplimentovém závěru předchozího dopisu; například originální poptávky nebo objednávkového dopisu. Toto jméno by mělo být uvedeno ve vnitřním záhlaví a pozdravu vašeho potvrzení. Mělo by být také uvedeno v horním řádku vaší obálky.
Pamatujte, že lidé obchodují nejprve s lidmi, až poté s firmami. Oslovíte-li čtenáře jménem, uznáváte jeho důležitost a hodnotu jako individuální lidské bytosti.
Ustanovte si cíl
Cílem děkovného dopisu je dát čtenáři najevo, že očekávané věci skutečně obdržel. Měli byste být struční.
V těle dopisu by pisatel měl zmínit konkrétní bod, objasnit čtenáři, že je důležitou součástí jejího celkového cíle, a dát mu najevo, že při jejich nadcházejícím setkání bude očekávána další diskuse.
Určete svůj rozsah
Rozsah děkovného dopisu může být zcela stručný, řádek nebo dva, jehož cílem je oznámit čtenáři, že požadavek byl splněn. Pokud je vyžadován pokračující dialog, může být rozsah rozšířen o nové informace.
V těle dopisu by pisatel měl uvést jméno svého asistenta, druhé kontaktní osoby, se kterou může hovořit, pokud nebude moci přijmout jeho hovor. Tím naváže komunikační linku, která naznačuje její vážný zájem o prozkoumání dalšího obchodního vztahu.
Uspořádejte svůj dopis
Uspořádáním děkovného dopisu stanovíte logické pořadí, v němž budete prezentovat své informace. Tento úkol jste již zahájili stanovením cíle a určením rozsahu. Vraťte se k nim. Společně zahrnují velkou část obsahu, který se stane hlavní částí vašeho dopisu.
Jednoduchá osnova vám pomůže uspořádat si obsah. Začněte tím, že si vytvoříte seznam relevantních bodů a seřadíte je za sebou v pořadí, které čtenáři nejlépe pomůže. pochopit vaše poděkování. Tyto body se stanou páteří vašeho návrhu; vaše osnova se stane kontrolním seznamem.
Navrhněte svůj dopis
Práce podle osnovy je nejjednodušší způsob, jak navrhnout děkovný dopis. Vytvořením seznamu jste si již udělali pořádek. Vraťte se k němu a proměňte každý úryvek v plnou a úplnou větu vyjadřující jednu myšlenku nebo nápad.
Aby byly vaše myšlenky a nápady sděleny souvisle, pište co nejpřirozeněji znějícím hlasem. Zkuste svůj návrh rychle napsat a pak si ho přečtěte nahlas. Soustřeďte se na to, abyste čtenáři sdělili svůj cíl. Ujistěte se, že rozsah vašeho dopisu obsahuje všechny relevantní informace obsažené ve vašem organizačním seznamu.
Mějte na paměti, že píšete hrubý návrh. Prozatím můžete ignorovat pravopis, gramatiku, interpunkci, strukturu vět a odstavců. To jsou technické detaily, kterým budete věnovat pozornost v závěrečné fázi, až budete svou práci kontrolovat a revidovat.
Závěr dopisu
Děkovný dopis by měl být uzavřen profesionálním způsobem. Po napsání posledního odstavce se podepište mezi lichotivý závěr, například „S pozdravem“ nebo „Děkuji“, a své vytištěné jméno.
Píšete-li v souvislosti s úřední povinností, umístěte pod vytištěné jméno svůj titul. Další informace, jako jsou poznámky k diktátu, upozornění na přílohy, přílohy a kopie zaslané jiným osobám, by měly být umístěny pod řádek s titulem.
Přezkoumání a revize děkovného dopisu
Přezkoumání a revize děkovného dopisu je posledním krokem v procesu psaní. V tomto kroku zkontrolujete svůj návrh a ujistíte se, že je váš cíl jasný a rozsah stručný. Při zkoumání hrubého návrhu se vžijte do situace čtenáře. Zeptejte se sami sebe jako příjemce, zda jste schopni žádost rychle pochopit a zda je v ní obsažen dostatek informací umožňujících včasnou odpověď.
Nejprve se podívejte na zjevné chyby. Zkontrolujte pravopis, strukturu vět a gramatické chyby. Nezapomeňte, že pasivní hlas nepůsobí tak velitelsky jako aktivní. Chcete, aby byl váš dopis silný, proto pište aktivním hlasem.
Důležité je mít na paměti celkovou soudržnost celého celku. Dbejte na přesnost, jasnost a pocit úplnosti. Ptejte se, zda fungují přechody mezi odstavci a zda je váš úhel pohledu, tón a styl v celém textu konzistentní.
Pečlivě zkoumejte volbu slov. Nejednoznačná slova vedou ke zmatkům. Žargon a abstraktní pojmy nemusí být vůbec pochopeny a afekty, klišé a otřepané výrazy neslouží skutečnému účelu a zastírají váš cíl. Chcete čtenáři pomoci přesně pochopit, o co vám jde, a proto odstraňte vše, co není užitečné.
A konečně, pokud jste ještě nenapsali úvod nebo závěr, nyní je ten správný čas. Úvod musí vést k hlavní části vašeho dopisu s pevným prohlášením o předmětu vašeho poděkování a dostatečným množstvím podpůrných informací, abyste čtenáře udrželi u čtení. Vaše závěrečné poznámky musí zopakovat váš cíl s otázkou, která vyzývá k akci.“