Co je to EDI 850?

Co je to EDI 850?

Dokument EDI 850 je doklad objednávky pro sadu transakcí ANSI X12 využívající technologii EDI. Jedná se o standardní formát elektronické objednávky nákupu při použití formátu EDI. EDI je zkratka pro elektronickou výměnu dat. Tento dokument se používá k zadání objednávky na zboží nebo služby. Sada transakcí obsahuje:

• Požadované položky a jejich příslušné ceny
• Objednané množství
• Informace o fakturaci
• Informace o odeslání
• Případné pokyny k přepravě
• Podrobnosti o dopravci

Informace jsou uspořádány do prvků a segmentů, jak je uvedeno v sadě transakcí EDI 850. Je velmi důležité dodržet specifikace EDI 850, protože dokument objednávky bude odeslán, přijat a interpretován počítačem. Nedodržení těchto specifikací podle přijatých standardů způsobí problémy s přenosem a příjmem – případně způsobí chyby nebo zabrání tomu, aby dokument vůbec dorazil k dodavateli.

Různé datové prvky a segmenty, které se nacházejí v objednávce 850, zahrnují:

• ISA je kontrolní hlavička výměny. Označuje začátek jedné nebo více funkčních skupin a kontrolních segmentů.
• ISA01 – Kvalifikátor autorizačních informací. Kód 00 znamená, že v I02 nejsou přítomny žádné autorizační informace.
• ISA02 – Authorization Information
• ISA03 – Security Information Qualifier. Kód 00 označuje, že v I01 nejsou přítomny žádné bezpečnostní informace.
• ISA04 – Security Information
• ISA05 – Interchange ID Qualifier
• ISA06 – Interchange Sender ID.
• ISA07 – Interchange ID Qualifier
• ISA08 – Interchange Receiver ID
• ISA09 – Interchange Date
• ISA10 – Interchange Time
• ISA11 – Interchange Control Standards Identifier. „U“ označuje, že za řídicí standard použitý ve zprávě odpovídá U.S. EDI Community of ASC X12, TDCC a UCS.
• ISA12 – Interchange Control Version Number (Číslo verze řídicí výměny). Kód „0400“ označuje normu vydanou jako ANSI X12.5-1997.
• ISA13 – Interchange Control Number
• ISA14 – Acknowledgement Requested. Kód „0“ znamená, že nebylo požadováno žádné potvrzení.
• ISA15 – Ukazatel použití. Kód „P“ označuje, že výměnná obálka obsahuje výrobní data.
• ISA16 – Component Element Separator

GS představuje záhlaví funkční skupiny. Označuje začátek funkční skupiny a poskytuje kontrolní informace.

• GS01 – Identifikátor funkčního kódu. Kód „PO“ označuje objednávku.
• GS02 – Kód odesílatele aplikace
• GS03 – Kód příjemce aplikace
• GS04 – Datum
• GS05 – Čas
• GS06 – Kontrolní číslo skupiny
• GS07 – Kód odpovědné agentury je X, který představuje akreditovaný normalizační výbor X12
• GS08 – Identifikační kód verze/revize/oboru. Kód 004010 označuje, že se jedná o návrh norem schválených k publikaci komisí ASC X12 Procedures Review Board do října 1997.

ST (záhlaví sady transakcí) označuje začátek sady transakcí a slouží k nastavení kontrolního čísla. Např: ST*850*05210 označuje objednávku s kontrolním číslem 05210. Číslo 850 označuje sadu transakcí nákupní objednávky.

BEG zahajuje začátek transakce nákupní objednávky. Označuje začátek této sady transakcí a uvádí identifikační data a čísla. 00 označuje novou nákupní objednávku a SA označuje, že se jedná o samostatnou objednávku. Obsahuje také číslo nákupní objednávky a datum vystavení.

N9 představuje identifikaci reference. „PO“ označuje nákupní objednávku. Obsahuje také číslo nákupní objednávky.

DTM znamená kvalifikátor data/času. Používá se k určení příslušných dat a časů, včetně data a času vytvoření transakce.

MSG představuje text zprávy, který obsahuje pokyny pro přepravu a jakékoli další zvláštní pokyny.

N1 představuje více datových prvků, včetně identifikačních kódů subjektů, názvů, kvalifikátorů identifikačních kódů a identifikačních kódů.

N3 představuje informace o adrese organizace.

N4 představuje geografickou polohu a zahrnuje město, stát a poštovní směrovací číslo.

PER představuje administrativní kontakt.

PO1 představuje údaje o položce objednávky, včetně čísla řádku, objednaného množství, měrné jednotky a ceny. IN znamená číslo položky. VC znamená katalogové číslo dodavatele. SN znamená sériové číslo.

Segment PID obsahuje popis výrobku.

Segment REF je referenční identifikace pro zadání identifikačních údajů.

SDQ označuje množství určení a používá se pro zadání podrobností ohledně určení a množství.

CTT (součty transakcí) uvádí počet položek a počet objednaných jednotek.

SE (transaction set trailer) uvádí podrobnosti o počtu segmentů v objednávce a kontrolní číslo transakční sady.

GE označuje konec funkční skupiny a poskytuje kontrolní informace.

IEA představuje interchange control trailer, který specifikuje počet funkčních skupin zapojených do výměny a kontrolní čísla přidělená odesílatelem.

850 je verze formátu EDI hmotné objednávky v nákupním systému společnosti. Během procesu komunikace EDI nákupčí připraví objednávku a nechá ji schválit. Po schválení proběhne proces překladu EDI, který objednávku před odesláním dodavateli překryje do jazyka, kterému počítač rozumí.

„Nákupní objednávka EDI 850 je podobná papírovému dokladu nákupní objednávky. Rozdíl je v tom, že veškerý přenos zajišťuje počítač, aby se zefektivnily operace dodavatelského řetězce, a není třeba přijímat objednávky e-mailem nebo faxem a znovu zadávat informace do několika systémů. Tím se snižuje chybovost a uvolňují se zdroje.“

Jak funguje přenos EDI

Pro úspěšný přenos musí odběratel i dodavatel používat stejný systém EDI. Proto je důležité vědět, jaký systém používáte, a vybírat dodavatele, kteří používají stejný systém.

Počítačový systém odběratele odesílá EDI 850 přímo svému obchodnímu partnerovi přes internet pomocí protokolu pro přenos souborů (FTP) nebo pomocí sítě s přidanou hodnotou neboli VAN. VAN slouží jako prostředník mezi obchodním partnerem k usnadnění komunikace. VAN kupujícího se spojí s VAN dodavatele a zahájí přenos. VAN zajišťuje odeslání a přijetí EDI 850. Dokument je po celou dobu přenosu zabezpečen pomocí různých bezpečnostních prvků, jako jsou hesla, šifrování a uživatelská ID. EDI 850 zůstává autentický prostřednictvím řady kontrolních postupů a úprav v průběhu celého procesu zabezpečení.

Přenos je kritickým krokem a při použití nesprávných komunikačních metod může dojít k závažným chybám.

Pracovní postup výměny objednávky EDI 850

Když odběratel odešle dodavateli objednávku EDI, je to signál, že odběratel chce od dodavatele nakoupit uvedené zboží a služby. Když dodavatel obdrží objednávku, ověří dokument podle specifikací EDI 850 a odpoví svým vlastním dokumentem EDI, potvrzením objednávky 855.

Pokud kupující potřebuje provést změnu v objednávce po jejím odeslání a přijetí dodavatelem, ale předtím, než byla objednávka vyplněna, může vytvořit a odeslat a EDI 860: Požadavek na změnu nákupní objednávky – iniciovaný kupujícím. Věci zde obsažené mohou být:

• Dodatečné položky
• Změna položek
• Změna termínů
• Změna množství
• Změna ceny
• Přesun termínu

Jakmile kupující potvrdí změnu objednávky, odešle jako odpověď EDI 865 Potvrzení objednávky se změnou. Tím upozorní kupujícího na skutečnost, že prodávající, že přijímá nebo odmítá změny kupujícího. Pokud prodávající potřebuje, může také použít zprávu 865 k žádosti o změnu původní PO s jiným kódem, než který je použit k potvrzení objednávky.

Když prodávající obdrží zprávu EDI 850, převede ji do použitelného formátu. Software pro překlad EDI slouží jako rozhraní mezi dokumentem a počítačovou infrastrukturou. Překladový software převezme dokument EDI a přeloží jej do formátu použitelného pro počítačový systém. Poté se použije mapovač, který změní soubor, dříve dokument EDI, na formát kompatibilní se systémem plánování podnikových zdrojů (ERP) dodavatele. V tomto okamžiku již dokument EDI 850 není dokumentem EDI a je nyní použitelnou objednávkou (stejně jako ta, se kterou kupující začal před překladem do formátu EDI), kterou může společnost zpracovat podle svého pracovního postupu.

Potvrzení objednávky upozorňuje kupujícího, že prodávající potvrdil přijetí objednávky. Tento dokument odstraňuje potřebu kupujícího volat, posílat e-mail nebo faxovat prodávajícímu, aby se ujistil, že objednávka byla přijata.

V případě, že původní nákupní objednávka nebyla přijata tak, jak je, například v případě, že zboží není na skladě, a dodavatel v ní provedl změny, potvrzení nákupní objednávky tyto změny obsahuje. Dokument EDI 855 obsahuje:

• Číslo objednávky
• Předpokládané datum odeslání
• Předpokládané datum dodání
• Číslo dodavatele
• Čísla položek nebo dílů
• Popis položek
• Ceny jednotek

Po vyhotovení objednávky systém dodavatele vytvoří a odešle dokument EDI 856 Oznámení o předběžném odeslání.

Tento dokument obsahuje:

• Informace na úrovni zásilky, jako jsou informace o dopravci a sledovací číslo
• Informace na úrovni objednávky, jako jsou čísla nákupních objednávek
• Informace na úrovni položky, jako jsou položky a množství
• Informace na úrovni balení, jako jsou čárové kódy na obalech položek

Odběratel obdrží položky a zkontroluje objednávku, aby se ujistil, že je tam vše, jak má být.

Dodavatel zašle fakturu EDI 810, která obsahuje:

• Objednané položky a jejich cena
• Objednané množství
• Platnostní podmínky
• Případné nabízené slevy
• Údaje o fakturaci a dopravě

Faktura EDI 810 je převedena na fakturu, kterou může použít systém pro správu objednávek a účetnictví odběratele, aby mohlo oddělení závazků provést platbu dodavateli.