O scrisoare de mulțumire este atât o primire, cât și un instrument de relații publice. Obiectivul său este de a anunța cititorul că elementele solicitate într-o comunicare anterioară, de obicei o cerere de informații sau o scrisoare de comandă, au fost primite.
Scopul acesteia poate fi de fapt destul de scurt, suficient pentru a finaliza un ciclu de comunicare de afaceri. Confirmarea zilei în care a sosit un articol sau exprimarea unei aprecieri pentru că o cerere a fost satisfăcută poate fi tot ce este necesar.
Amintiți-vă, gândul este cel care contează. O scrisoare de confirmare de primire este o politețe profesională oferită în mod obișnuit de oamenii de succes în construirea și menținerea unor relații de afaceri productive.
Identificați-vă cititorul
O scrisoare de confirmare de primire ar trebui să fie adresată unei persoane care are nevoie de o chitanță pentru un articol trimis. Dacă nu cunoașteți numele expeditorului, este posibil să îl găsiți în încheierea complimentară a unei scrisori anterioare; o anchetă inițială sau o scrisoare de comandă, de exemplu. Acest nume ar trebui să fie plasat în titlul interior și în salutul confirmării dumneavoastră. De asemenea, ar trebui să fie inclus pe linia de sus a plicului dumneavoastră.
Amintiți-vă că oamenii fac afaceri cu oameni în primul rând, iar afacerile în al doilea rând. Când vă adresați cititorului dvs. pe nume, îi recunoașteți importanța și valoarea ca ființă umană individuală.
Stabileșteți-vă obiectivul
Obiectivul unei scrisori de confirmare de primire este acela de a-i face cunoscut cititorului că elementele așteptate au fost, de fapt, primite. Ar trebui să fiți scurt.
În corpul scrisorii, scriitorul ar trebui să menționeze un punct specific, clarificând pentru cititor că acesta este o parte importantă a obiectivului său general, lăsându-l să știe că vor fi așteptate discuții suplimentare în cadrul următoarei lor întâlniri.
Determinați-vă scopul
Scopul unei scrisori de confirmare de primire poate fi destul de scurt, un rând sau două, obiectivul fiind acela de a notifica cititorul că o cerere a fost satisfăcută. Atunci când este necesară continuarea dialogului, domeniul de aplicare poate fi lărgit pentru a include noi informații.
În corpul scrisorii, scriitorul ar trebui să furnizeze numele asistentului său, o a doua persoană de contact cu care să poată vorbi în cazul în care ea nu este disponibilă pentru a-i răspunde la telefon. Acest lucru stabilește o linie de comunicare care indică interesul ei serios de a explora o relație de afaceri ulterioară.
Organizați scrisoarea
Organizarea scrisorii de confirmare de primire va stabili o ordine logică în care să vă prezentați informațiile. Ați început deja această sarcină prin stabilirea unui obiectiv și prin determinarea domeniului de aplicare. Referiți-vă din nou la acestea. Împreună, ele includ o mare parte din conținutul care va deveni corpul scrisorii dumneavoastră.
O simplă schiță vă va ajuta să vă organizați. Începeți prin a crea o listă de puncte relevante și plasați-le în ordinea secvențială care îl va ajuta cel mai bine pe cititorul dvs. să înțeleagă mulțumirea dvs. Aceste puncte vor deveni coloana vertebrală a schiței dvs.; schița dvs. va deveni o listă de verificare.
Draft Your Letter
Lucrul pe baza unei schițe este cel mai simplu mod de a redacta o scrisoare de mulțumire. Deja v-ați organizat prin crearea unei liste. Consultați-o din nou și transformați fiecare fragment într-o propoziție completă și completă care să exprime un singur gând sau o singură idee.
Pentru ca gândurile și ideile dvs. să fie transmise într-o manieră coerentă, scrieți cu o voce care să sune cât mai natural posibil. Încercați să vă scrieți rapid proiectul și apoi citiți-l cu voce tare. Concentrați-vă asupra comunicării obiectivului dvs. către cititor. Asigurați-vă că sfera de cuprindere a scrisorii dvs. conține toate informațiile relevante incluse în lista dvs. de organizare.
Rețineți că scrieți un proiect preliminar. Pentru moment, puteți ignora ortografia, gramatica, punctuația, structura propozițiilor și a paragrafelor. Acestea sunt detalii tehnice cărora le veți acorda atenție în etapa finală, când vă veți revedea și revizui lucrarea.
Încheiați scrisoarea
O scrisoare de mulțumire trebuie să se încheie într-o manieră profesională. După ce ați scris ultimul paragraf, semnați între o încheiere complimentară, cum ar fi „Cu stimă” sau „Mulțumesc”, și numele dvs. tipărit.
Dacă scrieți în legătură cu o funcție oficială, puneți titlul dvs. sub numele tipărit. Informațiile suplimentare, cum ar fi comentariile de dictare, notificarea atașamentelor, anexele și copiile trimise altor persoane, trebuie plasate sub linia de titlu.
Revizuiți și revizuiți scrisoarea de mulțumire
Revizuirea și revizuirea scrisorii de mulțumire este ultimul pas în procesul de redactare. Vă veți verifica proiectul în această etapă, asigurându-vă că obiectivul dvs. este clar și că scopul dvs. este concis. Puneți-vă în locul cititorului în timp ce examinați proiectul preliminar. Întrebați-vă, în calitate de destinatar, dacă sunteți în măsură să înțelegeți rapid cererea și dacă au fost incluse suficiente informații pentru a permite un răspuns în timp util.
Căutați mai întâi erorile evidente. Verificați dacă există greșeli de ortografie, de structură a frazei și de gramatică. Amintiți-vă că o voce pasivă nu este la fel de impunătoare ca una activă. Vreți ca scrisoarea dvs. să fie puternică, așa că scrieți cu o voce activă.
Ceea ce este important de reținut este coeziunea generală a întregii unități. Căutați acuratețea, claritatea și un sentiment de completitudine. Întrebați-vă dacă tranzițiile dintre paragrafe funcționează și dacă punctul dumneavoastră de vedere, tonul și stilul sunt consecvente pe tot parcursul textului.
Examinați-vă cu atenție alegerea cuvintelor. Cuvintele ambigue duc la confuzie. Jargonul și termenii abstracți pot să nu fie înțeleși deloc, iar afectele, clișeele și limbajul banal nu servesc niciunui scop real și vă vor întuneca obiectivul. Doriți să vă ajutați cititorul să înțeleagă exact ceea ce doriți, așa că eliminați tot ceea ce nu este util.
Și, în final, dacă nu ați scris un început sau o concluzie, acum este momentul. Introducerea trebuie să ducă în corpul scrisorii dvs. cu o declarație fermă despre subiectul mulțumirii dvs. și suficiente informații de susținere pentru a-l face pe cititor să continue să citească. Comentariile de încheiere trebuie să reitereze obiectivul dvs. cu o întrebare care solicită o acțiune.
.