Voastră aveți următoarea prezentare pentru clienți sau colegi chiar după colț și vă gândiți să includeți un handout? Bună idee! Deși mulți oameni asociază handout-urile cu prelegerile, acestea sunt un instrument încercat și testat în mediul corporatist, permițând publicului dvs. o înțelegere mai profundă și mai durabilă a prezentării dvs. Fie că este vorba de o întâlnire de afaceri sau de un curs de formare, un pliant vă va sublinia punctele și vă va susține prezentarea atunci când este realizat corect. Cu toate acestea, poate fi dificil să decideți ce să includeți, formatul, cum să structurați un handout și în ce moment al prezentării să îl distribuiți. Această postare pe blog își propune să aducă lumină în întuneric; vom diseca ceea ce face un handout cu adevărat bun și cum să vă creați cu încredere propriul handout.
Ce este un handout?
Așa cum sugerează și numele, un handout este orice tip de document pe care un vorbitor îl distribuie participanților în timpul unei prelegeri, prezentări, conferințe sau întâlniri. Acesta permite audienței dvs. să obțină o imagine de ansamblu clară a punctelor principale sau să rezume ceea ce au auzit ulterior.
Un handout nu este doar un rezumat al titlurilor diapozitivelor; poate fi mult mai detaliat, rezumând fiecare subiect în parte și servind drept referință pentru conceptele de bază și ideile centrale.
Care este punctul esențial al unui handout?
În câteva cuvinte, handout-ul dvs. trebuie să ofere valoare adăugată. Acesta combină cele mai importante aspecte ale prezentării dumneavoastră într-o formă de text la îndemână. Nu numai că vă poate rezuma argumentele, dar poate ușura presiunea asupra diapozitivelor dvs.: faptele și cifrele dense pot fi lăsate deoparte în foaia de mână, permițând ca prezentarea dvs. PowerPoint să fie elegantă și profesională. Documentele de prezentare oferă trei avantaje principale pentru publicul dumneavoastră, în funcție de momentul în care sunt distribuite:
- participanții pot urmări ceea ce se spune în timpul prezentării
- ascultătorii pot adăuga propriile note
- publicul dvs. primește o schiță generală a ideilor dvs.
Un handout nu numai că înseamnă că puteți crea o prezentare curată și neîmprăștiată, dar permite publicului dvs. să vă înțeleagă mai bine punctele și să și le amintească ulterior. Este, de asemenea, foarte util pentru a transmite argumentele dvs. tuturor celor care ar fi putut rata prezentarea propriu-zisă.
Crearea unui handout eficient
Este evident, așadar, că un handout poate fi foarte util pentru publicul dvs., pentru prezentarea dvs. și pentru dvs. înșivă. Odată ce știți ce aveți de făcut, acestea pot fi relativ simplu de realizat. Desigur, acest lucru necesită totuși timp și trebuie să vă permiteți acest lucru. A pune la cale un handout în ultimul moment nu numai că este stresant, dar poate fi și contraproductiv, deoarece vă subminează profesionalismul și nu trece niciodată neobservat.
TIP: Pentru o schimbare, de ce să nu vă începeți prezentarea cu un handout? Eliminând mai întâi elementele esențiale, puteți apoi să vă dezvoltați prezentarea pas cu pas, folosind handout-ul ca bază. Avantajele acestui procedeu sunt că audiența dvs. are o înțelegere fermă a argumentelor dvs. și un text detaliat la care să se refere, iar dvs. puteți face o prezentare clară și profesionistă.
Clar și concis: Cum să structurați un handout
Ca în cazul majorității lucrurilor care privesc designul, motto-ul „mai puțin înseamnă mai mult” se aplică foarte eficient la handout-uri. În termeni concreți, acest lucru înseamnă: renunțați la propoziții întregi și folosiți puncte cheie, abrevieri, săgeți și simboluri. În mod ideal, handout-ul dvs. nu ar trebui să cuprindă mai mult de două pagini A4.
Pe lângă informațiile importante din prezentarea dumneavoastră, un handout trebuie să includă următoarele:
- informații de bază, probabil în colțul din stânga sus al documentului, cum ar fi locația prezentării și numele și titlul vorbitorului
- data, probabil în colțul din dreapta sus
- un titlu concis – de preferință titlul prezentării dumneavoastră – centrat
- numerele paginilor în subsol
- o structură clară, bazată pe titlurile individuale ale prezentării
- o punere în pagină coerentă, folosind un font standard, cum ar fi Arial sau Times New Roman
Structura documentului dvs. ar trebui să urmeze structura prezentării dvs., în special dacă distribuiți documentul în timpul prezentării. Cel mai bine este să vă limitați punctele la cele care vă susțin argumentul principal. Mențineți subpunctele de pe pliant cât mai simple posibil și nu intrați în prea multe detalii. Pentru ca foaia de documentare să fie atractivă din punct de vedere vizual, este util să vă gândiți la font. În plus față de utilizarea unor fonturi clare, standard, așa cum am menționat mai sus, încercați să păstrați dimensiunea fontului în anteturi și subsoluri uniformă și mai mică decât în partea principală.
TIP: Creați o zonă pentru ca audiența dvs. să își facă propriile notițe pe suportul de curs. Fie lăsați marja din dreapta mai largă, fie lăsați câteva rânduri de spațiu sub ultimul dvs. punct.
Contenutul handout-ului – Scurt și la obiect
Ați decis aspectul handout-ului dvs., ați introdus punctele cheie și ați creat o schiță aproximativă. Acum este timpul să dezvoltați punctele individuale și să creați conținutul principal al handoutului dvs. Înainte de a face acest lucru, concentrați-vă asupra publicului țintă: cât de multe cunoștințe de bază puteți presupune că au cu privire la subiectul prezentării dumneavoastră? Ținând cont de publicul dvs. înseamnă că trebuie să adaptați suportul de curs la nivelul acestuia, evitând termenii tehnici în cazul în care aceștia v-ar distrage atenția de la punctul dvs. de vedere, incluzându-i atunci când vă confruntați cu un public cu cunoștințe într-o anumită disciplină, Este foarte important să condensați afirmațiile de bază ale prezentării dvs. în puncte-cheie, mai degrabă decât să includeți un flux de text care să vă distragă atenția. În acest fel, păstrați întreaga atenție a audienței.
TIP: Pentru a stârni curiozitatea audienței chiar la începutul prezentării, ați putea include un citat optimist, un proverb sau o întrebare (pe care ați putea alege să o faceți oarecum provocatoare) ca introducere – aceasta poate forma primul paragraf al handout-ului dumneavoastră.
Deși principalul lucru despre handout-uri este că acestea trebuie să fie scurte și concise, ele trebuie să fie totuși ușor de înțeles atunci când sunt citite în afara contextului prezentării dumneavoastră. Dacă acest lucru este uitat, ele nu pot acționa ca un ajutor pentru memoria audienței dvs. ulterior.
Informații suplimentare pe handout
Principalele elemente ale unui handout, așa cum au fost acoperite mai sus, pot fi completate cu informații suplimentare, după cum doriți. Acestea pot include chiar și imagini sau grafice. În funcție de subiect, un element vizual poate într-adevăr să clarifice și să completeze argumentul dvs. principal și să lege lucrurile între ele. De regulă, însă, merită să păstrați imaginile și elementele grafice pe diapozitivele de prezentare, deoarece acestea ocupă prea mult spațiu pe handout. Costurile și beneficiile trebuie să fie cântărite în fiecare caz în parte.
Este, de asemenea, o idee bună să includeți informații de contact pe handout; o adresă de e-mail este minimul. În funcție de tipul și scopul prezentării, puteți furniza, de asemenea, adresa și numărul de telefon al firmei dumneavoastră. Dacă handout-ul este format din mai multe pagini, este util să puneți datele de contact în antet, astfel încât acestea să apară pe fiecare pagină. Dacă folosiți citate sau informații din alte surse, poate fi util să includeți o scurtă bibliografie în materialul de prezentare. În acest fel, puteți, de asemenea, să creați un link către site-uri web relevante sau către lecturi suplimentare pe tema dvs. care ar putea fi interesante pentru publicul dvs.
TIP: La sfârșitul handouturilor dvs. puteți include întrebări sau idei de reflecție pentru a stimula discuțiile. Acest lucru este deosebit de util dacă doriți să organizați o sesiune de întrebări și răspunsuri după prezentarea dumneavoastră.
Simplu și rapid: Crearea unui handout cu PowerPoint
Când timpul este esențial, PowerPoint are o funcție care vă permite să creați un handout în câteva minute. Cu ajutorul funcției „Create handout”, puteți transfera o prezentare PowerPoint în Microsoft Word, o puteți adapta acolo și o puteți optimiza pentru imprimare. Cu doar câteva clicuri puteți alege ce diapozitive ale prezentării ar trebui să apară pe handout. Numărul de diapozitive poate fi, de asemenea, ajustat cu ușurință și puteți tăia textul sau îl puteți extinde, după caz. De asemenea, puteți decide dacă handout-ul trebuie să includă o marjă de notă, un antet și/sau un subsol de pagină. Prezentarea dvs. PowerPoint rămâne neatinsă pe parcursul acestui întreg proces. În plus față de opțiunea de tipărire a documentului, îl puteți, de asemenea, salva direct în Word ca document Word sau PDF – o modalitate simplă de a pune la dispoziția publicului dvs. în format digital.
Când este cel mai bun moment pentru a vă distribui documentul?
Nu există un moment perfect. Pentru a vă ajuta să decideți momentul potrivit pentru prezentarea dvs. particulară, este util să înțelegeți modul în care timpii influențează audiența:
- Handout înainte de prezentare: În acest caz, trebuie să vă așteptați ca cel puțin o parte din audiență să fi răsfoit handout-ul și să fi citit înainte, ceea ce înseamnă că, în orice moment, știe ce urmează. Acest lucru poate însemna uneori că concentrarea publicului dumneavoastră este împărțită, așa că trebuie să vă gândiți cu atenție dacă această opțiune este potrivită.
- Handout în timpul prezentării: Distribuiți handout-ul dumneavoastră în momentul în care este util ca suport, fie în ceea ce privește ilustrația vizuală, fie ca mijloc de a vă sublinia argumentul.
- Handout după prezentare: Dacă alegeți această opțiune, nu uitați să includeți datele dumneavoastră de contact. Dacă trimiteți un handout în format electronic, PDF este o alegere bună. În funcție de situație și de destinatar, ar putea fi recomandabil să adăugați drepturile de autor în subsol.
Indiferent de momentul pe care îl alegeți, un pliant bine pregătit poate fi un instrument eficient pentru a vă susține prezentarea, acționând ca un ghid și un ajutor de memorare atât pentru dumneavoastră, cât și pentru publicul dumneavoastră. Folosite în mod corespunzător, acestea pot crește interesul și atenția publicului dumneavoastră și vă permit să faceți o prezentare clară și profesionistă.
Aveți nevoie de ajutor pentru a crea un handout excelent sau chiar o prezentare? Am fi mai mult decât bucuroși să vă ajutăm, folosindu-ne de experiența noastră îndelungată ca agenție de prezentări. Suntem întotdeauna bucuroși să vă sprijinim!
.