Instrumente online pentru planificarea unei reuniuni de familie

Planificarea unei reuniuni de familie este o treabă mare, dar cineva trebuie să o facă – și în familia dumneavoastră, s-ar putea să fiți dumneavoastră. Dacă este așa, faceți primul pas important: Deschideți browserul web. Ajutorul pe care îl doriți s-ar putea să fie la doar câteva clicuri distanță – și mai de încredere decât vărul dumneavoastră Fred (binecuvântat să fie).

O gamă completă de instrumente online gratuite și convenabile ușurează planificarea reuniunii de familie de la început până la sfârșit, de la strângerea listei de invitați până la partajarea unor înregistrări video neprețuite după aceea.

În multe cazuri, puteți utiliza platforme online pe care probabil le cunoașteți deja bine, cum ar fi Google Drive , Google Maps și Pinterest. Chiar dacă trebuie să învățați un site sau o aplicație nouă, probabil că veți găsi alte întrebuințări grozave pentru aceasta mult timp după ce adunarea de familie se va încheia.

Crearea listei de invitați

Când începeți să generați lista de invitați, s-ar putea să constatați că agenda dvs. de adrese (dacă mai aveți una) este din păcate depășită. S-ar putea să nu mai fi ținut legătura cu o verișoară de când a plecat la școală, s-a înrolat în armată, s-a căsătorit, a divorțat sau a acceptat acea slujbă în Topeka… sau era Toledo?

Înainte de a găsi noi informații de contact pentru toată lumea, creați o listă principală cu toți cei pe care doriți să îi invitați. Acest lucru este ușor de făcut în Google Drive. Din , faceți clic pe New > Google Sheets pentru a crea o foaie de calcul goală. Creați coloane pentru nume și diferite tipuri de informații de contact, deoarece probabil că veți ajunge la diferite persoane în diferite moduri, de la social media la poșta tradițională (imaginea A). Dacă aveți nevoie, găsiți un tutorial pe YouTube despre utilizarea Google Sheets.

Suger să adăugați o coloană pentru metoda principală de contact, cum ar fi poșta, e-mail sau Facebook. În acest fel, atunci când sunteți gata să trimiteți mesaje, puteți sorta acea coloană pentru a grupa metodele de contact împreună, apoi să adresați cu ușurință toate plicurile sau să trimiteți un e-mail de grup. (Puteți copia și lipi o coloană de adrese de e-mail direct într-un e-mail Gmail.)

Share this file with anyone may be helping you gather contact information. Google Drive vă salvează modificările instantaneu; colaboratorii le vor vedea chiar dacă au fișierul deschis în același timp. Acum este momentul să adunați informațiile de contact actuale ale tuturor. Instrumente online pe care să le încercați:

Facebook

Facebook este un loc bun pentru a începe, deoarece aproximativ 70 la sută dintre utilizatorii adulți de social media se află pe el. Trimiteți un mesaj rudelor dvs. pentru a le întreba care este forma lor preferată de contact. (S-ar putea să fie sau nu Facebook.) Parcurgeți postările lor pentru a vă reaminti numele soțului/soției sau al nepotului. Răsfoiți lista lor de prieteni pentru a găsi mai multe rude.

Messenger

Chiar dacă nu folosiți Facebook, puteți apela la Messenger de la Facebook sau la aplicația Messenger (iOS, Android) pentru a lua legătura: 1,3 miliarde de oameni din întreaga lume conversează în acest mod.

Whitepages

Considerați posibilitatea de a investi într-o versiune de probă sau într-un abonament de o lună la Whitepages pentru a găsi rude evazive. Acesta este un echivalent online al anuarelor telefonice tipărite. Vă poate ajuta să recuperați adrese și numere de telefon (telefonie mobilă și fixă). Intrările enumeră uneori chiar și alți membri actuali sau trecuți ai gospodăriei, ajutându-vă să confirmați că ați nimerit persoana potrivită.

Web Browser

Sau puteți păstra simplitatea folosind browserul dvs. web preferat pentru a căuta rudele pierdute de mult timp. Introduceți un nume plus tot ceea ce știți despre cineva: locul de muncă, școala, locația, chiar și un hobby. S-ar putea să dați peste un profil LinkedIn, o listă de pe site-ul unei companii sau ceva ce au postat pe un site de fani sau de hobby-uri. Nu sunteți sigur dacă o rudă a decedat? Căutați pe Google numele lor, orașul și cuvântul necrolog pentru a vedea dacă apare vreunul.

Invitați-vă rudele

Modalitatea (modalitățile) prin care invitați în mod oficial rudele la reuniunea de familie va depinde de metodele de contact preferate de acestea. Luați în considerare utilizarea instrumentelor de evenimente online, cum ar fi:

Evenimentele Facebook

Evenimentele Facebook sunt o opțiune, în special dacă familia dumneavoastră are suficienți membri care folosesc frecvent Facebook. Creați un eveniment privat pe Facebook și invitați-i pe toți. De asemenea, puteți invita prin e-mail și utilizatorii care nu folosesc Facebook.

Evite

Evite facilitează crearea de invitații electronice și trimiterea lor prin e-mail sau text. Urmăriți RSVP și, dacă doriți, cereți participanților să se înscrie pentru a aduce ceva (cum ar fi pentru o masă la comun). Puteți chiar să solicitați contribuții financiare chiar în invitație pentru a ajuta la acoperirea costurilor reuniunii. Evite are mai multe modele drăguțe de reuniuni de familie, unele gratuite și altele care necesită plată sau abonament.

Paperless Post

Paperless Post este un alt site de invitații freemium cu tone de modele elegante și personalizabile (inclusiv modele care încorporează propria fotografie de familie). Trimiteți un anunț „Save the Date” și continuați cu detalii într-o invitație. Adunați răspunsurile la invitație și colectați adresele poștale pentru orice comunicare ulterioară. Pentru o taxă, puteți solicita, de asemenea, versiuni tipărite ale acestor invitații pentru a fi trimise prin poștă – perfect pentru rudele care nu sunt online.

Rețineți, invitațiile la evenimente online nu vor fi eficiente dacă ruda dvs. nu comunică în acest mod. Unele persoane vor verifica e-mailul, dar s-ar putea să nu se simtă confortabil să dea click pe site-ul dumneavoastră de invitații. Așa că luați în considerare includerea unei forme alternative de contact în mesajul pe care îl vor primi prin e-mail. De exemplu: „Confirmați participarea făcând clic aici sau sunând la 555-123-4567.”
Utilizați site-ul dvs. de eveniment pentru a urmări persoanele care nu răspund; contactați-le în alt mod dacă tot nu răspund. Amintiți-vă că aceste site-uri urmăresc RSVP doar pentru cei pe care i-ați invitat prin intermediul platformei, așa că adăugați o coloană la foaia dvs. de calcul principală a participanților pentru a urmări toate RSVP.

Scoateți locul

Dacă mătușa Pat și-a oferit din nou voluntar curtea din spate, nu va trebui să vă decideți asupra unei locații pentru reuniune. În caz contrar, este posibil să doriți să vă îndreptați online și să începeți să căutați locuri de desfășurare.

Casa de vacanță

Închirierea unei case de vacanță întregi este o opțiune bună pentru grupuri mai mici, dacă vă place conceptul de spațiu comun all-inclusive (parcare, bucătărie și facilități de luat masa, spațiu de adunare interior și dormitoare). Site-urile de rezervări de închirieri, cum ar fi AirBnB, HomeAway și Vrbo, listează multe case mari; efectuați o căutare în funcție de locație și de numărul de oaspeți.

Campinguri și parcuri pentru rulote

Campingurile și parcurile pentru rulote sunt mai rustice, dar pot include atracții în aer liber. Locurile pentru grupuri ar putea fi excelente pentru utilizarea în timpul zilei, chiar dacă întregul grup nu dorește să campeze. Căutați pe site-uri precum Campendium, Campground Reviews și GoCampingAmerica.com pentru locații și facilități.

Spații de închiriat

Parcurile cu pavilioane, centre de petreceri și chiar spații de închiriat în biserici sau centre comunitare sunt, de asemenea, niște sedii excelente pentru reuniuni. Căutați în browserul dvs. web cu sintagma party rentals, event rentals sau chiar church hall rentals, plus orașul și statul. Unique Venues va rula chiar și căutări asistate pentru acele spații off-the-radar care ar putea funcționa pentru grupul dumneavoastră.

Să le spuneți invitaților să își rezerve singuri cazarea vă va economisi mult timp, bătaie de cap și, eventual, bani. (Unele hoteluri cer depozite pentru a păstra rezervările de grup.) În zona de chat a invitației dvs. online, ați putea recomanda hoteluri din apropierea locului de desfășurare a evenimentului. Încurajați invitații care doresc să socializeze 24 de ore din 24, 7 zile din 7, să își împărtășească reciproc informațiile despre rezervări, astfel încât să poată discuta la bufetul de mic dejun sau la jacuzzi de seară.

Asigurați-vă că invitații dvs. ajung la locul potrivit, furnizându-le cea mai bună adresă GPS pentru evenimentul dvs. Luați în considerare copierea URL-ului Google Maps care arată destinația și lipiți-l în invitația electronică pentru eveniment.

Tip: Creați-vă un cont Google (dacă nu aveți deja unul) pentru a profita de instrumentele online gratuite și de stocarea în cloud. De la www.google.com, faceți clic pe Autentificare, apoi pe Creare cont. Urmați instrucțiunile. Instrumentele de colaborare și spațiul de stocare online de care veți dispune în Google Drive simplifică procesul de planificare.

Figurarea mâncării

Profesioniștii în planificarea evenimentelor (și unchiul tău Saul) îți vor spune că o abundență de mâncare bună face ca orice reuniune să merite. Dacă folosiți un centru de petreceri sau un furnizor de catering, aceștia vă pot oferi tot ajutorul de care aveți nevoie. Chiar și externalizarea unei mese mari poate fi de ajutor: Gândiți-vă la bufet, unde fiecare persoană își plătește propria notă și poate mânca ce vrea. Folosiți Google Maps pentru a localiza aceste servicii (căutați furnizori de catering în apropiere de Springfield, IL sau restaurante bufet în Portland, OR, de exemplu).

Dacă reuniunea dvs. este mai mult o afacere de tip „do-it-yourself”, căutați online inspirații pentru meniuri și calculatoare de alimente. Site-urile web, de la Pinterest până la magazinul dvs. preferat de aprovizionare pentru restaurante sau de alimente în vrac, pot oferi rețete ușoare și sugestii de gătit pentru o mulțime. Calculatoarele de alimente vă pot ajuta să determinați cât de mulți sloppy joes și amestecuri „Pineapple Party Punch” să cumpărați. Încercați aceste instrumente online gratuite:

Calculate This Food

Calculate This Food oferă atât idei de meniuri, cât și calculatoare de alimente. Calculatorul de porții de carne este deosebit de util, la fel ca și calculele de porții pentru mese specifice, cum ar fi barul de cartofi, barul de nachos și grătarul din curte.

Favorite Family Recipes

Favorite Family Recipes are un ghid „Family Reunion Ideas for Meal Planning” (Idei pentru planificarea mesei la reuniunea de familie) care conține o listă apetisantă de idei de mese pentru a hrăni un grup. Veți găsi, de asemenea, strategii inteligente și sfaturi pentru a realiza un plan alimentar mai organizat și mai încrezător.

Pinterest

Pinterest are o mulțime de sugestii pentru mâncare pentru reuniunea de familie. Introduceți family reunion food feeding a crowd în căsuța de căutare pentru a găsi subiecte precum „antreuri pentru 50 de persoane” sau „deserturi ușoare în tavă.”

Whole Foods Market Servings Planner

Whole Foods Market Servings Planner are un calculator de porții orientat spre planificarea petrecerilor de sărbători. Folosiți-l pentru a calcula cantitățile de supă, aperitive, sosuri și multe altele. Whole Foods are, de asemenea, un hub tematic de sărbători cu rețete inspirate.

Potluck Online Tools

Astăzi organizați un potluck? Instrumentul de înscriere a mesei Evite sau o aplicație precum PotluckHub vă poate asigura că aveți toppinguri pentru barul de nacho – și că cineva aduce furculițele de plastic. Șmecheria cu PotluckHub Party Planner este că participanții trebuie să fie dispuși să descarce și să folosească aplicația. În mod alternativ, partajați un document Google pentru înscrieri la meniu.

Anunțarea activităților

Câțiva participanți la reuniunea de familie sunt fericiți doar să stea și să viziteze. Dar multe grupuri apreciază o anumită formă de divertisment. Luați în considerare utilizarea instrumentelor online pentru a găsi:

Activități și jocuri

Cercetați pe Pinterest și Google pentru idei care să se potrivească vârstelor și intereselor grupului dumneavoastră. Puneți o înscriere pentru spectacolul de talente în dosarul Google Drive. Creați un Kahoot, un joc de trivia personalizat pe care rudele îl pot juca pe dispozitivele lor mobile. (Trimiteți-i nepotului dvs. priceput la tehnologie o listă de întrebări legate de istoria familiei și rugați-l să creeze jocul, apoi asociați adolescenții care folosesc telefoanele cu bunicii fără dispozitive). Sau aduceți un serviciu de cabină foto sau video, un magician sau un alt animator, găsind talente locale pe Thumbtack.

Atracții locale

Umpleți timpul mort dintre evenimentele reuniunii cu activități opționale în oraș. Începeți la TripAdvisor; faceți clic pe Things to Do, apoi introduceți o locație. Veți găsi evaluări și descrieri din partea mulțimii pentru atracții din diferite categorii, cum ar fi gratuite, în aer liber și lucruri de făcut cu copiii. Google poate fi, de asemenea, o resursă bună: Efectuați o căutare de genul „lucruri de făcut în Albuquerque NM.”

Servicii

Dacă voluntariatul este o modalitate bună de a vă apropia familia, căutați oportunități la VolunteerMatch sau JustServe. Chiar dacă nu vedeți o activitate specifică, contactați organizațiile potențiale pentru a vedea dacă există ceva ce ați putea face pentru ele, având în vedere timpul și resursele grupului dumneavoastră.

Finanțarea festivităților

Dacă nu aveți un fond bine stabilit pentru reuniune, va trebui să vă gândiți cum să plătiți totul. Veți dori, de asemenea, să țineți evidența cheltuielilor. Luați în considerare păstrarea unei foi Google pentru a urmări fiecare cheltuială și cine a plătit pentru ea. Puneți Foaia Google într-un dosar Cheltuieli, unde puteți încărca chitanțele.

„Cover Charge”

Dacă o singură persoană se ocupă de cea mai mare parte sau de toată planificarea, ar putea fi cel mai simplu să aveți o „taxă de acoperire” pentru fiecare participant. Este ușor de colectat acest lucru cu instrumente de plată personală online, cum ar fi Google Pay, PayPal, Venmo sau Zelle. Dacă sunteți cel care colectează banii, puteți trimite cereri de plată (cu memento-uri de urmărire pentru mătușa uitucă). Includeți o adresă pentru plata prin cec într-o notă împreună cu cererea dvs., în cazul în care preferă să plătească în acest mod.

Scoaterea de fonduri

Câteva familii se bazează pe strângerea de fonduri în timpul evenimentului lor, cum ar fi licitații de artizanat, tombole 50-50, jocuri de ghicit sau vânzări pentru strângerea de fonduri. Din nou, serviciile online vă pot ajuta cu unele dintre acestea.

T-shirt-uri

De exemplu, unele familii se bucură să facă tricouri. Obținerea mărimilor potrivite și colectarea plății poate fi o bătaie de cap. De ce să nu simplificați procesul și să transformați tricourile într-o strângere de fonduri? Site-urile de tipărire a îmbrăcămintei personalizate, cum ar fi Custom Ink, vă permit să vă proiectați tricoul pe site. Aceștia adună comenzile și plățile – cu o recompensă monetară pentru grupul dvs.

Cărți de bucate

Cărțile de bucate de familie transmit rețete îndrăgite și sunt, de asemenea, o excelentă strângere de fonduri. Strângerea rețetelor de la rude este deja destulă muncă, așa că obțineți sprijin pentru publicarea lor. Cookbook Publishers a tipărit o carte frumoasă concepută de soacra mea pentru cea de-a 50-a reuniune a familiei sale. Explorați modelele și prețurile și solicitați un kit informativ gratuit pe site-ul lor. Dacă sunteți un împătimit al bricolajului complet, căutați pe Google șablon de carte de bucate și explorați opțiunile care ar putea funcționa pentru dvs.

Părtășirea experienței

Cineva folosește întotdeauna un aparat de fotografiat la o reuniune de familie – făcând selfie-uri între frați, înregistrând pe video bufonerii ridicole în timpul cursei cu trei picioare și multe altele. Iată câteva idei pentru a împărtăși fotografii și videoclipuri cu toată lumea:

Pagina de Facebook

Familia mea extinsă are o pagină privată de Facebook la care sunt invitați toți participanții la reuniune. În timpul reuniunilor, îi rugăm pe cei care fac fotografii și înregistrări video să le posteze pe pagina noastră. (Luați în considerare posibilitatea de a oferi un premiu pentru cea mai bună încărcare.) Acest lucru le amintește, de asemenea, celor care nu au putut participa ce pierd!”

Instrumente Google

Dacă familia dvs. s-a descurcat bine lucrând cu un folder Google partajat, continuați să profitați la maximum de acesta prin partajarea fotografiilor acolo.
Utilizați un serviciu gratuit de partajare a fotografiilor, cum ar fi Google Photos , accesibil și prin aplicația Google Photos. Sau postați videoclipurile dvs. – în special acel interviu drăguț de istorie orală pe care l-ați realizat cu bunica – în mod privat pe YouTube și partajați link-ul cu participanții.

Narațiuni video personalizate

Creați narațiuni video personalizate ale evenimentului dvs. cu ajutorul serviciului gratuit Adobe Spark sau cu un serviciu freemium precum Animoto. Compilați cele mai bune fotografii într-un „slide show” și adăugați acel scurt clip video cu unchiul Saul cântând în timpul concursului de talente. Ați putea chiar să adăugați câteva fotografii preferate ale strămoșilor comuni sau ale reuniunilor anterioare.

Cu atât de multe instrumente online excelente pentru următoarea reuniune de familie, realizarea următorului eveniment poate fi mai ușoară decât ați crezut. S-ar putea chiar să puteți să vă așezați și să vă bucurați de Kahoot și de câteva pahare de Pineapple Party Punch.

.