Don't Repeat Yourself: Get More Done with the DRY Principle

Am dat cu toții din cap când cineva ne-a spus că trebuie să lucrăm mai inteligent, nu mai mult. Dar ce înseamnă asta, în termeni practici?

Programatorii de calculatoare au un răspuns cu un concept pe care îl folosesc pentru a scrie cod mai eficient: Don’t Repeat Yourself (DRY). Nu trebuie să fiți programator pentru a folosi același principiu în munca de zi cu zi, așa că haideți să aruncăm o privire asupra modului în care îl puteți aplica în sarcinile dumneavoastră zilnice.

Ce este DRY?

Expresia „don’t repeat yourself” a fost inventată în 1999 de Andy Hunt și Dave Thomas în cartea lor The Pragmatic Programmer. Aceștia l-au definit astfel: „Fiecare cunoștință trebuie să aibă o reprezentare unică, lipsită de ambiguitate și cu autoritate în cadrul unui sistem.”

În ingineria software, DRY este principiul de reducere a repetițiilor în cod, făcând referire la o singură sursă – sau „fragment” – de cod reutilizabil ori de câte ori aveți nevoie.

Imaginați-vă că ați programat o aplicație care aruncă o minge pentru câinele dvs. o dată pe oră pe parcursul zilei. În loc să scrieți întregul cod pentru localizarea mingii, ridicarea mingii și aruncarea mingii de 24 de ori (o dată pentru fiecare oră), scrieți codul o singură dată și îi dați un nume, cum ar fi throw.ball. Apoi, tot ce trebuie să faceți este să tastați throw.ball de fiecare dată.

În plus față de economisirea efortului inițial, aceasta înseamnă și mai puțin loc pentru erori umane: Dacă scrieți același lucru de 24 de ori, este inevitabil să greșiți cel puțin o dată. În plus, dacă decideți, de exemplu, că aplicația dvs. trebuie să arunce un os în loc de o minge, trebuie doar să modificați codul o singură dată, în loc de 24 de ori.

Acesta este un exemplu din domeniul codării, dar cu toții evităm instinctiv repetarea atunci când există o soluție evidentă. Lăsăm site-urile web să stocheze cookie-uri pe computerul nostru pentru a ne reține preferințele. Creăm liste de redare cu melodiile noastre preferate, în loc să alegem de la zero de fiecare dată. Și ne încărcăm contactele în telefon în loc să tastăm numere pentru fiecare text.

Dar cum putem evita repetiția și economisi timp atunci când vine vorba de munca noastră? Totul începe prin a vă da seama unde vă repetați.

Descoperiți unde vă repetați

Dacă ați încercat vreodată un sistem de productivitate, multe din aceste lucruri vă vor suna familiar. Sisteme precum Getting Things Done (GTD) și Zen to Done urmează un proces similar. Diferența aici este că abordăm procesul cu un laser care se concentrează pe duplicarea inutilă.

Primul pas este să vă înregistrați activitățile zilnice – va trebui să faceți acest lucru timp de cel puțin o săptămână, dar ideal ar fi o lună. Pe măsură ce vă urmăriți timpul, veți consemna sarcinile de rutină, dar nu vreți să ratați sarcinile care apar mai rar sau nu la fel de regulat.

• Adaugați sarcini care sunt probabile, dar neplanificate, cum ar fi rezolvarea unei reclamații a unui client.

• Nu uitați de sarcinile anuale (sau lunare, dacă urmăriți doar pentru o săptămână): lucruri cum ar fi rapoarte, audituri, inspecții, facturare, întreținere și altele.

• Întrebați-i pe ceilalți de sarcinile lor de rutină. Asta vă va ajuta să completați lacunele.

În acest moment, aveți o vedere de la mare altitudine a sarcinilor dumneavoastră. Acum este timpul să vă dați seama care sarcini sunt candidații principali pentru DRY. Acest lucru poate fi finalizat în orice aplicație pe care ați folosit-o pentru a vă urmări sarcinile. Puteți crea etichete sau etichete pentru fiecare categorie în lista dvs. de sarcini sau în aplicația de urmărire a timpului, puteți adăuga categoriile ca coloane suplimentare într-o foaie de calcul sau pur și simplu le puteți nota cu pixul și hârtia.

Vă sugerăm să vă concentrați asupra a patru domenii cheie, notând orice sarcini care se încadrează în una sau mai multe dintre următoarele categorii.

1. Puncte dureroase. Privind prin lista dumneavoastră, există probabil o mână de sarcini care vă întorc stomacul ca un covrig. Poate că vă este groază să scrieți raportul lunar sau să trimiteți memento-uri clienților care plătesc cu întârziere. Urmați-vă instinctul în această privință. Dacă vă produce o reacție fizică de panică și repulsie sau vă treziți că amânați de fiecare dată când apare această sarcină, etichetați-o.

2. Bottlenecks. Ce sarcini vă rețin restul zilei? Poate că trebuie să trimiteți un e-mail tuturor șefilor de departament și să așteptați răspunsurile lor înainte de a putea începe lucrul la un raport. Sau poate că trebuie să importați date noi despre clienți înainte de a rula analizele care vă interesează.

3. Tașe care consumă timp. Aici este momentul în care rezultatele urmăririi timpului vă sunt de folos. Petreceți ore întregi din fiecare zi pentru a vă curăța cutia poștală sau pentru a răspunde la întrebările clienților? Dacă sunteți ca majoritatea oamenilor, probabil că ați subestimat cât de mult timp necesită unele dintre sarcinile dumneavoastră.

4. Tarcini repetitive. Căutați sarcinile repetate care urmează un tipar similar de fiecare dată când le efectuați. Gândiți-vă la Henry Ford; el a văzut că construirea de mașini era un proces repetabil și a venit cu metoda liniei de asamblare în mișcare, revoluționând producția. Poate că nu construiți un produs fizic, dar sunt șanse să produceți ceva. Acesta poate fi la fel de simplu ca o actualizare a unei rețele sociale sau la fel de complex ca o nouă aplicație. Căutați pașii care sunt aproape identici de fiecare dată, astfel încât să vă puteți construi propria linie de asamblare.

Cu toate sarcinile dvs. clasificate, puteți vedea acum dintr-o privire care sunt candidații principali pentru tratamentul DRY. Prin definiție, sarcinile etichetate ca fiind repetitive sunt cel mai probabil să beneficieze de DRY. Dacă o sarcină nu este repetitivă, eliminați-o din listă. Odată ce ați făcut acest lucru, ar trebui să acordați o atenție prioritară acelor sarcini care ating cele mai multe categorii.

Să ne uităm la exemplul din imaginea de mai sus, am notat fiecare sarcină de la 0 la 5 (5 fiind cel mai mare) pentru fiecare dintre cele patru categorii. Apoi am totalizat fiecare sarcină – cele cu cele mai mari scoruri sunt cele care sunt prime pentru tratamentul DRY.

Eliminați repetiția la locul de muncă

Acum aveți o idee clară despre ce sarcini ar beneficia de DRY, așa că este timpul să eliminați repetiția.

Tip 1: Creați șabloane

Pietra de temelie a utilizării DRY în viața dumneavoastră profesională este umilul șablon. Ori de câte ori creați ceva, fie că este vorba de un e-mail, de un document de afaceri sau de un infografic, gândiți-vă dacă nu cumva există ceva acolo pe care l-ați putea salva pentru o utilizare viitoare. Timpul petrecut pentru crearea unui șablon vă va economisi exponențial mai mult timp pe parcurs.

Iată care sunt domeniile cele mai coapte pentru șabloane:

E-mailuri

Cu o medie estimată de 31 de e-mailuri de afaceri trimise pe zi, căsuța de primire este centrul universului lucrătorului în domeniul cunoașterii. Dar acest lucru înseamnă, de asemenea, că este probabil să trimiteți aceleași e-mailuri la nesfârșit.

Simplu, eliminând toate informațiile personale, vă puteți crea propriul șablon și îl puteți salva pentru utilizare ulterioară. Pentru mai multe detalii despre cum să utilizați șabloane în diverse aplicații de e-mail, citiți despre automatizarea căsuței de primire.

Comunicări interne

Dacă trimiteți actualizări săptămânale managerului dvs., creați specificații pentru diverse părți interesate sau scrieți bilete în trackerul de erori, probabil că petreceți mult timp reinventând roata. Parcurgeți cele mai recente comunicări ale dvs. și căutați modele – chiar și un șablon minimalist vă va scuti de grija de a formata de fiecare dată.

Documente externe

Propuneri, contracte, facturi – toate arată destul de asemănător. Eliminând informațiile specifice clienților și partenerilor dumneavoastră, veți avea un șablon pe baza căruia să lucrați și pe care îl puteți adapta pentru fiecare caz de utilizare.

Prezentări

Dacă faceți mai mult de o prezentare pe an, faceți-vă un șablon de prezentare. Chiar dacă fiecare prezentare este foarte diferită, scheletul poate fi același.

Tip 2: Găsiți aplicațiile potrivite

Există o aplicație care poate face treaba în locul dumneavoastră?

Răspunsul este aproape sigur că da.

De exemplu, poate că v-ați scris propunerile într-un procesor de text și le-ați trimis prin e-mail ca atașament. După cum se pare, există o multitudine de software de propuneri care va simplifica procesul, trimițând propuneri frumos concepute clienților dvs. și anunțându-vă imediat ce acestea au fost revizuite. Și, deși nimic nu vă împiedică să creați un șablon de factură în Google Docs sau Microsoft Word, software-ul de facturare se va ocupa de toate repetițiile, cum ar fi numerotarea automată a facturilor, ținerea evidenței a ceea ce a fost plătit și simplificarea declarațiilor fiscale.

Același lucru este valabil pentru practic orice, de la programarea ședințelor până la crearea de sondaje.

Atunci, dacă descoperiți că, chiar și cu cele mai bune șabloane, încă petreceți în mod regulat timp semnificativ ajustându-le manual, este timpul să luați în considerare utilizarea unei aplicații. Instrumentul potrivit pentru treaba potrivită poate însemna diferența dintre o treabă ușoară sau a bate un cui cu șurubelnița.

Tip 3: Automatizați-vă sarcinile repetitive

După ce v-ați ales suita de aplicații DRY, veți observa ceva: majoritatea sunt construite pentru a face un singur lucru bine. Și a avea un instrument dedicat pentru a face o treabă specifică are mult sens. Dar munca dvs. este rareori atât de simplă și s-ar putea să vă treziți sărind de la o aplicație la alta în fluxul dvs. de lucru zilnic.

Cu Zapier, aplicațiile pe care le utilizați cel mai mult pot vorbi între ele. Folosind fluxuri de lucru automate numite Zaps, puteți trimite automat date între aplicații, eliminând munca manuală din multe dintre sarcinile dvs. zilnice.

În funcție de sarcinile care au obținut cel mai mare punctaj în evaluarea DRY, s-ar putea să doriți să vă creați propriul flux de lucru, dar iată câteva idei pentru a începe:

Managementul proiectelor

Comunicări interne

Managementul fișierelor

Automatizarea este instrumentul suprem pentru DRY. Vă permite să externalizați toate sarcinile repetitive către o mașină, astfel încât să vă puteți concentra pe proiectele care necesită acel creier uman al dumneavoastră.

Probabil că vă gândiți deja la toate sarcinile pe care le puteți reduce cu arsenalul dumneavoastră de șabloane, aplicații și Zaps. Dar nu vă grăbiți. În loc să faceți brainstorming de hack-uri înainte de vreme, bazați-vă DRY pe realitatea sarcinilor dumneavoastră.

Și asigurați-vă că țineți evidența modului în care funcționează. Economisiți timp? Vă simțiți mai puțin stresat? Sau noile dvs. procese au ajuns cumva să vă ia mai mult timp? Ați automatizat ceva ce ar fi trebuit să fie mai personalizat?

În codare, DRY poate însemna diferența dintre aplicațiile greoaie și rupte și cele fluide și eficiente. Dacă implementați aceleași principii în munca dumneavoastră, puteți petrece mai mult timp cu ceea ce contează, în timp ce șabloanele și roboții se ocupă de restul.

Imaginea unor mâini care tastează cod de la Free-Photos via . Imagine de mână care ia notițe de la StartupStockPhotos via . Imagine de persoană care se uită la avizier din StartupStockPhotos via . Desen animat despre eficiență din xkcd.