Plățile întârziate sunt un eveniment comun pentru întreprinderile mici, dar prin gestionarea consecventă a creanțelor, vă puteți transforma toți clienții în plătitori de încredere și la timp. Pe lângă faptul că sunteți organizat, modul în care vă redactați scrisoarea de restanțe este cel mai important pas pentru a avea succes. În calitate de experți în colectarea plăților și în Managementul creanțelor, iată care sunt sfaturile noastre de top!
Reamintire activă
Aproximativ cu 15-7 zile înainte ca plata să fie scadentă, trimiteți clientului dvs. un memento prietenos și politicos. Abordați acest e-mail sau această scrisoare ca pe un „apel de curtoazie”.
Începeți cu „Pentru confortul dvs.” pentru a semnifica faptul că nu este un e-mail sâcâitor, ci doar un gest de ajutor. Știm cu toții cât de ocupată poate fi viața micilor afaceri!
Păstrați e-mailul personal și prietenos și includeți un link către factură și opțiunile de plată.
Exemplu de limbaj:
Dragă Jan,
Pentru comoditatea dumneavoastră, am vrut să vă trimit un memento rapid că plata pentru Factura 453 este pe cale să fie scadentă (data).
Puteți plăti prin intermediul site-ului nostru web (link) sau prin PayPal (link).
Sper că aveți un rest de săptămână minunat și aștept cu nerăbdare să facem din nou afaceri cu dvs. în curând!
Toate cele bune,
Michael
Prima scrisoare de restanțe
În prima zi în care o plată este scadentă, trimiteți primul e-mail de colectare. Este important să lăsați clientul să știe că sunteți conștienți de întârzierea lor și, în general, destul de sus în ceea ce privește conturile de încasat. În timp, această politică de acțiune imediată vă va antrena clienții să acorde prioritate facturilor dumneavoastră. Cele mai multe plăți scadente se datorează pur și simplu dezorganizării sau preferinței pentru termene de plată mai lungi – nu răutății. Ca atare, prima dvs. scrisoare de restanțe ar trebui să fie fermă, dar totuși cordială. Folosiți un limbaj mai formal pentru a semnifica intenția dumneavoastră serioasă și pentru a evita ca întârzierea la plată să devină o problemă personală. Pentru a evita defensiva sau tensiunea, abordați problema cu delicatețe, spunând „contul dumneavoastră la noi apare acum ca fiind în întârziere”. Asigurați-vă că includeți factura la care faceți referire, data la care trebuia plătită și un scurt memento cu privire la politica dumneavoastră de plată. „După cum știți, condițiile noastre de plată sunt de 30 de zile de la data facturii”. Prima scrisoare de restanță este momentul perfect pentru a aduce în discuție orice penalități de întârziere pe care compania dvs. le-ar putea aplica la suma totală. Includeți întotdeauna opțiuni de plată în scrisorile de restanțe, astfel încât să se poată acționa cât mai repede posibil. Urmăriți această atenționare de plată cu un telefon. Dacă este posibil, înregistrați conversația pentru a păstra o evidență exactă. Dacă nu primiți niciun răspuns de la primul e-mail, trimiteți-l din nou la 45-50 de zile.
Exemplu de limbaj:
Dragă Jan,
Aceasta este o atenționare amicală de plată, deoarece contul dvs. cu noi apare acum ca fiind scadent.
Am dori să vă supunem imediat atenției următoarea (următoarele) factură (facturi):
Numărul facturii Data scadentă Suma
Opțiuni de plată: site-ul nostru web (link) sau PayPal (link)
Am aprecia foarte mult dacă ne-ați putea anunța care este stadiul acestei plăți. Vă rugăm să nu ezitați să ne sunați dacă aveți întrebări cu privire la soldul datorat în contul dumneavoastră.
După cum știți, termenele noastre de plată sunt de 30 de zile de la data emiterii facturii, iar în cazul în care plata nu este primită în termen de 40 de zile de la data emiterii, în contul dumneavoastră se percepe o taxă de întârziere de 5%.
Vă mulțumim foarte mult pentru atenția acordată acestei probleme și pentru că ați continuat să lucrați cu noi.
Cu stimă,
Michael
Carte de 60 de zile de întârziere
Când o factură este scadentă de 60-90 de zile, probabilitatea de reușită a colectării poate scădea drastic. Este foarte important să trimiteți o serie puternică de e-mailuri și să urmăriți cu sârguință cu apeluri în această perioadă de timp. O factură care are o întârziere de peste 60 de zile este mai puțin probabil să se datoreze unei simple dezorganizări, ci este mai probabil să existe o problemă de fond. Este important ca această scrisoare de restanță să fie fermă, să includă cuvinte în bold și un limbaj formal. Includeți în e-mail și alți angajați ai companiei, inclusiv administratorul de cel mai înalt rang pentru care puteți găsi un e-mail. De asemenea, luați în considerare posibilitatea de a trimite e-mailuri individuale altor membri ai departamentului.
Linia de subiect poate începe cu „IMPORTANT” sau „Necesită atenție imediată” sau „Este nevoie de acțiune”.
În loc să adoptați abordarea de „alertă”, fiți direct: „vă scriem pentru a vă informa că contul dvs. este acum cu 60 de zile în întârziere”. Includeți expresii precum „atenție imediată” sau „problemă urgentă”.
Să-i anunțați că îi veți suna și veți continua procesul de urmărire. Este util să le reamintiți că și dvs. sunteți o afacere, așa că includeți un limbaj de genul: „nevoile noastre financiare trimestriale necesită ca toate conturile să fie plătite integral”. Reamintiți-i clientului că, din cauza politicii de afaceri, nu veți putea continua afacerile cu un client care are în prezent întârzieri la plată sau care are două cazuri de întârzieri la plată de peste 60 de zile.
Datorită probabilității reduse de reușită a colectării după 90 de zile, e-mailurile de urmărire a scrisorii dvs. privind întârzierile la plată de 60 de zile ar trebui să includă oferte de a elabora un plan de plată sau de a-i ajuta să găsească opțiuni de creditare prin Fundera sau Kabbage.
Exemplu de limbaj
NOTIFICARE IMPORTANTĂ
Dragă Jan,
Aceasta este pentru a vă informa că contul dvs. este acum cu 60 de zile PAST DUE pentru factura #345.
Această problemă necesită atenția dvs. imediată. Vă rugăm să remiteți plata cât mai curând posibil.
Nr. factură Data scadentă Suma + 5% Taxa de întârziere, dată evaluată
Opțiuni de plată: site-ul nostru (link) sau PayPal (link)
Vă rugăm să ne informați cu privire la situația actuală a acestei plăți. Dacă aveți întrebări cu privire la această factură sau la soldul datorat în contul dumneavoastră, vă rugăm să ne sunați imediat.
Vă vom contacta în continuare pentru a rezolva această problemă.
Cum se menționează în contract, termenii de plată sunt net 30. Vă rugăm să rețineți că, în conformitate cu politica noastră de afaceri, nu putem continua afacerile cu un client care are în prezent întârzieri la plată sau care a avut întârzieri la plată de peste 60 de zile mai mult de o dată.
Cu stimă,
Michael
Scrisoare de 90 de zile de întârzieri la plată
Facturile care au întârzieri la plată între 90 și 120 de zile sunt semnificativ mai dificil de recuperat. Îndemnurile dvs. de plată pentru facturile din această categorie ar trebui să fie destul de ferme, formale și să utilizeze tactici pentru a le atrage atenția, cum ar fi textul îngroșat sau fonturile mărite. Precizați consecințele acțiunilor lor și numeroasele dvs. încercări de a intra în contact. Includeți în e-mail și alți angajați ai companiei, inclusiv administratorul de cel mai înalt rang pentru care puteți găsi un e-mail.
Exemplu de limbaj:
REQUERĂ ACȚIUNE IMEDIATĂ
Dragă Jan,
Aceasta este o scrisoare importantă și necesită atenția dumneavoastră imediată. În ciuda faptului că v-am trimis mai multe memento-uri, nu am primit niciun răspuns din partea dvs. cu privire la contul dvs. cu restanțe grave. Considerăm că v-am acordat suficient timp și am fost mai mult decât răbdători cu dumneavoastră. Prin urmare, considerăm că nu avem altă soluție decât să ștergem această datorie din registrele noastre, raportând-o ca „pierdere din datorie neperformantă” la I.R.S. prin depunerea unui formular 1099-C. Puteți evita acest lucru prin trimiterea astăzi a plății pentru întreaga sumă datorată. Dacă nu primim plata dvs. în următoarele cinci zile, vom fi nevoiți să luăm măsuri.
Vă rugăm să ne contactați imediat dacă doriți să stabiliți un plan de rambursare.
Următoarele facturi necesită atenția dvs. imediată:
Nr. factură Data scadentă Suma + 5% Taxa de întârziere, data evaluată
Opțiuni de plată: site-ul nostru (link) sau PayPal (link)
Cum se menționează în contract, termenii de plată sunt net 30. Vă rugăm să rețineți că, în conformitate cu politica noastră de afaceri, nu putem continua afacerile cu un client care are în prezent întârzieri la plată sau care a avut întârzieri de peste 60 de zile de mai multe ori. Sperăm sincer că veți lua în considerare cu seriozitate această problemă.
Sincer,
Michael
Cartela finală de restanțe
Pentru facturile cu întârzieri la plată de peste 120 de zile, mai există încă unele șanse de colectare și, prin urmare, trimiterea de comunicări suplimentare este încă utilă. Includeți consecințele acțiunilor lor (anularea creanțelor neperformante, scorul de credit), precum și un limbaj prin care să îi anunțați că veți lua măsurile adecvate pentru a raporta delincvența lor severă: agenția de colectare și BBB.
Utilizați un limbaj îndrăzneț, cum ar fi „sever” și „delincvent”. Continuați să includeți în e-mailuri și alți angajați ai companiei.
Exemplu de limbaj:
NOTIFICARE: CONTUL VOSTRU ESTE ÎNCĂRCINAT GRAV
Dragă Jan,
Aceasta este o scrisoare importantă și necesită atenția dumneavoastră imediată. În ciuda faptului că v-am trimis mai multe memento-uri, nu am primit niciun răspuns din partea dvs. cu privire la contul dvs. cu restanțe grave. Considerăm că v-am acordat suficient timp și am fost mai mult decât răbdători cu dumneavoastră. Prin urmare:
-
Simțim că nu există altă cale de atac decât să punem contul dvs. în mâinile agenției noastre de colectare.
-
Această acțiune va afecta ratingul de credit al companiei dvs.
-
De asemenea, este posibil să raportăm acest lucru la I.R.S. ca „pierdere de datorie rea” cu formularul 1099-C dacă nu se primește plata.
Vă rugăm să ne contactați imediat dacă doriți să stabiliți un plan de rambursare.
Următoarea (următoarele) factură (facturi) este (sunt) scadentă(e) în mod sever:
Nr. factură Data scadentă Suma + 5% Taxa de întârziere, data evaluată
Opțiuni de plată: site-ul nostru (link) sau PayPal (link)
Așa cum se menționează în contract, termenii de plată sunt net 30. Vă rugăm să rețineți că, în conformitate cu politica noastră de afaceri, nu putem continua afacerile cu un client care are în prezent întârzieri la plată sau care a avut întârzieri de peste 60 de zile mai mult de o dată. Sperăm sincer că veți lua în considerare cu seriozitate această problemă.
Cu stimă,
Michael
Puteți utiliza instrumentul nostru de colectare pentru a trimite automat clienților dvs. memento-uri de plată foarte eficiente (FG Receivables Manager).
Acesta urmărește e-mailurile pe care le trimiteți într-un istoric de contact cu clienții și înregistrează orice apeluri telefonice. Veți putea vedea dacă clientul a deschis sau a făcut clic pe e-mailul dvs. Emailurile din FG Receivables Manager au, de asemenea, vizualizări detaliate ale facturilor și posibilitatea de a primi plăți.
.