Cum să vă programați ziua pentru o productivitate optimă

Consultați ghidul nostru complet despre cum să creați un program pentru a profita la maximum de zilele dumneavoastră.

Toți avem aceleași douăzeci și patru de ore în fiecare zi. Așadar, de ce oamenii de succes reușesc să facă atât de multe în cele douăzeci și patru de ore, în timp ce alții se străduiesc să îndeplinească sarcinile de pe o listă de sarcini de bază?

Un răspuns este managementul timpului. Mulți oameni au probleme în a-și folosi timpul în mod eficient pe parcursul zilei. Dar dacă acesta este cazul dumneavoastră, nu vă faceți griji. Folosind sfaturi de productivitate și creând și respectând un program zilnic eficient, puteți face mai mult și mai bine în fiecare zi.

De ce este important să vă programați ziua

Cum să vă programați ziua

• Definiți-vă motivul
• Stabiliți prioritățile
• Estimați cât timp va dura o sarcină
• Lucrați mai inteligent, Not Harder

Tipuri de tehnici de programare

• Creați o rutină productivă de dimineață
• Evitați schimbarea sarcinilor
• Trebuie să grupați sarcinile
• Așteptați-vă la neprevăzut

.

• Utilizați tehnologia
• Amintiți-vă de hârtie
• Mâncați broasca
• Evaluați și pivotați

De ce este important să vă programați ziua

Timpul este o resursă limitată pentru noi toți. A lăsa la voia întâmplării numărul limitat de zile și ore pe care îl aveți la dispoziție nu reprezintă o gestionare responsabilă a resurselor. În schimb, folosiți un program și culegeți recompensele:

• Reduceți timpul pierdut: Cu excepția cazului în care puneți „Petreceți 2 ore pe Social Media și jocuri video” în programul zilnic, atunci folosirea programului vă împiedică să pierdeți timpul cu lucruri care nu sunt pe agendă.
• Creșteți Fericirea: Chiar și știința este de acord. Urmărirea unui program vă face mai fericiți!
• Îmbunătățiți productivitatea: Faceți mai multe atunci când respectați un program.
• Reduceți stresul: Programarea creează mai multă siguranță, ceea ce reduce stresul – și asta îmbunătățește sănătatea. Câștig de ambele părți!
• Facilitează colaborarea: Ori de câte ori lucrați cu o echipă, un program vă menține pe toți pe aceeași pagină, în același loc și în același timp.

Cum să vă programați ziua

Este clar că programarea zilei este valoroasă. Cu toate acestea, nu puteți să aruncați pur și simplu lucruri în calendarul Cute Kittens și să sperați că veți avea o viață productivă.

În schimb, aveți nevoie de o strategie astfel încât să vă puteți programa pentru productivitate și să faceți munca importantă în mod eficient. Iată câteva principii călăuzitoare pentru a vă ajuta să folosiți un program pentru zile eficiente.

Să recunoaștem. Nu tot ceea ce facem într-o zi este distractiv. Există cu siguranță sarcini pe care pur și simplu nu vrem să le facem. Ne putem baza pe curaj și determinare pentru a trece peste ele, dar acest lucru poate diminua energia. În schimb, găsiți motivația internă prin definirea motivului dumneavoastră.

Motivul fiecăruia este diferit, dar este sensul și scopul din spatele a tot ceea ce facem. Acest concept a fost popularizat de Simon Sinek în cartea sa Start With Why. Sinek demonstrează că „de ce” poate motiva cu adevărat indivizii și afacerile să își atingă obiectivele.

De ce-ul tău ar trebui să fie mai mare decât „Pentru că trebuie” sau „Pentru că cineva mi-a spus să o fac”. Pentru o persoană, motivul ar putea fi acela de a asigura o viață sigură și fericită pentru copiii săi. Pentru întreprinderi, un de ce ar putea arăta mai mult ca: „Pentru a ajuta oamenii să reușească.”

Apoi, tot ceea ce faceți ca persoană sau ca întreprindere ar trebui să fie în slujba acelui de ce.

Există literalmente milioane de moduri în care ați putea petrece fiecare zi. Și nu le puteți face pe toate. Fără priorități, s-ar putea să vă treziți că vă petreceți timpul cu sarcini care nu vă duc nicăieri. Iar dacă sunteți un lider de echipă sau un manager, doriți să stabiliți priorități pentru echipa dvs. astfel încât și ei să știe ce este important.

Deci trebuie să vă dați seama ce trebuie să faceți cu adevărat pentru a vă atinge obiectivele în slujba motivului dvs. Mai întâi, scrieți tot ce vă puteți gândi. Apoi, eliminați tot ceea ce nu are legătură cu motivul dumneavoastră. Apoi puneți-vă prioritățile în ordinea importanței.

Aveți o direcție în care să mergeți este la fel de important ca și mersul. O călătorie fără o destinație poate fi interesantă, dar fără o destinație în minte, cine știe unde veți ajunge.

După ce v-ați dat seama ce trebuie să faceți, calculați cât timp va dura. Și nu vorbim despre cât timp va dura în țara fanteziei. Trebuie să știți cât timp vă ia cu adevărat să faceți acel lucru.

Una dintre cele mai frecvente greșeli de planificare pe care le fac oamenii este să nu estimeze corect cât timp va dura o sarcină sau un proiect. „Dacă supraestimezi sau subestimezi cât timp va dura de fapt, este mai probabil să dai peste cap întregul tău program. Chiar mai rău, este posibil să ratați un termen limită sau să pierdeți timp prețios pentru dvs. și pentru părțile interesate cheie, cum ar fi angajații și clienții.”

Deci, trebuie să fiți realist cu dvs. și să vă încurajați echipa să facă același lucru. Luați-vă o săptămână sau două și urmăriți-vă timpul. Cât timp vă ia să scrieți 1.000 de cuvinte sau să răspundeți la e-mailuri? Apoi, vă puteți planifica programul în mod realist, îmbunătățindu-vă șansele de reușită.

Tim Ferriss, autorul săptămânii de lucru de 4 ore, are dreptate. În epoca agitației, uneori simțim că trebuie să mergem tot timpul. Dar ce-ar fi dacă ne-am folosi timpul în așa fel încât să ne permitem să muncim mai puțin? Atunci am fi și noi pe drumul cel bun.

Ferriss pledează pentru o strategie de muncă mai inteligentă, folosind sisteme care fac „imposibil să te comporți greșit”. Atunci el nu trebuie să se bazeze pe resursa finită a voinței. Așadar, stabilirea unor sisteme productive este un pas cheie pentru Ferriss.

Alte modalități de a lucra mai inteligent implică identificarea celor mai productive momente ale zilei și apoi programarea sarcinilor cheie pentru acea perioadă de timp. Pentru mulți dintre noi, nivelurile de energie sunt cele mai ridicate dimineața. Cu toate acestea, dacă sunteți o adevărată bufniță de noapte, nu ezitați să profitați de acel moment pentru a face lucruri.

De asemenea, trebuie să fiți strategic. Da, există multe modalități de a vă atinge obiectivul. Atunci când alegeți ce cale să luați, luați în considerare riscul-beneficiu al ceea ce faceți. Ați putea să sunați la rece 100 de persoane și să obțineți un singur da. Sau ați putea suna la rece cele zece persoane potrivite pentru același beneficiu.

Tipuri de tehnici de planificare

Nu există o soluție unică pentru a crea cel mai productiv program. Dar aceste tehnici de planificare vă pot ajuta pe drumul dumneavoastră.

Începeți ziua cum trebuie cu o rutină de dimineață care să întărească productivitatea.

Potrivit lui Hal Elrod, autorul cărții The Miracle Morning, „Modul în care vă treziți în fiecare zi și rutina dumneavoastră de dimineață (sau lipsa acesteia) vă afectează dramatic nivelul de succes în fiecare domeniu al vieții dumneavoastră. Diminețile concentrate, productive și de succes generează zile concentrate, productive și de succes.”

Elrond și-a schimbat viața trezindu-se la ora 5 dimineața pentru a petrece timp în liniște, meditând, citind și făcând exerciții fizice. Acest lucru a dat tonul zilelor sale și a reușit să iasă de sub datorii zdrobitoare și să atingă noi niveluri de succes.

Dimineața dumneavoastră perfectă ar putea arăta diferit de cea a lui Elrond, dar are sens să vă rezervați timp devreme în fiecare zi pentru a determina cursul restului zilei.

Multi-tasking-ul poate părea eficient. La urma urmei, faceți mai multe lucruri deodată, nu? Greșit. De fapt, deși faceți mai multe deodată, nu faceți cu adevărat mai mult. Faceți mai puțin.

De fapt, costul real al multitasking-ului poate fi de până la 40% din productivitatea dumneavoastră. De fiecare dată când treceți de la o sarcină la alta, creierului dvs. îi ia timp să schimbe. În plus, oamenii sunt mai predispuși la greșeli atunci când schimbă sarcinile. Și cu cât sarcina este mai complexă, cu atât pierderile sunt mai mari.

Deci, are sens să faceți un singur lucru la un moment dat. Acest lucru vă permite să vă concentrați cu adevărat asupra a ceea ce faceți. Apoi, îl puteți face mai eficient.

Când vă programați ziua, evitați, dacă este posibil, comutarea sarcinilor. Acordați-vă suficient timp pentru a finaliza sarcinile dintr-o dată. Oh, și când o faceți? Nu vă verificați e-mailul.

Am văzut cum comutarea sarcinilor poate afecta productivitatea. Cu toate acestea, cu toții avem mai mult de un lucru de făcut într-o zi. Așadar, puteți minimiza efectul schimbării sarcinilor prin gruparea sarcinilor și utilizarea programării în bloc.

Puteți defini „sarcini similare” în mai multe moduri. Dar cheia este că sarcinile ar trebui să aibă o caracteristică unificatoare care să le facă mai eficiente atunci când sunt efectuate împreună. Gândiți-vă la efectuarea de comisioane. Are mai mult sens să mergeți peste tot într-o anumită locație geografică.

În mod similar, puteți grupa sarcinile în funcție de mentalitatea necesară pentru a le face. De exemplu, sarcinile administrative necesită un anumit tip de mentalitate, dar sarcinile creative, cum ar fi scrierea unui articol pe blog sau depanarea codului, necesită ceva cu totul diferit. Dar grupând sarcinile în funcție de mentalitate, puteți reduce impactul schimbării totale a vitezelor.

Elon Musk folosește în mod faimos gruparea sarcinilor pentru a se asigura că reușește să facă totul pentru afacerea sa și, în același timp, să petreacă timp cu familia sa. Task batching este procesul de programare a sarcinilor asemănătoare împreună, astfel încât să le puteți face mai eficient.

Nu puteți prezice viitorul, dar puteți fi destul de sigur că ceva neașteptat se va întâmpla la un moment dat. Nu știi ce este sau când va veni, dar este acolo. Iar un program productiv va ține cont de asta.

Probabil că vi s-a întâmplat și vouă. Ți-ai identificat motivul și ți-ai creat prioritățile și sarcinile. Ați programat sarcinile cheie în timpul cel mai productiv. Ați fost un star rock al productivității.

Apoi, brusc, apare o urgență. Ați împins totul la o parte pentru a aborda această sarcină urgentă. Programul dvs. eficient moare de o moarte dureroasă.

Nu trebuie să fie un proiect urgent, de asemenea. Ar putea fi un copil bolnav care ține acasă un membru al echipei. Ar putea fi o urgență meteorologică care îi ține pe toți acasă. Ar putea fi o întrerupere neașteptată a serverului care să încetinească ritmul tuturor. Lucrurile mărunte pot distruge productivitatea la fel de eficient ca și lucrurile mari. Și, sincer, sunt mai frecvente.

La fel cum este o gestionare inteligentă a banilor să aveți un fond de economii de urgență, ar trebui să aveți și un fond de urgență pentru timp. Desigur, nu puteți stoca timp, dar puteți construi o pernă de timp în programul dumneavoastră. În acest fel, atunci când apare ceva neașteptat, sunteți pregătit.

Tehnologia este foarte bună în ceea ce privește programarea. La urma urmei, la un nivel de bază, un program este doar o foaie de calcul. Dar tehnologia de planificare poate merge mult mai departe de o simplă grilă.

Instrumente precum calendarul Google vă ajută să planificați sarcini recurente, să codificați sarcinile prin culori, să setați memento-uri și chiar să partajați calendarele între echipe. Toate acestea sporesc eficiența programului dumneavoastră. În plus, vă împiedică să uitați acea întâlnire cu clientul.

Cu toate acestea, puteți face, de asemenea, mult mai mult. Utilizați o aplicație pentru iPhone pentru a vă accesa calendarul în deplasare. Eliminați apelurile telefonice și e-mailurile de dus și întors pentru a programa întâlniri, permițând altora să programeze întâlniri direct în calendarul dumneavoastră.

Posibilitățile sunt infinite!

La fel de bună cum este tehnologia pentru a vă îmbunătăți jocul de programare, nu neglijați valoarea hârtiei în această lume digitală. Planificatoarele pe hârtie, jurnalele bullet, listele de lucruri de făcut și alte instrumente analogice pot fi la fel de utile.

De fapt, planificatorul Lifeplanner al lui Erin Condren, lider în industria planificatoarelor, a primit sigiliul de aprobare Good Housekeeping ca instrument de productivitate. Iar sistemele de caiete de notițe precum Ryder XXX Bullet Journal sunt, de asemenea, în trend ca instrumente de productivitate.

Desigur, nimic nu bate o listă de sarcini de modă veche și bună pentru a menține indivizii pe drumul cel bun. Scrierea lucrurilor vă scutește de deranjul de a le ține minte. Iar recompensa de a tăia lucruri de pe listă poate fi foarte motivantă.

Potrivit lui Mark Twain, „Dacă treaba ta este să mănânci o broască, cel mai bine este să o faci la prima oră a dimineții. Și dacă este treaba ta să mănânci două broaște, cel mai bine este să o mănânci mai întâi pe cea mai mare.”

Utilizând această logică, o metodă de planificare este de a pune cele mai dificile și mai importante sarcini pe primul loc. Iar dacă aveți mai multe astfel de sarcini, ar trebui să o faceți pe cea mai grea înainte de cele mai ușoare.

Pentru a folosi această metodă, trebuie să puteți identifica prioritatea dvs. cheie pentru ziua respectivă. În cele din urmă, prioritatea ar trebui să fie singulară, deoarece nu putem face două lucruri în același timp. (Vedeți Schimbarea sarcinilor!)

Tașele mai dificile sunt adesea cele mai predispuse la amânare. La urma urmei, cei mai mulți dintre noi chiar nu vor să mănânce o broască. Așa că a le face la prima oră dimineața vă împiedică să le amânați toată ziua. În plus, odată ce sunt gata, aveți timp liber pentru a face sarcini mai distractive.

Programarea pentru productivitate poate fi o țintă în mișcare. Și s-ar putea să aveți un program perfect, dar Deci, luați timp pentru a evalua rezultatele eforturilor dumneavoastră. Sunteți dvs. și echipa dvs. oameni cu adevărat productivi?

Iată câteva întrebări cheie pe care să vi le puneți dvs. și echipei dvs. pentru a evalua eficiența programului dvs.:

• Îndepliniți termenele limită?
• Sunt corecte estimările de timp?
• Problemele neprevăzute au interferat cu termenele?
• Vă simțiți sub presiunea ceasului?
• Programul nostru de întâlniri a funcționat?

După ce ați adunat datele, puteți lua decizii în cunoștință de cauză cu privire la ce trebuie să faceți de acum înainte. Termenele ratate pot indica o planificare deficitară a timpului, o problemă care se poate rezolva cu ușurință în următoarea lună, sprint sau trimestru. Întâlnirile străine pot fi eliminate. Se poate adăuga mai multă umplutură pentru a face față problemelor neprevăzute.

Concluzie

Există atât de multe trucuri și instrumente pentru programe productive creative care funcționează cu adevărat la locul de muncă și acasă. Dacă nu le încercați, s-ar putea să aruncați banii pe fereastră. Și nu ne putem gândi la ceva mai puțin productiv decât asta!

Care sunt cele mai bune sfaturi și rutine de productivitate ale tale?