Dacă planificați un eveniment, există un pas care este esențial pentru ca acel eveniment să aibă loc: crearea bugetului pentru eveniment. Din fericire, este o acțiune care se repetă, astfel încât puteți crea cu ușurință un cadru de bază pentru bugetul dvs., îl puteți edita pe parcurs și puteți folosi instrumente pe care probabil le aveți deja pentru a face ca acesta să se realizeze. Ar putea părea descurajant și finit să creezi un buget pentru eveniment, dar atâta timp cât faci unul care este realist și construiește o umplutură în caz de urgență, vei fi gata.
https://fast.wistia.com/embed/medias/kuw3knv4mh
- Utilizați foi de calcul – vă recomandăm, dacă mergeți pe această cale, să folosiți o foaie de calcul Google Sheet, deoarece este foarte ușor pentru oricine are nevoie de acces să vadă o versiune actualizată în mod constant a bugetului dvs.
- Potențial, căutați un software de bugetare a evenimentelor – Dacă creați bugete foarte complexe
- Adaugați elemente de linie pentru fiecare detaliu în parte
- Cunoașteți termenele limită – când trebuie efectuate plățile (întârzierea ar putea atrage un cost suplimentar)
- Adaugați sumele preconizate și costurile reale, astfel încât să puteți vedea dacă ați depășit bugetul
Pentru ce faceți bugetul?
Primul pas pentru a crea bugetul evenimentului dumneavoastră este să vă dați seama de fiecare parte a evenimentului dumneavoastră care ar putea să genereze un cost. Prin includerea fiecărei părți a evenimentului, veți putea obține un buget mai precis față de unul care include pur și simplu piesele mai mari ale unui eveniment. Aceasta este o etapă preliminară pe care puteți continua să o rafinați pe parcurs, pe măsură ce vorbiți cu furnizorii și obțineți o descriere mai precisă a bugetului dumneavoastră.
Instrumentele de întocmire a bugetului nu trebuie să fie sofisticate – puteți începe această etapă la fel de rapid ca și cum ați deschide o foaie goală de Google Sheet și ați introduce elementele de buget, pentru a economisi timp, puteți sări peste crearea bugetului evenimentului de la zero și descărcați foaia noastră de calcul pentru bugetul evenimentului de la partea de jos.
Dacă decideți să vă construiți propriul buget începeți prin a crea câteva coloane:
Item
Aceasta este pentru fiecare articol individual din bugetul evenimentului dvs. Atunci când enumerați articolele din bugetul evenimentului, fiți cât mai specific posibil. Defalcați fiecare element pentru care veți plăti. Nu grupați articolele împreună. De exemplu, gruparea alcoolului și a mâncării împreună poate părea logică, dar poate cauza unele probleme. Ar putea cauza probleme dacă ar trebui să faceți modificări sau să eliminați un articol pe parcurs, în timpul planificării. Să presupunem că doriți să adăugați 100 de dolari în plus la rubrica de alimente și alcool. La ce se vor duce acești bani? Cheia este să fiți cât mai detaliat posibil atunci când vă creați bugetul evenimentului și să păstrați fiecare element separat. Cu cât mai detaliat, cu atât mai bine.
Descriere
Descrierile sunt absolut necesare pentru bugetul evenimentului dumneavoastră! Adăugați o descriere detaliată la elementul de care veți avea nevoie pentru evenimentul dvs. Aceasta este o coloană importantă pe care trebuie să o includeți în cazul în care bugetul dvs. trebuie să fie aprobat de cineva din organizația dvs. care s-ar putea să nu știe ce este fiecare articol. Dacă acea persoană nu este direct implicată în planificare, nu va ști cât de esențial sau neesențial este articolul pentru ca evenimentul dvs. să aibă loc. Prin adăugarea unei descrieri puteți oferi claritate cu privire la motivul pentru care este necesar și la ceea ce este un must-have.
Cantitatea necesară
Cantitățile joacă un rol important în elaborarea bugetului. Creșterea cantităților vă poate epuiza rapid bugetul. Pe de altă parte, eliminarea cantităților inutile de ceva vă poate reface rapid bugetul. Urmărirea a ceea ce credeți că veți avea nevoie înainte de eveniment, precum și notarea cantităților reale pe care le-ați folosit vă va ajuta să modelați cum vor arăta viitoarele bugete pentru evenimente.
Costuri estimate
În timp ce costurile vor varia, simpla cunoaștere a unei cifre aproximative vă poate ajuta să înțelegeți de ce fel de buget aveți nevoie pentru evenimentul dumneavoastră. În pasul următor, vom aborda cum să obținem costul estimat cât mai aproape de costul real pentru a obține un buget precis.
Costul real
Imediat după cum sugerează și numele, această coloană este cea în care veți urmări costul real al articolului. Acest pas este crucial pentru sesiunile viitoare de bugetare pentru a înțelege cum cresc (sau scad) costurile. Va servi ca referință atunci când planificați evenimentul pentru anii următori.
Cum să cercetați costurile bugetului pentru eveniment
Acum că aveți începuturile unui buget pentru eveniment, vă puteți concentra asupra apropierii costurilor estimate de costurile reale. Cercetarea prețurilor vă va ajuta să vă faceți o imagine despre cum va arăta bugetul dvs. real.
Verificați evenimentele anterioare
Dacă ați mai găzduit acest eveniment anterior, vă puteți uita înapoi la suma care a fost cheltuită la evenimentele anterioare. Uitați-vă la rubricile care au fost utilizate și la numărul de invitați care au participat. Dacă vă așteptați ca evenimentul să se extindă în anul în curs, este important să păstrați totul proporțional în buget prin utilizarea multiplicatorilor. Datele istorice vă vor ajuta să stabiliți un buget de referință.
Ajungeți la furnizori
Puteți face un pas mai departe obținând detalii despre buget direct de pe site-ul web al furnizorilor sau sunându-i. Majoritatea vânzătorilor sunt capabili să ofere cifre generale pentru a vă face o idee mai bună despre bugetul pe care îl căutați.
Să sunați vânzătorii și furnizorii pentru a obține prețurile nu este întotdeauna cel mai rapid proces, dar vă poate ajuta să obțineți o estimare realistă a costurilor. Odată ce ați intrat în legătură cu un furnizor, dați-i cât mai multe detalii despre nevoile evenimentului dvs. și cereți costul și ce include acel cost. S-ar putea să existe costuri pe care le-ați omis, cum ar fi bacșișuri, taxe de serviciu sau impozite. Asigurați-vă că furnizorul vă oferă o defalcare cât mai detaliată a costurilor. Treceți în revistă fiecare articol pentru fiecare ofertă de la furnizori și stabiliți care dintre aceștia va fi cel mai potrivit pentru evenimentul dumneavoastră. Desigur, alegeți întotdeauna furnizorul care se potrivește viziunii dumneavoastră, bugetului și cu care vă place să lucrați. Nu alegeți pe cineva doar pentru că are cea mai mică ofertă.
Este timpul să devenim realiști: Estimarea costurilor
Acum că aveți o idee generală a ceea ce vă puteți aștepta când vine vorba de costuri, este timpul să vă dați seama de elementele de linie. Treceți în revistă ciclul de viață al evenimentului dumneavoastră: care sunt unele dintre lucrurile care v-ar putea costa bani pe parcurs? Nu vă opriți doar la elementele cu costuri mari, cum ar fi locul de desfășurare, mâncarea și băutura și AV (deși acestea trebuie să fie incluse pe listă). Trebuie să vă gândiți la costurile mai mici, cum ar fi impozitele, taxele, gratuitățile, marketingul și călătoriile. Costurile mici pot sfârși prin a vă devora bugetul dacă nu le luați în considerare la început.
Iată câteva lucruri de luat în considerare pentru posturile din buget:
- Costurile de deplasare la evenimentul dvs: Există un bloc de camere pentru evenimentul dumneavoastră? Cât de mult va fi nevoie pentru a transporta cu avionul întreaga dvs. echipă? Și odată ajunși acolo, va fi o călătorie cu taxiul de 100 de dolari până la locul de desfășurare? Care este diurna pentru mesele echipei dvs. pe zi?
- Mâncare și băuturi: Există un minim pe care îl veți plăti pentru a angaja un anumit furnizor de catering pentru evenimentul dumneavoastră? Care sunt taxele de serviciu și gratuitățile? Este evenimentul dvs. mai potrivit pentru un bar cu plată sau un bar găzduit cu barman? Dacă da, câte baruri ar trebui să aveți? (Sfat pro: utilizați un instrument precum Social Tables’ Pocket Planner pentru a folosi cantitățile aprobate de CIC pentru alimente și băuturi.
- AV: Aruncați o privire la oferta dumneavoastră AV: de ce componente aveți neapărat nevoie vs. ce este un nice-to-have? Există elemente ale acordului AV care ar putea genera costuri suplimentare, cum ar fi taxele de daune sau diurnele? Care sunt unele taxe AV la care trebuie să fiți atenți? Ce nu ar trebui să nu tăiați din buget SAU să planificați întotdeauna când vine vorba de nevoile AV? Furnizorul dvs. intern de servicii AV include taxe de care ar trebui să fiți conștienți?
- Închiriere de spații: Ce considerații privind închirierea locației/ spațiului/ costuri ascunse există? Ați putea fi taxat ulterior pentru deteriorarea spațiului?
- Ar putea ca diferite spații să aibă costuri diferite?
- Hoteluri de lux
- Săli de bal
- Săli de ședințe mici
- Spații de ședință cu pachete all-inclusive cu F&B, AV, wi-fi și asistență la fața locului
- Ar putea ca diferite spații să aibă costuri diferite?
- Marketing: Ce costuri de marketing pentru eveniment vor exista? Există un buget stabilit pentru reclame pe Facebook, marketing tradițional, cadouri și premii pentru concursuri?
- Producție video și fotografie: Cum vă va taxa videograful sau fotograful pentru captarea evenimentului? Ce este inclus în acesta? Veți avea acces la fișierele brute sau strict la produsul final? Puteți utiliza produsele pentru promovarea viitoare a evenimentului?
- Costul internetului: Cât va costa obținerea unei acoperiri wifi suplimentare în locația dvs. față de spațiile publice?
Nu toate aceste rubrici se vor regăsi în bugetul dvs., dar merită să le aveți în vedere dacă planificați o varietate de evenimente.
Cât de mult ar trebui să fie inclus într-un fond pentru „zile negre”
- Pregătiți-vă bugetul pentru orice costuri neașteptate (de obicei, eu adaug 15% pentru orice eventualitate)
- Care sunt cele mai mari costuri variabile?
- Taxele de anulare: nimănui nu-i place să anuleze un eveniment, dar dacă trebuie, cât v-ar putea costa în cele din urmă o eventuală anulare?
- Cele mai rele scenarii! Gândiți-vă la cele mai rele lucruri absolut care s-ar putea întâmpla și planificați în consecință.
Top 10 sfaturi pentru realizarea unui buget
Nu amânați crearea bugetului. Poate părea o sarcină descurajantă, dar este un prim pas vital în călătoria dvs. de planificare a evenimentului. Dacă nu sunteți sigur când ar trebui să se întâmple acest lucru, consultați ghidul nostru de cronologie a evenimentului.
Definiți accentul evenimentului dumneavoastră. Vreți ca oamenii să plece amintindu-și de ambianța electrică, sau vreți ca ei să plece amintindu-și de mâncarea delicioasă? Care este obiectivul tău? De ce organizați evenimentul? Alocați-vă fondurile în funcție de prioritățile dumneavoastră.
Cu cât adăugați mai multe detalii, cu atât mai precis va fi bugetul dumneavoastră. Ignorarea unui mic element poate fi diferența dintre a fi sub sau peste buget.
Rețineți că uneori costul unui element depinde de costul altui element. De exemplu, costurile AV s-ar putea schimba în funcție de locul de desfășurare pe care îl alegeți. Acest lucru este valabil mai ales dacă locul de desfășurare a evenimentului dvs. necesită personal sindical.
Explorați toate opțiunile de locație. Unele locuri de desfășurare mai noi se transformă în magazine de evenimente unice, care ajută la eliminarea duratei de deplasare în procurarea mai multor furnizori de evenimente. Aceste locații mai noi ar putea, potențial, să vă economisească o sumă semnificativă de bani pe termen lung! Ca să nu mai vorbim de timp. Asigurați-vă doar că această abordare unică se potrivește cu viziunea dvs. pentru evenimentul dvs.
Nu subestimați prețul unui articol pentru a face ca bugetul dvs. să arate bine. Subevaluarea unui lucru poate arăta bine pe hârtie (sau pe ecran), dar în cele din urmă va duce la pierderea de bani atunci când evenimentul prinde viață.
Utilizați fondul pentru zile negre doar pentru urgențe. Ar putea fi tentant să vă folosiți plasa de siguranță pentru a adăuga ceva extravaganță la meniul dvs. sau pentru a adăuga un decor suplimentar. Cu toate acestea, să vă băgați în fondurile de rezervă pentru frivolități vă poate lăsa în încurcătură dacă o catastrofă reală lovește.
Faceți-vă cercetările. Dacă investiți timp atunci când căutați locații, companii de catering și companii AV, ați putea ajunge să economisiți o mulțime de bani. Poate fi plictisitor, dar găsiți cele mai bune oferte atunci când comparați toate opțiunile.
Asigurați-vă că toată lumea este pe aceeași lungime de undă. După ce vă creați bugetul, asigurați-vă că îl împărtășiți cu toți cei implicați în eveniment. S-ar putea să știți cât de mult doriți să cheltuiți, dar restul echipei dvs. ar putea avea o idee diferită. Aveți nevoie ca întreaga echipă să fie pe aceeași pagină.
Nu vă fie teamă să cheltuiți. Nu trebuie să alegeți întotdeauna cea mai ieftină opțiune dacă aveți banii necesari. Da, s-ar putea să fiți recompensat dacă îi arătați șefului dvs. o chitanță care este incredibil de sub buget, dar și calitatea unui articol este importantă! Adăugarea unor bani în plus aici și acolo poate fi diferența dintre un eveniment mediocru și o experiență incredibilă. Investiți în furnizori despre care știți că vă vor ajuta să vă ridicați evenimentul.
Să cheltuiți bani poate fi o parte stresantă a planificării unui eveniment. Nimănui nu-i place să-și vadă banii câștigați cu greu zburând din contul bancar! Cu toate acestea, acest stres poate fi atenuat prin crearea unei simple foi de calcul a bugetului și făcându-vă temele. Faptul de a vă așeza și de a introduce cifre nu numai că vă permite să vedeți în mod vizual unde se duc și de unde vin banii, dar vă obligă să vă gândiți și la scopul principal al evenimentului dumneavoastră. Aceasta vă va ajuta să stabiliți prioritățile în timpul planificării. Este necesar să se aloce mai mulți bani pentru AV? Sunt suficienți bani pentru a oferi o masă frumoasă?
Concluzie
Fără acest element critic, s-ar putea să sfârșiți prin a fi extrem de nepregătit pentru următorul dvs. eveniment. Cu toate acestea, atâta timp cât urmați pașii simpli de mai sus și țineți cont de toate micile noastre sfaturi și trucuri, ați putea fi pe drumul cel bun pentru a crea cel mai bun (cel mai eficient din punct de vedere al costurilor) eveniment al anului.
.