Când este activat de o organizație care a implementat Office 365, Microsoft Flow oferă utilizatorilor finali posibilitatea de a crea fluxuri de lucru automatizate între aplicații și multe servicii diferite folosind conectori. Aplicațiile Microsoft și o listă din ce în ce mai mare de servicii terțe sunt disponibile pentru a fi conectate între ele. Microsoft Flow le permite angajaților să creeze fluxuri de lucru simple până la cele mai complexe, care pot oferi eficiență pentru întreprinderi în jurul nevoilor lor de flux de lucru. Este o opțiune pentru utilizatorul final, care, în cele mai multe cazuri, nu necesită un dezvoltator pentru fluxurile de lucru.
În această postare pe blog voi arăta cum puteți utiliza un Microsoft Flow simplu pentru a conecta un formular Microsoft Form care captează date și apoi să populeze informațiile colectate într-o listă SharePoint. Lista SharePoint din exemplul meu este o listă care face parte dintr-un grup Office 365. Dacă nu sunteți familiarizat cu Microsoft Forms, este o aplicație foarte ușor de utilizat care este inclusă în abonamentul Office 365. Dacă este activată în organizația dumneavoastră, puteți crea cu ușurință sondaje, anchete și chestionare. Cu capacitățile de ramificare, puteți crea niște formulare de colectare a datelor cu aspect foarte profesional.
Microsoft Forms poate să nu aibă unele caracteristici mai avansate; SurveyMonkey sau TypeForm oferă unele caracteristici pe care le puteți găsi utile. Un lucru care este sigur cu Office 365, este schimbarea. Sunt sigur că vom vedea o creștere a funcțiilor Forms în viitor. Microsoft Flow are sute de conectori, astfel încât ați putea conecta un formular SurveyMonkey sau TypeForm la lista SharePoint dacă aveți nevoie acum de unele dintre caracteristicile avansate. Exemplele de formulare pe care le prezint în această postare se populează toate în aceeași listă SharePoint.
Deseori subliniez importanța în jurul guvernanței pentru grupurile Office 365 în IMM-uri. În timp ce Office 365 este un set de instrumente pentru colaborarea între utilizatori, o libertate totală și capacitatea generală de creare de Grupuri nu este o bună practică.
În exemplele pe care le folosesc în această postare, povestea din spate este o cerere pentru un Grup Office 365. Formularul colectează informații despre solicitarea Grupului, iar Fluxul va extrage rezultatele și le va stoca într-o listă SharePoint pe care IT ar putea apoi să o revizuiască și să o aprobe.
TIP: Vă recomand să selectați utilizatori specifici care pot revizui, aproba și apoi crea un grup solicitat. Microsoft oferă câteva detalii cu privire la motivele pentru care ați putea dori să controlați cine creează grupurile Office 365. Acest articol vă arată cum să dezactivați capacitatea implicită pentru oricine de a crea un grup Office 365.
Pasul 1: Creați formularul Microsoft
Video-ul de mai jos, vă va ghida printr-un proces simplu de creare a unui formular Microsoft. Formularele vor trebui să fie activate în organizația dumneavoastră. După ce creăm De la, putem crea o listă SharePoint care se va alinia cu câmpurile formularului, iar în Pasul 3, vom conecta Formularul la Listă folosind Microsoft Flow.
Acesta este Formularul meu Microsoft Embedded.
Un link către exemplul meu de Formular Microsoft.
Crearea unui formular Microsoft Form este destul de simplă. Puteți adăuga imagini personalizate și folosi șabloane pentru a avea un aspect foarte profesional. Următorul formular pe care îl vedeți mai jos este un TypeForm, de asemenea destul de ușor de creat. Am încorporat o versiune în această pagină web. În următorii pași, voi conecta atât formularul Microsoft Form, cât și TypeForm la o listă SharePoint folosind Microsoft Flow.
Un link către exemplul meu TypeForm.
Pasul 2: Creați o listă SharePoint
Acum că aveți Formularul gata, trebuie să vă pregătiți Lista SharePoint pentru a prinde datele pe care Microsoft Flow le va sincroniza cu Lista din Formularul dumneavoastră. După cum am menționat mai devreme în această postare, voi crea o Listă care trăiește în cadrul unui site de grup Office 365 existent. În exemplul meu de aici, voi crea o nouă Listă și voi crea Coloanele care se potrivesc cu câmpurile Formularului.
Pasul 3: Conectați un formular la lista SharePoint
Acum că aveți un formular Microsoft, în cazul meu și un TypeForm, și o listă SharePoint pe site-ul dvs. de grup, puteți conecta datele care sunt colectate pe formulare și puteți trage aceste date în lista SharePoint folosind un Microsoft Flow.
Microsoft Forms și TypeForm, precum și alte servicii de formulare oferă unele opțiuni pentru conectarea la, vizualizarea și raportarea datelor colectate și, de obicei, vă permit să exportați aceste date în Excel. În acest exemplu, mutăm datele colectate în câmpurile formularului meu într-o listă SharePoint pentru a automatiza un proces. Lista mea SharePoint funcționează ca o descărcare de date Excel pentru a capta datele din întrebările din formulare. Puterea SharePoint constă, de fapt, în ceea ce puteți face după ce datele locuiesc în listă. Nu intru în detalii în această postare, dar aș putea crea fluxuri suplimentare care să se declanșeze după ce datele sunt populate în lista SharePoint. Gândiți-vă la procesul de aprobare, sau poate că un element definit ca fiind urgent este împins pe canalul unei echipe. Sunt o mulțime de opțiuni disponibile.
În următorul videoclip voi folosi Microsoft Flow. În mod implicit, Microsoft activează Flow și PowerApps pe chiriașii Office 365. Gândul este că, dacă un utilizator are acces pentru a crea o listă, de ce să nu-i oferim o metodă pentru a lucra mai bine cu datele din acea listă și un mijloc mai bun pentru a colecta și a lucra cu datele lor din alte surse de date.
Este posibil ca aceste caracteristici să fi fost dezactivate pentru organizația dvs. PowerApps este un instrument pentru crearea de aplicații mobile și oferă un mijloc de a vă modifica formularele SharePoint. Folosind PowerApps puteți schimba aspectul pe care îl experimentează utilizatorii atunci când adaugă elemente direct într-o listă SharePoint. PowerApps este considerat un înlocuitor pentru formularele InfoPath. Dacă aveți formulare InfoPath actuale pe care doriți să le convertiți în PowerApps, vă recomand să începeți cu acest articol de blog. Nu este necesar să folosiți PowerApps, iar în această postare eu nu o fac, dar dacă vă gândiți în afara cutiei, ar putea exista beneficii sau motive pentru a valorifica PowerApps pentru acest Flow sau un Flow similar pe care îl construiți.
În acești trei pași, am colectat date atât de la o aplicație web Microsoft 365 (Microsoft Forms) și nu am arătat, dar m-am conectat, de asemenea, la TypeForm-ul meu, acel proces a fost același, dar a început cu un conector la TypeForm vs. Microsoft Forms. Am creat o listă SharePoint de bază pe un site Office 365 Group și am folosit un Microsoft Flow atât pentru a colecta acele date, cât și pentru a popula informațiile în lista SharePoint.
Microsoft Flow va schimba modul în care utilizatorii își pot automatiza fluxul de lucru, într-un mod simplu și ușor. Nu este perfect, așa că aș dori să împărtășesc un feedback onest cu unele limitări ale Microsoft Flow. Flow, împreună cu multe dintre instrumentele Office 365, continuă să se îmbunătățească lunar. Dacă doriți să deveniți un Pro, asigurați-vă că monitorizați Comunitatea Microsoft Flow pentru sfaturi.