Divizia de salarii și ore a Departamentului Muncii și Legea privind standardele echitabile de muncă impun ca întreprinderile să păstreze înregistrările de plată și alte documente pentru angajați. De asemenea, Internal Revenue Service vă cere să păstrați registrele de salarii pentru toți angajații actuali timp de cel puțin șase ani de la încetarea contractului de muncă. Angajatorii trebuie să țină evidența compensațiilor și a timpului liber.
Ce înregistrări ale cecurilor de salariu sunt obligați să păstreze angajatorii?
În mod normal, veți păstra majoritatea înregistrărilor cerute de lege în cursul desfășurării activității comerciale, astfel încât conformarea nu ar trebui să necesite prea multe măsuri suplimentare. Revizuiți înregistrările pe care le aveți deja pentru a vă asigura că sunteți în conformitate cu cerințele IRS și FLSA.
Înregistrările pot fi păstrate în orice formă, inclusiv în format electronic. Pentru toți angajații neexceptați și pentru cei acoperiți de cerințele privind salariul minim, veți avea nevoie de:
- Informații personale, inclusiv numele angajatului, adresa de domiciliu, ocupația, sexul, și data nașterii, dacă are mai puțin de 19 ani
- Ora și ziua în care începe săptămâna sa de lucru
- Total ore lucrate în fiecare zi de lucru și în fiecare săptămână de lucru
- Total zilnic sau săptămânal direct-câștigurile în timp real
- Taxa de plată orară obișnuită pentru orice săptămână în care sunt lucrate ore suplimentare
- Total plata orelor suplimentare pentru săptămâna de lucru
- Total salariu plătit în fiecare perioadă de plată
- Data plății și perioada de plată acoperită.
Angajați neexceptați
Angajații neexceptați trebuie să fie plătiți cel puțin cu salariul minim și să primească ore suplimentare pentru orice ore lucrate peste 40 pe săptămână. Începând cu 30 noiembrie 2016, un angajat ar putea fi scutit dacă este plătit cu cel puțin 455 de dolari pe săptămână pe bază de salariu și dacă îndeplinește anumite sarcini de serviciu. Aceste îndatoriri sunt, de obicei, administrative, executive sau de conducere.
Salariul direct este cel care este câștigat în timpul primelor 40 de ore dintr-o săptămână de lucru.
Angajați scutiți
Înregistrările necesare pentru angajații scutiți diferă de cele pentru lucrătorii neexceptați și sunt necesare informații speciale pentru angajații casnici, pentru angajații care lucrează în cadrul unor aranjamente salariale neobișnuite, pentru angajații cărora li se oferă cazare sau alte facilități și pentru angajații care beneficiază de educație remedială. Dacă vreunul dintre lucrătorii dumneavoastră se încadrează în aceste categorii, consultați un avocat.
Formularele pe care trebuie să le păstrați
În plus față de registrele de plată, ar trebui să păstrați alte câteva documente la dosar pentru fiecare angajat.
- O copie semnată a formularului său W-4 care arată reținerile federale. Angajații pot schimba acest formular în orice moment, așa că asigurați-vă că păstrați cel mai recent formular în top.
- O copie a oricărui formular pe care un angajat a autorizat deduceri salariale, inclusiv beneficii și donații speciale, cum ar fi United Way sau alte organizații de caritate.
- O copie a formularului original de candidatură al angajatului și a oricăror documente justificative, cum ar fi un CV sau transcrieri.
- Înregistrări privind modificările nivelurilor de salarizare, inclusiv promovări sau retrogradări, și motivele acestor acțiuni.
Care este cel mai bun mod de a păstra înregistrările privind salariile?
Înregistrările privind salariile, inclusiv cele care documentează toate orele, lucrate, modificările statutului de salarizare și ratele de salarizare trebuie păstrate într-un dosar separat pentru fiecare angajat.
De asemenea, trebuie să păstrați înregistrări ale tuturor modificărilor aduse salariilor și beneficiilor angajaților, inclusiv consimțămintele angajaților. Trebuie să aveți la dosar un consimțământ scris pentru orice deducere din salariul unui angajat, cu excepția impozitelor FICA și a sechestrelor.
Cui i se permite să vadă înregistrările angajaților?
Majoritatea întreprinderilor păstrează registrele angajaților într-o zonă restricționată și permit accesul doar persoanelor care ar putea avea nevoie să le examineze datorită rangului sau poziției lor de angajare. Desemnați ce angajați ai companiei pot vedea înregistrările angajaților. Accesul este, de obicei, restricționat celor din departamentul de resurse umane și managerilor și directorilor care depășesc un anumit nivel.
Înregistrările angajaților nu ar trebui să fie niciodată scoase din camera de înregistrări. Într-o afacere foarte mică, ați putea dori să păstrați aceste înregistrări în biroul dumneavoastră personal sau în biroul contabilului, dacă acesta are propriul spațiu separat. Angajaților ar trebui să li se permită să își vadă propriile înregistrări, dar este posibil să doriți ca cineva să rămână în cameră cu lucrătorul în timp ce acesta își vizualizează documentația.
Dacă aveți mai mult de câțiva angajați, ați putea dori să stabiliți o politică de acces la dosarele personale, astfel încât angajații de la resurse umane să știe cum să răspundă la solicitări.
Diferiți auditori federali și de stat ar putea avea acces la dosarele angajaților în scopuri de audit. Puteți solicita un mandat înainte de a permite accesul unui auditor la dosarele angajaților.
Avocatii care reprezintă angajații în procese ar putea primi acces în anumite cazuri specifice. Un oficial de nivel superior sau avocatul companiei ar trebui să verifice cererea avocatului înainte de a permite vizualizarea înregistrărilor, iar un mandat sau o citație ar putea fi necesar și în acest caz.