Ce este un EDI 850?

Ce este un EDI 850?

Editivul EDI 850 este documentul de comandă pentru setul de tranzacții ANSI X12 care utilizează tehnologia EDI. Acesta este formatul standard pentru o comandă de achiziție electronică atunci când se utilizează formatul EDI. EDI înseamnă Electronic Data Interchange (schimb electronic de date). Acest document este utilizat pentru a plasa o comandă de bunuri sau servicii. Setul de tranzacții include:

• Articolele solicitate și prețurile respective
• Cantitățile comandate
• Informații de facturare
• Informații de expediere către
• Instrucțiuni de expediere
• Detalii ale transportatorului

Informațiile sunt organizate în elemente și segmente, așa cum se specifică în setul de tranzacții EDI 850. Este esențial să se respecte specificațiile EDI 850, deoarece documentul de comandă de achiziție va fi trimis, primit și interpretat de un computer. Nerespectarea acestor specificații conform standardelor acceptate va crea probleme la transmitere și recepție – putând cauza erori sau împiedicând documentul să ajungă vreodată la furnizor.

Diferitele elemente și segmente de date care se regăsesc într-un ordin de cumpărare 850 includ:

• ISA este antetul de control al schimbului. Acesta marchează începutul uneia sau mai multor grupe funcționale și segmente de control.
• ISA01 – Authorization Information Qualifier. Codul 00 indică faptul că nu există informații de autorizare prezente în I02.
• ISA02 – Authorization Information
• ISA03 – Security Information Qualifier. Codul 00 indică faptul că nu există informații de securitate prezente în I01.
• ISA04 – Security Information
• ISA05 – Interchange ID Qualifier
• ISA06 – Interchange Sender ID.
• ISA07 – Interchange ID Qualifier
• ISA08 – Interchange Receiver ID
• ISA09 – Interchange Date
• ISA10 – Interchange Time
• ISA11 – Interchange Control Standards Identifier
• ISA11 – Interchange Control Standards Identifier. ‘U’ indică faptul că U.S. EDI Community of ASC X12, TDCC și UCS este responsabilă pentru standardul de control utilizat de mesaj.
• ISA12 – Interchange Control Version Number. Codul „0400” specifică standardul emis ca fiind ANSI X12.5-1997.
• ISA13 – Interchange Control Number
• ISA14 – Acknowledgement Requested. Codul „0” indică faptul că nu a fost solicitată nicio confirmare de primire.
• ISA15 – Indicator de utilizare. Codul „P” indică faptul că plicul de schimb conține date de producție.
• ISA16 – Component Element Separator

GS reprezintă antetul grupului funcțional. Acesta marchează începutul unui grup funcțional și furnizează informații de control.

• GS01 – Identificator de cod funcțional. Codul „PO” indică o comandă de achiziție.
• GS02 – Codul expeditorului aplicației
• GS03 – Codul destinatarului aplicației
• GS04 – Data
• GS05 – Ora
• GS06 – Numărul de control al grupului
• GS07 – Codul agenției responsabile este X, care reprezintă Comitetul de standardizare acreditat X12
• GS08 – Codul de identificare a versiunii/înnoirii/industriei. Codul 004010 indică faptul că proiectele de standarde aprobate pentru publicare de către ASC X12 Procedures Review Board până în octombrie 1997.

ST (antetul setului de tranzacții) marchează începutul setului de tranzacții și este utilizat pentru a stabili un număr de control. De exemplu: ST*850*05210 indică o comandă de achiziție cu numărul de control 05210. 850 semnifică setul de tranzacții de comandă de achiziție.

BEG începe începutul tranzacției de comandă de achiziție. Acesta marchează începutul acelui set de tranzacții și furnizează date și numere de identificare. 00 indică o nouă comandă de achiziție, iar SA indică faptul că este o comandă de sine stătătoare. Va include, de asemenea, numărul comenzii de achiziție și data emiterii.

N9 reprezintă identificarea de referință. „PO” indică comanda de achiziție. Acesta include, de asemenea, numărul comenzii de achiziție.

DTM reprezintă calificativul de dată/ora. Acesta este utilizat pentru a preciza datele și orele relevante, inclusiv data și ora creării tranzacției.

MSG reprezintă textul mesajului pentru a conține instrucțiuni de expediere și orice alte instrucțiuni speciale.

N1 reprezintă mai multe elemente de date, inclusiv coduri de identificare a entității, nume, calificative ale codului de identificare și coduri de identificare.

N3 reprezintă informații despre adresa organizației.

N4 reprezintă locația geografică și include orașul, statul și codul poștal.

PER reprezintă persoana de contact administrativ.

PO1 reprezintă date despre articolul de comandă, inclusiv numărul de linie, cantitatea comandată, unitatea de măsură și prețul. IN reprezintă numărul articolului. VC reprezintă numărul de catalog al furnizorului. SN reprezintă numărul de serie.

Segmentul PID include descrierea produsului.

Segmentul REF reprezintă identificarea de referință pentru a specifica informații de identificare.

SDQ se referă la cantitatea de destinație și este utilizat pentru a specifica detalii cu privire la destinație și cantitate.

CTT (total tranzacții) arată numărul de articole de linie și numărul de unități comandate.

SE (transaction set trailer) detaliază numărul de segmente din comandă și numărul de control al setului de tranzacții.

GE indică sfârșitul unui grup funcțional și furnizează informații de control.

IEA reprezintă trailerul de control al schimbului, care specifică numărul de grupuri funcționale implicate în schimb și numerele de control atribuite de expeditor.

850 este versiunea în format EDI a comenzii de achiziție tangibile din sistemul de achiziții al companiei. În timpul procesului de comunicare EDI, cumpărătorul pregătește comanda și o face să fie aprobată. După aprobare, are loc procesul de traducere EDI pentru a acoperi comanda de achiziție în limbajul pe care calculatorul îl înțelege, înainte de a o trimite furnizorului.

„Comanda de achiziție EDI 850 este similară cu documentul de comandă de achiziție pe suport de hârtie. Diferența constă în faptul că computerul se ocupă de toată transmisia pentru a eficientiza operațiunile lanțului de aprovizionare și nu mai este nevoie să se primească comenzi prin e-mail sau fax și să se reintroducă informațiile în mai multe sisteme. Acest lucru reduce erorile și eliberează resurse.”

Cum funcționează transmisia EDI

Atât cumpărătorul, cât și furnizorul trebuie să utilizeze același sistem EDI pentru ca transmisia să aibă loc cu succes. Acesta este motivul pentru care este important să știți ce sistem folosiți și să selectați furnizori care folosesc același sistem.

Sistemul informatic al cumpărătorului trimite EDI 850 direct către partenerul său comercial pe internet cu ajutorul protocolului de transfer de fișiere (FTP) sau folosind o rețea cu valoare adăugată, sau VAN. VAN-ul servește ca intermediar între partenerul comercial pentru a facilita comunicarea. VAN-ul cumpărătorului se conectează cu VAN-ul furnizorului pentru a începe transmiterea. VAN-ul se asigură că EDI 850 este trimis și primit. Documentul este păstrat în siguranță pe tot parcursul procesului de transmisie cu o varietate de caracteristici de securitate, cum ar fi parolele, criptarea și ID-urile de utilizator. EDI 850 rămâne autentic printr-o serie de proceduri de verificare și editare pe tot parcursul procesului de securitate.

Transmiterea este o etapă critică și pot apărea greșeli semnificative atunci când se folosesc metode de comunicare necorespunzătoare.

Schimbarea unui flux de lucru al unui ordin de cumpărare EDI 850

Când un cumpărător trimite ordinul de cumpărare EDI către furnizor, acesta reprezintă o indicație a faptului că cumpărătorul dorește să achiziționeze bunurile și serviciile enumerate de la furnizor. Când furnizorul primește comanda de achiziție, acesta va valida documentul în raport cu specificațiile EDI 850 și va răspunde cu propriul document EDI, 855 Purchase Order Acknowledgement (Confirmare de comandă de achiziție).

Dacă cumpărătorul trebuie să facă o modificare a comenzii de achiziție după ce aceasta a fost trimisă și primită de furnizor, dar înainte ca comanda să fie onorată, acesta poate crea și trimite și EDI 860: Cerere de modificare a comenzii de achiziție – inițiată de cumpărător. Lucrurile incluse aici pot fi:

• Articole suplimentare
• Schimbare de articole
• Schimbare de date
• Schimbare de cantitate
• Schimbare de preț
• Reprogramare

După ce cumpărătorul confirmă modificarea comenzii de achiziție, acesta va trimite ca răspuns un EDI 865 Purchase Order Acknowledgment with Change. Acest lucru îl va atenționa pe cumpărător asupra faptului că vânzătorul că acceptă sau respinge modificările efectuate de cumpărător. În cazul în care vânzătorul are nevoie, acesta poate utiliza, de asemenea, 865 pentru a solicita modificări la comanda originală, cu un cod diferit de cel utilizat pentru confirmarea comenzii.

Când vânzătorul primește EDI 850, acesta este tradus într-un format utilizabil. Software-ul de traducere EDI servește drept interfață între document și infrastructura calculatorului. Software-ul de traducere va lua documentul EDI și îl va traduce într-un format utilizabil pentru sistemul informatic. Apoi se folosește un mapper pentru a schimba fișierul, fostul document EDI, într-un format compatibil cu sistemul de planificare a resurselor întreprinderii (ERP) al furnizorului. În acest moment, documentul EDI 850 nu mai este un document EDI, fiind acum o comandă de cumpărare utilizabilă (la fel ca cea cu care a început cumpărătorul înainte de a o traduce în format EDI) pe care compania o poate procesa conform fluxului său de lucru.

Acordul de confirmare a comenzii de cumpărare îl avertizează pe cumpărător că vânzătorul a confirmat primirea comenzii de cumpărare. Acest document elimină necesitatea ca cumpărătorul să sune, să trimită un e-mail sau un fax vânzătorului pentru a se asigura că comanda a fost primită.

În cazul în care comanda de achiziție inițială nu a fost acceptată așa cum este, cum ar fi în cazul în care articolele nu mai sunt în stoc, iar furnizorul a făcut modificări la aceasta, Confirmarea comenzii de achiziție include aceste modificări. Documentul EDI 855 include:

• Numărul comenzii de cumpărare
• Data de expediere preconizată
• Data de livrare preconizată
• Numărul furnizorului
• Numerele articolelor sau numerele pieselor
• Descrierea articolului
• Prețurile unitare

După ce comanda a fost pregătită, sistemul furnizorului va crea și va trimite un document EDI 856 Notificare prealabilă de expediere.

Acest document include:

• Informații la nivel de expediere, cum ar fi informațiile despre transportator și numărul de urmărire
• Informații la nivel de comandă, cum ar fi numerele de comandă
• Informații la nivel de articol, cum ar fi articolele și cantitățile
• Informații la nivel de ambalaj, cum ar fi codurile de bare de pe ambalajul articolului

Cumpărătorul va primi articolele și va verifica comanda pentru a se asigura că totul este acolo așa cum ar trebui să fie.

Furnizorul va trimite o factură EDI 810, care include:

• Articolele comandate și costul lor
• Cantitățile comandate
• Condițiile de plată
• Toate reducerile oferite
• Detalii de facturare și de expediere

Factura EDI 810 este convertită într-o factură pe care sistemul de gestionare a comenzilor de cumpărare și de contabilitate al cumpărătorului o poate utiliza, pentru a permite departamentului de plăți să poată efectua plata către furnizor.

.