A Divisão de Salários e Horas do Departamento do Trabalho e o Fair Labor Standards Act exigem que as empresas mantenham registros de pagamento e outra documentação do empregado. A Receita Federal também exige que você mantenha registros de folha de pagamento para todos os empregados atuais por um mínimo de seis anos após o término do emprego. Os empregadores devem manter registro de remuneração e tempo livre.
Que Registros de Folha de Pagamento os Empregadores São Obrigados a Manter?
Você normalmente manteria a maior parte dos registros exigidos por lei no curso do negócio, portanto o cumprimento não deve ser muito no caminho de passos extras. Reveja os registros que você já tem para ter certeza que você está em linha com os requisitos do IRS e da FLSA.
Records podem ser mantidos em qualquer forma, inclusive eletronicamente. Para todos os funcionários não isentos e aqueles cobertos por requisitos de salário mínimo, você precisará:
- Informação pessoal, incluindo o nome do empregado, endereço residencial, profissão, sexo, e data de nascimento se ele tiver menos de 19 anos de idade
- Hora e dia de início da semana de trabalho
- Total horas trabalhadas em cada dia de trabalho e cada semana de trabalho
- Total horas trabalhadas diariamente ou semanalmente seguidas…salário por hora para qualquer semana em que as horas extras são trabalhadas
- Pago total de horas extras para a semana de trabalho
- Salário total pago em cada período de pagamento
- Data de pagamento e período de pagamento coberto.
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Empregados não isentos
Os empregados não isentos devem receber pelo menos o salário mínimo e receber horas extras por quaisquer horas trabalhadas durante 40 horas por semana. A partir de 30 de novembro de 2016, um empregado pode estar isento se receber pelo menos $455 por semana com base no salário e se ele desempenhar determinadas funções. Estas funções são tipicamente administrativas, executivas ou de gestão.
Pagamento por tempo de trabalho é aquele que é ganho durante as primeiras 40 horas em uma semana de trabalho.
Empregados Isentos
Registros requeridos para empregados isentos diferem daqueles para trabalhadores não isentos, e informações especiais são requeridas para empregados domésticos, para empregados que trabalham sob acordos salariais incomuns, para empregados a quem são mobiliados alojamentos ou outras instalações, e para empregados que recebem educação corretiva. Se algum dos seus trabalhadores se enquadra nestas categorias, consulte um advogado.
Formulários que você deve manter
Além dos registros de pagamento, você deve manter alguns outros documentos em arquivo para cada funcionário.
- Uma cópia assinada do seu formulário W-4 mostrando a retenção federal. Os funcionários podem alterar este formulário a qualquer momento, portanto certifique-se de manter o formulário mais recente no topo.
- Uma cópia de qualquer formulário no qual um funcionário tenha autorizado deduções salariais, incluindo benefícios e doações especiais como United Way ou outras instituições de caridade.
- Uma cópia do formulário original de inscrição do funcionário e qualquer documento de apoio, como um currículo ou transcrições.
- Recordos sobre mudanças nos níveis salariais, incluindo promoções ou despromoções, e as razões para estas ações.
Qual é a melhor forma de manter registros de pagamento?
Registros de Paycheck, incluindo aqueles que documentam todas as horas, trabalhadas, mudanças no status do pagamento e taxas de pagamento devem ser mantidos em um arquivo separado para cada funcionário.
Você também deve manter registros de todas as alterações feitas no pagamento e benefícios do empregado, incluindo consentimentos do empregado. Você deve ter um consentimento escrito no arquivo para qualquer dedução da remuneração de um empregado, com exceção dos impostos e penhoras do FICA.
Quem está autorizado a ver os registos dos funcionários?
A maioria das empresas mantém registos de empregados numa área restrita e permite o acesso apenas a indivíduos que possam precisar de os rever devido ao seu posto de trabalho ou posição. Designe quais empregados da empresa podem ver os registros de empregados. O acesso é geralmente restrito àqueles no departamento de recursos humanos e gerentes e executivos acima de um determinado nível.
Os registros de funcionários nunca devem ser removidos da sala de registros. Em uma empresa muito pequena, você pode querer manter esses registros em seu escritório pessoal, ou no escritório de seu contador, se ele tiver seu próprio espaço segregado. Os funcionários devem ter permissão para ver seus próprios registros, mas você pode querer que alguém fique na sala com a funcionária enquanto ela está vendo sua documentação.
Se você tiver mais do que alguns funcionários, você pode querer estabelecer uma política de acesso aos arquivos de pessoal para que os funcionários de recursos humanos saibam como responder às solicitações.
Vários auditores federais e estaduais podem ter acesso aos registros dos funcionários para fins de auditoria. Você pode solicitar um mandado antes de permitir que um auditor tenha acesso aos registros dos funcionários.
Os auditores que representam empregados em processos judiciais podem ter acesso em certos casos específicos. Um funcionário de alto nível ou o advogado da empresa deve verificar o pedido do advogado antes de permitir que os registros sejam vistos, e um mandado ou intimação pode ser necessário neste caso também.