Quantas vezes você usou o Microsoft Word, Excel ou Outlook e pensou: “Eu gostaria que o programa pudesse fazer isso”, “isso” significa características comuns que, por qualquer razão, não foram incluídas nos produtos vendidos pela Microsoft? Seu desejo foi concedido, com um produto chamado Kutools que adiciona em muitas das funcionalidades que faltam no Microsoft Office Suite.
Descobri Kutools por frustração. Tantas vezes posso me lembrar da minha frustração em desejar que o Word, Excel ou PowerPoint pudesse fazer algo que parecesse uma necessidade óbvia e que ainda não estivesse incluído no programa. Quase sempre que procurava uma solução, os resultados da pesquisa revelavam programas chamados Kutools, disponíveis a partir do site ExtendOffice.
Eventualmente decidi experimentar o Kutools. Agora todo o meu escritório usa o produto. Embora o Kutools não faça tudo o que queremos, adiciona tantas funcionalidades e opções que é difícil acreditar que os programadores da Microsoft as omitiram todas ou tornaram as funcionalidades tão difíceis de encontrar que nunca as acaba por utilizar.
Como o Kutools Ajuda
O que quero dizer? Que tal quando você fundiu várias listas em uma planilha do Microsoft Excel? Algumas foram formatadas com todas as letras maiúsculas, outras eram minúsculas e algumas pareciam ser formatadas por gremlins? Tudo o que você queria fazer era mudar o caso para capitalizar a primeira letra de cada palavra. As palavras podem fazer isso, mas o Excel não pode.
Você já quis encriptar um grupo de células ou uma planilha de cálculo no Excel? Ou a capacidade limitada do Excel de filtrar dados frustra você?
Outras, considere as frustrações do Microsoft Word. Não seria bom renomear um documento ou adicionar uma caixa de seleção em um clique? Ou pense em documentos que você criou a partir de outros programas que contêm quebras aleatórias, travessões e outros aborrecimentos no Word. Não seria útil poder remover todas as quebras de seção, ou mesmo todas essas quebras, com um clique?
Uma outra reclamação comum sobre todos os documentos do Microsoft Office é que cada um se abre em uma janela separada, quando tê-los abertos em abas seria muito mais fácil. Já agora, não seria ainda melhor se também pudesse mudar o estilo das abas para que seja mais fácil para si ver as abas?
Estas são apenas uma pequena amostra de todas as ferramentas e funcionalidades adicionais disponíveis no ExtendOffice e Kutools. Além disso, quando você compra Kutools, ele instala duas abas no Excel e fitas do Word, uma chamada Kutools, a outra chamada Enterprise no Word ou Kutools Plus no Excel.
A aba Kutools contém as características específicas do programa. Como o site do ExtendOffice explica, Kutools para Excel combina mais de 300 funções e ferramentas avançadas em um add-in incrivelmente útil que lhe poupará tempo e esforço. Da mesma forma, Kutools for Word é um add-in igualmente poderoso que inclui muitas operações demoradas que os usuários do Word executam o tempo todo.
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Kutools for Outlook é igualmente útil. Por exemplo, muitos utilizadores do Outlook não têm o Exchange Server, por isso é difícil criar mensagens “out-of-the-office”. Não com Kutools for Outlook, o que torna isso fácil. Kutools para Outlook também pode criar cópias automáticas de carbono ou cópias cegas de carbono, pode apagar contatos e tarefas duplicadas e tem a capacidade de permitir aos usuários responder ou encaminhar múltiplos e-mails de uma vez.
Se isso não for suficiente para despertar seu interesse, então considere o painel Kutools, que se expande e exibe o Word AutoText, facilitando a criação, categorização e uso do AutoText, Favoritos e Legendas. Para usuários do Excel, o painel de Navegação do Kutools está repleto de recursos úteis. A seção Pasta de Trabalho & Planilha exibe todas as pastas de trabalho e planilhas abertas, enquanto a seção AutoText permite a fácil criação de gráficos, clip art, fórmulas, imagens e intervalos de dados. Outras seções facilitam a visualização de toda a gama de nomes e colunas e fazem uso de Localizar e Substituir simples.
Porque usamos mais o Word e Outlook do que o Excel em nosso escritório, comentamos regularmente sobre quantas características o Kutools tem para estes programas. Por exemplo, adoramos o recurso Converter Lista para Texto, que converte uma lista numerada (que pode mudar automaticamente quando você adiciona um parágrafo) para texto, eliminando a irritante propensão do Word para renumerar parágrafos que você deseja manter numerados, tais como seções de um breve ou contrato que foram finalizadas. Este recurso também facilita a adição de texto abaixo de títulos numerados sem a numeração acidental de outros parágrafos.
As guias Enterprise ou Kutools Plus contêm uma ampla gama de recursos adicionais. No Word, por exemplo, você pode gerenciar documentos, converter um ou mais documentos do formato .doc para .docx, trabalhar com e resolver problemas de hyperlink ou eliminar pequenas últimas linhas que muitas vezes fazem com que documentos do Word imprimam uma página final com apenas uma linha de texto. No Excel o separador Kutools Plus contém numerosas opções adicionais do Excel, incluindo as que tornam a filtragem e análise dos dados da folha de cálculo muito mais simples.
ExtendOffice oferece cinco produtos: Kutools para Excel, aba Office, Kutools para Outlook, Kutools para Word e Classic Menu para Office. O Office Tab permite a utilização de tabulações no Microsoft Office, permitindo que os programas exibam documentos e planilhas no formato de tabulação utilizado pelos navegadores web. É importante salientar que pode desactivar esta opção a partir do Office Tab Center ou optar selectivamente por abrir um documento previamente tabulado na sua própria janela. Finalmente, para usuários que anseiam pelos dias antes da Barra de Fitas, o Menu Clássico restaura a aparência e os menus do Office 2003. O site ExtendOffice também contém Dicas e Truques úteis, assim como tutoriais demonstrando muitas das características do programa.
Custo
Os vários produtos Kutools são licenciados com base no número de licenças de usuário adquiridas, com descontos substanciais para compras de maior volume. No momento de escrever esta coluna, as licenças únicas de Kutools para Excel, Word ou Outlook são $39 cada, Office Tab é $29, Office Tab Enterprise é $39, Classic Menu para Office é $29.50, Classic Menu para Office Enterprise é $35, e Classic Menu para Office Home e Business é $25. Há também descontos substanciais disponíveis para licenças multi-produto.
Até que os designers da Microsoft incluam estes recursos tão necessários em seus produtos, o Kutools Suite é uma excelente, e relativamente barata, alternativa que economizará tempo e tempo é dinheiro.