O que é um EDI 850?

O que é um EDI 850?

O EDI 850 é o documento de pedido de compra para o conjunto de transações ANSI X12 usando tecnologia EDI. Este é o formato padrão para um pedido de compra eletrônico quando se utiliza o formato EDI. EDI significa Electronic Data Interchange (Intercâmbio Eletrônico de Dados). Este documento é usado para colocar um pedido de bens ou serviços. O conjunto de transação inclui:

• Os itens solicitados e seus respectivos preços
• Quantidades encomendadas
• Informações de faturamento
• Enviar para informação
• Ainda instruções de envio
• Detalhes do transportador

A informação é organizada em elementos e segmentos como especificado no conjunto de transação EDI 850. É fundamental aderir às especificações do EDI 850, pois o documento do pedido de compra será enviado, recebido e interpretado por um computador. Não aderir a estas especificações de acordo com as normas aceites irá criar problemas com a transmissão e recepção – possivelmente causando erros ou impedindo que o documento chegue ao fornecedor.

Os vários elementos e segmentos de dados encontrados num pedido de 850 incluem:

• ISA é o cabeçalho de controlo de intercâmbio. Ele marca o início de um ou mais grupos funcionais e segmentos de controle.
• ISA01 – Qualificador de Informação de Autorização. O código 00 indica que nenhuma informação de autorização presente em I02.
• ISA02 – Informações de autorização
• ISA03 – Qualificador de informações de segurança. O código 00 indica que não há informações de segurança presentes em I01.
• ISA04 – Informações de Segurança
• ISA05 – Interchange ID Qualifier
• ISA06 – Interchange Sender ID.
• ISA07 – Qualificador de ID de Intercâmbio
• ISA08 – Identificador do Receptor de Intercâmbio
• ISA09 – Data de Intercâmbio
• ISA10 – Hora de Intercâmbio
• ISA11 – Identificador de Padrões de Controle de Intercâmbio. O ‘U’ indica que a U.S. EDI Community of ASC X12, TDCC, e UCS é responsável pelo padrão de controle utilizado pela mensagem.
• ISA12 – Número da Versão de Controle de Intercâmbio. O código ‘0400’ especifica o padrão emitido como ANSI X12.5-1997.
• ISA13 – Interchange Control Number
• ISA14 – Acknowledgement Requested. O código ‘0’ indica que não foi solicitado nenhum reconhecimento.
• ISA15 – Indicador de uso. O código ‘P’ indica que o envelope de troca contém dados de produção.
• ISA16 – Component Element Separator

GS representa o cabeçalho do grupo funcional. Ele marca o início de um grupo funcional e fornece informações de controle.

• GS01 – Functional Code Identifier. O código ‘PO’ indica pedido.
• GS02 – Código do Remetente da Aplicação
• GS03 – Código do Receptor da Aplicação
• GS04 – Data
• GS05 – Hora
• GS06 – Número de Controle do Grupo
• GS07 – Código de Agência Responsável é X que representa o Comitê de Padrões Credenciados X12
• GS08 – Código de Identificador da Versão/liberação/Indústria. O código 004010 indica que o rascunho de normas aprovado para publicação pelo Comitê de Revisão de Procedimentos ASC X12 até outubro de 1997.

ST (cabeçalho do conjunto de transação) marca o início do conjunto de transação e é usado para definir um número de controle. Por exemplo, o número de controle: ST*850*05210 indica um pedido de compra com um número de controle de 05210. 850 denota o conjunto de transação de pedido de compra.

BEG inicia o início da transação do pedido de compra. Ele marca o início desse conjunto de transações e fornece datas e números de identificação. 00 indica um novo pedido de compra e SA indica que é um pedido autônomo. Também incluirá o número do pedido de compra e a data de emissão.

N9 representa a identificação de referência. PO’ indica o pedido de compra. Também inclui o número do pedido de compra.

DTM representa o qualificador de data/hora. Isto é usado para especificar as datas e horas pertinentes, incluindo a data e hora de criação da transação.

MSG representa texto de mensagem para conter instruções de envio e quaisquer outras instruções especiais.

N1 representa múltiplos elementos de dados, incluindo códigos identificadores de entidade, nomes, qualificadores de código de identificação e códigos de identificação.

N3 representa informações de endereço da organização.

N4 é a localização geográfica e inclui a cidade, estado e código postal.

PER é o contato administrativo.

PO1 representa dados de item de pedido de compra, incluindo número de linha, quantidade pedida, unidade de medida e preço. IN representa o número do item. VC representa o número do catálogo do fornecedor. SN significa número de série.

O segmento PID inclui a descrição do produto.

O segmento REF é a identificação de referência para especificar informações de identificação.

SDQ refere-se à quantidade de destino e é usado para especificar detalhes quanto ao destino e quantidade.

CTT (totais de transação) mostra o número de itens de linha e o número de unidades pedidas.

GE indica o fim de um grupo funcional e fornece informações de controle.

IEA representa o reboque de controle de intercâmbio, que especifica o número de grupos funcionais envolvidos no intercâmbio e os números de controle atribuídos pelo remetente.

O 850 é a versão em formato EDI do pedido tangível no sistema de compras da empresa. Durante o processo de comunicação EDI, o comprador prepara o pedido e o obtém aprovado. Após a aprovação, o processo de tradução do EDI ocorre para cobrir o pedido de compra para o idioma que o computador entende, antes de enviá-lo ao fornecedor.

“O pedido de compra do EDI 850 é semelhante ao documento do pedido de compra em papel. A diferença é que o computador trata de toda a transmissão para agilizar as operações da cadeia de fornecimento e não há necessidade de receber pedidos via e-mail ou fax e digitar novamente as informações em vários sistemas. Isto reduz erros e liberta recursos”

Como funciona a transmissão EDI

Bambos o comprador e o fornecedor devem estar usando o mesmo sistema EDI para que a transmissão ocorra com sucesso. É por isso que é importante saber qual sistema você está usando e selecionar fornecedores que usam o mesmo.

O sistema de computador do comprador envia o EDI 850 diretamente ao seu parceiro comercial pela Internet com protocolo de transferência de arquivos (FTP) ou usando uma Rede de Valor Acrescentado, ou VAN. O VAN serve como intermediário entre o parceiro de negócios para facilitar a comunicação. O VAN do comprador se conecta com o VAN do fornecedor para iniciar a transmissão. O VAN garante que o EDI 850 seja enviado e recebido. O documento é mantido seguro durante todo o processo de transmissão com uma variedade de recursos de segurança, tais como senhas, criptografia e IDs de usuário. O EDI 850 permanece autêntico através de uma série de procedimentos de verificação e edição durante todo o processo de segurança.

Transmissão é um passo crítico e podem ocorrer erros significativos quando métodos de comunicação impróprios são usados.

Mudança de um EDI 850 Workflow de Pedido de Compra

Quando um comprador envia o pedido de compra do EDI para o fornecedor, é uma indicação de que o comprador deseja comprar os bens e serviços listados do fornecedor. Quando o fornecedor recebe o pedido de compra, ele validará o documento contra as especificações do EDI 850 e responderá com seu próprio documento EDI, o 855 Aviso de Pedido de Compra.

Se o comprador precisar fazer uma alteração no pedido de compra após este ter sido enviado e recebido pelo fornecedor, mas antes do pedido ter sido preenchido, ele pode criar e enviar o EDI 860: Pedido de modificação do pedido de compra – Comprador Iniciado. As coisas incluídas aqui podem ser:

• Adicional itens
• Mudança de itens
• Mudança de datas
• Mudança de quantidade
• Mudança de preço
• Reduzir

A partir do momento em que o comprador reconhece a mudança do pedido de compra, ele enviará um EDI 865 Aviso de Pedido de Compra com Alteração em resposta. Isto alertará o comprador para o fato de que o vendedor aceita ou rejeita as alterações do comprador. Se o vendedor precisar, também poderá usar o 865 para solicitar alterações ao pedido original, com um código diferente daquele usado para reconhecer o pedido.

Quando o EDI 850 é recebido pelo vendedor, ele é traduzido para um formato utilizável. O software de tradução EDI serve como a interface entre o documento e a infra-estrutura do computador. O software de tradução pegará o documento EDI e traduzi-lo-á para um formato utilizável para o sistema informático. Em seguida, um mapeador é usado para alterar o arquivo, anteriormente o documento EDI, para um formato compatível com o sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) do fornecedor. Neste ponto, o EDI 850 não é mais um documento EDI, e agora é um pedido de compra utilizável (assim como o que o comprador começou antes de traduzir para o formato EDI) que a empresa pode processar de acordo com seu workflow.

A confirmação do pedido de compra alerta o comprador que o vendedor confirmou o recebimento do pedido de compra. Este documento elimina a necessidade do comprador ligar, enviar e-mail ou fax ao vendedor para se certificar de que o pedido foi recebido.

No caso do pedido de compra original não ter sido aceito como está, como no caso dos itens estarem fora de estoque, e o fornecedor ter feito alterações nele, a Confirmação do Pedido de Compra inclui essas alterações. O documento EDI 855 inclui:

• Número do pedido de compra
• Data prevista de envio
• Data prevista de entrega
• Número do fornecedor
• Números de identificação ou números de peças
• Descrição de identificação
• Preços unitários

Após o pedido ter sido preparado, o sistema do fornecedor criará e enviará um documento EDI 856 Advance Ship Notice.

Este documento inclui:

• Informação do nível de envio, como a informação da transportadora e o número de rastreamento
• Informação do nível do pedido, como os números dos pedidos de compra
• Informação do nível do item, como itens e quantidades
• Informação do nível da embalagem, como códigos de barras na embalagem do item

O comprador receberá os itens e verificará o pedido para ter certeza de que tudo está lá como deveria estar.

O fornecedor enviará uma fatura EDI 810, que inclui:

• Itens encomendados e seu custo
• Quantidades encomendadas
• Termos de pagamento
• Todos os descontos oferecidos
• Detalhes de facturação e envio

A factura EDI 810 é convertida numa factura que o sistema de gestão e contabilidade do comprador pode utilizar, para permitir que o departamento de contas a pagar possa pagar ao fornecedor.