Realizar a necessidade de fazer uma contribuição não-eletiva qualificada (QNEC) ou uma contribuição de correspondência qualificada (QMAC) não é um momento divertido.
Talvez você tenha corrido os números e percebido que quase certamente vai reprovar no seu teste ADP ou ACP. Talvez você esteja passando por cima da papelada e você note um detalhe que faz seu estômago cair. De alguma forma, um funcionário que era elegível para contribuição ao 401(k) da sua empresa não foi notificado ou não teve a oportunidade.
De qualquer forma, o que você encontrou é um problema.
Felizmente, há uma solução.
Fazer um QNEC ou QMAC pode ajudá-lo a resolvê-lo (esperançosamente antes de qualquer dano grave ser feito). Neste post, vamos rever exatamente o que são QNECs/QMACs, como eles podem ajudar (ou são necessários), como proceder para calcular e fazer um QNEC/QMAC, e todas as especificações importantes, regras, prazos e detalhes que você precisa saber.
Para começar, vamos abordar cada uma destas contribuições separadamente.
O que é uma QNEC?
Uma Contribuição Não-Eletiva Qualificada (QNEC) é uma forma de os empregadores corrigirem um teste de não-discriminação (NDT) reprovado ou compensarem a oportunidade perdida de um empregado de fazer adiamentos eletivos. Basicamente, as QNECs são contribuições feitas em nome do empregado – geralmente um empregado não altamente remunerado (NHCE) – que são imediatamente 100% investidas. Estas contribuições são não eletivas, o que significa que não são determinadas pelo quanto um empregado adia. Para fins de teste, eles podem tratar o mesmo como adiamentos eletivos ou como uma contribuição do empregador, o que significa que eles podem ser usados para ajudar a corrigir um teste ADP ou ACP reprovado.
O que é um QMAC?
As Contribuições Equivalentes Qualificadas (QMACs) são como QNECs, exceto que, ao invés de não serem eletivas, são contribuições equivalentes, feitas como uma porcentagem do adiamento eletivo do empregado. Elas são normalmente usadas para ajudá-lo a passar no teste ACP – da mesma forma que as QNECs são usadas para ajudá-lo a passar no teste ADP. Um QMAC também pode ser utilizado para satisfazer o teste ADP, figurando no cálculo como um adiamento de empregado.
É importante observar que uma contribuição QNEC ou QMAC só pode ser utilizada para satisfazer o fracasso de um dos testes, ADP ou ACP, e não de ambos. Como resultado, pode haver circunstâncias onde medidas adicionais devem ser tomadas, ou ambos os tipos de contribuição devem ser feitos.
QNECs vs. QMACs
Embora os QMACs sejam frequentemente mencionados no mesmo fôlego que os QNECs e utilizados em conjunto, eles têm algumas distinções chave. Nós dividimos as principais diferenças na tabela abaixo:
| ## QNECs vs. QNECs. QMACs | |
|---|---|
| QNEC | QMAC |
| Contribuições Não Eletivas Qualificadas | Contribuições Equivalentes Qualificadas |
| Montante baseado em: % da remuneração do empregado | Montante baseado em: % da remuneração do empregado % do adiamento eletivo do empregado |
| Sempre usado para passar no teste ADP de não-discriminação | Sempre usado para passar no teste ACP de não-discriminação, também pode ser usado para passar no teste de não discriminação do ADP |
Entendendo QNECs/QMACs
Como dissemos acima, o objetivo de um QNEC ou QMAC é corrigir um erro, então não se preocupe muito se você cometeu um erro. Vamos rever erros comuns, o que fazer para corrigir, e regras importantes para os QNECs/QMACs. Mas vamos saltar antes de nos anteciparmos:
Erros comuns: quando você tem que fazer um QNEC/QMAC?
401(k) administração do plano não é fácil – e com todas as partes móveis envolvidas, as pessoas cometem erros. Alguns destes erros comuns de administração do 401(k) incluem:
- Patrocinadores do plano podem assumir que seu plano 401(k) não cobre empregados não-standard ou em tempo parcial (quando realmente cobre).
- Durante cálculos de diferimento ou testes de não-discriminação, os patrocinadores do plano podem esquecer de incluir empregados elegíveis que não fizeram diferimentos eletivos.
- As patrocinadoras do plano podem acidentalmente não permitir que um empregado faça adiamentos eletivos, (muitas vezes devido à rotatividade administrativa ou outras complicações burocráticas).
Estes erros comuns podem resultar na reprovação dos testes não-discriminatórios, ou na negligência em se inscrever corretamente e oferecer diferimentos para um empregado elegível.
Se você falhar no seu teste ADP (ou pensar que pode):
Muitas vezes, quando uma empresa falha nos seus NDTs, os QNECs/QMACs não são a única opção, ou mesmo a mais comum. As empresas mais comumente usam distribuições corretivas, adiamentos que são reembolsados aos HCEs. No entanto, estes podem sobrecarregar inesperadamente os seus HCEs com rendimentos extra totalmente tributáveis nesse ano – e não uma receita para os mais altos felizes. É aí que entra um QNEC/QMAC.
A QNEC/QMAC é uma forma de o patrocinador ou empregador do plano corrigir seu plano 401(k) sem perturbar os livros de cheques de seus empregados.
Se você não deu a um empregado a chance de fazer adiamentos eletivos (ou quer ter certeza de que isso não aconteceu):
Neste caso, o QNEC/QMAC tem a intenção de compensar o empregado por sua oportunidade perdida de adiamentos. O patrocinador do plano faz o pagamento corretivo, ao invés do empregado ter que sofrer com a supervisão da empresa.
Patrocinador do plano QNEC/QMAC Custos
A QNEC ou QMAC normalmente não é a ação corretiva mais popular porque, bem, eles custam ao empregador. Os patrocinadores do plano que optam por utilizar este caminho como a ação corretiva têm que pagar a conta para um teste falhado ACP/ADP ou blip burocrático, e isso pode ser um custo doloroso, particularmente quando é inesperado.
No lado positivo: QNECs/QMACs significam que os funcionários são mantidos felizes. Funcionários altamente remunerados não têm que ter seus adiamentos reembolsados, e qualquer funcionário que não tenha tido a oportunidade de adiar ainda recebe dinheiro em sua conta (e é 100% investido, o que significa que é deles).
Como calcular o valor de um QNEC/QMAC:
Para um teste ADP ou ACP falhado:
Se você falhou no seu teste ADP ou ACP e decidir fazer QNEC/QMACs para fazer a correção, você precisará fazer QNECs/QMACs até o ponto em que o seu plano passe no teste. Basicamente, você tem que reequilibrar a escala. Aqui está como calcular esses valores:
Passo #1:
Dê uma olhada no seu teste ADP ou ACP reprovado e compare as suas percentagens de NHCE/HCE com os requisitos de aprovação/reprovação apresentados no gráfico abaixo.
| NHCE Tabela de Cálculo QNEC | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Employee | Compensação | Deferimento | Empregador Match | ADP | ACP | |
| HCE 1 | $160,000 | $11,200 | $1,120 | 7.00% | 0,70% | |
| HCE 2 | $135,000 | $12,150 | $1,215 | 9,00% | 0.90% | |
| HCE 3 | $120.000 | $7.200 | $720 | 6,00% | 0.60% | |
| HCE Média: | 7,33% | 0.73% | ||||
| NHCE 1 | $ 50.000 | $ 2.500 | 1,53% | 5.00% | >0,50% | |
| NHCE 2 | $42.000 | $2.520 | >1.53% | 6,00% | 0,60% | |
| NHCE 3 | $39.000 | $2.340 | 1,53% | 6,00% | 0.60% | |
| NHCE 4 | $ 39.000 | $ 780 | 1,53% | 2.00% | 0,20% | |
| NHCE 5 | $ 35.000 | – | 1,53% | 0.00% | 0,00% | |
| > | NHCE Média: | 3,80% | 0,38% | |||
Aqui estão os limiares aceitáveis para passar no seu teste ADP/ACP.
| Limiares do ADP/ACP: | |
|---|---|
| NHCE Percentagem | HCE Percentagem máxima permitida |
| 2% ou menos | NHCE % x 2 |
| 2% – 8% | NHCE % + 2 |
| mais de 8% | NHCE % x 1.25 |
Para este exemplo, vamos focar no teste ADP. Nosso ADP NHCE foi de 3,80%, enquanto nosso ADP HCE foi de 7,33% – o que excede a porcentagem máxima permitida, falhando assim no teste ADP.
Passo #2:
Calcule a contribuição percentual que você precisa fazer aos NHCEs para equilibrar seu plano e ajudá-lo a passar no teste de não-discriminação falhado.
(HCE ADP % – 2) – NHCE ADP % = QNEC Requerido
Aqui está o nosso exemplo:
(7,33% – 2) – 3,80% = 1,53%
Nota: Se o seu NHCE ADP fosse superior a 8%, o seu cálculo pareceria:
(HCE ADP % / 1.25) – NHCE ADP % = QNEC Requerido %
Passo #3:
Multiplicar a porcentagem de QNEC que você calculou no Passo 2 por cada uma das suas compensações NHCEs para calcular o QNEC total que deve ser feito para cada funcionário.
| NHCE Tabela de Cálculo QNEC | ||||
|---|---|---|---|---|
| Employee | Compensação | Diferimento | QNEC % | QNEC Montante |
| NHCE 1 | $ 50,000 | $ 2,500 | 1.53% | $ 765 |
| NHCE 2 | $ 42.000 | $ 2.520 | 1.53% | $ 643 |
| NHCE 3 | $ 39.000 | $ 2.340 | 1.53% | $ 597 |
| NHCE 4 | $ 39.000 | $ 780 | 1.53% | $ 597 |
| NHCE 5 | $ 35.000 | – | 1.53% | $ 536 |
| > | TOTAL QNEC/QMAC: | $ 3.137 | ||
Para este exemplo, nosso QNEC total seria de $3.137, distribuído pro rata, ou proporcionalmente, aos nossos NHCEs.
Se, por outro lado, você está considerando uma QNEC para compensar uma oportunidade de adiamento perdida, seu cálculo será diferente.
Diferimentos de funcionários faltosos
Se um funcionário que estava elegível e disposto a fazer diferimentos eletivos não pôde fazê-lo por qualquer motivo, você tem que fazer um QNEC/QMAC igual à metade do valor que eles teriam diferido, conforme calculado pelo ADP do seu respectivo grupo – se eles são um HCE ou NHCE.
Cálculo de um QNEC/QMAC nesta situação pode ser feito em 2 passos:
Passo 1: Calcular o Diferimento Falhado do Empregado
Para calcular o montante de um QNEC/QMAC, é necessário primeiro encontrar o diferimento falhado do seu empregado. Certifique-se de saber a que grupo (HCE ou NHCE) o empregado em questão pertence.
(HCE ou NHCE) Porcentagem de diferimento real * Remuneração do empregado
= Diferimento perdido do empregado
Se, por exemplo, nunca fosse dada a oportunidade ao NHCE #2 (remuneração: $42.000) de contribuir para o plano, o seu cálculo de diferimento perdido seria: 3,80% * $42.000 = $1.596
Nota: Neste cálculo, utilize o grupo Porcentagem de diferimento real e remuneração do empregado para o ano em que o empregado foi excluído dos diferimentos.
Passo 2: Calcular o Valor Real QNEC/QMAC
Daqui, o próprio cálculo QNEC/QMAC é uma caminhada no parque:
Atraso Falhado do funcionário / 2 = Montante QNEC
No nosso exemplo, simplesmente pegamos 50% do montante do adiamento faltante: $1,596 / 2 = $798
Tudo isto pode parecer assustador, mas há algumas formas de eliminar alguns desses custos se reunir as condições para um método correctivo de porto seguro.
Deadline For Making QNECs/QMACs
Na maioria dos casos, o prazo para fazer QNECs é o final do ano após o ano do plano (12 meses após a data final do ano do plano em questão). Para anos civis, essa data é 31 de dezembro.
No entanto, há várias situações em que os prazos e requisitos da QNEC podem ser flexíveis, inclusive quando se usa os métodos de correção do porto seguro do IRS:
Métodos corretivos do Safe Harbor do IRS
Precisos para Corrigir Diferimentos Eletivos para Planos com Contribuições Automáticas
Falhas não são incomuns em planos com características de contribuição automática. Os administradores de planos podem falhar na implementação de contribuições automáticas, ou falhar na implementação de uma eleição afirmativa. Em cada um desses casos, entretanto, os patrocinadores e administradores dos planos podem evitar fazer os 50% normalmente exigidos de adiamentos eletivos faltantes QNECs, se os seguintes requisitos forem cumpridos:
- A falha não continuou mais de 9 ½ meses após o final do ano do plano (no qual o erro ocorreu inicialmente).
- Diferimentos eletivos corretos iniciados até a data da primeira folha de pagamento após, (ou até a data da primeira folha de pagamento para o mês seguinte após o patrocinador do plano ou administrador ter sido notificado do problema).
- No prazo de 45 dias após a correção, o empregado recebeu um aviso especial de que agora ele tem a oportunidade de contribuir. Este aviso tem de conter o seguinte: – Uma explicação do erro
- Uma explicação do processo de correção
- Uma declaração de que a contribuição foi feita para compensar as oportunidades de adiamento perdidas
- Uma declaração lembrando o participante de sua capacidade de aumentar ou diminuir suas contribuições eletivas
- Informação de contato para o administrador do plano e patrocinadores
Linhas mortas para NãoAutomático 401(k) Falhas Eletivas de Diferimento
O IRS também fornece métodos corretivos de porto seguro para falhas eletivas de diferimento de planos sem recursos de contribuição automotiva, o que pode significar a redução da quantidade de QNEC, ou evitá-los completamente.
Se a falha do adiamento electivo continuar por:
- Menos de três meses: – Não é necessário QNEC para o adiamento eletivo falhado.
- O administrador do plano deve ter rapidamente corrigido a falha e notificado o participante afetado pelo erro (veja os requisitos de notificação acima).
- Mais de Três Meses (mas não passado o final do segundo ano do plano após o erro ter sido cometido): – QNEC reduzida – igual a 25% do diferimento perdido (mais quaisquer contribuições e ganhos correspondentes perdidos).
- Ganho, o administrador do plano deve ter rapidamente corrigido a falha e notificado o participante afetado pelo erro (veja os requisitos de notificação acima).
Programas CorretivosIRS
Fazer QNECs ou QMACs para corrigir um erro envolve o uso de um programa corretivo mandado pelo IRS – um conjunto de diretrizes e requisitos para corrigir o erro. Há três programas de correção que o IRS permite que você use: o programa de Auto Correção, Correção Voluntária e Programas de Acordo de Fechamento de Auditoria.
Qual programa de correção que você usa depende de quão significativo o erro e/ou quão atrasada a realização que você precisa para fazer um QNEC ou QMAC.
Vemos cada um abaixo:
Programa de Correcção de Auto Correcção
Bom notícias: O Programa de Auto-Correcção (SCP) permite-lhe corrigir um erro na administração do seu plano 401(k) antes que ele o morda (ou aos seus empregados) no livro de bolso. O SCP significa que você pode resolver o problema sem entrar em contato com o IRS, pagar uma taxa, preencher um requerimento ou enviar um relatório.
O SCP pode auto-corrigir erros operacionais insignificantes a qualquer momento (embora tarde demais e você precisará fazer um Programa de Correção Voluntário, ou VCP). Os erros “operacionais” são do tipo que surgem por não seguir os termos exatos escritos do plano. Naturalmente, dado que a maioria dos planos 401(k) são uma floresta de letras miúdas, erros operacionais são comuns, e por isso o SCP permite a correção rápida e fácil.
Se você tomar medidas corretivas durante o primeiro ano após o ano do plano (ou ano civil: 01/01/2017 – 31/12/2017) você pode usar o SCP para corrigir erros operacionais significativos. Após o ano, o usuário ainda pode utilizar o SCP para corrigir erros operacionais insignificantes.
Programa de Correção Voluntária
O Programa de Correção Voluntária (VCP) é para a correção de erros que são um passo para cima na severidade daqueles corrigidos pelo Programa de Auto Correção.
Basicamente, se você não estiver sob auditoria, mas ainda tiver problemas significativos com a linguagem do documento do plano ou com a administração do plano 401(k), você pode aplicar para corrigir o erro com o VCP. Isso requer o envio à Receita Federal de uma submissão por escrito que estabeleça seus métodos propostos para correção, e o pagamento da taxa de inscrição no VC. O IRS então revisa a sua aplicação e métodos e toma uma decisão.
Como com o SCP, você pode usar o VCP para corrigir erros significativos ou insignificantes antes do prazo do ano. Após esse prazo, você deve corrigir erros significativos usando o VCP.
Audit Closing Agreement Program
The Audit closing Agreement Program significa que você está sob auditoria. As ações corretivas feitas sob este programa fazem parte da auditoria, conforme delineado e acordado pelo IRS e pela empresa. As penalidades e sanções são baseadas no fato e nas circunstâncias dos erros de administração do plano.
Por não serem contribuídas pelo funcionário, QNECs e QMACs não são considerados parte do valor máximo distribuível em um momento de dificuldade financeira. Em essência, o dinheiro contribuído pelo patrocinador do plano como parte de um QNEC ou QMAC não pode ser usado como parte de uma retirada em dificuldade.
Como evitar a necessidade de fazer QNECs/QMACs
Muito bem, então esta é uma tonelada de informação e nenhuma delas tem sido “a melhor notícia de sempre”. Portanto, vamos alegrar o ambiente. Os QNECs/QMACs são demorados, confusos e caros. Aqui estão algumas dicas, truques, e estratégias de fogo certo para evitar toda esta confusão em primeiro lugar:
Passar o Teste de Não Discriminação com Estas Dicas e Truques
Sair à frente dos testes de não discriminação é uma das únicas maneiras de evitar um deslize. É tarde demais para estas dicas se você já precisa fazer um QNEC ou QMAC, mas elas certamente podem lhe poupar uma grande dor de cabeça da próxima vez.
Corrigir compensação
Recolher relatórios de folha de pagamento e W2s antes dos testes.
Tenham a certeza que estes estão actualizados e para o seu período de tempo calculado.
Questões relativas ao período de cálculo
Se você estiver em um ano civil ou ano do plano, você precisará certificar-se de que seus dados e cálculos coincidam com isto, ou você estará lidando com imprecisões maiores.
Verifica rigorosamente quem são HCEs e funcionários-chave
As coisas mudam. Não assuma que uma NHCE no ano passado seja uma NHCE este ano.
Tambem esteja ciente de importantes circunstâncias especiais de emprego que podem ter um impacto na categoria do grupo, como os membros da família/relativos do(s) proprietário(s) do negócio.
Improve Your Employee Participation and Deferral Rates
Os funcionários que não participam do plano 401(k) diminuem as taxas médias de adiamento do seu grupo, o que significa um limiar de contribuição mais baixo para os seus HCEs e um plano com maior probabilidade de falhar nos testes.
Naturalmente, aumentar a sua contribuição de NHCE e as taxas de inscrição significa uma melhor percentagem média de adiamento real que o ajudará a passar nos seus testes ACP/ADP no futuro, permitindo-lhe evitar ter de fazer QNECs ou QMACs.
OR… Estabelecer um Safe Harbor 401(k) Plano
A Safe Harbor 401(k) é um tipo de plano 401(k) que permite a você contornar estes problemáticos testes de não-discriminação. A razão pela qual estes planos estão isentos de testes é que o IRS exige que os patrocinadores do plano Safe Harbor façam contribuições regulares do empregador.
Aqui estão disponíveis os tipos de combinações de empregadores através dos planos Safe Harbor:
1. Combinação básica: 100% de correspondência de diferimentos de empregados de até 3% de sua remuneração, e depois uma correspondência de 50% nos próximos 2% de sua remuneração.
2. Combinação Avançada: 100% de correspondência (ou mais) de adiamentos de empregados em pelo menos 4% (máximo: 6%) da sua remuneração.
3. QACA Safe Harbor Match: 100% corresponde ao primeiro 1% da remuneração do empregado e depois 50% corresponde aos próximos 5% da remuneração.
4. Não-eletivo 3% Safe Harbor: O empregador contribui com pelo menos 3% da remuneração de cada empregado, independentemente de o empregado fazer contribuições para o plano.
Estes planos isentam você dos testes ADP e ACP, tornando-os efetivamente desnecessários. Ao exigir contribuições específicas do empregador, o IRS pode estar razoavelmente seguro de um plano 401(k) saudável e justo.
Conclusão
Esperosamente, nós fomos um pouco em direção a desacoplar QNECs e QMACs. Cobrimos tudo desde a definição básica de uma contribuição não-eletiva qualificada e de uma contribuição de correspondência qualificada e como calculá-las, a programas corretivos e opções de porto seguro, até como evitar lidar com isso no futuro.
Se você tiver alguma dúvida sobre QNECs ou QMACs que não respondemos aqui, sinta-se à vontade para nos contatar em [email protected]
OR
Se você quiser uma alternativa para fazer QNECs/QMACs, leia tudo que você precisa saber sobre distribuições corretivas no “The Complete Guide to 401(k) Corrective Distributions”
